文秘的專(zhuān)業(yè)知識(shí)

文秘的專(zhuān)業(yè)知識(shí)1

　　文書(shū)工作是一項(xiàng)科學(xué)的嚴(yán)肅的工作，它要求從事這項(xiàng)工作的文書(shū)工作人員應(yīng)具備一些基本素質(zhì)。下面我們來(lái)看看文秘的專(zhuān)業(yè)知識(shí)有哪些。

　　基本素質(zhì)：

　　(一)有較高的政治覺(jué)悟、政策水平，較強(qiáng)的法制觀念(文書(shū)工作人員政策水平的高低，決定文書(shū)工作質(zhì)量的優(yōu)劣;文書(shū)工作人員既要懂法，又要守法)

　　(二)熱愛(ài)本職，忠于職守，埋頭苦干，嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)，遵守紀(jì)律，嚴(yán)守秘密

　　1、作為文書(shū)工作人員，只有熱愛(ài)本職工作和忠于職守，才能搞好文書(shū)工作。

　　2、埋頭苦干和嚴(yán)謹(jǐn)精細(xì)，是文書(shū)工作人員應(yīng)有的工作態(tài)度和工作精神。

　　3、遵守紀(jì)律，就是嚴(yán)格按照工作的職責(zé)行事，不以工作之便謀取私利。

　　(三)應(yīng)有必備的專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)、操作知識(shí)和相關(guān)學(xué)科的基本知識(shí)

　　文書(shū)工作人員的專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，主要是指與他們所從事的文書(shū)工作密切相關(guān)的基本原理性的知識(shí)。大體包括以下幾個(gè)方面：

　　一是基礎(chǔ)理論知識(shí)。包括文書(shū)學(xué)、應(yīng)用寫(xiě)作、秘書(shū)學(xué)、信息學(xué)、行政管理學(xué)等�；�礎(chǔ)理論知識(shí)帶有一定綜合性、概括性和基礎(chǔ)性，是文書(shū)工作的實(shí)際操作知識(shí)、操作技能的理論指導(dǎo)。

　　二是實(shí)際操作知識(shí)。文書(shū)工作人員必備的專(zhuān)業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)不但包括基礎(chǔ)理論知識(shí)，還應(yīng)包括實(shí)際操作知識(shí)。也就是說(shuō)，文書(shū)工作人員不能只了解和掌握文書(shū)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)及其工作內(nèi)容，還要熟悉和掌握它的操作程序、操作方法。

　　三是其他基本知識(shí)。主要是指與文書(shū)工作業(yè)務(wù)相關(guān)的某些基本知識(shí)。

　　(四)掌握熟練的業(yè)務(wù)技能，不斷提高綜合運(yùn)用能力

　　文書(shū)工作的業(yè)務(wù)技能，主要有以下一些：

　　1、文字綜合處理能力

　　2、書(shū)寫(xiě)能力

　　3、速記能力

　　4、印制能力

　　5、校對(duì)能力

　　6、運(yùn)用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力

　　秘書(shū)部分觀點(diǎn)

　　(一)秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)

　　秘書(shū)的知識(shí)結(jié)構(gòu)就是秘書(shū)工作所需要的知識(shí)，就是秘書(shū)工作能力形成需要以之為基礎(chǔ)的知識(shí)及其構(gòu)成狀況。

　　秘書(shū)工作的綜合性，要求秘書(shū)具有較寬廣的知識(shí)面;秘書(shū)工作的專(zhuān)業(yè)性，要求秘書(shū)具有較扎實(shí)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。

　　1、基礎(chǔ)知識(shí)層次

　　基礎(chǔ)知識(shí)層次是秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)的根底，是秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)中起基礎(chǔ)性作用的那部分知識(shí)，是構(gòu)建秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)的基本條件�；�礎(chǔ)知識(shí)不僅要扎實(shí)，而且要寬廣。

