公司合同歸檔管理流程

　　作為一家公司，不管是上市企業(yè)還是小公司，都需要一個正規(guī)的公司管理制度，更需要一個專門對于合同的管理制度，首先我們得了解合同管理是什么，當(dāng)我們了解了合同管理之后，才能對合同歸檔管理流程作進(jìn)一步的了解。今天就跟隨小編來看一下公司合同歸檔的管理流程。

　　合同歸檔管理流程有哪些

　　1、合同應(yīng)交由企業(yè)檔案管理部門進(jìn)行歸檔，檔案管理一般為法務(wù)部門或行政部門。為保穩(wěn)妥，建議企業(yè)每個合同至少應(yīng)留存兩份原件，并分別放置兩個地方獨(dú)立留存。

　　2、合同登記的項(xiàng)目應(yīng)由企業(yè)的業(yè)務(wù)部門與歸檔部門一同匯總，共同完成登記工作。有些企業(yè)僅登記合同中的收、付款信息，這是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，登記應(yīng)至少包括對方主體信息、主要項(xiàng)目內(nèi)容、本企業(yè)合同負(fù)責(zé)人、對方合同負(fù)責(zé)人、主要權(quán)利義務(wù)履行期限、付款節(jié)點(diǎn)、收款節(jié)點(diǎn)、涉及資產(chǎn)購買的還應(yīng)進(jìn)行資產(chǎn)登記。

　　3、合同歸檔之前進(jìn)行掃描，留存合同電子版，做到紙質(zhì)文件與電子文件的統(tǒng)一。日后非必須使用原件時，查詢電子版本即可。

　　4、建立客戶檔案信息。通過簽署合同得知的客戶信息進(jìn)行匯總，方便日后查詢。匯總的信息應(yīng)包括客戶主體信息、聯(lián)系方式、業(yè)務(wù)成交過程中的重點(diǎn)注意事項(xiàng)等，為日后客戶回訪及老客戶維護(hù)提供信息支持。

　　5、建立客戶評價系統(tǒng)。每簽署一份并執(zhí)行完畢的合同，請客戶對本企業(yè)進(jìn)行評價，以收集自身企業(yè)在合作過程中的不足，并進(jìn)行對應(yīng)的完善改進(jìn)工作。

　　6、定期對合同進(jìn)行匯總、整理，從不同的角度對合同進(jìn)行分類、分析。如在藝人經(jīng)紀(jì)公司中，可以按照藝人進(jìn)行分類，這樣可以匯總每位藝人的業(yè)務(wù)收支情況、經(jīng)紀(jì)事務(wù)發(fā)展情況，給每一個藝人團(tuán)隊(duì)的發(fā)展提供數(shù)據(jù)支持;可以按照業(yè)務(wù)類型分類，這樣可以匯總公司的版權(quán)收入、演出收入、制作支出、造型支出，給公司老板在日后平衡總體收支提供參考;還可以按照經(jīng)紀(jì)業(yè)務(wù)來源分類，這樣可以看出業(yè)務(wù)的來源是哪里，能夠促進(jìn)銷售體系的完善。根據(jù)每個企業(yè)情況的不同，可以靈活的、多維度的進(jìn)行匯總、分析，通過合同來反映企業(yè)的經(jīng)營狀況進(jìn)而調(diào)整公司經(jīng)營策略。

　　合同歸檔管理的目的

　　合同歸檔管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是企業(yè)為維護(hù)自身的合法權(quán)益而采取的必要手段。搞好合同歸檔管理，對于公司經(jīng)濟(jì)活動的開展和經(jīng)濟(jì)利益的取得，都有積極地意義，為加強(qiáng)合同歸檔管理，避免失誤，提高經(jīng)濟(jì)效益。

　　合同檔案如何整理歸檔？

　　一、紙質(zhì)合同歸檔：

　　1、一份合同完全結(jié)束后（包括合同選商、簽訂、履行、變更、付款等），在做完整歸檔，歸檔全部合同過程中產(chǎn)生的文件。

　　2、合同簽訂后，做合同簽訂前文件的歸檔；變更、付款等后期文件，作為第二部分歸檔。

　　二、電子檔案歸檔

　　目前企事業(yè)單位都有合同系統(tǒng)，可以通過合同系統(tǒng)線上進(jìn)行歸檔。

　　合同檔案整理攻略

　　【合同】從法律的視角看，《合同法》第2條第1款，合同是指作為平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。

　　【合同檔案】是指合同從簽訂至終止的整個過程中形成的體現(xiàn)簽訂各方意志的具有法律效力的文件及與之相關(guān)的具有保存價值的其他文件材料。

　　Part 1

　　【合同檔案的形成】

　　★通過OA發(fā)起的ERP合同審批

　　★通過OA發(fā)起合同審批

　　★通過以上兩個系統(tǒng)形式發(fā)起審批并形成的合同檔案均需要?dú)w檔。

　　Part 2

　　【合同檔案的收集】

　　以件為單位進(jìn)行收集匯總，一件合同檔案中應(yīng)包括：

　　① 合同審批表

　�、� 蓋章版合同正本及相關(guān)附件

　　Part 3

　　【合同檔案的裝訂蓋章】

　　歸檔文件應(yīng)按件裝訂，較薄的歸檔文件用不銹鋼訂書針裝訂，較厚的歸檔文件用線繩，三孔一線，左側(cè)裝訂，避免使用塑料制品或者鐵夾子裝訂檔案。

　　Part 4

　　【合同檔案的裝盒】

　　將歸檔文件按件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項(xiàng)目。不同全宗號、年度、保管期限、分類號的歸檔文件，應(yīng)分別裝盒。

　　Part 5

　　【電子版合同檔案錄入系統(tǒng)】

　　根據(jù)歸檔范圍表，將需要數(shù)字化的紙質(zhì)文件掃描，或準(zhǔn)備相應(yīng)的電子文件。以件為單位，每一件單獨(dú)建立文件夾，文件夾名稱以檔號命名。

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