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第一招,瀏覽及按重要緊急劃分工作
所謂一年之計在于春,一日之計在于晨。每天上班第一件事甚至是瀏覽所有待辦事情,按重要,緊急情況排序。按四項(xiàng)類別劃分,如下圖:
圖片發(fā)自簡書App
分類后,緊急重要程度一目了然。重要又緊急的事情,是需馬上完成的。同時,為避免別人催促,緊急不重要的事情,應(yīng)該放入第二類。第三類,重要不緊急的事,做好計劃后,應(yīng)由方向地完成。最后一類,不重要又不緊急的事情,可安放待辦事情。我們工作時,特別在忙碌狀態(tài)下,大腦容易凌亂,往往會拿起一些較容易又可以快速完成的事情去做。其實(shí)這是個誤區(qū),大腦也會偷懶,經(jīng)常會選擇容易的事情,這樣瑣碎又簡單的事情做得越多,大腦會“誤以為”做了很多事情,產(chǎn)生愉悅感。往往這類簡單瑣碎的工作,是不緊急又不重要的'事。因此有必要瀏覽及分類工作。這樣的好處,除了有意識地知道重點(diǎn)工作,記錄避免浪費(fèi)腦力去記憶,最重要的是,預(yù)先知道所有的工作,有部分工作是需要旁人協(xié)助,如取到同事的信息,也可提前通知,有所準(zhǔn)備,避免等待及因缺少信息,工作被推后等現(xiàn)象。
第二招,把工作放入對應(yīng)的時間表
很多人都喜歡針對工作內(nèi)容,評估大概的完成時間,如做工作匯總要花1小時,然后開始工作。但這樣安排容易在工作過程中分散精神,也難達(dá)到催促工作的效果。如何優(yōu)化?只需兩步,預(yù)估工作完成所需時間,把任務(wù)放入時間表內(nèi)。如工作匯總,需要1小時,安排在早上9點(diǎn)到10點(diǎn)。這樣精確的時間段,而且有截止時間,就會忍不住加快速度工作,一旦有分散注意力,就會警惕自己,專心繼續(xù)下去。在早上10點(diǎn)前,大部分人都未正式進(jìn)入工作狀態(tài),所以為避免有打擾,瀏覽排序工作,以及第一第二重要緊急工作,應(yīng)該在10點(diǎn)前完成,至少是盡最快速度完成。同時,把事情放入多應(yīng)的時間表,時間單位越小越精確,避免時間觀念模糊,對加緊處理工作有提醒作用。
第三招,不同種類的工作,輪流處理。
辦公時間太長,或者遇到煩心事,不知道如何處理時,會忍不住拿起手邊的手機(jī),刷微信,看小說等放松心情?墒謾C(jī)一拿起來,沉浸在愉悅的玩樂中,十幾分鐘又過去了。這類現(xiàn)象的主要原因是大腦疲勞,導(dǎo)致厭倦工作內(nèi)容。可以參考如下辦法,交替處理工作,像我們讀書時期,語文數(shù)學(xué),文科理科是交替輪流上課的。至少不會出現(xiàn)一整天都是語文課,明天一整天是數(shù)學(xué)課。我們工作的安排也可參照交替處理。如安排半小時處理訂單,半小時工作匯總,再花幾分鐘寄快遞。這樣大腦得到短暫的休息,處理不同的內(nèi)容,也能保持專注力,自然就不會想玩手機(jī)了。
第四招,處理障礙要等待
如今微信,QQ,電話等辦公交流方式,極大地縮短工作處理等待時間,可也帶來不少弊端。各種各樣的的消息跳出來,咨詢,投訴等問題應(yīng)接不暇。隨便一條消息都有可能是一個任務(wù),對于處理這種信息,很多人都苦不堪言,看得眼花繚亂,而且一旦對某個信息回復(fù),接下來仍有一番對話,你得來回切換對話框,手忙腳亂處理每個對話。甚至在辦公室里,不可能獨(dú)自處理事情,總會有人走來咨詢某些信息,打斷你的思路,甚至?xí)屇銉?yōu)先處理他的事情。時間在你處理各種信息中,不知不覺失去了。如何避免這類問題?最佳處理辦法是,讓這些阻礙等。
對于各類信息,無關(guān)的就取消提醒。若是直接聯(lián)系你,就需定期回復(fù),比如是每隔一小時回復(fù)處理,一般有緊急的事,都會電話聯(lián)系,如果用郵件或QQ微信咨詢,都會有耐心等待回復(fù)的。這樣可避免消息轟炸。如果遇上現(xiàn)場咨詢信息,看解決方案。不是每個問題都應(yīng)該由你回復(fù),有可能別人覺得與你有關(guān),最重要的是,讓咨詢你的人,能夠自主找到解決問題的途徑,所謂授人以魚,不如授人以漁就是這道理。最后,某類非常緊急,又務(wù)必只能由你處理的事情,可以先記錄正在工作的事項(xiàng)進(jìn)度,再處理這些突發(fā)事件,避免重新處理當(dāng)前任務(wù)時出現(xiàn)思路中斷的問題。
沒有任何工作是一帆風(fēng)順稱心如意的,唯有不斷修正,懂得利用辦公時間,提高工作效率,才是最根本的。
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6點(diǎn)優(yōu)先工作制
該方法是效率大師艾維利向美國一家鋼鐵公司提供咨詢時提出的,它使這家公司用了5年的時間,從瀕臨破產(chǎn)一躍成為當(dāng)時全美最大的私營鋼鐵企業(yè),艾維利因此獲得了2.5萬美元咨詢費(fèi),故管理界將該方法喻為“價值2.5萬美元的時間管理方法”。
這一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序,分別從“1”到“6”標(biāo)出6件最重要的事情。每天一開始,先全力以赴做好標(biāo)號為“1”的事情,直到它被完成或被完全準(zhǔn)備好,然后再全力以赴地做標(biāo)號為“2”的事,依此類推……
艾維利認(rèn)為,一般情況下,如果一個人每都能全力以赴地完6件最重要的事情,那么他一定是一位高效率人士
