辦公室會務(wù)工作規(guī)范

　　一、接受會議指令

　　辦公室工作人員在接到會議指令時，應(yīng)準(zhǔn)確記錄會議召開的各項要求，全面掌握有關(guān)情況，做好相關(guān)準(zhǔn)備工作。

　　二、會議方案制訂

　　根據(jù)接到會議的指令和領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)要求，制訂會議方案，內(nèi)容主要包括：會議名稱、主辦單位、協(xié)辦單位、時間、地點(diǎn)、議程、出席領(lǐng)導(dǎo)、參加人員、列席人員、擬邀請人員、會議文件資料準(zhǔn)備、會場布置、安全、衛(wèi)生、新聞報道、典型發(fā)言、頒獎、會議經(jīng)費(fèi)預(yù)算以及其它特殊要求。

　　三、會議方案審批

　　將擬定的會議方案報發(fā)指令領(lǐng)導(dǎo)或分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)審批。

　　四、會前籌備

　�。ㄒ唬�會議通知

　　1、會議一般應(yīng)發(fā)書面或網(wǎng)上通知。電話通知的，應(yīng)擬定簡明扼要的通知稿，以傳真為主。

　　2、通知內(nèi)容包括：會議名稱、時間、地點(diǎn)、參加人員、會議內(nèi)容和會期注意事項、聯(lián)系電話等。

　　3、通知范圍：參會領(lǐng)導(dǎo)、其他參會人員、本單位列席人員、媒體記者及相關(guān)單位，確定報名日期，要求在報名截至日期之前反饋參會人員的姓名、性別、單位、職務(wù)和聯(lián)系方式。

　　4、通知下發(fā)后，應(yīng)掌握應(yīng)到會人員擬出席、請假情況并及時向領(lǐng)導(dǎo)匯報。

　　5、邀請省部級領(lǐng)導(dǎo)參加的會議，要以文件形式向領(lǐng)導(dǎo)人或者有關(guān)部門發(fā)邀請函。

　�。ǘ�）會議文件準(zhǔn)備

　　由相關(guān)單位負(fù)責(zé)會議文件的準(zhǔn)備，對需向大會提交的文件資料，應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)收集和分發(fā)，并與會務(wù)承辦部門做好協(xié)調(diào)工作。會議文件主要有：

　　1、會議主體文件，包括主持辭、主題報告、專題報告、決議、領(lǐng)導(dǎo)講話等。

　　2、會議程序文件，包括議程文件、日程安排、選舉程序、表決程序等。

　　3、會議管理文件，包括會議須知、保密規(guī)定、作息時間等。

　�。ㄈ�）會場布置

　　布置會場應(yīng)體現(xiàn)會議的性質(zhì)和需要，烘托會場氣氛。

　　1、會場裝飾

　　（1）黨代表大會和黨代表會議，背景布置黨徽和紅旗。

　　（2）根據(jù)會議需要在主席臺懸掛會標(biāo)、擺放花卉。

　　（3）根據(jù)會議需要懸掛標(biāo)語、擺放花壇等。

　　2、會場座次排列

　�。�1）主席臺人員座次的排列。會議主席臺座次排列順序，一般按職務(wù)高低排列，以 主席臺座位為準(zhǔn)，無論人數(shù)單、雙，均以最高領(lǐng)導(dǎo)為中心，然后依先左后右次序排列。如領(lǐng)導(dǎo)對座次安排有特殊交待，按領(lǐng)導(dǎo)意見辦。

　�。�2）標(biāo)識座次的方法，采用在主席臺或會議桌上擺放座簽、在與會人員入場券上注明座次等方法。

　�。�3）重大會議，印制座位圖表，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后發(fā)給代表和有關(guān)人員。

　　（4）有一定級別領(lǐng)導(dǎo)人參加的會議，要在主會場旁邊準(zhǔn)備休息間，以準(zhǔn)備領(lǐng)導(dǎo)人提前來了有休息的地方。

　　3、其他要求

　�。�1）會場要考慮制冷、取暖、通風(fēng)和消毒等事項。

　�。�2）會場桌椅擺放應(yīng)整齊劃一，橫成行、豎成列。鋪有臺布的桌面應(yīng)干凈整齊、顏色統(tǒng)一。

　�。�3）座位牌要統(tǒng)一、規(guī)范、醒目，擺放要整齊。

　�。�4）會場內(nèi)音響、話筒、燈具等應(yīng)提前2小時調(diào)試，會前10分鐘重試，確保正常使用。同時準(zhǔn)備備用品，隨時應(yīng)對突發(fā)情況。

　　4、特殊要求

　�。�1）對表彰類會議，根據(jù)需要安排禮儀人員、音樂等。要求上述人員著裝整齊，守紀(jì)律、聽指揮。

　�。�2）黨代表大會和黨代表會議等會議，根據(jù)需要安排工作人員宣讀文件。

　�。�3）對出席重要會議的領(lǐng)導(dǎo)和其他參會人員有著裝要求的，應(yīng)提前通知。

　�。�4）涉密會議，應(yīng)按有關(guān)保密規(guī)定和通知要求辦理。

　�。�5）重要會議會場應(yīng)提醒與會人員關(guān)閉移動通訊工具。

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　　1、住宿。提前統(tǒng)計好住宿人數(shù)、性別、民族、預(yù)訂客房、檔次和房間數(shù)量，擬定房間分配方案，安排賓館值班等。由會務(wù)人員提出要求，督促所在賓館落實。

