會計電算化中會計檔案的特點與管理

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　　會計電算化中會計檔案的特點與管理 篇1

　　一、會計電算化下會計檔案管理的特點

　　會計電算化是指用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程。電算化會計檔案管理有如下特點：

　　現(xiàn)代化載體。根據(jù)1999年1月1日起施行的《會計檔案管理辦法》規(guī)定，采用電子計算機進行會計核算的單位，不僅要電子會計數(shù)據(jù)，而且應當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案，這就使得電算化會計檔案擁有了雙重的會計檔案載體，即傳統(tǒng)意義上的會計檔案與包括存儲在計算機硬盤中的會計數(shù)據(jù)、以其他磁性介質(zhì)或光盤存儲的會計數(shù)據(jù)等形式在內(nèi)的電子會計檔案。

　　軟硬件環(huán)境。由于不具備傳統(tǒng)會計檔案的直觀可視性，電算化下的電子會計檔案必須在特定的計算機硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可視；電子檔案易被修改；電子檔案的保存，受到載體本身的質(zhì)量、存放環(huán)境、存儲信息有效期等因素的影響。

　　系列化資料。這是由電算化操作流程及電算化信息系統(tǒng)維護要求帶來的會計檔案涉及范圍的新特點。除了要保存會計檔案的電子數(shù)據(jù)，還要保存能被計算機識讀的程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件以及各種代碼，然后才能借助計算機進行會計核算。

　　計算機技能。電算化會計系統(tǒng)對人員的素質(zhì)與系統(tǒng)安全操作提出了新需要。電算化會計檔案管理要求所從事人員不僅要熟悉會計核算工作的各項專門方法，還必須同時掌握必要的計算機操作和維護知識，才能順利實現(xiàn)電算化。

　　二、電算化會計檔案的管理內(nèi)容

　　為了更有效地做好電算化會計檔案工作，我們必須根據(jù)電算化會計檔案的特點，分別做好會計檔案的收集、管理與保存、利用等方面的工作。

　　1、檔案的收集。所謂電算化會計檔案的收集是指在一定的時間間隔內(nèi)(如一個會計年度)，把計算機系統(tǒng)中的所有會計數(shù)據(jù)拷貝(備份)存儲到磁性介質(zhì)或光盤上，從而形成脫離于原計算機系統(tǒng)的會計檔案。財務部門應把財務數(shù)據(jù)的備份文件保存好，以防計算機硬件系統(tǒng)損壞后能在最短的時間內(nèi)，在最小的損失下恢復原有的會計電算化系統(tǒng)。

　　除了備份之外，還應收集計算機硬件系統(tǒng)的型號、存儲空間的大小、外部設備的.配套類型等；計算機操作系統(tǒng)、網(wǎng)絡操作系統(tǒng)以及漢字操作系統(tǒng)；財務軟件的編程語言、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)類型；財務軟件的系統(tǒng)名稱、版本號；財務軟件的銷售與維護公司的名稱、地址、電話與聯(lián)系人以及與會計電算化軟件系統(tǒng)相配套的各種說明書及使用手冊。

　　2、檔案的保存。由于電算化會計檔案是存儲在磁性介質(zhì)或光盤上的，根據(jù)這些信息載體的物理特性，在形成這些檔案時應準備雙份即采用“AB備份法”進行數(shù)據(jù)的備份，并且每份上要注明形成檔案的時間與操作員姓名，并貼上寫保護，存放在兩個不同的地點，以防止地震或火災等意外情況引起整個會計電算化系統(tǒng)的毀滅與系統(tǒng)的不可恢復性。在保存這些檔案時應遠離磁場，注意防潮、防塵等。對采用磁性介質(zhì)保存的檔案，還應定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質(zhì)的損壞，而使會計檔案丟失，造成無法挽救的損失。

　　此外，還應注意電算化會計檔案與對應的財務軟件版本的一致性。因為在不同版本軟件下形成的會計檔案其會計數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)有可能不同，這就有可能產(chǎn)生會計檔案不能被調(diào)閱或者產(chǎn)生某些預料外的錯誤。因此，會計電算化檔案除保存各版本的備份財務數(shù)據(jù)外還應保存對應版本的會計電算化軟件系統(tǒng)版本，二者的一致性是非常必要的。