　　(1)文化基礎(chǔ)知識(shí)

　　秘書(shū)具有的文化基礎(chǔ)知識(shí)，一方面是社會(huì)科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)，另一方面是自然科學(xué)知識(shí)。高中文化程度，是國(guó)家對(duì)所有政府機(jī)關(guān)干部的共同要求，也是秘書(shū)人員應(yīng)有知識(shí)的最低層次。如漢語(yǔ)知識(shí)、科學(xué)知識(shí)、歷史知識(shí)、外語(yǔ)知識(shí)等;

　　(2)理論基礎(chǔ)知識(shí)

　　掌握基礎(chǔ)理論知識(shí)，是提高秘書(shū)素質(zhì)的基本條件。如馬克思主義基本理論、經(jīng)濟(jì)學(xué)知識(shí)、黨的基本政策;

　　(3)法律基礎(chǔ)知識(shí)

　　法律基礎(chǔ)知識(shí)是秘書(shū)從事秘書(shū)工作的重要依據(jù)。秘書(shū)工作要規(guī)范化，首先要求秘書(shū)人員掌握基本的法律知識(shí)。

　　2、輔助知識(shí)層次

　　輔助知識(shí)層次指的是雖非秘書(shū)專(zhuān)業(yè)知識(shí)但又與秘書(shū)專(zhuān)業(yè)知識(shí)相關(guān)的知識(shí)，是一種帶有輔助性的知識(shí)。

　　(1)傳統(tǒng)學(xué)科，主要包括文學(xué)、美學(xué)、法學(xué)、新聞學(xué)、倫理學(xué)方面的知識(shí)和心理學(xué)知識(shí)

　　(2)新興學(xué)科，主要有管理科學(xué)知識(shí)、社會(huì)交際知識(shí)、軟科學(xué)知識(shí)及其他相關(guān)學(xué)科。

　　3、專(zhuān)業(yè)知識(shí)層次

　　專(zhuān)業(yè)知識(shí)層次是秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)的核心部分和基本層次，指的是從事秘書(shū)工作所需要的專(zhuān)門(mén)業(yè)務(wù)知識(shí)，是一種帶有一定方向性的知識(shí)，是形成秘書(shū)職業(yè)特色、與秘書(shū)工作目標(biāo)密切聯(lián)系的部分。它由兩個(gè)部分組成：

　　(1)業(yè)務(wù)知識(shí)

　　主要指秘書(shū)業(yè)務(wù)知識(shí)，這是區(qū)別于其他專(zhuān)業(yè)的重要標(biāo)志。大體包括：普通秘書(shū)學(xué);分支秘書(shū)學(xué)(如行政秘書(shū)學(xué)、企業(yè)秘書(shū)學(xué)、科技秘書(shū)學(xué)、涉外秘書(shū)學(xué)、基層秘書(shū)學(xué)、高級(jí)秘書(shū)學(xué));秘書(shū)寫(xiě)作學(xué);秘書(shū)心理學(xué);文書(shū)學(xué)、檔案學(xué)、公文寫(xiě)作學(xué)等方面的知識(shí);調(diào)查研究、會(huì)務(wù)工作、信訪(fǎng)工作、機(jī)要保密、組織協(xié)調(diào)、辦公自動(dòng)化等方面的知識(shí)。

　　(2)行業(yè)知識(shí)

　　秘書(shū)必須掌握以下必要的行業(yè)知識(shí)：了解所屬行業(yè)知識(shí)的總體構(gòu)成和知識(shí)門(mén)類(lèi);了解所屬部門(mén)工作的任務(wù)和特點(diǎn);深入掌握工作中使用頻率較多的知識(shí);懂得行業(yè)的管理知識(shí)

　　注意：A、當(dāng)今比較合理的秘書(shū)知識(shí)結(jié)構(gòu)，應(yīng)該具有以下幾個(gè)特性：中心性;寬闊性;動(dòng)態(tài)性;層次性。