　　2、就餐。掌握就餐人員情況，包括少數(shù)民族人員及不同飲食習(xí)慣，提前2天確定就餐地點(diǎn)、食譜，安排衛(wèi)生防疫，制作餐證等。由會務(wù)人員提出要求，督促餐廳、防疫部門落實。

　　（五）會議用品準(zhǔn)備

　　提前制定周密方案或者開列用品準(zhǔn)備清單，將所用物品的名稱和數(shù)量詳細(xì)列出。主要包括：

　　1、制作證牌。包括：座位牌、出席證（列席證）、工作證、車輛通行證、獎狀、證書、文件袋等。

　　2、印制會務(wù)手冊。包括：議程、日程、參會人員名單、房號、電話號、就餐安排、乘車安排等。

　　3、特殊會議，如召開選舉性會議，應(yīng)準(zhǔn)備選票、選票箱、封條等，并準(zhǔn)備填寫選票用筆等物品。

　　（六）會議車輛安排

　　明確專人負(fù)責(zé)提前確定會議所需車輛，會議需要多輛車時應(yīng)將車輛編號、排序。

　�。ㄆ撸┬旁L安全保衛(wèi)工作

　　由會務(wù)人員協(xié)調(diào)院保衛(wèi)處制定、落實預(yù)案。

　�。ò耍┬侣剤蟮拦ぷ�

　　根據(jù)會議需要，院黨委宣傳部做好新聞報道工作或與新聞單位聯(lián)系協(xié)助做好會議新聞報道工作，會議新聞稿件應(yīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。

　�。ň牛┬l(wèi)生醫(yī)療、防疫工作

　　根據(jù)會議需要，院后勤管理部門制定或與醫(yī)院和防疫部門聯(lián)系，安排衛(wèi)生防疫人員駐會并制定應(yīng)急預(yù)案。

　�。ㄊ�）會議經(jīng)費(fèi)編制

　　根據(jù)會議需要，編制會議經(jīng)費(fèi)，報關(guān)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門審批。

　　五、會前檢查

　　會議召開前，由辦公室領(lǐng)導(dǎo)牽頭對上述會議準(zhǔn)備工作進(jìn)行檢查、調(diào)度，確保各項工作落實到位。對未完成的任務(wù)，明確專人限時完成，確保大會按時順利召開。

　　六、會議報到

　　會務(wù)工作人員應(yīng)至少提前30分鐘到達(dá)會場并做好以下工作：

　　1、會議簽到。要求與會人員本人簽到。報到完畢后，應(yīng)及時匯總情況，向會議主持人報告。會務(wù)工作人員在會前5分鐘，對沒有到會人員進(jìn)行催促。

　　2、發(fā)放文件、資料。包括各種會議文件及出席證、列席證、房證、餐證等。

　　3、會議報到后需要召開預(yù)備會的，組織參會人員或參會代表召開預(yù)備會，布置會議相關(guān)工作。

　　4、會議開始前，引導(dǎo)與會人員入座，制止無關(guān)人員進(jìn)入會場。

　　5、宣布會議紀(jì)律。開會時要關(guān)閉手機(jī)，進(jìn)入會場不準(zhǔn)吸煙，不準(zhǔn)隨意走動、交談喧嘩，涉密的會議強(qiáng)調(diào)有關(guān)保密紀(jì)律。

　　6、校黨委會議、黨政聯(lián)席會、校長辦公會等會議，有候會人員的應(yīng)安排候會人員在候會室等候，確保會議銜接緊密、有序。

　　七、會中服務(wù)

　　1、會場服務(wù)人員應(yīng)穩(wěn)重大方、禮貌用語，適時搞好會場服務(wù)。

　　2、會議開始后，會務(wù)人員應(yīng)巡視會場，維持會場秩序，發(fā)現(xiàn)不遵守紀(jì)律的情況，及時制止，妥善處理突發(fā)情況，確保會議順利進(jìn)行。

　　3、會議期間應(yīng)安排專人值班，搞好會中服務(wù)。

　　4、根據(jù)需要安排有關(guān)人員做好會議簡報、討論記錄和意見匯總工作。

　　5、校黨委會議、黨政聯(lián)席會、校長辦公會等重要會議的記錄，應(yīng)使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的會議記錄紙，記錄應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得隨意做增刪改動。

　　八、會后工作

　　1、會議結(jié)束后，應(yīng)疏導(dǎo)與會人員離開并檢查會場，查看有無遺留物品、資料，清退會議室、客房等。

　　2、收回會議文件。對需要收回的會議文件，在會議結(jié)束時及時如數(shù)收回。

　　3、校黨委會議、黨政聯(lián)席會、校長辦公會等會議結(jié)束后，應(yīng)及時整理會議紀(jì)要，報領(lǐng)導(dǎo)審定后，按規(guī)定范圍發(fā)放。

　　4、會議文件的歸檔。將形成的所有文件包括會議方案、通知、報告、簡報、記錄、簽到表等文件整理歸檔。

　　5、督辦落實。根據(jù)會議部署或領(lǐng)導(dǎo)安排督辦落實，并將督辦情況向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報。

　　6、會議經(jīng)費(fèi)結(jié)算。由會務(wù)工作人員、院財務(wù)處負(fù)責(zé)與會議有關(guān)服務(wù)單位進(jìn)行經(jīng)費(fèi)結(jié)算。