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簽約儀式活動(dòng)注意事項(xiàng)
簽約是商業(yè)交易的公證方式，是商業(yè)活動(dòng)不可缺少的一部分，簽約雙方形成事實(shí)上的約束關(guān)系。依法成立的合同，受國家法律保護(hù)。以下是小編給大家?guī)淼暮灱s儀式活動(dòng)注意事項(xiàng)，歡迎閱讀，希望對(duì)你有幫助！
經(jīng)過長期洽談之后，南方某某地的一家公司終于同美國的一家跨國公司談妥了一筆大生意。雙方在達(dá)成合約之后，決定正式為此而舉行一次簽字儀式。
因?yàn)楫?dāng)時(shí)雙方的洽談在我國舉行，故此簽字儀式便由中方負(fù)責(zé)。在儀式正式舉行的那一天，讓中方出乎意料的是，美方差——點(diǎn)要在正式簽字之前“臨場(chǎng)變卦”。
原來，中方的工作人員在簽字桌上擺放中美兩國國旗時(shí)，誤以中國的傳統(tǒng)作法“以左為上”代替了目前所通行的國際慣例“以右為上”，將中方國旗擺到了簽字桌的右側(cè)，而將美方國旗擺 到了簽字桌的左側(cè)。結(jié)果讓美方人員惱火不已，他們甚至因此而拒絕進(jìn)入簽字廳。這場(chǎng)風(fēng)波經(jīng)過調(diào)解雖然乎息了，但它卻給了人們一個(gè)教訓(xùn)：在商務(wù)交往中，對(duì)于簽約的禮儀不可不知。
簽約，即合同的簽署。它在商務(wù)交往中，被視為一項(xiàng)標(biāo)志著有關(guān)各方的相互關(guān)系取得了更大的進(jìn)展，以及為消除彼此之間的誤會(huì)或抵觸而達(dá)成了一致性見解的重大的成果。因此，它極受商界人士的重視。
在商務(wù)交往的實(shí)踐中，盡管君子協(xié)定、口頭承諾、“說話算數(shù)”，在一定程度上有著作用，但是更有效的取信于人、讓交往對(duì)象心安理得的，則是“口說無憑，立此為據(jù)”的文字性合同。
商務(wù)合同，是指有關(guān)各方之間在進(jìn)行某種商務(wù)合作時(shí)，為了確定各自的權(quán)利和義務(wù)，而正式依法訂立的、并且經(jīng)過公證的、必須共同遵守的條文。在許多情況下，合同又被叫作合約。而在另外一些時(shí)候，人們所說的合約則是指條文比較簡單的合同。在商務(wù)往來中，帶有先決條件的合同，如等待律師審查、有待正式簽字、-需要落實(shí)許可證的合同，被叫做準(zhǔn)合同。嚴(yán)格地說，準(zhǔn)合同是合同的前身，也是最終達(dá)成合同的一個(gè)步驟。
為了某某事，在一般場(chǎng)合，商界人士往往將合同、合約與準(zhǔn)合同混為一談，統(tǒng)統(tǒng)把它們都叫做合同。這樣做雖不甚精確，但也有助于大家“刪繁就簡”，減少麻煩。
根據(jù)儀式禮儀的規(guī)定：對(duì)簽署合同這一類稱得上有關(guān)各方的關(guān)系發(fā)展史上“里程碑”式的重大事件，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格地依照規(guī)范，來講究禮儀，應(yīng)用禮儀。為鄭重起見，在具體簽署合同之際，往往會(huì)依例舉行一系列的程式化的活動(dòng)，此即所謂簽約的儀式。在具體操作時(shí)，它又分為草擬階段與簽署階段等兩大部分。
在現(xiàn)實(shí)生活中，商界人士所接觸到的商務(wù)合同的種類繁多。常見的就有購銷合同、借貸合同、租賃合同、協(xié)作合同、加工合同、基建合同、倉保合同、保險(xiǎn)合同、貨運(yùn)合同、責(zé)任合同，等等。以下，先來介紹一下合同的草擬的正規(guī)作法。