　　B、建立合理知識(shí)結(jié)構(gòu)的方法和途徑是：勤奮好學(xué)是成功的前提。另外，要注意知識(shí)的積累，要注意知識(shí)的更新，要注意知識(shí)的充實(shí)。

　　(二)秘書(shū)的能力結(jié)構(gòu)

　　秘書(shū)能力是指秘書(shū)人員在實(shí)踐中完成秘書(shū)工作的本領(lǐng)，也就是說(shuō)秘書(shū)能力只能通過(guò)秘書(shū)的一系列活動(dòng)才能顯示和發(fā)展。

　　1、基礎(chǔ)能力

　　指秘書(shū)從事秘書(shū)活動(dòng)所需要的能力，是從事秘書(shū)工作的基本條件。

　　(1)秘書(shū)的觀察力

　　一個(gè)人所獲得的信息有80%—90%是經(jīng)過(guò)視覺(jué)而來(lái)的。秘書(shū)的觀察力應(yīng)重點(diǎn)置于領(lǐng)導(dǎo)和社會(huì)兩個(gè)方面。良好的觀察力要求：要有目的性、條理性、敏銳性。

　　(2)秘書(shū)的記憶力

　　良好的記憶力表現(xiàn)為：記得快、記得準(zhǔn)、記得多、記得牢。良好的記憶方法：編組法、提要法、推算法、形象法等。

　　(3)秘書(shū)的思維力

　　思維力在秘書(shū)的基礎(chǔ)能力中居核心地位。思維力強(qiáng)的表現(xiàn)在于：思維要寬闊、要深刻、要靈活、要新穎。

　　(4)秘書(shū)的想象力

　　想象力在秘書(shū)工作中尤其是創(chuàng)造性的工作中意義十分重要。良好的想象力，其要求有：要具有現(xiàn)實(shí)性、豐富性、新穎性。秘書(shū)要有良好的想象力，首先要豐富大腦的表象和知識(shí)儲(chǔ)備，其次要勤于思考，此外要注意想象的方式：如類(lèi)比、聯(lián)想等。

　　2、專(zhuān)業(yè)能力

　　(1)閱讀能力

　　秘書(shū)閱讀能力的一般要求是：要準(zhǔn)確、要快速。秘書(shū)閱讀能力的`培養(yǎng)，首先要有較好的知識(shí)結(jié)構(gòu)，其次要注意其他能力的發(fā)展，最后要有科學(xué)的閱讀方法。

　　(2)寫(xiě)作能力

　　即書(shū)面表達(dá)能力，這是秘書(shū)的基本功，是文字秘書(shū)的“看家本領(lǐng)”。秘書(shū)寫(xiě)作能力，主要是指各種應(yīng)用文的寫(xiě)作能力。秘書(shū)寫(xiě)作能力的一般要求是：要準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、規(guī)范。

　　(3)說(shuō)話(huà)能力

　　即口頭表達(dá)能力，秘書(shū)說(shuō)話(huà)能力的一般要求是：要發(fā)音正確，要表達(dá)簡(jiǎn)練，要語(yǔ)氣措辭得體。提高說(shuō)話(huà)能力的途徑：首先要多說(shuō)，其次要多想，此外要注意其他方面的修養(yǎng)和磨練。

　　(4)辦事能力

　　秘書(shū)的基本職能就是辦事。秘書(shū)一般辦事能力的一般要求如下：要熟諳辦事之道，要善于相機(jī)行事，要善于接人待物。

　　3、特殊能力

　　指秘書(shū)從事一些專(zhuān)門(mén)秘書(shū)工作所需要的能力，它帶有個(gè)性特色，是造成秘書(shū)能力結(jié)構(gòu)個(gè)性差異的重要方面。

