做好辦公室文秘工作的方法

　　企業(yè)辦公室文秘工作者，作為以輔助決策、協(xié)調(diào)服務(wù)、辦文辦會辦事等為主要職能活動的領(lǐng)導者的參謀助手，現(xiàn)代社會對該崗位從業(yè)者的素質(zhì)要求愈來愈高。以下是小編整理的做好辦公室文秘工作的方法，希望大家認真閱讀!

　　一、端正心態(tài)，以干事創(chuàng)業(yè)的激情面對文秘工作

　　有人說：“十年政工一場空”，比照這一說法，也許從事企業(yè)辦公室文秘工作的人員也會有此感慨，究其原因，筆者認為不外乎兩個方面：

　　其一，辦公室文秘工作者所從事的辦文辦會等工作比較務(wù)虛，決定了秘書工作的成果很難用具體的經(jīng)濟數(shù)據(jù)來表述。

　　其二，作為各級領(lǐng)導的參謀和助手，文秘工作者始終處于輔助角色和從屬地位，工資收入也相對不高，而文秘工作者整天埋頭工作，苦思冥想，案牘勞形，咬文嚼字，寢食難安， “一支筆桿，兩眉不展，三更不眠，四季不閑”這句話形象地描述了其崗位特點，文秘工作者有時還會被人戲謔地稱作“書呆子”，這與當今物欲橫流的社會時代形成強烈反差，導致秘書人員難免會產(chǎn)生一些自卑心理。

　　在此情況下，還有誰愿意去從事文秘工作，耐得住寂寞，扛得住誘惑，“板凳要坐十年冷”?

　　照此說法，難道說文秘工作就不重要了嗎?文秘工作者就沒有價值了嗎?毋庸置疑，答案絕非如此。

　　在傳統(tǒng)的官本位思想意識里，人們會說“領(lǐng)導是尊”、“領(lǐng)導難當”，其實了解文秘崗位特點的人會說：“文秘人員也值得尊重”、“文秘人員也不好當”。因為，文秘工作崗位的特點，決定了文秘工作者在職能活動中要充分發(fā)揮參謀咨詢、輔佐決策、檢查督辦、溝通協(xié)調(diào)等重要作用，它要求必須站在領(lǐng)導者的角度觀察、分析和處理問題，必須具有全局觀念，同時要求必須具有較高的政策理論水平和辦文辦事能力，熟悉文書、會務(wù)、檔案、保密、信訪、通信、禮儀等方面的知識，會操作現(xiàn)代化辦公設(shè)施等等。大家知道，判斷一個人是否具有價值，關(guān)鍵在于他在一個組織中是否輕易被別人所替代，文秘工作這種較高的專業(yè)性素質(zhì)要求，決定了文秘崗位不是隨便一個人就能夠輕易勝任和替代的，因此也決定了文秘工作者的價值所在。

　　所以，辦公室秘書人員要克服自卑心理，正確看待自己;要尋找和發(fā)揮自己的特長，讓自己更加從容自信;要端正心態(tài)，正確看待崗位工作;要不計個人得失，有著吃苦耐勞，甚至委曲求全的精神，以干事創(chuàng)業(yè)的激情從事秘書工作。

　　二、培養(yǎng)興趣，以扎實的語言文字功底從事秘書工作

　　興趣，是一個人專注于某項事物的表現(xiàn)。愛好，是興趣的持久發(fā)展。中國的一位學者曾經(jīng)說過，凡是有生活的地方就有快樂和寶藏。文秘工作雖然很枯燥、很辛苦，但是只要懷著濃厚的興趣愛好去學習、去工作，必定可以感受到事業(yè)的可貴可愛，并化為精神的愉悅和奮斗的動力源泉。

　　(一)培養(yǎng)學習興趣，練就扎實的語言文字功底

　　“能說會道”是文秘工作者的基本功，所以要以強烈的求知欲去學習，不斷提高口頭表達能力和書面表達能力。只有在自己對文秘工作感興趣的時候，才會坐得下來、靜得下心、鉆得進去地去學習有關(guān)知識，培養(yǎng)深厚的文化底蘊及過硬的功夫，以勝任崗位工作的要求。

　　當然，興趣愛好有人是先天賦予的，有人是靠后天培養(yǎng)的，文秘工作者可以通過結(jié)識一些有語言文字表達能力特長的朋友、加入興趣小組或作家協(xié)會、多讀書看報、多給報紙雜志投稿、多參加各類征文比賽活動等方式，向朋友學習、向社會學習、向書本學習，通過獲得作品發(fā)表或獲獎的機會，包括取得語言文字表達能力的不斷提升等來得到正面激勵、贏得社會尊重，反過來再不斷培養(yǎng)學習的興趣愛好，激發(fā)求知欲，形成良性循環(huán)的局面。

