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關(guān)于接待工作需要注意的20個方面
接待工作是社交活動中非常重要的一個環(huán)節(jié)，做好接待工作，能夠讓接下來的社交活動變得更易開展下去。下面是小編幫大家整理的關(guān)于接待工作需要注意的20個方面，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
1、接待方針
接待方針是接待工作的總原則和指導(dǎo)思想。接待方針應(yīng)當(dāng)根據(jù)活動實際情況和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)對接待工作的要求以及來賓的具體情況確定。
2、接待規(guī)格
接待規(guī)格實際上是來賓所受到的待遇，往往體現(xiàn)了主辦者對來賓的重視和歡迎的程度。接待規(guī)格主要表現(xiàn)在以下方面。
�。�1）迎接、宴請、看望、陪同、送別來賓時，主辦方出面人員的身份。具體可以分為三種情況：第一種是高規(guī)格，即主辦方出面人員的身份高于來賓，以體現(xiàn)對對方的重視和尊重；第二種是對等規(guī)格，即主辦方出面人員的身份與來賓大體相等；第二種是低規(guī)格，即主辦方出面的人員的身份比來賓低。顯然，到場的我方人士身份越高，尤其是到場的我方主要人士的身份越高，越說明我方尊重并重視對方，雙方關(guān)系較為密切。
�。�2）活動過程中安排宴請、參觀、訪問、游覽、娛樂活動的次數(shù)、規(guī)模和隆重程度。
�。�3）來賓的食宿標(biāo)準(zhǔn)。接待規(guī)格要依據(jù)活動的目標(biāo)、性質(zhì)、接待方針并綜合考慮來賓的身份、地位、影響等實際因素來確定。確定接待規(guī)格要適當(dāng)。涉外接待的規(guī)格應(yīng)嚴(yán)格按有關(guān)外事接待的規(guī)定執(zhí)行。
3、接待內(nèi)容
接待的內(nèi)容包括接站、食宿安排、宴請、看望、翻譯服務(wù)、觀看文藝演出、參觀游覽、聯(lián)歡娛樂、返離送別等。接待內(nèi)容的安排應(yīng)當(dāng)服從于整個來賓的大局，并有利于來賓的休息、調(diào)整，同時也能夠為活動創(chuàng)造輕松、和諧的氣氛。
4、接待活動的時間安排
接待活動的時間安排應(yīng)當(dāng)同活動日程安排通盤考慮，并在活動日程表中反映出來，以便于來賓了解和家握。
5、接待責(zé)任
接待責(zé)任是指各項接待工作的責(zé)任部門及人員的具體職責(zé)。接待責(zé)任必須細(xì)分并且落實到個人，必要時建立專門的工作小組。如大型會議活動可設(shè)置票務(wù)組，負(fù)責(zé)來賓返離時的票務(wù)聯(lián)系。
6、接待經(jīng)費(fèi)
接待經(jīng)費(fèi)是整個活動經(jīng)費(fèi)的構(gòu)成部分，主要是安排來賓食宿和交通的費(fèi)用，有時也包含安排參觀、游覽、觀看文藝演出等的支出，涉外活動還包括少量的禮品貿(mào)�；顒咏哟桨笐�(yīng)當(dāng)對接待經(jīng)貿(mào)的來源和支出作出具體說明。在任何情況下，接待來賓都是需要花錢的。來賓接待工作中的費(fèi)用支出應(yīng)該朗有一定標(biāo)準(zhǔn)，又要反映出接待方對對方的重視。
7、立刻招待來訪的客人
大部分來訪的客人對單位來說都很重要，要表示友好熱情和愿意提供服務(wù)的態(tài)度。如果你正在打字應(yīng)立即停止，即使是在打電話也要對來客點(diǎn)頭示意，但不需要馬上起來迎接，也不必與來客握手。
8、熱情主動問候客人
打招呼時，應(yīng)輕輕地點(diǎn)頭并面帶笑容。如果是老客戶，稱呼要顯得比較親切。
9、陌生的客人光臨時