　　(1)協(xié)調(diào)能力

　　指運(yùn)用協(xié)調(diào)原理和方法使各方面保持秩序化、科學(xué)化的能力。一般要求是：要掌握協(xié)調(diào)依據(jù)，熟悉政策法規(guī)，不搞“隨意性”;要掌握協(xié)調(diào)原則，使協(xié)調(diào)有根有據(jù);要選擇協(xié)調(diào)方法，針對(duì)不同的情況和對(duì)象運(yùn)用各種不同的協(xié)調(diào)方法。

　　(2)調(diào)研能力

　　一般要求是：要有計(jì)劃;有科學(xué)的方法;有較強(qiáng)的洞察力;要善于與被調(diào)查者迅速溝通，取得對(duì)方的信任。

　　(3)操作能力

　　主要包括打字、復(fù)印、微縮、攝影、錄音、錄像、編輯、校對(duì)、速記、駕駛等。

　　(三)秘書(shū)的心理素質(zhì)

　　秘書(shū)的心理素質(zhì)，指秘書(shū)在心理過(guò)程、心理傾向和心理品質(zhì)等方面表現(xiàn)出來(lái)的穩(wěn)定心理特點(diǎn)的總和，它影響著秘書(shū)的輔助行為、人際關(guān)系和自我修養(yǎng)。

　　1、秘書(shū)心理素質(zhì)的構(gòu)成

　　(1)秘書(shū)的興趣

　　即認(rèn)識(shí)傾向，常說(shuō)的愛(ài)好。秘書(shū)的興趣應(yīng)具有以下幾種品質(zhì)：廣泛性、中心性、持久性

　　(2)秘書(shū)的情感與情緒

　　情感是人們對(duì)客觀事物是否符合其需要而產(chǎn)生的內(nèi)心體驗(yàn)。秘書(shū)情感的品質(zhì)是：要有道德感;要有理智感;要有審美感。

　　情緒是情感的基本形式，是人們對(duì)客觀事物的態(tài)度體驗(yàn)。情感比較穩(wěn)定而持久，情緒容易變化而不穩(wěn)定。秘書(shū)的情緒按性質(zhì)分為兩類(lèi)：即愉快的情緒;不愉快的情緒。按發(fā)生強(qiáng)度、速度和持續(xù)時(shí)間分為三類(lèi)：心境、激情、應(yīng)激。

　　(3)秘書(shū)的意志

　　良好的意志是秘書(shū)工作取得成效的保證，是自我修養(yǎng)不斷提高的動(dòng)力。

　　良好的意志應(yīng)該具備的特征：要具有自覺(jué)性、果斷性、堅(jiān)持性、自制性。(相反的分別是：受示性、獨(dú)斷性;寡斷性、武斷性;頑固性、動(dòng)搖性;任性)

　　(4)秘書(shū)的氣質(zhì)

　　氣質(zhì)是指人們比較穩(wěn)定的心理活動(dòng)動(dòng)力特征。人的所有心理活動(dòng)和行為都受氣質(zhì)影響，氣質(zhì)具有穩(wěn)定性，但人的氣質(zhì)是千差萬(wàn)別的。氣質(zhì)的主要類(lèi)型有：多血質(zhì)(活潑型)的人、膽汁質(zhì)(興奮型)的人、粘液質(zhì)(安靜型)的人、抑郁質(zhì)(抑制型)的人。

　　注意：

　　上述四種氣質(zhì)既有積極的因素，也有消極的方面，并不能決定一個(gè)人成就的大小。工作成就的大小主要是由一個(gè)人的工作態(tài)度和努力程度決定的。在實(shí)際工作中，對(duì)不同氣質(zhì)類(lèi)型的秘書(shū)安排工作可以有不同的考慮。

　　秘書(shū)進(jìn)行氣質(zhì)修養(yǎng)的途徑：自我控制、職業(yè)環(huán)境影響、有意識(shí)地做一些與自己氣質(zhì)相反的工作。

