財務(wù)檔案管理制度[實用15篇]
現(xiàn)如今,我們可以接觸到制度的地方越來越多,制度泛指以規(guī)則或運作模式,規(guī)范個體行動的一種社會結(jié)構(gòu)。那么相關(guān)的制度到底是怎么制定的呢?下面是小編整理的財務(wù)檔案管理制度,僅供參考,大家一起來看看吧。
財務(wù)檔案管理制度1
一、對未歸檔會計資料進(jìn)行日常管理。
。ㄒ唬┮髮Ω鲘徫挥泿{證的編號、整理、裝訂等,提出規(guī)范化要求。
。ǘ┟吭陆K了,要整理各個崗位的會計憑證和資料,集中保管。
。ㄈ┠杲K辦完決算后,應(yīng)按《會計檔案管理辦法》的要求,將全年的會計資料收集齊全,并做好整理、裝訂、編號登記、分類及歸檔等工作。
二、進(jìn)行會計檔案的管理。
。ㄒ唬┱{(diào)閱會計檔案,要嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)。凡屬本單位人員調(diào)閱會計檔案,要經(jīng)會計主管人員同意;外單位有關(guān)人員需調(diào)閱會計檔案,要有正式介紹信,經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)同意,并登記調(diào)閱檔案名稱、日期、調(diào)檔人單位和姓名、調(diào)檔的事由及歸還日期等。
(二)負(fù)責(zé)以保存期滿的.會計檔案進(jìn)行銷毀工作。對保管期滿的會計檔案,要按《會計檔案管理辦法》規(guī)定,由財會部門會同檔案管理部門或管理人員共同鑒定,報經(jīng)上級主管部門批準(zhǔn)后,進(jìn)行處理。對需銷毀的會計檔案,要填寫'會計檔案銷毀清冊'。銷毀時,由單位領(lǐng)導(dǎo)指定檔案管理部門和財務(wù)部門共同派員監(jiān)督,并在銷毀清冊上簽名或蓋章。'會計檔案銷毀清冊'要長期保存,以便備查。
。ㄈ⿻嫏n案銷毀前,對本單位認(rèn)為重要的會計資料,應(yīng)復(fù)印留存。
財務(wù)檔案管理制度2
為了加強會計檔案管理,統(tǒng)一會計檔案管理制度,符合會計基礎(chǔ)規(guī)范化的要求,公司根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的`規(guī)定,特制定本制度。
一、會計檔案立卷管理辦法
1、會計憑證:每月做好的會計憑證必須在下月5日內(nèi)進(jìn)行順號、查對、清點,檢查憑證是否都符合規(guī)定,然后按每本50號裝訂成冊,憑證封面標(biāo)名每月共幾本、每本憑證的編號,再將裝訂成冊的憑證按順序立案存檔,使查找憑證方便、快速、一目了然。
2、會計報表:每月做好的會計報表必須依次編定頁碼,加具封面,裝訂成冊,加蓋公章。封面上應(yīng)當(dāng)注明:單位名稱、單位地址,財務(wù)報告所屬年度、季度、月度,送出日期,并由單位負(fù)責(zé)人、會計機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計主管人員簽名或蓋章。再將會計報表按年份順序存放,立案歸檔,以便查找。
3、會計帳本:每月結(jié)帳后,將打印出來的會計帳簿加具封面,裝訂成冊,標(biāo)明帳戶名稱、順序號、標(biāo)上標(biāo)簽,將會計帳簿按年份順序存放,立案歸檔,以便查找。
4、財務(wù)文件:財務(wù)文件、審計報告等按文件內(nèi)容進(jìn)行分類,按立案時間打出文件清單,標(biāo)上標(biāo)簽、編上編號,便于查閱。
二、會計檔案調(diào)閱管理辦法
借閱檔案必須按正常手續(xù)進(jìn)行,財務(wù)部查閱檔案資料,要求當(dāng)天查閱當(dāng)天歸放原處;審計人員查閱檔案要有借閱手續(xù);外調(diào)檔案,必須經(jīng)財務(wù)部主管批準(zhǔn),并付上借閱檔案借據(jù),寫明借調(diào)日期、用途、檔案名稱、份數(shù)、歸還時間等,方可借出檔案。檔案管理人員要根據(jù)借調(diào)檔案規(guī)定,到期及時催收歸還檔案,確保檔案完整無缺。
三、會計檔案保管期限
1、會計憑證:
、僭紤{證、記帳憑證保管期限為15年;
、阢y行存款余額調(diào)節(jié)表保管期限為3年;
2、會計帳簿:
、佻F(xiàn)金和銀行存款日記帳保管期限為25年;
、诿骷(xì)帳保管期限為15年;
③總帳保管期限為15年;
、茌o助帳簿保管期限為15年;
、莨潭ㄙY產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)清理報廢后保存5年。
3、會計報表:
、僭、季度會計報表保管期限為15年;
、谀甓葧媹蟊肀9芷谙逓橛谰。
4、其他:
、贂嬕平磺鍍员9芷谙逓15年
、跁嫏n案保管清冊保管期為永久
③會計檔案銷毀清冊保管期為永久
、茔y行存款對帳單保管期限為5年
四、會計檔案銷毀
根據(jù)會計檔案保管期限,銷毀會計檔案時,到期限的檔案必須列出詳細(xì)的會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、編號、冊數(shù)、起止年度、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容,并有檔案管理人員簽名、財務(wù)部主管簽名、單位負(fù)責(zé)人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。會計檔案銷毀時應(yīng)由上級主管部門派員監(jiān)銷。
財務(wù)檔案管理制度3
人民醫(yī)院會計檔案管理制度4
1、會計檔案是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的.重要史料和證據(jù),必須嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
2、單位每年形成的會計檔案,由財務(wù)科負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊。當(dāng)年會計檔案,在會計年度終了后,可暫由財務(wù)科保管一年。期滿之后,編造清冊移交檔案室保管。財務(wù)科不得自行封包保存。
3、會計檔案向外單位提供利用時,檔案原件原則上不得借出,如有特殊需要,須報上級主管部門批準(zhǔn)。但不得拆散原卷冊,并應(yīng)限期歸還。
4、各種會計檔案保管的期限:
。1)5年保管期:會計月、季報表
。2)15年保管期:總帳、明細(xì)分類帳;原始憑證和記帳憑證;會計移交清冊
。3)25年保管期:現(xiàn)金日記帳、銀行存款日記帳
。4)永久性保管期:會計年度決算報表;會計檔案保管,銷毀清冊;職工工資及獎金發(fā)放清冊。
5、會計檔案保管期滿,需要銷毀時,由檔案室提出銷毀意見,會同財務(wù)科共同鑒定,嚴(yán)格審查,編造會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱。卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。報領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可銷毀。銷毀時,應(yīng)由檔案室、財務(wù)科共同派員監(jiān)督。監(jiān)銷人在銷毀后必須在銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告領(lǐng)導(dǎo)。
6、會計檔案銷毀前,對本單位認(rèn)為重要的會計資料,應(yīng)復(fù)留存,以便備查。
財務(wù)檔案管理制度4
一、目的
為了加強檔案管理,統(tǒng)一會計檔案管理制度,根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定,結(jié)合本企業(yè)實際及內(nèi)部管理需要,特制定本制度。
二、定義
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料,是記錄和反映企業(yè)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。具體包括以下四類:
1、會計憑證類,包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計憑證;
2、會計賬簿類,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿和其他會計賬簿;
3、財務(wù)報告類,包括月度、季度、年度財務(wù)報告,會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務(wù)報告;
4、其他類;包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊和會計檔案銷毀清冊。
三、工作規(guī)定
1、企業(yè)每年形成的會計檔案應(yīng)由財務(wù)部按歸檔的要求負(fù)責(zé)整理、立卷或裝訂成冊,當(dāng)年會計檔案在會計年度終了后,可暫由財務(wù)保管,任何人不得自行封包保存。
2、財務(wù)部指定專人對會計檔案進(jìn)行妥善保管,存放要有序,查找要方便,同時要嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度,不得隨意堆放,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
3、單位撤消、合并時,會計檔案應(yīng)隨同單位的全部檔案移交至指定單位,并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
4、保存的'會計檔案應(yīng)為本單位的財會人員提供查閱服務(wù),非財會人員不得查閱。向外單位提供查閱服務(wù)時,須經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)及財務(wù)總監(jiān)簽字批準(zhǔn),且會計檔案原則上不得借出。
5、經(jīng)企業(yè)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),查閱或者復(fù)制會計檔案時,需如實填寫《會計檔案調(diào)閱登記表》。查閱或者復(fù)制會計檔案的人員不得將會計檔案攜帶外出與借出,嚴(yán)禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
6、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。
7、會計檔案的保管期限從會計年度終了后的第一天算起。
8、對保管期滿的會計檔案,要由檔案部門和會計部門共同鑒定,嚴(yán)格審查,報經(jīng)批準(zhǔn)后,進(jìn)行銷毀處理。具體銷毀程序按如下順序執(zhí)行:
9、由本企業(yè)檔案部門會同會計部門提出銷毀意見,編制會計檔案銷毀清冊,列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
10、企業(yè)總經(jīng)理在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
11、由檔案部門、會計部門和審計部門共同派員監(jiān)督銷毀會計檔案。
12、監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前,應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案。銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報告企業(yè)總經(jīng)理。
13、會計檔案銷毀清冊交至檔案部門長期保存。
企業(yè)之間交接會計檔案時,應(yīng)當(dāng)按照《會計檔案移交清冊》所列內(nèi)容逐項交接,并由交接雙方的負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)交。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。
四、附則
本制度自發(fā)布之日起實施。
財務(wù)檔案管理制度5
第一章總則第一條為進(jìn)一步加強會計檔案管理,統(tǒng)一會計檔案管理制度,根據(jù)中國人民銀行《銀行會計基本規(guī)范指導(dǎo)意見》、《銀行會計檔案管理辦法》和《江蘇省農(nóng)村信用社會計檔案管理辦法》,結(jié)合我市農(nóng)村信用社實際情況,特制定本細(xì)則。
