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辦公時間管理

時間：2022-07-06 05:19:43 時間管理我要投稿

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關(guān)于辦公時間管理

關(guān)于辦公時間管理1

　　第一招，瀏覽及按重要緊急劃分工作

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　　所謂一年之計在于春，一日之計在于晨。每天上班第一件事甚至是瀏覽所有待辦事情，按重要，緊急情況排序。按四項(xiàng)類別劃分，如下圖:

　　圖片發(fā)自簡書App

　　分類后，緊急重要程度一目了然。重要又緊急的事情，是需馬上完成的。同時，為避免別人催促，緊急不重要的事情，應(yīng)該放入第二類。第三類，重要不緊急的事，做好計劃后，應(yīng)由方向地完成。最后一類，不重要又不緊急的事情，可安放待辦事情。我們工作時，特別在忙碌狀態(tài)下，大腦容易凌亂，往往會拿起一些較容易又可以快速完成的事情去做。其實(shí)這是個誤區(qū)，大腦也會偷懶，經(jīng)常會選擇容易的事情，這樣瑣碎又簡單的事情做得越多，大腦會“誤以為”做了很多事情，產(chǎn)生愉悅感。往往這類簡單瑣碎的工作，是不緊急又不重要的'事。因此有必要瀏覽及分類工作。這樣的好處，除了有意識地知道重點(diǎn)工作，記錄避免浪費(fèi)腦力去記憶，最重要的是，預(yù)先知道所有的工作，有部分工作是需要旁人協(xié)助，如取到同事的信息，也可提前通知，有所準(zhǔn)備，避免等待及因缺少信息，工作被推后等現(xiàn)象。

　　第二招，把工作放入對應(yīng)的時間表

　　很多人都喜歡針對工作內(nèi)容，評估大概的完成時間，如做工作匯總要花1小時，然后開始工作。但這樣安排容易在工作過程中分散精神，也難達(dá)到催促工作的效果。如何優(yōu)化?只需兩步，預(yù)估工作完成所需時間，把任務(wù)放入時間表內(nèi)。如工作匯總，需要1小時，安排在早上9點(diǎn)到10點(diǎn)。這樣精確的時間段，而且有截止時間，就會忍不住加快速度工作，一旦有分散注意力，就會警惕自己，專心繼續(xù)下去。在早上10點(diǎn)前，大部分人都未正式進(jìn)入工作狀態(tài)，所以為避免有打擾，瀏覽排序工作，以及第一第二重要緊急工作，應(yīng)該在10點(diǎn)前完成，至少是盡最快速度完成。同時，把事情放入多應(yīng)的時間表，時間單位越小越精確，避免時間觀念模糊，對加緊處理工作有提醒作用。

　　第三招，不同種類的工作，輪流處理。

　　辦公時間太長，或者遇到煩心事，不知道如何處理時，會忍不住拿起手邊的手機(jī)，刷微信，看小說等放松心情�？墒謾C(jī)一拿起來，沉浸在愉悅的玩樂中，十幾分鐘又過去了。這類現(xiàn)象的主要原因是大腦疲勞，導(dǎo)致厭倦工作內(nèi)容。可以參考如下辦法，交替處理工作，像我們讀書時期，語文數(shù)學(xué)，文科理科是交替輪流上課的。至少不會出現(xiàn)一整天都是語文課，明天一整天是數(shù)學(xué)課。我們工作的安排也可參照交替處理。如安排半小時處理訂單，半小時工作匯總，再花幾分鐘寄快遞。這樣大腦得到短暫的休息，處理不同的內(nèi)容，也能保持專注力，自然就不會想玩手機(jī)了。

　　第四招，處理障礙要等待

　　如今微信，QQ，電話等辦公交流方式，極大地縮短工作處理等待時間，可也帶來不少弊端。各種各樣的的消息跳出來，咨詢，投訴等問題應(yīng)接不暇。隨便一條消息都有可能是一個任務(wù)，對于處理這種信息，很多人都苦不堪言，看得眼花繚亂，而且一旦對某個信息回復(fù)，接下來仍有一番對話，你得來回切換對話框，手忙腳亂處理每個對話。甚至在辦公室里，不可能獨(dú)自處理事情，總會有人走來咨詢某些信息，打斷你的思路，甚至?xí)屇銉?yōu)先處理他的事情。時間在你處理各種信息中，不知不覺失去了。如何避免這類問題?最佳處理辦法是，讓這些阻礙等。

　　對于各類信息，無關(guān)的就取消提醒。若是直接聯(lián)系你，就需定期回復(fù)，比如是每隔一小時回復(fù)處理，一般有緊急的事，都會電話聯(lián)系，如果用郵件或QQ微信咨詢，都會有耐心等待回復(fù)的。這樣可避免消息轟炸。如果遇上現(xiàn)場咨詢信息，看解決方案。不是每個問題都應(yīng)該由你回復(fù)，有可能別人覺得與你有關(guān)，最重要的是，讓咨詢你的人，能夠自主找到解決問題的途徑，所謂授人以魚，不如授人以漁就是這道理。最后，某類非常緊急，又務(wù)必只能由你處理的事情，可以先記錄正在工作的事項(xiàng)進(jìn)度，再處理這些突發(fā)事件，避免重新處理當(dāng)前任務(wù)時出現(xiàn)思路中斷的問題。

