節(jié)約時(shí)間：明確開(kāi)會(huì)的目的

對(duì)于時(shí)間的寶貴，高級(jí)行政人員并不需要指導(dǎo)；畢竟，他們都知道時(shí)間就是金錢。然而管理咨詢公司marakonassociates的合伙人邁克爾•曼金斯（michaelmankins）認(rèn)為，很多大公司并不真正懂得如何安排老總們?cè)谝黄鸬臅r(shí)間。他說(shuō)，“他們對(duì)待時(shí)間的態(tài)度，就好像那是免費(fèi)的資源一樣�！�
他這番評(píng)論是基于經(jīng)濟(jì)學(xué)人智庫(kù)（economistintelligenceunit）一項(xiàng)對(duì)全球187個(gè)企業(yè)的研究，這些企業(yè)的總市值至少達(dá)10億美元。但這項(xiàng)研究的結(jié)果并未令人欣慰。
企業(yè)最高行政人員平均每月花21小時(shí)相聚在一起，而用在戰(zhàn)略上的時(shí)間卻不足3小時(shí)。大約80%的時(shí)間被占用來(lái)討論那些與公司長(zhǎng)期價(jià)值相關(guān)性低于20%的問(wèn)題：例如運(yùn)營(yíng)、戰(zhàn)術(shù)、信息分享、漫無(wú)邊際的討論等。
只有5%的受訪人說(shuō)，他們公司有嚴(yán)格的程序，使他們把注意力集中在具有高潛在價(jià)值的事情上。一般而言，會(huì)議議程基本上是為了應(yīng)付當(dāng)前的危機(jī)而臨時(shí)湊合起來(lái)。有一家公司甚至在高管人員會(huì)議上根據(jù)誰(shuí)先提起其最愛(ài)談的話題，來(lái)決定議程的優(yōu)先次序。
結(jié)果，研究發(fā)現(xiàn)，緊急事務(wù)擠走了重要議題。大約有60%的高管人員說(shuō)，他們常常在未就重要議題達(dá)成共識(shí)之前被別的事情轉(zhuǎn)移了精力；而有22%的人說(shuō)，通常是還未提及關(guān)鍵的議題就已經(jīng)沒(méi)有時(shí)間了。只有12%的人認(rèn)為，他們的高管會(huì)議一直能夠針對(duì)重要的戰(zhàn)略問(wèn)題做出決策；而53%的人對(duì)這樣的效率存有疑問(wèn)。而且，許多機(jī)構(gòu)表示，他們很難切實(shí)執(zhí)行決策，因?yàn)樗麄儾⒉磺宄��?huì)議上達(dá)成了什么共識(shí)。
曼金斯先生說(shuō)，“每月只花3小時(shí)討論包括合并收購(gòu)在內(nèi)的戰(zhàn)略問(wèn)題，即使對(duì)于我們已經(jīng)了解許多公司難以有效組織會(huì)議的人來(lái)說(shuō)，也是令人吃驚的�！睂�(duì)此，他自然能夠建議一套強(qiáng)有力的紀(jì)律約束。首先，誰(shuí)負(fù)責(zé)戰(zhàn)略決策，誰(shuí)就得負(fù)責(zé)會(huì)議議程。其次，要將議程大幅精簡(jiǎn)。高層管理團(tuán)隊(duì)是要執(zhí)行決策的，不需要拍板的事項(xiàng)要?jiǎng)h掉。曼金斯先生認(rèn)為，許多勞工問(wèn)題屬于此列，比如員工的多樣性和滿意度等。幾十年來(lái)，有些人一直在努力讓這些問(wèn)題提上董事會(huì)的議程安排中。
“如果你看一下關(guān)于勞工問(wèn)題的對(duì)話，你會(huì)發(fā)現(xiàn)它們極少與決策相關(guān)，而基本上是與信息共享有關(guān)，這完全可以通過(guò)其他途徑解決�！彼�說(shuō)，必須根據(jù)對(duì)公司的價(jià)值大小來(lái)分配討論這些事項(xiàng)的時(shí)間。
最后，要分開(kāi)處理戰(zhàn)略與運(yùn)營(yíng)問(wèn)題，甚至安排不同的會(huì)議來(lái)分別討論這兩方面的問(wèn)題。荷蘭銀行已經(jīng)這么做了。過(guò)去，它的董事會(huì)一周開(kāi)兩次會(huì)，每次耗時(shí)3小時(shí)。現(xiàn)在，董事會(huì)每周開(kāi)一次運(yùn)營(yíng)方面的會(huì)；每月開(kāi)一次一整天的會(huì)議討論戰(zhàn)略問(wèn)題。
其他公司也想出了自己的會(huì)議技巧。據(jù)《哈佛商業(yè)評(píng)論》一篇文章說(shuō)，吉百利史威士公司（cadburyschweppes）首席執(zhí)行官辦公室會(huì)在開(kāi)會(huì)前5天將有關(guān)閱讀資料分發(fā)給與會(huì)者，并附上關(guān)于議程事項(xiàng)是作為信息傳達(dá)、討論議題還是有待議決的注明：標(biāo)明需要議決的事項(xiàng)將優(yōu)先處理，與會(huì)行政人員被鼓勵(lì)想出其他辦法來(lái)處理次要事項(xiàng)。
當(dāng)布萊恩•皮特曼爵士擔(dān)任勞埃德銀行（lloydstsb）董事長(zhǎng)兼首席執(zhí)行官時(shí)，就曾堅(jiān)持在會(huì)議決定采取某項(xiàng)行動(dòng)方案之前，先準(zhǔn)備好幾套備選方案。他說(shuō)，“要對(duì)你將接受的東西有信心，就必須明白你拒絕的是什么。”經(jīng)濟(jì)學(xué)人智庫(kù)的研究結(jié)果進(jìn)一步印證了有關(guān)會(huì)議缺點(diǎn)的其它研究成果。前身為世通（worldcom）的通訊公司mci進(jìn)行的一項(xiàng)年度調(diào)查顯示，XX年在美國(guó)每天召開(kāi)的1100萬(wàn)個(gè)會(huì)議中，與會(huì)的管理人員認(rèn)為有一半是浪費(fèi)時(shí)間。而美國(guó)律師喬治•戴維•基弗爾（georgedavidkieffer）在他的《會(huì)議的策略》一書(shū)中說(shuō)，幾乎沒(méi)有人學(xué)過(guò)如何令會(huì)議有效地促進(jìn)思維、激勵(lì)與會(huì)者，以及將想法變成實(shí)效的技巧。他哀嘆道，“大多數(shù)專業(yè)人士都沒(méi)有認(rèn)真想過(guò)徒勞無(wú)益的會(huì)議對(duì)他們的機(jī)構(gòu)有什么影響�！�

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