第二條本細(xì)則所指會計檔案是農(nóng)村信用社在業(yè)務(wù)經(jīng)營和財務(wù)活動中形成的會計記錄和重要史料,是金融檔案的重要組成部分。
第三條聯(lián)社財務(wù)會計部門負(fù)責(zé)轄內(nèi)農(nóng)村信用社會計檔案的日常檢查和管理,建立健全會計檔案的歸檔、保管、查閱、交接、銷毀和保密制度。接受省聯(lián)社會計檔案工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。第二章會計檔案的分類
第四條會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告及其他會計資料。
、鍟嫅{證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計憑證;
㈡會計賬簿類:總賬、各種分戶明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片賬、低值易耗品管理賬、附注賬簿、其他賬簿;
、缲攧(wù)會計報告類:月度、季度、年度財務(wù)會計報告、余額表、附表、附注及文字說明;㈣其他類:銀行對賬單、各種登記簿、會計檔案移交(保管、銷毀)清冊、機(jī)構(gòu)撤銷(合并)交接清冊、房屋購建的契據(jù)、計算機(jī)運行日志、客戶掛失申請書、聯(lián)行查詢、查復(fù)書等。第三章會計檔案的歸檔
第五條會計檔案應(yīng)整理立卷,裝訂成冊,按照保管期限、類別和形成時間進(jìn)行分類,編制會計檔案保管登記簿,以便查閱。采用非紙介質(zhì)存儲會計檔案的,應(yīng)能滿足閱讀及打印要求。
第六條會計檔案歸檔的基本要求:
、宸诸惤M卷。
會計檔案立卷應(yīng)采用“年度/保管期限/檔案類別”的分類方法。即先將同一年度形成的會計檔案按照保管期限分類,再將同一期限的報表、賬簿、憑證等按類分開組卷并形成分類索引。 ㈡整理與裝訂
1、會計憑證的整理與裝訂。憑證按日整理裝訂。憑證整理應(yīng)按照科目順序排列,同科目按照先現(xiàn)金后轉(zhuǎn)賬順序排列,現(xiàn)金傳票按照收付順序排列,轉(zhuǎn)賬傳票按照借貸順序排列,表外科目按照收付順序排列。憑證過少的可將同一月份若干日憑證(不得超過5日)按日順序合并裝訂,并用封面隔開;憑證過多的可分若干冊裝訂。裝訂成冊的憑證應(yīng)在傳票封面上填明要素,編寫順序號,注明日期、保管期限及檔案號,由裝訂人員和會計主管人員在加封處簽章。
2、會計賬簿的整理與裝訂。總賬按月分科目順序整理裝訂,分戶賬將電腦打印分戶賬和手工記載分戶賬分開裝訂,分戶賬分科目、賬號按年整理裝訂。在年度中間更換或結(jié)清的賬頁,應(yīng)按照賬號順序分科目妥善保管,待年度終了統(tǒng)一整理裝訂。賬頁過多可分冊整理裝訂。整理裝訂成冊的賬頁,要填寫“賬首”和“賬頁目錄”,另加封面、封底,在裝訂處加封并登記封面,注明名稱、年度、保管期限、檔案號,由裝訂人員和會計主管人員在加封處簽章。
3、會計報表的整理與裝訂。按日打印的報表按月分類整理裝訂,按月、按季打印的資料以及結(jié)息和其他資料按年分類整理裝訂,另加封面、封底,在裝訂處加封,登記封面,注明名稱、年度、保管期限、檔案號,由裝訂人員和會計主管人員在加封處簽章。
4、不需連續(xù)記載的各種登記簿應(yīng)根據(jù)類別、使用年度和保管期限,統(tǒng)一編列檔案號,作為相關(guān)年度的會計檔案歸檔。連續(xù)記載的登記簿應(yīng)按啟用時間順序編號,作為永久性檔案統(tǒng)一編號歸檔。
、绫4鏁嫏n案資料的磁盤或其他介質(zhì),也應(yīng)按照檔案資料的“年度/保管期限/類別”加以分
類、編號、張貼標(biāo)簽并加裝介質(zhì)封套,注明檔案資料名稱、年度、保管期限及檔案號,由經(jīng)辦人員在標(biāo)簽及介質(zhì)封套上簽章。
㈣會計檔案可采用紙、磁、光盤、縮微膠片等方便實用、易于保管的介質(zhì)保存。原始憑證、票據(jù)、合同、股金證等具有法律效力的資料,應(yīng)保存紙質(zhì)檔案。
、槠渌麜嫏n案的整理與裝訂,按有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第四章會計檔案的保管
第七條各單位當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了后應(yīng)及時收集整理歸檔保管。主管會計為兼職會計檔案管理員。檔案室應(yīng)達(dá)到“五防”、“五無”的標(biāo)準(zhǔn),即:防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物;無火患、無蟲蛀、無霉?fàn)、無鼠咬、無失竊。磁介質(zhì)檔案保管應(yīng)具備防磁條件,每年翻錄一次,實行雙備份異地分別保管。磁介質(zhì)檔案應(yīng)打印出書面檔案裝訂保管。檔案室應(yīng)按規(guī)定建立健全各類會計檔案管理登記簿。
第八條會計檔案的.保管期限分為3年、5年、15年和永久保管。會計檔案保管期限從會計檔案形成的次年1月1日算起,可以延長,但不能縮短。
同一介質(zhì)上有不同保管期限會計檔案的,應(yīng)按最長期限保管。同一會計檔案采用不同介質(zhì)保管的,至少應(yīng)有一種介質(zhì)的會計檔案滿足保管期限的要求。
第九條存款人開設(shè)的銀行結(jié)算賬戶管理資料、會計電子化系統(tǒng)開發(fā)和修改的文檔資料應(yīng)作為會計檔案進(jìn)行管理。銀行結(jié)算賬戶管理資料保管期限為該賬戶銷戶后10年,會計電子化系統(tǒng)開發(fā)和修改的文檔資料保管期限為該系統(tǒng)停止使用或重大修改后5年。
第十條會計檔案管理人員應(yīng)按照檔案保管期限對會計檔案分類管理,逐項編號、登記,并及時入庫(柜)保管,確保會計檔案的完整無缺。信用分社、儲蓄所、聯(lián)站的會計檔案納入管轄信用社整理保管。會計檔案管理人員調(diào)動需辦理交接手續(xù)。出納人員不得兼管會計檔案。第十一條會計檔案管理人員要定期檢查會計檔案,及時對破損、變質(zhì)會計檔案進(jìn)行復(fù)制、修復(fù)或其它技術(shù)處理。
第十二條轄內(nèi)分支機(jī)構(gòu)關(guān)閉、撤銷、合并,所有會計檔案移交接受社保管。
第十三條會計檔案交接要編制移交清冊,交接雙方負(fù)責(zé)清點核對,雙方負(fù)責(zé)人、監(jiān)交人在交接后簽章確認(rèn),監(jiān)交人員由聯(lián)社財務(wù)會計部門指派。涉及機(jī)構(gòu)合并、關(guān)閉、撤銷的檔案交接,應(yīng)經(jīng)聯(lián)社稽核部門核對;分社、儲蓄所、聯(lián)站保管的會計檔案,在會計年度終了后應(yīng)移交管轄信用社統(tǒng)一保管。第五章會計檔案的調(diào)(查)閱
第十四條嚴(yán)格遵守會計檔案調(diào)(查)閱登記制度,防止會計檔案丟失和泄密。
內(nèi)部查閱會計檔案,應(yīng)由查閱人提出申請,經(jīng)聯(lián)社財務(wù)會計部門及分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。采用網(wǎng)絡(luò)形式查閱的,應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)控制制度。法律、法規(guī)授權(quán)部門調(diào)(查)閱會計檔案時,應(yīng)持有效證件和縣以上主管部門的正式公函(文件),經(jīng)聯(lián)社主任或其授權(quán)人批準(zhǔn)后,在檔案管理員陪同下調(diào)(查)閱。
調(diào)(查)閱人可以抄錄、照相、復(fù)印或復(fù)制,但不得涂改、圈劃會計檔案,不得將會計檔案拆封和借出。檔案管理員應(yīng)對調(diào)調(diào)(查)閱情況進(jìn)行記錄,并由調(diào)(查)閱人簽字確認(rèn)。調(diào)(查)閱會計檔案的申請及公函應(yīng)由經(jīng)辦人員和會計人員共同簽章,專門保管,以備查考。
第六章會計檔案的銷毀
第十五條保管期限屆滿的會計檔案,按照下列程序銷毀:
㈠在聯(lián)社財務(wù)會計部門監(jiān)督下,編制會計檔案銷毀清冊;
㈡聯(lián)社主任在會計檔案銷毀清冊上簽署意見;
㈢聯(lián)社稽核部門清查、核對會計檔案銷毀清冊;
、鑸笳埵÷(lián)社財務(wù)會計部門審批(銷毀清冊、稽核部門意見、聯(lián)社主任意見作為附件);㈤由省聯(lián)社財務(wù)會計部門、本聯(lián)社財務(wù)會計部門、稽核部門和相關(guān)單位共同派人現(xiàn)場監(jiān)銷,并在銷毀清冊上簽章確認(rèn)。
會計檔案銷毀清冊應(yīng)注明要銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止時間、檔案號、應(yīng)保管
期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容;對會計憑證及附件要詳細(xì)抄列憑證記載主要事項;采用磁盤或其他介質(zhì)保存的會計檔案,還應(yīng)注明保存介質(zhì)的檔案編號、名稱等內(nèi)容。
銷毀會計檔案時,應(yīng)將檔案信息與其保存介質(zhì)一同銷毀。對銷毀用磁盤或其他介質(zhì)保存的會計檔案,應(yīng)會同有關(guān)技術(shù)人員共同進(jìn)行。
第十六條保管期限屆滿但涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)關(guān)系或其他未了事項的原始會計資料,不得銷毀,應(yīng)單獨保管到未了事項完結(jié)為止。第七章罰則
第十七條會計檔案必須妥善保管、有序存放、方便查閱、定期修復(fù),防止會計檔案毀損、散失、泄密。對違反會計檔案管理規(guī)定并造成嚴(yán)重后果的,按照有關(guān)法律、法規(guī)及處罰辦法追究相關(guān)人員責(zé)任。
財務(wù)檔案管理制度6
一、每期月結(jié)賬后會計人員應(yīng)及時打印會計憑證,按照會計規(guī)范裝訂成冊。
二、每期年結(jié)賬后會計人員應(yīng)及時打印各類會計賬冊,按照會計規(guī)范裝訂成簿。
三、每期的財務(wù)報表、稅務(wù)報表、其他相關(guān)財務(wù)資料應(yīng)規(guī)范整理,定期裝訂。
四、會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表、稅務(wù)報表、其他相關(guān)財務(wù)資料嚴(yán)格按照會計檔案規(guī)范進(jìn)行保管。
五、會計檔案的查閱權(quán)限限于財務(wù)人員、稅務(wù)檢查人員、公司總經(jīng)理及副總經(jīng)理,其他人員查閱會計檔案需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),并在財務(wù)人員的`監(jiān)督下在財務(wù)室內(nèi)進(jìn)行查閱。
財務(wù)檔案管理制度7
一、負(fù)責(zé)會計資料和緊要資產(chǎn)的保管及管理工作,對各種會計資料及財產(chǎn)進(jìn)行造冊、登記、歸檔,做到收發(fā)有登記,管理規(guī)范化。
二、要常常對檔案進(jìn)行打掃整理,保證文件柜和物品擺放整齊、干凈。
三、外部人員查閱會計檔案,必需經(jīng)財務(wù)經(jīng)營部部長及分管副總簽字同意,對會計檔案記載事項應(yīng)保守隱秘,不得泄露企業(yè)內(nèi)部機(jī)密。
四、會計檔案保管應(yīng)按有關(guān)文件保管期限規(guī)定進(jìn)行管理。
五、要維護(hù)檔案乾凈,以防蟲蛀腐朽、杜絕火災(zāi)、鼠咬事情發(fā)生,每年年度更換時,依規(guī)定清理一次,已屋保管期限,預(yù)銷毀,銷毀前造冊呈財務(wù)經(jīng)營部部長、分管副總核準(zhǔn),報經(jīng)董事會備案。
財務(wù)檔案管理制度8
(一)安全生產(chǎn)例會制度
為加強安全生產(chǎn)管理,及時掌握醫(yī)院安全生產(chǎn)動態(tài),研究制定有效的安全生產(chǎn)措施,消除安全生產(chǎn)過程中的不安全因素,每月至少召開一次安全生產(chǎn)例會。例會制度應(yīng)明確固定的會議時間、地點、參加人員和議題。
會議議題包括:
1、學(xué)習(xí)、傳達(dá)、貫徹、落實上級有關(guān)安全生產(chǎn)方面的文件和指示精神。
2、聽取安全生產(chǎn)主管科室負(fù)責(zé)人對醫(yī)院安全生產(chǎn)工作及隱患整改情況的匯報。
3、討論當(dāng)前安全生產(chǎn)方面存在的問題,研究制定整改方案或措施。