務(wù)必問清其姓名及公司或單位名稱。通�？蓡枺赫垎栙F姓？請問您是哪家單位？
10、有客人未預(yù)約來訪時
不要直接回答領(lǐng)導(dǎo)在或不在，而要告訴對方：“我去看看他是否在。” 同時婉轉(zhuǎn)地詢問對方來意：“請問您找他有什么事？”如果對方?jīng)]有通報姓名則必須問明，盡量從客人的回答中，充分判斷能否讓他與領(lǐng)導(dǎo)見面。
11、判斷來客的身份與種類
要事先了解領(lǐng)導(dǎo)是愿意隨時接待任何來客，還是喜歡視情況而定，一般可以將來客分為幾個種類：
�。�1）客戶；
�。�2）工作上的伙伴，搭檔；
�。�3）家屬，親戚；
�。�4）私人朋友；
�。�5）其他。在沒有預(yù)約的情況下，通常可按照以上順序來決定何者為先。如果來客非常重要，就不要私自擋駕。
12、謝絕會晤時要說明理由，并表示歉意
不要在沒取得領(lǐng)導(dǎo)的同意以前就確認(rèn)你另定的約見時間，最好告訴來客：“我能否給您回電話再確認(rèn)時間？”
13、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，不要輕易引見來客
即使是事先有預(yù)約的來客光臨，也要先通報領(lǐng)導(dǎo)（用電話聯(lián)系或親自前去報告），等候指示。倘若沒有預(yù)約，即使是你認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)肯定會接見的客人，也不可擅自引見。
14、如果領(lǐng)導(dǎo)不在或一時聯(lián)絡(luò)不上
應(yīng)該向重要來客說明原因，表示將主動聯(lián)絡(luò)或協(xié)助安排另一約見時間。如果對方表示同意，應(yīng)向?qū)Ψ教皆兤渫ㄓ嵉刂芬约奥?lián)絡(luò)時間。
15、讓來客等候時要注意
熱情招呼客人，以免使其感覺受到冷落。如果客人要提前來訪，請其等候為合情合理。請對方在適當(dāng)?shù)奈恢米�，接待室平常要�?zhǔn)備些報刊雜志，最好備有介紹本單位的的宣傳品，供來訪客人閱讀。客人就坐的位置應(yīng)與你的座位保持一段距離，這樣，在你離座時，對方不會看到你辦公桌上的文件。
16、帶路時走在客人前方，靠邊引導(dǎo)
帶路時要邊留意客人的步伐，走在客人前方2—3步遠(yuǎn)的位置，邊引導(dǎo)，可說：“請往這邊走。”走到拐彎處時要暫停，以手指示方向，并向客人說：“請這邊走。”在乘坐電梯時要讓客人先上先下。按下電鈕后示意客人先進(jìn)先出：“請上電梯�！薄罢埾码娞��！遍_門關(guān)門時留意手不要交叉或背著手開門。手把在右側(cè)的門用左手開，在左側(cè)的用右手開，這樣姿勢會更優(yōu)美。若是向內(nèi)開的門，則應(yīng)你先進(jìn)，并用手按住門說：“請進(jìn)”，等客人進(jìn)來后再松開門。
17、初次與領(lǐng)導(dǎo)見面的來客
一般應(yīng)該先把來客介紹給領(lǐng)導(dǎo)，但有時如果來客的身份較高，則最好先向來客介紹領(lǐng)導(dǎo)。引見后除非領(lǐng)導(dǎo)要你留下，否則做介紹之后即要退出領(lǐng)導(dǎo)的辦公室。
18、領(lǐng)導(dǎo)正在會客時
若有事聯(lián)絡(luò)或請示，須用遞紙條的方式。可將事項寫在便條上，進(jìn)入辦公室后，先向客人道歉：“對不起，打擾了�！�
19、客人離去時
即使你再忙，也別忘了最后的道別，稱呼對方的名字將造成好的印象，所以記住來訪者的臉型與姓名是很重要的。
20、制作來訪登記卡
在每天上班時要查看當(dāng)天約見的來訪者名單。必要時應(yīng)事先將約見的有關(guān)資料準(zhǔn)備好，制成寫有姓名、職位、單位、訪問日期、求見人等等的卡片。
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