　　(1)秘書(shū)的性格

　　秘書(shū)性格是秘書(shū)心理素質(zhì)的核心部分。性格主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：對(duì)現(xiàn)實(shí)的態(tài)度上和行動(dòng)的方式上。

　　秘書(shū)健全的性格主要包括：要堅(jiān)強(qiáng)執(zhí)著而不固執(zhí);要敏捷靈活而不冒失;要開(kāi)朗隨和而不輕佻;要幽默詼諧而不尖刻。健全的性格，有利于搞好人際關(guān)系，有利于適應(yīng)環(huán)境，有利于身心健康。

　　2、秘書(shū)的心理健康

　　(1)影響秘書(shū)心理健康的因素

　　負(fù)擔(dān)過(guò)重;輿論壓力;關(guān)系復(fù)雜。

　　(2)秘書(shū)心理健康的標(biāo)準(zhǔn)

　　一個(gè)心理健康的秘書(shū)應(yīng)具有以下的主要標(biāo)志：智力正常;情緒成熟;行為協(xié)調(diào);工作專(zhuān)注;關(guān)系和諧。

　　(3)秘書(shū)常見(jiàn)的心理障礙及消除

　　嫉妒：要正視自己的差距，停止與別人的比較，要有通過(guò)努力趕上或超過(guò)別人的積極心態(tài)，從病態(tài)的自卑或自尊中解脫。

　　焦慮：要增強(qiáng)自信，對(duì)未來(lái)充滿(mǎn)信心，不為一時(shí)一事所困擾，不為一得一失而計(jì)較，努力去實(shí)現(xiàn)一個(gè)有意義的目標(biāo)，

　　急躁：遇事冷靜，處變不驚。

　　厭煩：樹(shù)立正確的理想信念和工作目標(biāo)，要有正確是思維方法，懂得厭煩是無(wú)濟(jì)于事的。

　　自傲和自卑：樹(shù)立正確的自我表現(xiàn)意識(shí)，從而保持心理平衡。

文秘的專(zhuān)業(yè)知識(shí)2

　　一個(gè)稱(chēng)職的秘書(shū)，必須具有運(yùn)籌能力、辦事能力、調(diào)查研究能力、組織協(xié)調(diào)能力、交際能力、文字表達(dá)能力和操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力。其中文字表達(dá)能力是最重要、最基本的，也是實(shí)現(xiàn)其它能力的基礎(chǔ)。可以這么說(shuō)，文字表達(dá)能

　　力是秘書(shū)工作人員的基本功，是“看家”的本領(lǐng)。

　　那么，怎樣才能有效地提高文秘寫(xiě)作的能力呢？具體說(shuō)來(lái)，主要應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

　　一、首先，要端正態(tài)度，培養(yǎng)興趣，自覺(jué)學(xué)好文秘寫(xiě)作。

　　不管干什么事情，必須有正確的態(tài)度和濃厚的興趣，這樣才有動(dòng)力，才樂(lè)于去干，并想方設(shè)法去把工作干好。學(xué)習(xí)文秘寫(xiě)作也是如此。寫(xiě)作，是一種復(fù)雜、精細(xì)的精神生產(chǎn)，是一項(xiàng)十分嚴(yán)肅而艱苦的創(chuàng)造性腦力勞動(dòng)，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國(guó)著名的未來(lái)學(xué)家約翰·奈斯比特在《大趨勢(shì)——改變我們生活的十個(gè)新方向》一書(shū)中指出：“在工業(yè)社會(huì)向信息社會(huì)過(guò)渡中，有五件最重要的'事情應(yīng)該記住，而其中的一件就是：在這個(gè)文字密集的社會(huì)里，我們比以往任何時(shí)候都更需要具備最基本的讀寫(xiě)技能。這里所說(shuō)的讀寫(xiě)技能，首先就是足以應(yīng)付日常工作和生活所需的寫(xiě)作能力，也就是應(yīng)用寫(xiě)作能力�！迸c此同時(shí)，我們還要培養(yǎng)學(xué)習(xí)文秘寫(xiě)作的濃厚興趣，變被動(dòng)為主動(dòng)，變要我學(xué)為我要學(xué)。愛(ài)因斯坦說(shuō)過(guò)：熱愛(ài)是最好的老師。對(duì)寫(xiě)作有強(qiáng)烈的責(zé)任感和濃厚的興趣，熱愛(ài)寫(xiě)作，熱愛(ài)到“忘我”、“癡迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會(huì)意，便欣然忘我”，樂(lè)此不疲，如饑似渴地去鉆研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恒，這樣就一定會(huì)學(xué)得好，學(xué)得入門(mén)，就會(huì)不斷地取得進(jìn)步。