4、聽取其他科室有關(guān)安全生產(chǎn)方面的意見和建議。
5、研究或討論醫(yī)院在安全生產(chǎn)方面給予獎勵或批評教育及處罰的科室或個人。
6、審定醫(yī)院安全生產(chǎn)年度計劃,聽取關(guān)于年度計劃執(zhí)行情況的匯報,安全生產(chǎn)主管負(fù)責(zé)人對上一階段情況進(jìn)行總結(jié)并部署下一階段工作。
(二)安全生產(chǎn)教育和培訓(xùn)制度
1、為加強安全生產(chǎn)管理,增強員工的安全生產(chǎn)法制觀念和安全生產(chǎn)意識,防止生產(chǎn)安全事故發(fā)生,相關(guān)科室制定安全生產(chǎn)教育和培訓(xùn)制度。
2、安全生產(chǎn)教育和培訓(xùn),依據(jù)醫(yī)院的年度教育培訓(xùn)計劃,由安全生產(chǎn)主管科室會同相關(guān)科室組織實施。
3、新員工(含實習(xí)、代培和臨時工作人員)上崗前必須進(jìn)行安全生產(chǎn)三級教育,教育時間不得少于24學(xué)時。經(jīng)考試合格后,方能上崗作業(yè)。三級安全生產(chǎn)教育培訓(xùn)分為單位級、科室級和班組級。
單位級安全生產(chǎn)教育培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括:
。1)黨和國家安全生產(chǎn)方針政策和法律法規(guī);
。2)從業(yè)人員安全生產(chǎn)的權(quán)利和義務(wù);
(3)勞動保護(hù)的意義和任務(wù)
。4)醫(yī)院制定安全生產(chǎn)規(guī)章制度和執(zhí)行的重要性;
。5)消防、交通、特種設(shè)施等安全生產(chǎn)知識;
(6)醫(yī)院的生產(chǎn)經(jīng)營特點、危險場所、危險作業(yè)等方面的注意事項;
。7)相關(guān)的生產(chǎn)安全事故案例;
。8)醫(yī)院對安全生產(chǎn)工作的要求;
。9)發(fā)生事故后如何搶救傷員、排險等應(yīng)急救援知識。 科室級安全生產(chǎn)教育培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括:
。1)本科室的生產(chǎn)經(jīng)營特點和安全生產(chǎn)規(guī)章制度;
。2)本科室的工作環(huán)境及危險因素;
。3)安全生產(chǎn)技術(shù)基本知識;
。4)要害部位及設(shè)備分布情況;
。5)生產(chǎn)安全事故典型案例。
班組級安全生產(chǎn)教育培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括:
。1)本班組生產(chǎn)性質(zhì)及特點;
。2)本崗位安全操作規(guī)程和工作職責(zé);
。3)所使用設(shè)備設(shè)施狀況、性能及保養(yǎng)知識;
。4)個人防護(hù)用品的正確使用;
。5)文明生產(chǎn)要求及安全操作示范。
4、離崗6個月以上的員工,要進(jìn)行復(fù)工教育;轉(zhuǎn)崗(變換工種)以及使用新設(shè)備、采用新工藝、新技術(shù)、新材料的員工,進(jìn)行新崗位、新操作方法的安全生產(chǎn)教育學(xué)習(xí),時間均不得少于4學(xué)時。
5、生產(chǎn)經(jīng)營單位的主要負(fù)責(zé)人,安全生產(chǎn)管理人員和從業(yè)人員每年接受的在崗安全生產(chǎn)教育和培訓(xùn)時間不得少于8學(xué)時。
6、對員工要進(jìn)行經(jīng)常性的安全生產(chǎn)教育和培訓(xùn),可采用崗前培訓(xùn)、崗上培訓(xùn)、板報圖片、專題宣傳欄、錄像廣播、知識競賽、講演講座、應(yīng)急預(yù)案的演習(xí)演練等多種形式進(jìn)行。
7、特種作業(yè)人員必須按照國家有關(guān)法律法規(guī)規(guī)定,接受專門安全培訓(xùn),經(jīng)考試合格,取得特種作業(yè)操作資格證書后方可上崗作業(yè)。
8、安全生產(chǎn)三級教育記錄保存至該員工離職為止,平時教育記錄至少保存兩年。
。ㄈ┌踩a(chǎn)檢查制度
1、對各崗位、設(shè)備、設(shè)施進(jìn)行經(jīng)常性的安全生產(chǎn)檢查,監(jiān)督安全生產(chǎn)規(guī)章制度和安全操作規(guī)程的實施,及時發(fā)現(xiàn)設(shè)備設(shè)施存在的生產(chǎn)安全隱患;督促落實整改措施。
2、各崗位要確定一名兼職安全員,負(fù)責(zé)每日工作結(jié)束后的安全檢查,并做好記錄。值班人員要嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律,加強巡視,確保安全。
3、日常檢查由安全生產(chǎn)主管科室的安全生產(chǎn)管理人員進(jìn)行,并督導(dǎo)各科室、各班組做好崗位檢查,貫徹“誰主管、誰負(fù)責(zé);誰在崗、誰負(fù)責(zé);誰操作、誰負(fù)責(zé)”的原則,每次檢查都應(yīng)有記錄,發(fā)現(xiàn)問題及時上報解決。
4、每周安全檢查由安全生產(chǎn)主管科室負(fù)責(zé)人、安全生產(chǎn)管理人員和專業(yè)技術(shù)人員參加,除檢查安全生產(chǎn)規(guī)章制度、安全操作規(guī)程落實情況和生產(chǎn)設(shè)備是否存在安全隱患外,還要對上一次檢查發(fā)現(xiàn)的問題的整改情況進(jìn)行復(fù)查;檢查情況要在安全生產(chǎn)例會上進(jìn)行通報。
5、除進(jìn)行日常、每周檢查外,還要進(jìn)行專業(yè)性檢查和重大節(jié)假日、重大活動前檢查,由安全生產(chǎn)委員會主持,安全生產(chǎn)管理人員、專業(yè)技術(shù)人員參加。
6、對生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施進(jìn)行經(jīng)常性維護(hù)保養(yǎng),定期檢測,保證正常運轉(zhuǎn)。維護(hù)、保養(yǎng)、檢測應(yīng)當(dāng)做好記錄,并由有關(guān)人員簽字。維護(hù)、保養(yǎng)、檢測記錄應(yīng)當(dāng)包括生產(chǎn)設(shè)備設(shè)施的名稱和維護(hù)、保養(yǎng)、檢測的`時間、人員等內(nèi)容。
7、對在用特種設(shè)備應(yīng)當(dāng)至少每月進(jìn)行一次自行檢查,做出記錄。特種設(shè)備在檢查和日常保養(yǎng)時發(fā)現(xiàn)異常情況的,應(yīng)當(dāng)及時處理;情況緊急時可以停止使用,并及時報告。
8、各崗位從業(yè)人員必須接受安全生產(chǎn)檢查人員的指導(dǎo),積極配合安全生產(chǎn)檢查工作。安全生產(chǎn)檢查及安全隱患整改情況應(yīng)當(dāng)作為考核評比的依據(jù)。
9、對于檢查所發(fā)現(xiàn)的各類安全生產(chǎn)隱患,應(yīng)當(dāng)簽發(fā)整改通知并及時解決,整改后復(fù)查。如果一時難以解決的,要采取防范措施和制定整改計劃。
(四)生產(chǎn)安全事故隱患排查制度
1、為進(jìn)一步促進(jìn)和加強對各類生產(chǎn)安全事故隱患的排查和整改,徹底消除事故隱患,有效防止和減少各類生產(chǎn)安全事故發(fā)生,由安全生產(chǎn)主管科室制定生產(chǎn)安全事故隱患排查制度。
2、事故隱患排查制度應(yīng)明確責(zé)任科室和責(zé)任人。
3、事故隱患按照其發(fā)現(xiàn)途徑和方式可分為三種:
。1)日常檢查過程中發(fā)現(xiàn)的事故隱患。
(2)各科室上報的事故隱患(包括書面或口頭反映)。
。3)個人舉報的事故隱患。
4、事故隱患分為內(nèi)部原因所致和外部原因所致兩類。
。1)內(nèi)部原因造成的事故隱患,應(yīng)明確責(zé)任科室和責(zé)任人,制定整改計劃和措施,做好記錄。
。2)外部原因造成的事故隱患,應(yīng)及時通報形成隱患的相關(guān)單位協(xié)調(diào)解決,協(xié)調(diào)解決不成的,應(yīng)及時上報政府有關(guān)科室,并做好記錄。在事故隱患消除之前,應(yīng)當(dāng)采取必要的安全防范措施。
5、事故隱患排查范圍涵蓋醫(yī)院所有容易發(fā)生事故的重點部位或設(shè)備設(shè)施(如:配電室、鍋爐房、廚房、高壓氧艙、檢驗(實驗)室、藥品(生物制品)倉庫)等。
6、事故隱患排查內(nèi)容包括:
。1)電氣線路是否有私拉亂接或裸露和老化損壞現(xiàn)象,是否安裝了漏電保護(hù)裝置和接地保護(hù)等;
。2)疏散通道擠占、堆放雜物現(xiàn)象;
。3)消防設(shè)備設(shè)施維護(hù)(消防栓、滅火器、應(yīng)急照明燈、防火卷簾門等)狀況;
。4)庫房、機(jī)房管理;
。5)應(yīng)急廣播系統(tǒng);
。6)違章操作(電工、鍋爐工、駕駛員等未持證上崗);
。7)排油煙管道;
7、事故隱患的處理方式:
。1)一般性事故隱患,應(yīng)要求相關(guān)科室或具體負(fù)責(zé)人,立即排除。
。2)重大事故隱患,應(yīng)做出暫時局部或全部停產(chǎn)停業(yè)、停止使用等強制措施,限期整改。
。3)特別重大的事故隱患,應(yīng)立即做出停產(chǎn)停業(yè)或停止使用等強制措施,采取及時進(jìn)行人員疏散、加強安全警戒等相應(yīng)防范措施,立即進(jìn)行徹底整改。
。4)所有事故隱患在整改完畢后,要進(jìn)行復(fù)查驗收。
8、事故隱患的排查整改和上報:
。1)根據(jù)工作分工,各科室對分管領(lǐng)域事故隱患的排查整改和上報實行責(zé)任追究制度。
(2)各科室要在職責(zé)范圍內(nèi),定期組織安全生產(chǎn)檢查,及時發(fā)現(xiàn)和消除各類事故隱患,尤其要加強對重特大事故隱患的排查。
。3)對上報的各類事故隱患,各科室要按職責(zé)分工進(jìn)行查實,及時采取有效措施,并協(xié)調(diào)和督促相關(guān)科室或具體負(fù)責(zé)人限期消除。
。4)各科室對重大隱患或一時難以解決的隱患,要及時采取必要的臨時安全防范措施,并立即上報主管領(lǐng)導(dǎo),由主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)解決;主管領(lǐng)導(dǎo)不能解決的重大事故隱患,應(yīng)隨時上報單位第一責(zé)任人,召開專題工作例會研究解決措施;醫(yī)院無法協(xié)調(diào)解決的,立即向上級有關(guān)科室報告。
(5)安全生產(chǎn)主管科室要建立健全事故隱患備案登記制度。將群眾舉報、檢查發(fā)現(xiàn)、科室上報的各類事故隱患的具體情況、采取的措施、監(jiān)管責(zé)任人、整改結(jié)果、復(fù)查時間等進(jìn)行詳細(xì)記錄;
建立健全重大危險源檔案,將分管領(lǐng)域危險源數(shù)量、類型、具體位置和部位、危險程度、可能發(fā)生的事故類型、監(jiān)控措施、管理責(zé)任人、監(jiān)控責(zé)任人、檢查時間、檢查情況等詳細(xì)登記造冊,并保留三年以上。
。6)安全生產(chǎn)管科室對事故隱患及時匯總,向醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)匯報,并對事故隱患整改情況進(jìn)行督察。對未按職責(zé)進(jìn)行認(rèn)真監(jiān)管或未按規(guī)定上報的各類事故隱患發(fā)生的問題,按有關(guān)法規(guī)嚴(yán)肅處理。
(五)安全生產(chǎn)投入制度
1、安全生產(chǎn)第一責(zé)任人保證用于安全生產(chǎn)條件所需的資金投入,并承擔(dān)由于資金投入不足所導(dǎo)致后果的責(zé)任。
2、在每年制定資金使用計劃時,應(yīng)當(dāng)列出用于投入安全生產(chǎn)的資金項目,便于安全生產(chǎn)資金的使用。
3、用于安全生產(chǎn)的資金要?顚S,應(yīng)當(dāng)包括下列事項:
(1)安全技術(shù)措施工程建設(shè)、改變;
。2)安全設(shè)備、設(shè)施的更新和維護(hù);
。3)安全生產(chǎn)宣傳、教育和培訓(xùn);
。4)勞動防護(hù)用品配備;
(5)其他保障安全生產(chǎn)的事項。
4、安全生產(chǎn)資金在使用時,應(yīng)有使用科室或項目的書面申請,報請安全生產(chǎn)第一責(zé)任人審批,由財務(wù)科核準(zhǔn)發(fā)放。
(六)危險作業(yè)管理制度