　　沒有任何工作是一帆風(fēng)順稱心如意的，唯有不斷修正，懂得利用辦公時間，提高工作效率，才是最根本的。

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　　6點(diǎn)優(yōu)先工作制

　　該方法是效率大師艾維利向美國一家鋼鐵公司提供咨詢時提出的，它使這家公司用了5年的時間，從瀕臨破產(chǎn)一躍成為當(dāng)時全美最大的私營鋼鐵企業(yè)，艾維利因此獲得了2.5萬美元咨詢費(fèi)，故管理界將該方法喻為“價值2.5萬美元的時間管理方法”。

　　這一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序，分別從“1”到“6”標(biāo)出6件最重要的事情。每天一開始，先全力以赴做好標(biāo)號為“1”的事情，直到它被完成或被完全準(zhǔn)備好，然后再全力以赴地做標(biāo)號為“2”的事，依此類推……

　　艾維利認(rèn)為，一般情況下，如果一個人每都能全力以赴地完6件最重要的事情，那么他一定是一位高效率人士

　　帕累托原則

　　這是由19世紀(jì)意大利經(jīng)濟(jì)學(xué)家帕累托提出的。其核心內(nèi)容是生活中80%的結(jié)果幾乎源于20%的活動。比如，總是那些20%的客戶給你帶來了80%的業(yè)績，可能創(chuàng)造了80%的利潤;世界上創(chuàng)造了80%的財富是被20%的人掌握著，世界上80%的人只分享了20%的財富。因此，要把注意力放在20%的關(guān)鍵事情上。

　　根據(jù)這一原則，我們應(yīng)當(dāng)對要做的事情分輕重緩急，進(jìn)行如下的排序：

　　A.重要且緊急(比如救火、搶險等)——必須立刻做。

　　B.重要但不緊急(比如學(xué)習(xí)、做計劃、與人談心、體檢等)——只要沒有前一類事的壓力，應(yīng)該當(dāng)成緊急的事去做，而不是拖延。

　　C.緊急但不重要(比如有人因?yàn)榇蚵閷ⅰ叭币弧倍o急約你、有人突然打電話請吃飯等)——只有在優(yōu)先考慮了重要的事情后，再來考慮這類事。人們常犯的毛病是把“緊急”當(dāng)成優(yōu)先原則，而不是把“重要”當(dāng)成優(yōu)先原則。其實(shí)，許多看似很緊急的'事，拖一拖，甚至不辦，也無關(guān)大局。

　　D.既不緊急也不重要(比如娛樂、消遣等事情)——有閑工夫再說。

　　麥肯錫30秒電梯理論

　　麥肯錫公司曾經(jīng)得到過一次沉痛的教訓(xùn)：該公司曾經(jīng)為一家重要的客戶做咨詢。咨詢結(jié)束的時候，麥肯錫的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在電梯間里遇見了對方的董事長，該董事長問麥肯錫的項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：“你能不能說一下現(xiàn)在的結(jié)果呢?”由于該項(xiàng)目負(fù)責(zé)人沒有準(zhǔn)備，而且即使有準(zhǔn)備也無法在電梯從30層1層運(yùn)行的30秒鐘內(nèi)把結(jié)果說清楚。最終，麥肯錫失去了這一重要的客戶。從此，麥肯錫要求公司員工凡事要在最短的時間內(nèi)把結(jié)果表達(dá)清楚，凡事要直奔主題、直奔結(jié)果。麥肯錫認(rèn)為，一般情況下人們最多記得住一二三，記不住四五六，所以凡事要?dú)w納在3條以內(nèi)`。這就是如今在商界流傳甚廣的“30秒電梯理論”或稱“電梯演講”。

　　辦公室美學(xué)

　　秩序是一種美。均勻、對稱、平衡和整齊的事物能給人一種美感。簡潔就是速度，條理就是效率。簡潔和條理也是一種美，是一種辦公室的美學(xué)、工作的美學(xué)。

　　我們應(yīng)當(dāng)養(yǎng)成如下良好習(xí)慣：

　　物以類聚，東西用畢物歸原處;

　　不亂放東西;

　　把整理好的東西編上號，貼上標(biāo)簽，做好登記;

　　好記性不如爛筆頭，要勤于記錄;

　　處理文件的3個環(huán)節(jié)：第一，迅速回復(fù)。

　　第二，迅速歸檔，以免文件弄亂或弄丟。

　　第三，及時銷毀。沒用的文件要及時處理掉，以免繼續(xù)浪費(fèi)空間和時間。

　　莫法特休息法

　　《圣經(jīng)新約》的翻譯者詹姆斯?莫法特的書房里有3張桌子：第一張擺著他正在翻譯的《圣經(jīng)?新約》譯稿;第二張擺的是他的一篇論文的原稿;第三張擺的是他正在寫的一篇偵探小說。

　　莫法特的休息方法就是從一張書桌搬到另一張書桌，繼續(xù)工作。

　　“間作套種”是農(nóng)業(yè)上常用的一種科學(xué)種田的方法。人們在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，連續(xù)幾季都種相同的作物，土壤的肥力就會下降很多，因?yàn)橥环N作物吸收的是同一類養(yǎng)分，長此以往，地力就會枯竭。人的腦力和體力也是這樣，如果長時間持續(xù)同一項(xiàng)工作內(nèi)容，就會產(chǎn)生疲勞，使活動能力下降。如果這時改變工作內(nèi)容，就會產(chǎn)生新的優(yōu)勢興奮灶，而原來的興奮灶則得到抑制，這樣人的腦力和體力就可以得到有交的調(diào)劑和放松。