從格式上講，合同的寫作有一定之規(guī)。它的首要要求，是目的要明確，內(nèi)容要具體，用詞要標(biāo)準(zhǔn)，數(shù)據(jù)要精確，項(xiàng)目要完整，書面要整潔。違犯了上述各項(xiàng)要求中的任何一點(diǎn)，都有可能會(huì)給自己帶來滅頂之災(zāi)。
從具體的寫法上來說，合同大體上有條款式與表格式兩類。所謂條款式合同，指的是以條款形式出現(xiàn)的合同。所謂表格式合同，則是指以表格形式出現(xiàn)的合同。
條款式合同與表格式合同，在寫法上都有各自的具體規(guī)范，對(duì)此在實(shí)踐中只能夠遵守，不可以明知故犯。一般來說，標(biāo)的、費(fèi)用與期限被稱作合同內(nèi)容的三大要素。在任何一項(xiàng)合同中，都應(yīng)當(dāng)三者齊備，缺一不可。如果從具體的條款撰寫上來講，則一項(xiàng)合同至少需要具備標(biāo)的、數(shù)量或質(zhì)量、價(jià)款或酬金、履約的期限與地點(diǎn)及其方式，違約責(zé)任等等五大基本內(nèi)容。對(duì)于這種規(guī)范，商界人士必須自覺地遵照?qǐng)?zhí)行。
在草擬合同時(shí)，除了在格式上要標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范之外，同時(shí)還必須注意遵守法律、符合常識(shí)、顧及對(duì)手等四個(gè)方面的關(guān)鍵問題。
首先，草擬合同必須遵守法律。在商務(wù)交往中，所有正式的合同都具有法律約束力。它一旦訂立，任何一方都不可擅自變更或解除。因此，商務(wù)人員必須熟悉國家的有關(guān)法律與法規(guī)，以便充分地運(yùn)用法律來維護(hù)自身的正當(dāng)權(quán)益。
從操作中的實(shí)際狀況來看，商務(wù)人員在擬定合同時(shí)，必須遵守的有關(guān)法律、法規(guī)，主要涉及商品生產(chǎn)、技術(shù)管理、外匯管制、稅收政策以及商檢科目等五個(gè)方面。
在草擬涉外商務(wù)合同時(shí)，還必須遵循我國法律與國際條法。遵循我國法律，是國家主權(quán)原則的體現(xiàn)，也是為了不損害我國的社會(huì)公共利益。遵循國際條法，則是為了在對(duì)外交往中更好地與國際社會(huì)接軌，在國際經(jīng)濟(jì)合作中少走彎路。
其次，草擬合同必須符合慣例。在草擬合同時(shí)，必須優(yōu)先遵守法律、法規(guī)，尤其是必須優(yōu)先遵守我國的法律、法規(guī)。遇上有關(guān)法律、法規(guī)尚未規(guī)定的，則可采用舉世公認(rèn)的國際慣例。
所謂商務(wù)交往中的國際慣例，是指那些為國際社會(huì)所普遍接受的、約定俗成的常規(guī)作法。例如，在商務(wù)交往中政治與經(jīng)濟(jì)應(yīng)當(dāng)分開，不允許借商務(wù)往來之便干涉他國的內(nèi)部事務(wù)，或是伺機(jī)影響他方的內(nèi)政。
又如，買方在簽署合同后，應(yīng)當(dāng)按照合同規(guī)定的期限，向銀行開立信用證。開立信用證，應(yīng)填寫申請(qǐng)書，當(dāng)銀行同意接受后，將依交易金額收取一定比例的開證費(fèi)，并根據(jù)客戶的資信收取一定數(shù)額的押金，然后按進(jìn)口方的要求向出口方開出信用證。信用證一經(jīng)開出，對(duì)方往往會(huì)要求進(jìn)行某種程度的改動(dòng)。只要確系開證時(shí)疏漏之處，方可同意修改。反之，是不宜貿(mào)然應(yīng)允的。