1、危險作業(yè)包括電器維修、金屬焊接、高空作業(yè)(高處維修、清潔衛(wèi)生、裝飾裝修)和清理地溝等。
2、凡在危險作業(yè)前,必須到安全生產(chǎn)主管科室進(jìn)行審批備案。作業(yè)時,安全生產(chǎn)主管科室視其危險程度,可直接派人現(xiàn)場監(jiān)護(hù),也可以委托施工單位負(fù)責(zé)人現(xiàn)場看護(hù)。
3、屬于特殊工種的作業(yè)人員,必須持證上崗,正確穿著和使用勞動防護(hù)用品,作業(yè)時嚴(yán)格遵守安全操作規(guī)程。
4、作業(yè)前必須做好安全技術(shù)交底,交待作業(yè)程序和安全措施等,作業(yè)區(qū)域要設(shè)置明顯的安全警示標(biāo)志。
5、現(xiàn)場監(jiān)護(hù)人員要嚴(yán)格檢查作業(yè)人員是否正確穿戴好安全防護(hù)用品和安全防范措施的設(shè)置是否可靠,確認(rèn)無誤后方可開始作業(yè)。
6、高空作業(yè)人員作業(yè)前,應(yīng)先學(xué)習(xí)醫(yī)院制定的高空作業(yè)安全規(guī)程,采取有效的防護(hù)措施,方可開始作業(yè)。
7、清理地溝時,打開地溝蓋后,要先采取強制通風(fēng)措施,經(jīng)檢驗地溝內(nèi)無有毒、有害氣體后方能作業(yè)。
財務(wù)檔案管理制度9
第一條為了加強會計檔案管理,有效保護(hù)和利用會計檔案,根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律和行政法規(guī),制定本辦法。
第二條國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織(以下統(tǒng)稱單位)管理會計檔案適用本辦法。
第三條本辦法所稱會計檔案是指單位在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。
第四條財政部和國家檔案局主管全國會計檔案工作,共同制定全國統(tǒng)一的會計檔案工作制度,對全國會計檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。
縣級以上地方人民政府的財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內(nèi)的會計檔案工作,并對本行政區(qū)域內(nèi)會計檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第五條單位應(yīng)當(dāng)加強會計檔案管理工作,建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度,采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施,保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。
單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位檔案管理機(jī)構(gòu))負(fù)責(zé)管理本單位的會計檔案。單位也可以委托具備檔案管理條件的機(jī)構(gòu)代為管理會計檔案。
第六條下列會計資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔:
。ㄒ唬⿻嫅{證,包括原始憑證、記賬憑證;
。ǘ⿻嬞~簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;
(三)財務(wù)會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告;
。ㄋ模┢渌麜嬞Y料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。
第七條單位可以利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案。
第八條同時滿足下列條件的,單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存,形成電子會計檔案:
。ㄒ唬┬纬傻碾娮訒嬞Y料來源真實有效,由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;
。ǘ┦褂玫臅嫼怂阆到y(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料,能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料,設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;
。ㄈ┦褂玫碾娮訖n案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案,符合電子檔案的長期保管要求,并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系;
。ㄋ模┎扇∮行Т胧,防止電子會計檔案被篡改;
。ㄎ澹┙㈦娮訒嫏n案備份制度,能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;
。┬纬傻碾娮訒嬞Y料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。
第九條滿足本辦法第八條規(guī)定條件,單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會計檔案。
第十條單位的會計機(jī)構(gòu)或會計人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位會計管理機(jī)構(gòu))按照歸檔范圍和歸檔要求,負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計資料整理立卷,編制會計檔案保管清冊。
第十一條當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可由單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管一年,再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。
單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間,會計檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,且出納人員不得兼管會計檔案。
第十二條單位會計管理機(jī)構(gòu)在辦理會計檔案移交時,應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊,并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。
紙質(zhì)會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。
單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會計檔案時,應(yīng)當(dāng)對電子會計檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測,符合要求的才能接收。
第十三條單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會計檔案,在進(jìn)行會計檔案查閱、復(fù)制、借出時履行登記手續(xù),嚴(yán)禁篡改和損壞。
單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。
會計檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會計檔案,確保借入會計檔案的安全完整,并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。
第十四條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。
會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。
第十五條各類會計檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表執(zhí)行,本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限。
單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理。
第十六條單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定,并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定,仍需繼續(xù)保存的會計檔案,應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價值的會計檔案,可以銷毀。
第十七條會計檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭,組織單位會計、審計、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。
第十八條經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案,應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀:
。ㄒ唬﹩挝粰n案管理機(jī)構(gòu)編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。
。ǘ﹩挝回(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
。ㄈ﹩挝粰n案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計檔案銷毀工作,并與會計管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前,應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點核對;在會計檔案銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。
電子會計檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。
第十九條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀,紙質(zhì)會計檔案應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷,電子會計檔案單獨轉(zhuǎn)存,保管到未了事項完結(jié)時為止。
單獨抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會計檔案,應(yīng)當(dāng)在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第二十條單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的,在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案,按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。
第二十一條單位分立后原單位存續(xù)的,其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。
單位分立后原單位解散的,其會計檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置,各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。