　　3、檔案的利用。即電算化會計檔案的調(diào)閱。在長期開展會計電算化的過程中，隨著軟件系統(tǒng)的不斷升級，我們所調(diào)閱的會計檔案會有下述兩種情況：①所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統(tǒng)版本號一致，此時只需將您所需調(diào)閱的檔案通過電算化軟件系統(tǒng)中的檔案調(diào)閱(或數(shù)據(jù)恢復)功能進行調(diào)閱即可；②所調(diào)閱的會計檔案的版本號與當前會計電算化系統(tǒng)版本號不一致，此時您只需在另外一臺電腦上安裝與此檔案相對應版本的電算化系統(tǒng)，然后再進行調(diào)閱。

　　三、電算化會計檔案管理的方法

　　(一)完善硬件設施建設

　　提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質(zhì)會計檔案的工具：選用功能符合本單位實際業(yè)務的電算化會計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的電算化軟件；強化系統(tǒng)的安全防護功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網(wǎng)絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

　　針對電算化會計檔案受質(zhì)量、溫度、濕度、磁場等因素的影響較大，易受破壞的特點。在管理時應注意如下問題：①在選用保存會計檔案的存貯介質(zhì)時，應特別注意選用質(zhì)量較好、可靠性較高的介質(zhì)；②對存放在存貯介質(zhì)上的會計檔案應寫好保護字樣，存放在防潮、防熱、防塵、防磁的場所：③對存放往年會計檔案的介質(zhì)應定期復制，如每半年復制一次且最好復制雙份存放在不同的地點；④對使用時間較長的存貯介質(zhì)應定期進行替換；⑤對硬盤上的會計檔案應定期備份到軟盤或光盤上。

　　針對電算化會計檔案易修改且不留痕跡這一特點，在進行管理時應對硬盤上的會計檔案，采取相應的安全保密措施，防止對會計檔案進行修改。

　　(二)完善各項管理制度

　　(1)建立電算化會計檔案的歸檔制度：會計電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管；會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。

　　(2)建立電算化會計檔案的保管制度：根據(jù)國家檔案局的標準，建立電算化會計檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)��?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。

　　(3)建立嚴格的借用手續(xù)制度：查閱會計檔案，需經(jīng)財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領導、財務部門負責人批準。

　　(4)建立電算化檔案定期備份制度：電算會計檔案應定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設立備查登記簿，提供備份時間、數(shù)量、保管方式等備份細節(jié)信息；同時由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對這些會計電算檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。

　　(5)建立電算化軟件內(nèi)的會計檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制度。對電算化會計檔案的各項內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權(quán)限。普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；涉及單位機密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用；而設計原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等，則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣設置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。

　　(三)提高會計人員素質(zhì)

　　由于電算化會計，不僅僅是要實現(xiàn)傳統(tǒng)會計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應增加專業(yè)人才，加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好基礎；同時電算化軟件維護及系統(tǒng)安全的要求較高，這也需要會計部門相應增加一定數(shù)量的電腦高級人才，維護日常運作，開發(fā)更合理、高效的軟件。

　　(四)提高思想重視程度

　　實現(xiàn)會計電算化的企業(yè)單位，有關領導應當高度認識對電算化會計檔案資料進行科學化管理的重要性，并督促有關制度的建立�，F(xiàn)今不少實現(xiàn)會計電算化的企業(yè)單位，對會計檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經(jīng)驗，因此，應當進一步提高電算化會計檔案管理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實處。

　　電算化會計檔案作為會計檔案的一部分，它與傳統(tǒng)形式的會計檔案相互配合、密切聯(lián)系。如果說傳統(tǒng)形式的會計檔案是電算化會計檔案的基礎，那么電算化會計檔案就是電算化獨特的個性，它代表著未來會計規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展方向，因此要充分發(fā)揮電算化會計的強大功能，必須做好電算化會計檔案管理這一基礎會計工作

