保險公司的單證管理

　　保險公司的重要單證是指各項保險業(yè)務(wù)所使用的，印有順序編號的，一經(jīng)簽單即承擔(dān)經(jīng)濟責(zé)任、產(chǎn)生法律效力或以此作為收款書面依據(jù)的有關(guān)憑證；包括定額保單，空白保單、批單，已用保單、批單，保險證，各類保險專用發(fā)票等。小編為你整理了保險公司的單證管理，希望對你有所參考幫助。

　　保險公司的單證管理如同銀行等金融企業(yè)的票據(jù)管理一樣，是公司控制經(jīng)營風(fēng)險的重要環(huán)節(jié)。針對目前保險公司單證管理中存在的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下方面著手：

　　（一）財產(chǎn)保險公司重要單證管理的總體思路

　　從以上的分析可以看出，財產(chǎn)保險公司單證管理是一項系統(tǒng)工程。財產(chǎn)保險公司重要單證具有種類多、數(shù)量大的特點，同時單證管理的風(fēng)險環(huán)節(jié)特別多，使單證管理的工作量特別巨大，且容易產(chǎn)生單證管理風(fēng)險。筆者認(rèn)為，要想做好單證管理，就必須建立事前、事中、事后的管理模式，保證單證從印刷、使用、回銷的過程都有人管理和監(jiān)控，以有效減少財產(chǎn)保險公司的單證風(fēng)險。

　　（二）財產(chǎn)保險公司重要單證的具體措施

　　根據(jù)重要單證管理的總體思路，筆者認(rèn)為在單證管理的各個結(jié)算必須完成如下工作，才能有效地防范單證管理風(fēng)險，提高公司的風(fēng)險管控能力。

　　1、事前管理。

　　事前管理是為有效管理單證準(zhǔn)備條件，防止由于事前準(zhǔn)備不足帶來的單證管理風(fēng)險。筆者認(rèn)為，事前管理應(yīng)包括如下方面：單證管理制度的制定、單證系統(tǒng)的開發(fā)和完善、代理協(xié)議的完善等。

　�。�1）建立嚴(yán)格的單證管理制度，明確單證管理責(zé)任。

　　財產(chǎn)保險公司應(yīng)建立統(tǒng)一、規(guī)范的單證管理辦法，對財務(wù)、業(yè)務(wù)單證進行管理。單證管理辦法中應(yīng)明確各經(jīng)手單證的部門單證管理的職責(zé)，明確各部門單證管理的具體負(fù)責(zé)人，單證的交接手續(xù)等，以保證單證在任何階段都有人負(fù)責(zé)；同時，應(yīng)對違反單證管理規(guī)定，非法使用單證的或遺失單證的行為，制定較為嚴(yán)格的處罰措施，以經(jīng)濟措施減少單證管理問題的出現(xiàn)。

　�。�2）建立完善的信息系統(tǒng)，提高單證管理的效率。

　　由于保險公司屬于服務(wù)行業(yè)，保險產(chǎn)品多（一般來說，保險公司的保險產(chǎn)品均超過100種），單證數(shù)量特別巨大，客觀需要保險公司借助電子計算機技術(shù)，開發(fā)出功能強大的單證管理系統(tǒng)，提高單證管理得效率，滿足單證管理的需要。同時，保險公司可以通過單證系統(tǒng)地龐大功能，全面了解單證的使用情況，合理選擇單證的再印刷點，減少單證的儲存成本和管理成本，降低公司管理成本。

　�。�3）代理協(xié)議中規(guī)定代理機構(gòu)單證的領(lǐng)用、使用、回收時間，并嚴(yán)格執(zhí)行，從法律上減少單證在中介機構(gòu)的滯留時間。

　　從目前保險代理機構(gòu)經(jīng)營的實際來看，保險公司與保險代理機構(gòu)發(fā)生業(yè)務(wù)往來時，大多將保險單證交給保險代理機構(gòu)，并由代理機構(gòu)直接出單，保險公司核保，這客觀地為代理機構(gòu)滯留保險單證、延長保費的結(jié)算時間提供了方便；但已生效保險單證結(jié)算時間的延后，增加了保險公司的經(jīng)營風(fēng)險，影響了被保險人的利益。因此，保險人與代理機構(gòu)簽訂保險代理合同時，應(yīng)嚴(yán)格規(guī)定單證使用、銷號、回收時間，以保證保險資金能及時收取，減少應(yīng)收保費，降低保險公司的經(jīng)營風(fēng)險。

　　2、事中管理。

　　事中管理是單證具體使用過程的管理，包括單證的印刷管理、使用過程的管理和監(jiān)控、單證的回銷管理等。

　�。�1）建立單證實物和信息分開管理的模式，減少單證管理過程中的錯誤和舞弊行為。

　　針對目前存在的故意遺失單證等問題，保險公司應(yīng)建立相互約束的單證管理制度，以減少單證管理過程中的舞弊行為。由于保險作為商品的特殊性，是保險公司的單證處于非常重要的位置，因此單證管理過程中，也應(yīng)尊須會計內(nèi)部牽制制度的要求，將實物管理和信息管理分開，以減少舞弊行為；同時通過單證信息和實物的定期核對，減少單證管理中的錯誤。

　　（2）加強單證使用過程的管理，降低單證的過程風(fēng)險。  單證的使用過程是將空白單證轉(zhuǎn)變?yōu)橛袃r單證的過程。加強單證的過程管理，有利于提高保險公司對客戶信息的掌握程度，也有利于保險公司掌握單證的使用情況，進而了解公司的業(yè)務(wù)發(fā)展情況，因此，單證的過程管理不只是單證管理過程，更是了解公司業(yè)務(wù)發(fā)展情況、保險產(chǎn)品倍市場接受情況的過程。

　　鑒于單證使用過程管理的重要性，筆者認(rèn)為，在單證的使用過程中，要建立嚴(yán)格的管理流程和監(jiān)控制度，以準(zhǔn)確反映單證的真實情況。首先，應(yīng)建立詳細(xì)的單證發(fā)放、使用臺賬，完善交接手續(xù)，明確管理責(zé)任；其次，各單證管理部門和使用部門應(yīng)填制相關(guān)的單證報表，保證單證的使用部門、管理部門能及時了解本機構(gòu)或部門的單證入庫、出庫、使用、作廢、銷毀的具體情況，同時可以了解各種產(chǎn)品的銷售情況；最后，應(yīng)將單證信息與庫存的實物單證進行核對，以保證單證的賬存數(shù)量與實際庫存數(shù)量一致，對不一致的情況及時查找原因。

　　3、單證的事后管理。

　　單證的事后管理是對單證使用情況的事后監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題，并反饋給單證管理部門，促進單證管理部門改善管理改進管理制度和流程。

　　（1）通過理賠資料的提供，事后監(jiān)督單證使用的合法性。

　�。�2）加強單證管理的內(nèi)部稽核，減少和預(yù)防單證管理問題的發(fā)生。

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