　　(二)培養(yǎng)工作興趣，把枯燥的工作變成自己的興趣愛好

　　心理學家亞伯拉罕.馬斯洛曾經(jīng)寫道：“人類最美麗的命運，最美好的運氣，就是在做自己喜愛的事情的同時獲得報酬�！彼�以，當你喜歡上文秘工作的時候，就會心無旁騖，聚精會神，把注意力的焦點集中在學習、寫作上，就會以苦為榮，以苦為樂，投入工作，忘我工作，這樣就會欣喜地聞聽到自己的事業(yè)一天天邁向成功的鏗鏘足音。所以，與文秘工作交朋友，可以使你面對繁重的工作永遠不知疲倦;與文秘工作交朋友，可以使你面對困難和挑戰(zhàn)永遠不會畏懼。

　　那么，如何才能培養(yǎng)對文秘工作的興趣?筆者之見，就是在勤學苦練、夯實基本功的基礎(chǔ)上，認真對待辦文辦會辦事，深思熟慮，多出精品，減少失誤，提升價值。試想，當自己起草的方案達到預期成效的時候，當自己的工作受到領(lǐng)導表揚的時候，當自己的價值得以發(fā)揮的的時候，你會越來越愛上文秘這一行，而且不惜為之奮斗一生。

　　三、嚴謹務(wù)實，以科學有序的方法做好文秘工作

　　要想干好文秘工作，除了上文述及的工作態(tài)度、基本能力修養(yǎng)之外，還要掌握以下幾點工作方式方法和工作技巧。

　　(一)獨立思考，擯棄盲從心理

　　一方面，文秘工作者要通過領(lǐng)導的日常言談舉止來洞察了解領(lǐng)導意圖、工作方式方法，力求在思想上和行動上與領(lǐng)導保持步調(diào)一致、達到“同頻共振”。另一方面，文秘工作者還要獨立思考，克服“領(lǐng)導咋說就咋辦”的片面認識，充分發(fā)揮工作的積極性和創(chuàng)造性，工作要力求想在領(lǐng)導前邊，要善于提出個人的新見解、新建議，設(shè)身處地為領(lǐng)導出謀劃策。要做到這一點，就要求文秘人員要多到群眾中去，多聽取群眾對一些事情的議論和看法，多深入基層進行調(diào)查研究，多掌握第一手資料，力求所作決策切中實際，不脫離群眾。

　　(二)統(tǒng)籌安排，嚴謹細致

　　面對千頭萬緒的工作，文秘工作者切忌粗枝大葉、馬馬虎虎、敷衍塞責�！昂糜浶圆蝗鐮�筆頭”，以筆者的經(jīng)驗，建議文秘工作者應把需要辦理的事情及時登記在工作日志上，做好計劃，區(qū)別輕重緩急，理清思路，這樣才會做到不漏辦、不誤辦、不錯辦，做到事事有回音，件件有著落。

　　(三)嫉慢如仇，提高效率

　　文秘工作紛繁復雜，所以文秘人員最忌存在懶散、拖沓的壞毛病，必須樹立“嫉慢如仇、雷厲風行”的工作作風，高效率處理工作事物，高效率完成寫作任務(wù)。同時，文秘工作者面對著巨大的工作壓力，如果能夠做到“日事日畢，日清日高”，這也是緩解壓力的最好辦法。起草文件提前交卷，參加會議提前到場，各項事務(wù)及時辦理，這是對于一名合格的文秘工作者的基本要求。

　　(四)強化執(zhí)行，有令必行

　　作為領(lǐng)導的參謀和助手，文秘人員必須強化執(zhí)行意識。在領(lǐng)導決策之前，文秘人員可以提出自己的不同意見，但是一旦領(lǐng)導已經(jīng)決策拍板的事情，一定要千方百計、不折不扣、保質(zhì)保量地去完成，切不可以各種理由去推諉、拖延，要真正做為領(lǐng)導身邊最為堅定的執(zhí)行者。

　　總之，面對企業(yè)辦公室文秘這樣一個富于挑戰(zhàn)性、艱難性和復雜性的工作崗位，從業(yè)人員只要努力做到上述三個主要方面的素質(zhì)要求，勤學苦練，甘于寂寞，心無旁騖，樂于奉獻，事業(yè)發(fā)展的空間必然會無限廣闊，事業(yè)發(fā)展的畫卷必然會異常精彩。

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