　　會計電算化中會計檔案的特點與管理 篇2

　　進入 21 世紀以來，信息技術迅猛發(fā)展，我國事業(yè)單位基本上都實現(xiàn)了會計電算化管理，利用信息手段開展會計核算已經(jīng)成為了大勢所趨。會計電算化不僅有助于提高數(shù)據(jù)核算的準確性，為單位提供更全面的信息，還有助于提升工作效率和工作質(zhì)量，節(jié)約時間，完善管理水平。當然，會計電算化的應用也對會計檔案管理提出了更高的要求，以往的人工管理手段容易造成會計資料的丟失，且不易于保管。新的檔案管理策略能夠彌補以往檔案管理中存在的不足，但是其在具有應用過程中還存在很多不足，單位檔案保管者對其的重視度不夠，且制度規(guī)章不健全。下面我們就結(jié)合實際，談談最有效的會計檔案管理對策，做好資料管理工作，促進事業(yè)單位快速發(fā)展。

　　一、事業(yè)單位實施電算化后會計檔案的主要特征

　　第一，會計電算化檔案存儲的范圍更加廣闊。傳統(tǒng)的手工會計記賬方式得到的檔案一般只有紙質(zhì)形式一種，而會計電算化實施后的會計檔案存儲范圍更為廣闊，其中既包括儲存在計算機硬盤上的數(shù)據(jù)，也包括磁性介質(zhì)中包含的會計數(shù)據(jù)。

　　第二，會計電算化檔案保管難度更大。由于會計電算化是運用計算機進行的數(shù)據(jù)計算，電腦較為容易出現(xiàn)故障，因此數(shù)據(jù)資料不僅要保存的計算機中，還要存儲在磁性介質(zhì)或其他硬盤上，并保證定期進行清理。這就要求它對保管者的能力具有更高的要求。

　　第三，會計電算化檔案管理對完整性和安全性具有更高的要求。采用會計電算化管理方式，就必須將會計資料和數(shù)據(jù)進行備份存儲，光盤和磁性介質(zhì)上都要有會計資料，這就要求電子數(shù)據(jù)要有不可修改和無法篡改性，一旦有不法分子或駭客入侵，就會導致數(shù)據(jù)丟失。另外，存儲在硬盤上的數(shù)據(jù)在沒有相關領導批準的情況下也不得隨意復制，且資料硬盤和磁性介質(zhì)的保存環(huán)境也有更高的要求。所以，其對檔案保管人員的技術具有更高的要求，要防火、防潮、防銷毀、防病毒，這就對安全性提出了更高的要求。

　　第四，會計電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。過去的手動自動化會計檔案形式具有直觀性和清晰性，存儲在磁性介質(zhì)上的會計檔案則必須要在一定的條件下才能使用，其對環(huán)境的要求更高。

　　二、事業(yè)單位電算化后會計檔案管理存在的主要問題

　　首先，會計檔案管理制度不健全。事業(yè)單位電算化后的會計檔案管理內(nèi)容更加多樣化，缺少完善制度規(guī)范的檔案管理方式一定會造成檔案的混亂性，不利于數(shù)據(jù)的準確獲取。與此同時，缺少制度規(guī)范的會計電算化檔案管理，還會降低管理效率，使得檔案庫房管理達不到單位要求，且容易發(fā)生丟失、破壞現(xiàn)象，甚至出現(xiàn)資料外流。

　　其次，對會計電算化檔案管理的重視度不夠。會計電算化后的檔案管理人員是做好檔案管理工作的核心，受到傳統(tǒng)手動管理檔案方式的影響，很多檔案管控者對電算化下的檔案新形式缺乏認識，不了解它的主要構(gòu)成，且缺少管理經(jīng)驗。很多管理人員將檔案管理等同于會計報表的輸出、入入工作，認為只要做好會計憑證就算完成了管理任務。他們沒有從本質(zhì)上明確了解會計電算化的實質(zhì)意義，對電子檔案資料的管理缺乏有效的重視，存儲在磁盤等介質(zhì)上的資料很容易丟失，過去的檔案記錄也沒有及時歸類處理，不利于今后對數(shù)據(jù)的查詢。此外，由于重視度的缺乏，還會出現(xiàn)疏于管理的情形，導致人為破壞現(xiàn)象的發(fā)生或病毒入侵，對數(shù)據(jù)資料進行破壞。