單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證,應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案,應(yīng)當(dāng)由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證,應(yīng)當(dāng)單獨抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第二十二條單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會計檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。
第二十三條建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案,需要移交給建設(shè)項目接受單位的,應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財務(wù)決算后及時移交,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第二十四條單位之間交接會計檔案時,交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。
移交會計檔案的單位,應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊,列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。
交接會計檔案時,交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接,并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交,特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會計檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗,確保所接收電子會計檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。
第二十五條單位的會計檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的,應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十六條單位委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬的,應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中,明確會計檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。
第二十七條違反本辦法規(guī)定的單位和個人,由縣級以上人民政府的.財政部門、檔案行政管理部門依據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)處理處罰。
第二十八條預(yù)算、計劃、制度等文件材料,應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定,不適用本辦法。
第二十九條不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶,其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執(zhí)行。
第三十條各省、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市人民政府的財政部門、檔案行政管理部門,新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)財務(wù)局、檔案局,國務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門,中國人民解放軍總后勤部,可以根據(jù)本辦法制定具體實施辦法。
第三十一條本辦法由財政部、國家檔案局負(fù)責(zé)解釋,自20xx年1月1日起施行。1998年8月21日財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)同時廢止。
會計檔案管理辦法
第一條為了加強會計檔案管理,有效保護(hù)和利用會計檔案,根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律和行政法規(guī),制定本辦法。
第二條國家機(jī)關(guān)、社會團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位和其他組織(以下統(tǒng)稱單位)管理會計檔案適用本辦法。
第三條本辦法所稱會計檔案是指單位在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的,記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的,具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料,包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。
第四條財政部和國家檔案局主管全國會計檔案工作,共同制定全國統(tǒng)一的會計檔案工作制度,對全國會計檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。
縣級以上地方人民政府的財政部門和檔案行政管理部門管理本行政區(qū)域內(nèi)的會計檔案工作,并對本行政區(qū)域內(nèi)會計檔案工作實行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第五條單位應(yīng)當(dāng)加強會計檔案管理工作,建立和完善會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等管理制度,采取可靠的安全防護(hù)技術(shù)和措施,保證會計檔案的真實、完整、可用、安全。
單位的檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位檔案管理機(jī)構(gòu))負(fù)責(zé)管理本單位的會計檔案。單位也可以委托具備檔案管理條件的機(jī)構(gòu)代為管理會計檔案。
第六條下列會計資料應(yīng)當(dāng)進(jìn)行歸檔:
。ㄒ唬⿻嫅{證,包括原始憑證、記賬憑證;
。ǘ⿻嬞~簿,包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;
。ㄈ┴攧(wù)會計報告,包括月度、季度、半年度、年度財務(wù)會計報告;
。ㄋ模┢渌麜嬞Y料,包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊、會計檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計資料。
第七條單位可以利用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計檔案。
第八條同時滿足下列條件的,單位內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會計資料可僅以電子形式保存,形成電子會計檔案:
。ㄒ唬┬纬傻碾娮訒嬞Y料來源真實有效,由計算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;
。ǘ┦褂玫臅嫼怂阆到y(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計資料,能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報表等會計資料,設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;
。ㄈ┦褂玫碾娮訖n案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計檔案,符合電子檔案的長期保管要求,并建立了電子會計檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計檔案的檢索關(guān)系;
(四)采取有效措施,防止電子會計檔案被篡改;
。ㄎ澹┙㈦娮訒嫏n案備份制度,能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;
(六)形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。
第九條滿足本辦法第八條規(guī)定條件,單位從外部接收的電子會計資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的,可僅以電子形式歸檔保存,形成電子會計檔案。
第十條單位的會計機(jī)構(gòu)或會計人員所屬機(jī)構(gòu)(以下統(tǒng)稱單位會計管理機(jī)構(gòu))按照歸檔范圍和歸檔要求,負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計資料整理立卷,編制會計檔案保管清冊。
第十一條當(dāng)年形成的會計檔案,在會計年度終了后,可由單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管一年,再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。因工作需要確需推遲移交的,應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意。
單位會計管理機(jī)構(gòu)臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間,會計檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定,且出納人員不得兼管會計檔案。
第十二條單位會計管理機(jī)構(gòu)在辦理會計檔案移交時,應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊,并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。
紙質(zhì)會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會計檔案移交時應(yīng)當(dāng)將電子會計檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交,且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。
單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會計檔案時,應(yīng)當(dāng)對電子會計檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測,符合要求的才能接收。
第十三條單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會計檔案,在進(jìn)行會計檔案查閱、復(fù)制、借出時履行登記手續(xù),嚴(yán)禁篡改和損壞。
單位保存的會計檔案一般不得對外借出。確因工作需要且根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定必須借出的,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。
會計檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會計檔案,確保借入會計檔案的安全完整,并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。
第十四條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10年和30年。
會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。
第十五條各類會計檔案的保管期限原則上應(yīng)當(dāng)按照本辦法附表執(zhí)行,本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限。
單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的,應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理。