一般而言，國際慣例是維系商務(wù)交往正�；囊淮蠡�，所以商界人士在草擬合同時(shí)，是應(yīng)當(dāng)以它來協(xié)調(diào)自己的行動(dòng)的。對(duì)此不甚了了而貿(mào)然行事，必定會(huì)吃大虧。
再次，草擬合同必須合乎常識(shí)。在草擬合同時(shí)，上屆人士有必要使合同的一切條款合乎常識(shí)，堅(jiān)決不要犯常識(shí)性錯(cuò)誤。
商界人士在草擬合同時(shí)應(yīng)當(dāng)具備的常識(shí)，是指與其業(yè)務(wù)有關(guān)的專業(yè)技術(shù)方面的基礎(chǔ)知識(shí)，他們包括商品知識(shí)、金融知識(shí)、運(yùn)輸知識(shí)、保險(xiǎn)知識(shí)和商業(yè)知識(shí)，等等。
商品知識(shí)，其實(shí)是一個(gè)整體性的概念。它包括產(chǎn)品的生產(chǎn)過程和管理，以及產(chǎn)品本身的一切知識(shí)。金融知識(shí)，是指與貨幣的發(fā)行、流通、回籠有關(guān)的一切知識(shí)，具體來說，它主要是指貨幣、匯率、信貸等知識(shí)。運(yùn)輸知識(shí)，包括運(yùn)輸具體方式的選擇、運(yùn)輸中商品形態(tài)的具體要求、運(yùn)輸?shù)奶厥鈼l件以及運(yùn)輸?shù)呢?zé)任方等等知識(shí)，它們與倉儲(chǔ)一樣，都必須考慮的。商業(yè)知識(shí)，是指與商品流通各環(huán)節(jié)有關(guān)的知識(shí)，它對(duì)合同的草擬也有一定的幫助。
具備上述各方面的常識(shí)，將有助于商業(yè)人士在工作中得心應(yīng)手，并且更好地為交往對(duì)象所敬重。在商務(wù)交往中，沒有知識(shí)就等于沒有實(shí)力，對(duì)此大家是都明白的。
最后，草擬合同必須顧及對(duì)手。正式合同的一大特征，是由關(guān)各方面必須協(xié)商一致，把自己的意志強(qiáng)加于他方，強(qiáng)迫他人與自己訂立“城下之盟”，那么合同即使勉強(qiáng)簽署，事后亦必不斷地發(fā)生糾紛，那樣對(duì)有關(guān)各方都不會(huì)有好處。
因此，商務(wù)人員在草擬合同的具體條款時(shí)，既要“以我為中心”，優(yōu)先考慮自己的切身利益，又要替他方多多著想，要顧及對(duì)方的體面，并且盡可能照顧他方的利益，這是促使合同為對(duì)方所接受的最佳途徑。
在進(jìn)行與合同有關(guān)的談判時(shí)，在具體條款上，商務(wù)人員不僅要講原則性，也要講靈活性。在堅(jiān)持根本利益的前提下，靈活地變通，適當(dāng)?shù)刈尣�，比“君子一言，駟馬難追”，“閉著眼睛走到黑”，恐怕獲利只會(huì)多，而不會(huì)少。
通常，合同的成立生效，需要履行一定的手續(xù)。依照我國的有關(guān)法律規(guī)定：當(dāng)事人就合同條款的書面形式達(dá)成協(xié)議，并且簽字，即為合同成立。假如通過信件、電報(bào)、傳真、電傳達(dá)成了協(xié)議，一方當(dāng)事人要求簽訂確認(rèn)書的，則簽訂確認(rèn)書時(shí)，放為合同成立。
這種規(guī)定，實(shí)際上有雙重含義，一方面，我國只承認(rèn)書面的合同。另一方面，唯有經(jīng)過有關(guān)當(dāng)事人正式簽字，合同才正式成立并生效。由此可見，簽字好比胎兒出世時(shí)的出生證，使正式合同的一種不能缺少的“批準(zhǔn)書”。