　　二、其次，學(xué)習(xí)文秘寫(xiě)作基礎(chǔ)知識(shí)，借鑒優(yōu)秀作品。

　　寫(xiě)作有沒(méi)有規(guī)律可循、方法可求呢？我們的回答是肯定的。古人說(shuō)：“寫(xiě)作無(wú)秘雇作文有要道”，“定體則無(wú)，大體須有”，這種認(rèn)識(shí)是符合辯證法的。我們所學(xué)的文秘寫(xiě)作教材，就是前人文秘寫(xiě)作經(jīng)驗(yàn)的科學(xué)總結(jié)，就是揭示文秘寫(xiě)作的一般規(guī)律、引導(dǎo)人們掌握文秘寫(xiě)作方法和技巧的理論。

　　要提高文秘寫(xiě)作能力，還應(yīng)有意識(shí)地選讀一些范文，以作借鑒。魯迅說(shuō)過(guò)：“凡是已有定評(píng)的大作家，他的作品，全部就說(shuō)明著應(yīng)該怎樣寫(xiě)。只是讀者很不容易看出，也就不能領(lǐng)悟。我們也應(yīng)認(rèn)識(shí)到：讀書(shū)是讀他人之書(shū)，作文是作自己之文；借鑒只是從中汲取營(yíng)養(yǎng)，經(jīng)消化后成為自己的東西；而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫(huà)瓢”。

　　三、最后，要勇于實(shí)踐，堅(jiān)持多練習(xí)、多修改。

　　寫(xiě)作是一種技能，技能的提高要靠實(shí)踐。實(shí)踐出真知。立足于多寫(xiě)多練，這是提高寫(xiě)作能力最有效的途徑。如果只讀不寫(xiě)或少寫(xiě)，那就會(huì)眼高手低，所學(xué)到的確良知識(shí)，將無(wú)用武之地，寫(xiě)作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補(bǔ)拙。只有勤學(xué)若練，堅(jiān)持不懈，才會(huì)熟能生巧，運(yùn)筆自如，真正學(xué)到本領(lǐng)。 作為文秘人員，多寫(xiě)多練固然重要，但每次擬稿時(shí)，還要進(jìn)行仔細(xì)的修改。多修改自己的文章也是提高文秘寫(xiě)作能力的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。多改符合人們認(rèn)識(shí)客觀事物由淺入深、由片面到全面的規(guī)律，也是寫(xiě)文章責(zé)任心強(qiáng)的一種表現(xiàn)。文章頻改，工夫自出。事實(shí)上，多一次認(rèn)真修改，就多一份寫(xiě)作的體驗(yàn)，就多一項(xiàng)具體的收獲。作為稱(chēng)職的秘書(shū)人員，要有高度的責(zé)任感，，養(yǎng)成修改文章的良好的良好習(xí)慣，虛心聽(tīng)取領(lǐng)導(dǎo)和同志們的意見(jiàn)，克服怕人挑“刺”的思想，對(duì)每一篇文章反復(fù)推敲，精思細(xì)改，這樣寫(xiě)作能力才能迅速地提高。

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