　　再次，某些打印輸出的會計檔案達不到保存期限的要求。事業(yè)單位會計資料的保管需要滿足一定的保管期限要求，但是據(jù)調(diào)查發(fā)現(xiàn)很多使用會計電算化的事業(yè)單位在單位憑證的打印中采用的是針式打印方法，會計資料容易出現(xiàn)褪色現(xiàn)象，很難保存到規(guī)定的日期。

　　最后，會計檔案管理者的素質(zhì)能力有待進一步提高。現(xiàn)如今，現(xiàn)代信息技術和現(xiàn)代化設備的使用數(shù)量逐年增多，這也對會計檔案管理者的素質(zhì)能力提出了更高的要求。但是目前既有良好的會計技能，又具備優(yōu)秀管理能力的人才相對匱乏，他們的.素質(zhì)能力不夠全面，缺乏精確的管理技巧，這也是制約會計檔案管理工作順利開展的重要原因。

　　三、事業(yè)單位實施電算化后會計檔案管理的有效對策

　　在上述內(nèi)容中，我們已經(jīng)清晰直觀的看到了事業(yè)單位實施電算化會計檔案管理后存在的主要問題。針對這些弊端，我們一定要找到切實可行的對策予以完善，提高檔案管理的有效性。

　　(一)健全完善電算化會計檔案管理制度

　　俗話說“沒有規(guī)矩不能成方圓”，想要做好任何事情都要有健全完善的制度體系作基礎，會計電算化實施后的檔案管理工作涉及到的內(nèi)容較多，對制度的規(guī)范要求也更高。針對檔案管理的新特點，事業(yè)單位要制定完善的管理規(guī)章，根據(jù)單位會計資料的實際情況，具體歸納制度方法，將檔案進行歸檔保管，并完善具體的管理內(nèi)容、資料分類方式、備份存儲資料、檔案維護日期等等。與此同時，還要嚴格落實崗位責任制，明確每個管理者的主要職能，避免出現(xiàn)問題互相推諉的現(xiàn)象發(fā)生，切實提高檔案管理的有效性。

　　(二)提升檔案管理人員對電算化后檔案管理的認識度

　　實施電算化后的檔案管理形式與過去的手動化檔案管理存在很大的差異，只有提升人們對其的認識度，才能提高檔案的管理效率。具體而言，事業(yè)單位要轉(zhuǎn)變?nèi)藗兊乃枷胗^念，改變以往只注重紙質(zhì)資料管理的情況，加強對電算化管理的支援力度，逐步增加資金投入數(shù)量，改善電子檔案的管控條件。單位要將資金運用到實際工作中，完善硬件和軟件設施，建立專門的電子檔案管理部門，配備監(jiān)控設備，對軟件系統(tǒng)進行及時的更新應用和升級。與此同時，事業(yè)單位還要加大宣傳力度，幫助檔案管理人員明確了解自身工作的重要性，從而提高他們的認識水平。

　　(三)采用定期檢查手段開展檔案管理

　　電算化后的會計檔案資料涉及到的內(nèi)容眾多，由于計算機自身的缺陷以及病毒入侵的危害，很容易造成數(shù)據(jù)資料的丟失，存儲在磁性介質(zhì)上的檔案內(nèi)容也容易流失。為了避免出現(xiàn)檔案遺失或隨意被篡改的現(xiàn)象，事業(yè)單位一定要采取有效措施加強對檔案進行管理和檢查，選擇質(zhì)量好的硬件保存資料，將磁盤放在防潮、防熱、防塵的環(huán)境下予以保管，并定期安排專人進行檢查。

　　(四)對檔案管理者的素質(zhì)能力予以提高

　　事業(yè)單位在實施檔案管理過程中一定要堅持提升檔案管理人員的素質(zhì)能力，發(fā)揮他們的巨大作用，從根本上加強管理能力。單位在檔案管理者的選拔上要下功夫，挑選具有會計知識和管理能力的人才上崗，定期組織學習培訓，并派遣有潛力的年輕人對外進行學習，提高他們的綜合能力，促進檔案管理能力的提升。