帕累托原則
這是由19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出的。其核心內(nèi)容是生活中80%的結(jié)果幾乎源于20%的活動。比如,總是那些20%的客戶給你帶來了80%的業(yè)績,可能創(chuàng)造了80%的利潤;世界上創(chuàng)造了80%的財富是被20%的人掌握著,世界上80%的人只分享了20%的財富。因此,要把注意力放在20%的關(guān)鍵事情上。
根據(jù)這一原則,我們應(yīng)當(dāng)對要做的事情分輕重緩急,進(jìn)行如下的排序:
A.重要且緊急(比如救火、搶險等)——必須立刻做。
B.重要但不緊急(比如學(xué)習(xí)、做計劃、與人談心、體檢等)——只要沒有前一類事的壓力,應(yīng)該當(dāng)成緊急的事去做,而不是拖延。
C.緊急但不重要(比如有人因?yàn)榇蚵閷ⅰ叭币弧倍o急約你、有人突然打電話請吃飯等)——只有在優(yōu)先考慮了重要的事情后,再來考慮這類事。人們常犯的毛病是把“緊急”當(dāng)成優(yōu)先原則,而不是把“重要”當(dāng)成優(yōu)先原則。其實(shí),許多看似很緊急的'事,拖一拖,甚至不辦,也無關(guān)大局。
D.既不緊急也不重要(比如娛樂、消遣等事情)——有閑工夫再說。
麥肯錫30秒電梯理論
麥肯錫公司曾經(jīng)得到過一次沉痛的教訓(xùn):該公司曾經(jīng)為一家重要的客戶做咨詢。咨詢結(jié)束的時候,麥肯錫的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在電梯間里遇見了對方的董事長,該董事長問麥肯錫的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人:“你能不能說一下現(xiàn)在的結(jié)果呢?”由于該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人沒有準(zhǔn)備,而且即使有準(zhǔn)備也無法在電梯從30層1層運(yùn)行的30秒鐘內(nèi)把結(jié)果說清楚。最終,麥肯錫失去了這一重要的客戶。從此,麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時間內(nèi)把結(jié)果表達(dá)清楚,凡事要直奔主題、直奔結(jié)果。麥肯錫認(rèn)為,一般情況下人們最多記得住一二三,記不住四五六,所以凡事要?dú)w納在3條以內(nèi)`。這就是如今在商界流傳甚廣的“30秒電梯理論”或稱“電梯演講”。
辦公室美學(xué)
秩序是一種美。均勻、對稱、平衡和整齊的事物能給人一種美感。簡潔就是速度,條理就是效率。簡潔和條理也是一種美,是一種辦公室的美學(xué)、工作的美學(xué)。
我們應(yīng)當(dāng)養(yǎng)成如下良好習(xí)慣:
物以類聚,東西用畢物歸原處;
不亂放東西;
把整理好的東西編上號,貼上標(biāo)簽,做好登記;
好記性不如爛筆頭,要勤于記錄;
處理文件的3個環(huán)節(jié):第一,迅速回復(fù)。
第二,迅速歸檔,以免文件弄亂或弄丟。
第三,及時銷毀。沒用的文件要及時處理掉,以免繼續(xù)浪費(fèi)空間和時間。
莫法特休息法
《圣經(jīng)新約》的翻譯者詹姆斯?莫法特的書房里有3張桌子:第一張擺著他正在翻譯的《圣經(jīng)?新約》譯稿;第二張擺的是他的一篇論文的原稿;第三張擺的是他正在寫的一篇偵探小說。
莫法特的休息方法就是從一張書桌搬到另一張書桌,繼續(xù)工作。
“間作套種”是農(nóng)業(yè)上常用的一種科學(xué)種田的方法。人們在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn),連續(xù)幾季都種相同的作物,土壤的肥力就會下降很多,因?yàn)橥环N作物吸收的是同一類養(yǎng)分,長此以往,地力就會枯竭。人的腦力和體力也是這樣,如果長時間持續(xù)同一項(xiàng)工作內(nèi)容,就會產(chǎn)生疲勞,使活動能力下降。如果這時改變工作內(nèi)容,就會產(chǎn)生新的優(yōu)勢興奮灶,而原來的興奮灶則得到抑制,這樣人的腦力和體力就可以得到有交的調(diào)劑和放松。
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1、用精力最佳的時間完成最重要的工作。工作可能同時有很多,但不見得每件事都是重要的,拿到工作時首先將工作按照主次排序,把緊急、重要的工作放在前面。
2、反對浪費(fèi)時間。既然已經(jīng)開始工作,那就精力集中的投入進(jìn)去,不能三心二意,把時間浪費(fèi)在沒有意義的事情上。
3、保持時間上的彈性,科學(xué)管理時間,文武之道,一張一弛。工作中也要適度的休息,很多時候,適度休息反而可以走的更遠(yuǎn),經(jīng)過短暫的休息,再開始工作的.時候更容易產(chǎn)生新的靈感。
4、領(lǐng)導(dǎo)不能事必躬親。事必躬親是小生產(chǎn)的管理方法,不懂得授權(quán),而滿足于自己辛辛苦苦,往往顧此失彼,管理不到位。
5、堅持自我。優(yōu)秀的人往往都有很強(qiáng)的自控力,能夠清楚自己在什么時間該做什么,而是不隨波逐流,看到別人做什么就做什么。
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