第十六條單位應(yīng)當(dāng)定期對已到保管期限的會計檔案進(jìn)行鑒定,并形成會計檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定,仍需繼續(xù)保存的會計檔案,應(yīng)當(dāng)重新劃定保管期限;對保管期滿,確無保存價值的會計檔案,可以銷毀。
第十七條會計檔案鑒定工作應(yīng)當(dāng)由單位檔案管理機(jī)構(gòu)牽頭,組織單位會計、審計、紀(jì)檢監(jiān)察等機(jī)構(gòu)或人員共同進(jìn)行。
第十八條經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案,應(yīng)當(dāng)按照以下程序銷毀:
。ㄒ唬﹩挝粰n案管理機(jī)構(gòu)編制會計檔案銷毀清冊,列明擬銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容。
。ǘ﹩挝回(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會計管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、檔案管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人、會計管理機(jī)構(gòu)經(jīng)辦人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
。ㄈ﹩挝粰n案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織會計檔案銷毀工作,并與會計管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在會計檔案銷毀前,應(yīng)當(dāng)按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進(jìn)行清點核對;在會計檔案銷毀后,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清冊上簽名或蓋章。
電子會計檔案的銷毀還應(yīng)當(dāng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定,并由單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會計管理機(jī)構(gòu)和信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。
第十九條保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)會計憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀,紙質(zhì)會計檔案應(yīng)當(dāng)單獨抽出立卷,電子會計檔案單獨轉(zhuǎn)存,保管到未了事項完結(jié)時為止。
單獨抽出立卷或轉(zhuǎn)存的會計檔案,應(yīng)當(dāng)在會計檔案鑒定意見書、會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第二十條單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的,在終止或辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案,按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置。
第二十一條單位分立后原單位存續(xù)的,其會計檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管,其他方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。
單位分立后原單位解散的,其會計檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置,各方可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。
單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證,應(yīng)當(dāng)單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
單位因業(yè)務(wù)移交其他單位辦理所涉及的會計檔案,應(yīng)當(dāng)由原單位保管,承接業(yè)務(wù)單位可以查閱、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的會計憑證,應(yīng)當(dāng)單獨抽出由承接業(yè)務(wù)單位保存,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第二十二條單位合并后原各單位解散或者一方存續(xù)其他方解散的,原各單位的會計檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的單位統(tǒng)一保管。單位合并后原各單位仍存續(xù)的,其會計檔案仍應(yīng)當(dāng)由原各單位保管。
第二十三條建設(shè)單位在項目建設(shè)期間形成的會計檔案,需要移交給建設(shè)項目接受單位的,應(yīng)當(dāng)在辦理竣工財務(wù)決算后及時移交,并按照規(guī)定辦理交接手續(xù)。
第二十四條單位之間交接會計檔案時,交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。
移交會計檔案的單位,應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊,列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容。
交接會計檔案時,交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接,并由交接雙方的單位有關(guān)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)監(jiān)督。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)督人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其元數(shù)據(jù)一并移交,特殊格式的電子會計檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。檔案接受單位應(yīng)當(dāng)對保存電子會計檔案的載體及其技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢驗,確保所接收電子會計檔案的準(zhǔn)確、完整、可用和安全。
第二十五條單位的會計檔案及其復(fù)制件需要攜帶、寄運或者傳輸至境外的,應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十六條單位委托中介機(jī)構(gòu)代理記賬的,應(yīng)當(dāng)在簽訂的書面委托合同中,明確會計檔案的管理要求及相應(yīng)責(zé)任。
第二十七條違反本辦法規(guī)定的單位和個人,由縣級以上人民政府的財政部門、檔案行政管理部門依據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等法律法規(guī)處理處罰。
第二十八條預(yù)算、計劃、制度等文件材料,應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定,不適用本辦法。
第二十九條不具備設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)或配備檔案工作人員條件的單位和依法建賬的個體工商戶,其會計檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等參照本辦法執(zhí)行。
第三十條各省、自治區(qū)、直轄市、計劃單列市人民政府的財政部門、檔案行政管理部門,新疆生產(chǎn)建設(shè)兵團(tuán)財務(wù)局、檔案局,國務(wù)院各業(yè)務(wù)主管部門,中國人民解放軍總后勤部,可以根據(jù)本辦法制定具體實施辦法。
財務(wù)檔案管理制度10
第一章 總則
一、 為了加強會計檔案的科學(xué)管理,根據(jù)財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》,結(jié)合我院實際情況,制定本制度。
二、 學(xué)校會計檔案由校檔案室和財務(wù)處共同管理。檔案室負(fù)責(zé)對會計檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查和移交檔案室的會計檔案的存放、查閱和保管以及期滿會計檔案的銷毀等工作。財務(wù)處負(fù)責(zé)會計檔案的立卷、歸檔、保管(移交檔案館前)、查閱等項工作。
三、 財務(wù)處內(nèi)部指定專人負(fù)責(zé)會計檔案的日常管理,明確會計檔案管理崗位的職責(zé),建立健計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱,嚴(yán)防毀損、散失和泄密。
第二章 會計檔案的內(nèi)容
一、 會計檔案是指財務(wù)計劃、單位預(yù)算、經(jīng)濟(jì)合同,以及會計憑證、會計賬簿、會計報表等會計核算資料。
1、原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員直接取得或者填制,用以表明某項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或其完成情況并明確有關(guān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任的一種憑證。原始憑證是填制記帳憑證或登記帳簿的原始依據(jù),是重要的會計核算資料。原始憑證包括外來原始憑證和自制原始憑證兩種。
2、記帳憑證是對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)按其性質(zhì)加以歸類,確定會計分錄,并據(jù)以登記會計帳簿的'憑證。學(xué)校根據(jù)會計核算的一般要求和學(xué)校的實際情況設(shè)置統(tǒng)一、通用的記帳憑證。
3、 會計賬簿是指以會計憑證為依據(jù),全面、連續(xù)地記錄一個單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),對量分散的數(shù)據(jù)或資料進(jìn)行分類歸集整理,逐步加工成有用的會計信息的工具。會計帳簿由具有一定格式的帳頁組成。會計帳簿包括:
(一) 總分類帳
(二) 收入明細(xì)帳(教育經(jīng)費撥款、科研經(jīng)費撥款、上級補助收入、教育事業(yè)收入、經(jīng)營收入、其他收入)
(三) 支出明細(xì)帳(事業(yè)支出、經(jīng)營支出)
(四) 往來明細(xì)帳(應(yīng)收及暫付款、應(yīng)付及暫存款、應(yīng)付票據(jù)、應(yīng)繳稅金、代管款項)
(五) 現(xiàn)金日記帳
(六) 銀行存款日記帳
(七) 固定資產(chǎn)明細(xì)帳
(八) 材料明細(xì)帳
(九) 事業(yè)基金明細(xì)帳
(十) 專用基金明細(xì)帳
(十一) 固定基金明細(xì)帳
(十二) 事業(yè)結(jié)余明細(xì)帳
(十三) 其他對外投資明細(xì)帳
4、 財務(wù)報告指用來映會計實體財務(wù)狀況和事業(yè)發(fā)展成果的總結(jié)性書面文件,包括會計報表、附表以及財務(wù)情況文字說明等。
5、 其他類會計檔案包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對賬單,財務(wù)會計軟件使用說明,會計科目和項目編碼及使用說明,會計電算化處理授權(quán)登記或使用權(quán)限備案表,其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊等。
6、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料是指與會計核算有關(guān)的重要資料,包括:
(一)學(xué)生名冊;
(二)學(xué)生繳費及欠費情況;
(三)工資薪金發(fā)放清冊;
(四)住房公積金備查簿;
(五)其他會計核算資料。
7、 學(xué)校財務(wù)采用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的,應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會計檔案,應(yīng)同時將光盤、磁盤、磁帶等作為會計檔案保存。
8、 以下與財務(wù)會計核算相關(guān)的文件材料,應(yīng)當(dāng)執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定,:
(一)學(xué)校年度財務(wù)預(yù)算;
(二)學(xué)校財務(wù)預(yù)算執(zhí)行情況;
(三)學(xué)校對外投資的文件及相關(guān)投資證明;
(四)學(xué)校年度收入分配的相關(guān)文件及資料;
(五)各類審計決定、報告及意見;
(六)國家及學(xué)校各項財務(wù)規(guī)章制度。
第三章 日常管理
1、每年形成的會計檔案,按照歸檔的要求,進(jìn)行分類整理、裝訂成冊。在下一年度一個月之內(nèi)交到財務(wù)處檔案室自行保管,以便隨時查閱,保管時間一般一至二年,期滿后,編造清冊上繳學(xué)院檔案室保管。會計檔案要設(shè)專人負(fù)責(zé)保管,保管人員工作變動時應(yīng)按規(guī)定要求辦理移交手續(xù),并由單位負(fù)責(zé)人監(jiān)交。
2、建立健計檔案的查閱、復(fù)印登記制度,既要方便查閱會計檔案,又要保證會計檔案的安全。設(shè)立會計檔案查閱登記簿,記載查閱的時間、目的、查閱的內(nèi)容及查閱人。外單位查閱財務(wù)處的會計檔案時須經(jīng)財務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。調(diào)閱查賬時,檔案原件一般不予借出,如因工作需要必須借出時須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),但不得拆散原卷冊,并應(yīng)按期歸還。需保密的原始材料,按規(guī)定不得泄密。財務(wù)處內(nèi)部人員因工作需要查閱原始憑證,查后須將資料放回原處。
3、會計檔案保管期限,根據(jù)國家檔案局、財政部發(fā)布的《會計檔案管理辦法》規(guī)定:各種原始憑證和記賬憑證保管期限為十五年,總賬十五年,明細(xì)賬及登記簿十五年,月、季報表保管五年,年終決算報表永久性保管。
4、會計檔案保管期滿,需要銷毀時,由院檔案室提出銷毀意見,會同財務(wù)處及有關(guān)單位共同鑒定,嚴(yán)格審查,編造會計檔案銷毀清冊,報院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。對于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證,應(yīng)單抽出,另行立卷,由檔案室保管至結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止。
5、學(xué)校財務(wù)處、檔案室應(yīng)提供合適的會計檔案保管條件,做好防火、防盜、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作,對電算化檔案的磁盤、光盤,還要防磁、防折。
第四章 移交和移動
1、學(xué)校財會人員之間交接會計檔案,交接雙方應(yīng)當(dāng)辦理會計檔案交接手續(xù)。
2、移交會計檔案的部門,應(yīng)當(dāng)編制會計檔案移交清冊,列明應(yīng)當(dāng)移交的會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管的期限、已保管的期限等內(nèi)容。
3、財務(wù)處和檔案室之間移交會計檔案由財務(wù)處和檔案室指派人員處理;交接會計檔案時,交接雙方應(yīng)當(dāng)按照會計檔案移交清冊所列的內(nèi)容逐項交接。交接完畢后,交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當(dāng)在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。
第五章 責(zé)任
1、 學(xué)校財務(wù)處、檔案室應(yīng)當(dāng)建立健全校內(nèi)各級會計檔案管理責(zé)任制,明確各單位負(fù)責(zé)人、專兼職會計檔案管理人員對會計檔案的管理責(zé)任。
2、 會計檔案的立卷人要對會計檔案的完整性、立卷的及時性負(fù)責(zé)。
3、會計檔案保管人員要妥善保管好會計檔案,要做好防盜、防霉、防潮、防鼠、防蛀等工作,對電算化檔案的磁盤、光盤,還要防磁、防折,對由于以上原因而造成會計檔案毀損的,要追究保管人員的責(zé)任。
4、 各會計檔案使用人和查閱人應(yīng)遵守檔案查閱登記制度。不得擅自涂改、拆封、抽換會計檔案 。
財務(wù)檔案管理制度11
1、目的
為加強財務(wù)管理水平,規(guī)范財務(wù)檔案管理工作,提高財務(wù)部工作效率,配合公司整體經(jīng)營運作,特制定本制度。
2、適用范圍
本制度適用于公司總部。
3、術(shù)語和定義
3、1財務(wù)檔案:財務(wù)檔案是專業(yè)檔案的一種,它是經(jīng)濟(jì)活動的歷史記錄和經(jīng)濟(jì)效果的綜合反映,也是開展經(jīng)濟(jì)活動、進(jìn)行經(jīng)濟(jì)分析研究的重要依據(jù)和參考資料。
3、2原始憑證:原始憑證是在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時,由業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員直接取得或者填制,用以表明某項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)已經(jīng)發(fā)生或其完成情況并明確有關(guān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任的一種憑證。
3、3記賬憑證:記賬憑證是對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)按其性質(zhì)加以歸類,確定會計分錄,并據(jù)以登記會計賬薄的憑證。
3、4會計賬簿:是指以會計憑證為依據(jù),全面、連續(xù)地記錄一個單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),對大量分散的數(shù)據(jù)或資料進(jìn)行歸類整理,逐步加工成有用會計信息的簿籍。
3、5財務(wù)報告:指用來反映會計實體的財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件。
4、職責(zé):無
5、工作要求
5、1財務(wù)檔案的分類:分為會計核算檔案、財務(wù)管理檔案及其他檔案資料。
5、1、1會計核算檔案
會計憑證:包括原始憑證、記賬憑證、其他會計憑證。
會計帳簿:包括日記帳、明細(xì)帳、總帳、各種輔助帳。
財務(wù)報告:包括會計報表、附表以及財務(wù)情況說明書等,會計報表包括月、季、年度會計報表及附注。
會計電算化資料:包括歷年財務(wù)帳簿的刻錄光盤和磁帶等。
5、1、2財務(wù)管理檔案
預(yù)算資料:包括公司總部及下屬公司編制和上報的季度、半年度、年度預(yù)算及預(yù)算執(zhí)行情況表以及公司各職能部門年度費用預(yù)算表。
財務(wù)分析報告:包括公司總部及下屬公司編制和上報的季度、半年度、年度財務(wù)分析報告。
投資分析報告:是指由公司財務(wù)部編制并經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核認(rèn)可的項目投資分析報告。
財務(wù)制度文本:包括由公司財務(wù)部制訂并經(jīng)由公司董事會或行政辦公會議通過的各類財務(wù)制度文本以及由下屬公司根據(jù)公司財務(wù)部指導(dǎo)要求制訂并經(jīng)由下屬公司董事會通過的各類財務(wù)制度文本。
會議紀(jì)要:包括經(jīng)由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱并簽字認(rèn)定的財務(wù)例會會議紀(jì)要、稅收籌劃小組會議紀(jì)要以及其他各類專題會議紀(jì)要。
5、1、3其他檔案資料
合同文件:包括銀行貸款合同及相關(guān)董事會決議、財產(chǎn)保險合同及其他與財務(wù)相關(guān)的各類經(jīng)濟(jì)合同。
下屬公司上報的報告:包括資金申請報告、調(diào)整預(yù)算報告等各類相關(guān)報告。
其他:包括查帳報告、驗資報告、利潤分配方案、董事會決議、章程、公司基礎(chǔ)資料、財務(wù)部發(fā)文等與公司財務(wù)活動有關(guān)的各類檔案資料。
5、2檔案管理工作
5、2、1檔案的.收集、歸檔
財務(wù)檔案要分類進(jìn)行收集、歸檔,并對歸檔檔案進(jìn)行編號,填制“財務(wù)檔案保管清冊”,由財務(wù)檔案經(jīng)管人負(fù)責(zé)登記。
會計核算檔案嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》所規(guī)定的定期收集、整理歸檔,做到資料完整、安全保密、入檔及時、存入有序。
部門及各下屬公司編制和上報的預(yù)算資料、財務(wù)分析報告以及各下屬公司提交財務(wù)部的各類請示報告應(yīng)在確認(rèn)加蓋相關(guān)公司公章及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字后進(jìn)行歸檔。
投資分析報告、會議紀(jì)要等由財務(wù)人員編制的文件須在相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱并簽字后進(jìn)行歸檔。
銀行借款合同、財產(chǎn)保險合同等與財務(wù)活動相關(guān)的經(jīng)濟(jì)合同須確認(rèn)合同雙方法人代表在合同上簽字并加蓋公章,并貼加足額印花稅后進(jìn)行歸檔,須董事會通過的重大合同還需附加相關(guān)董事會決議。
財務(wù)制度文本、公司章程文本以及財務(wù)部下發(fā)各類文件應(yīng)該在加蓋公司公章或財務(wù)部門印章后歸檔,并附加相關(guān)文件流轉(zhuǎn)單及領(lǐng)導(dǎo)審批意見和相關(guān)董事會決議。
其他檔案的歸檔參照《檔案管理辦法》,達(dá)到歸檔條件后歸檔。應(yīng)移交檔案室歸檔的檔案文件在留存副本或復(fù)印件歸檔后移交檔案室。
5、2、2財務(wù)檔案的保管
加強對財務(wù)檔案的保管,建立財務(wù)(會計)檔案柜,檔案柜必須經(jīng)久耐用,牢固安全。
財務(wù)檔案應(yīng)設(shè)立專門地點保管,并按其種類、歸檔時間、編號等要素分柜存放。
對財務(wù)檔案的保管實施統(tǒng)一管理,財務(wù)部設(shè)置兼職檔案管理員崗位,負(fù)責(zé)已立卷登記的財務(wù)檔案的保管工作。
檔案存放地點應(yīng)注意防火、防潮、防污、防竊、防蛀。
會計核算檔案嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》所規(guī)定的期限保存,其他財務(wù)檔案都為永久性保存檔案。
會計檔案的清點和檢查要每年進(jìn)行一次,檢查檔案完整、借閱情況及安排情況,以及保管期滿應(yīng)處理的檔案,發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理。
5、2、3財務(wù)檔案的調(diào)閱
財務(wù)人員因工作需要調(diào)閱財務(wù)檔案時,必須按順序及時歸還原處。本公司其他人員調(diào)閱財務(wù)檔案,要經(jīng)財務(wù)部總經(jīng)理同意;外單位人員調(diào)閱財務(wù)檔案要有加蓋單位公章的申請書,經(jīng)財務(wù)部總經(jīng)理審核后報公司總裁批準(zhǔn)。
會計檔案原件原則上不得外借,若有特殊情況需要外借,則外借最長期限不得超過三天。
調(diào)閱財務(wù)檔案須填寫“財務(wù)檔案調(diào)閱登記簿”,需要復(fù)印的要經(jīng)財務(wù)部總經(jīng)理同意并進(jìn)行登記,查閱過程中檔案管理人員不得離開現(xiàn)場。