儀式禮儀規(guī)定，為了使有關(guān)各方重視合同、遵守合同，在簽署合同時(shí)，應(yīng)舉行鄭重其事的簽字儀式。此即所謂簽約。
在商務(wù)交往中，人們?cè)诤炇鸷贤�，通常�?huì)竭力作好以下幾個(gè)步驟的準(zhǔn)備工作。
第一，要布置好簽字廳。簽字廳有常設(shè)專用的，也有臨時(shí)以會(huì)議廳、會(huì)客廳來代替的。布置它的總原則，是要莊重、整潔、清靜。
一間標(biāo)準(zhǔn)的簽字廳，應(yīng)當(dāng)室內(nèi)滿鋪地毯，除了必要的簽字用桌椅外，其他一切的陳設(shè)都不需要。正規(guī)的簽字桌應(yīng)當(dāng)為長桌，其上最好鋪設(shè)深綠色的臺(tái)呢。
按照儀式禮儀的規(guī)范，簽字桌應(yīng)當(dāng)橫放于室內(nèi)。在其后，可擺放適量的座椅。簽署雙邊性合同時(shí)，可放置兩張座椅，供簽字人就座。簽署多邊合同時(shí)，可以僅放一張座椅，供各方簽字人簽字時(shí)輪流就座；也可以為每位簽字人都各自提供一張座椅。簽字人在就座時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)面對(duì)正門。
在簽字桌上，循例應(yīng)事先安放好待簽的合同文本以及簽字筆、吸墨器等等簽字時(shí)所用的文具。
與外商簽署涉外商務(wù)合同時(shí)還需在簽字桌上插放有關(guān)各方面的國旗。插放國旗時(shí)，在其位置與順序上，必須按照禮賓序列而行。例如，簽署雙邊性涉外商務(wù)合同時(shí)，有關(guān)各方面的國旗須插放在該方簽字人座椅的正前方。
第二，要安排好簽字時(shí)的座次。在正式簽署合同時(shí)，各方代表對(duì)于禮遇均非常在意，因而商務(wù)人員對(duì)于在簽字儀式上最能體現(xiàn)禮遇高低的座次問題，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真對(duì)待。
簽字時(shí)各方代表的座次，是由主方代為先期排定的。合乎禮遇的作法是：在簽署雙邊性合同時(shí)，應(yīng)請(qǐng)客方簽字人在簽字桌右側(cè)就座，主方簽字人則應(yīng)同時(shí)就座于簽字桌左側(cè)。雙方各自的助簽人，應(yīng)分別站立于各自一方簽字人的外側(cè)，以便隨時(shí)對(duì)簽字人提供幫助。雙方其他的隨員，可以按照一定的順序在己方簽字人的正對(duì)面就座。也可以依照取位的高低，一次自左至右(客方)或是自右至左(主方)地列成一行，站立于己方簽字人的身后。當(dāng)一行站不完時(shí)，可以按照以上順序并遵照“前高后低”的慣例，排成兩行、三行或四行。原則上，雙方隨員人數(shù)，應(yīng)大體上相近。
【拓展】確定類別
從形式上弄清楚簽字儀式的類別： （1）合作協(xié)議簽字儀式
�。�2）合作備忘簽字儀式
�。�3）個(gè)人簽約某公司的簽字儀式
�。�4）多方合作協(xié)議簽字儀式
從目的上弄清楚簽字儀式的類別： （1）內(nèi)部紀(jì)念和見證
�。�2）媒體發(fā)布
方案確定
�。�1）主席臺(tái)桌位設(shè)計(jì)
�。�2）邀請(qǐng)嘉賓
�。�3）邀請(qǐng)媒體
�。�4）簽字儀式的流程
�。�5）簽字代表人選
�。�6）主持人代表人選
注意事項(xiàng)
�。�1）合影
�。�2）宴會(huì)
�。�3）嘉賓席和觀眾席的擺放
（4）如有外方是否需要翻譯