調(diào)閱人員不得在案卷中勾、劃、涂、抹,不得抄錄與調(diào)閱無關(guān)的內(nèi)容。
5、2、4財務(wù)檔案的銷毀
對保管期滿的財務(wù)檔案,應(yīng)由財務(wù)部門提出銷毀意見會同檔案管理部門共同鑒定,嚴(yán)格審查,對按規(guī)定可以銷毀的檔案,應(yīng)編造“會計檔案銷毀清冊”,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審查批準(zhǔn)后銷毀,檔案銷毀時應(yīng)由財會部門和檔案部門共同派員監(jiān)銷,監(jiān)銷人員在銷毀檔案之前應(yīng)認(rèn)真進(jìn)行清點核對,并在銷毀清冊上簽名蓋章,銷毀清冊一式二份,分別由檔案、財會部門保留。
5、3附則
5、3、1下屬公司可根據(jù)本制度和其他有關(guān)規(guī)定,結(jié)合各自具體情況,制定相應(yīng)財務(wù)檔案管理制度;
5、3、2本制度由財務(wù)部制定并負(fù)責(zé)解釋;
5、3、3本制度經(jīng)行政辦公會審議通過后實施。
6、支持性文件
6、1《會計檔案管理辦法》
7、相關(guān)記錄及表格無
財務(wù)檔案管理制度12
第一章總則
第一條為了加強公司會計檔案管理,保證資料完整,使會計檔案基礎(chǔ)工作規(guī)范化、制度化,根據(jù)財政部、國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》及《集團(tuán)檔案管理辦法》,結(jié)合公司實際情況,特制定本辦法。
第二條會計檔案是企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動中形成的記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù),它既是本單位檔案的一部分,也是國家全部檔案的重要組成部分。
第三條會計檔案管理,是企業(yè)管理的一項很重要的基礎(chǔ)工作,各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視,加強對會計檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)。檔案部門和財務(wù)部門要互相支持,密切配合,共同做好會計檔案管理工作。各級機(jī)關(guān)的檔案部門和財務(wù)部門負(fù)責(zé)對所屬單位的會計檔案管理工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、檢查和監(jiān)督。
第四條本辦法適用于公司所屬各單位、各部門。
第五條每年形成的會計檔案(包括會計憑證、會計賬簿、會計報表、其他會計核算資料和電算軟盤資料),應(yīng)由財務(wù)部門按照歸檔的要求負(fù)責(zé)整理立卷或裝定成冊。
第二章會計檔案的分類及編號
第六條會計憑證。會計憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明。包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。
第七條會計賬簿。會計賬簿是由一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁組成,以會計憑證為依據(jù),全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。它包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。
第八條會計報表。會計報表是反映企業(yè)會計財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件,主要有主要財務(wù)指標(biāo)快報,月、季度會計報表,年度會計報表,包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、財務(wù)情況說明書等。
第九條其他會計檔案包括:
(一)文書部分:
1、各種經(jīng)濟(jì)合同、協(xié)議、擔(dān)保書契約及其附件;
2、年度財務(wù)計劃,年度財務(wù)工作計劃,年度財務(wù)工作總結(jié),年度財務(wù)決算編審工作的要求,財政、財務(wù)工作會議文件及資料;
3、各種財務(wù)分析資料(包括資金分析、經(jīng)濟(jì)活動分析、成本情況分析);
4、各種調(diào)查報告和典型經(jīng)驗;
5、資信證明;
6、重點工程決算資料;
7、各種投標(biāo)保函;
8、城建制劃轉(zhuǎn)、撤銷、合并單位的全部交接資料。
(二)表單部分:年度各項經(jīng)濟(jì)技術(shù)指標(biāo)完成情況報表(包括統(tǒng)計、質(zhì)量、勞動工資、安全生產(chǎn)、設(shè)備情況、科技成果及效益等);財務(wù)檢查報告;國庫券和其他債券分配和統(tǒng)計報表;會計人員統(tǒng)計表、會計人員考試情況統(tǒng)計表;會計人員考核資料;會計證登記表;職稱評定審批表;會計達(dá)標(biāo)升級申報、驗收、審批表;先進(jìn)會計審批表;報廢后的固定資產(chǎn)卡片;各種臺賬、會計檔案移交清冊、會計檔案銷毀清冊等。
(三)電算化部分:會計電算化存貯在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料均應(yīng)視同會計檔案一并管理。
第十條會計檔案的整理立卷。會計年度終了后,對會計資料進(jìn)行整理立卷。會計檔案的整理采用“三統(tǒng)一”的辦法,即:分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一(一類憑證、二類賬簿、三類報表、四類其他會計檔案)、檔案形成統(tǒng)一(案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一)、管理要求統(tǒng)一(建立財務(wù)會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊,報表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊),并分門別類按各卷順序編號。
第十一條
會計檔案編號級次:2/2/2/4,即大類/年度/類別/流水號。
第十二條
大類是指會計內(nèi)容的大類:01憑證、02賬簿、03報表、04其他檔案……。
第十三條
年度是指會計內(nèi)容發(fā)生的年份,如08、09……。
第十四條
類別是指大類下的分類,憑證類別以月份劃分01一月、02二月……;賬簿類別分為01資產(chǎn)類、02負(fù)債類……;報表類別分為01主表、02附表、03內(nèi)部管理報表……;
第十五條
其它檔案類別分為:99其它。
第十六條
流水號是指按會計內(nèi)容的發(fā)生時序,連續(xù)編制號碼。如20xx年2月份第25本憑證,應(yīng)編為01080xxxxx5;20xx年第50份合同應(yīng)編為0408xxxx0。
第三章會計檔案的裝訂
第十七條
會計憑證的裝訂。每月裝訂一次,須在次月10日前裝訂完成,按年分月妥善保管歸檔。
。ㄒ唬⿻嫅{證裝訂前的準(zhǔn)備工作:分類整理,按順序排列,檢查日數(shù)、編號是否齊全;按憑證匯總?cè)掌跉w集(如按上、中、下旬匯總歸集)確定裝訂成冊的本數(shù);摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整;整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺,領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全;記賬憑證上有關(guān)人員(如財務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等)的印章是否齊全。
。ǘ⿻嫅{證裝訂時的要求:用“三角兩針引線法”裝訂,裝訂憑證應(yīng)使用棉線,在左上角部位打上兩個針眼,實行兩眼一線并在憑證上方和左側(cè)面各走兩次線后再到背面打結(jié),結(jié)扣應(yīng)是死的,并放在憑證封皮的里面。記賬憑證裝訂完成后,要根據(jù)三角裝訂的大小進(jìn)行完全包角,由裝訂人在記賬憑證側(cè)面注明年、月、憑證種類和起始號碼,并在包角處的裝訂線封簽處簽名或者蓋章。裝訂憑證厚度一般為2-2.5厘米,保證裝訂牢固,美觀大方。
。ㄈ⿻嫅{證裝訂后的注意事項。每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章;在封面上編好卷號,按編號順序入柜,并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號,以便于調(diào)閱。
第十八條
會計賬簿的裝訂。各種會計賬簿年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,其他賬簿應(yīng)按時整理立卷。
。ㄒ唬┗疽螅嘿~簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符,賬頁數(shù)是否齊全,序號排列是否連續(xù);然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、按順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。
。ǘ┗铐撡~簿裝訂要求:保留已使用過的賬頁,將賬頁數(shù)填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,用質(zhì)好的牛皮紙做封面、封底,裝訂成冊。
。ㄈ┒鄼谑交铐撡~、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝,應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。在本賬的'封面上填寫好賬目的種類,編好卷號,由會計主管人員和經(jīng)辦人簽章。
。ㄋ模┵~簿裝訂后的其他要求:會計賬簿應(yīng)牢固、平整,不得有折角、缺角,錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象。會計賬簿的封口要嚴(yán)密,封口處要加蓋有關(guān)印章。封面應(yīng)齊全、平整,并注明所屬年度及賬簿名稱、編號。編號一年一編,編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細(xì)賬。會計賬簿按保管期限分別編制卷號,如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號;總賬、各類明細(xì)賬、輔助賬全年按順序編制卷號。
第十九條
會計報表的裝訂。會計報表編制完成及時報送后,留存的報表按月裝訂成冊謹(jǐn)防丟失。第一,會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全,整理報表頁數(shù),上邊和左邊對齊壓平,防止折角,如有損壞部位修補后,完整無缺地裝訂;第二,會計報表裝訂順序為:會計報表封面、會計報表編制說明、按會計報表的編號順序排列各種會計報表、會計報表的封底;第三,按保管期限編制卷號。
第四章財務(wù)信息化檔案
第二十條數(shù)據(jù)資料管理與保密。計算機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)文件及其備份和作為會計檔案資料打印輸出的各種憑證、賬冊、報表,應(yīng)按有關(guān)財會制度使用、保管。
。ㄒ唬┈F(xiàn)金記賬憑證及日記賬的輸出及保管,F(xiàn)金收付業(yè)務(wù)要做到當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清,F(xiàn)金記賬憑證一律由專職會計人員將審核無誤后的原始憑證按分錄當(dāng)日輸入計算機(jī)并打印出現(xiàn)金日記賬頁,審核后交現(xiàn)金出納人員核對現(xiàn)金庫存,相符后出納員及主管負(fù)責(zé)人在賬頁上蓋章,按月編頁碼裝訂成冊加蓋封印,年終將各月現(xiàn)金日記賬順序裝訂成冊,加蓋封印妥為保管。
。ǘ┿y行記賬憑證、賬冊的輸出與保管。有關(guān)財務(wù)人員必須及時把經(jīng)審核無誤的原始憑證按分錄輸入計算機(jī)并打印銀行日記賬,以保證銀行出納當(dāng)日業(yè)務(wù)當(dāng)日清。銀行賬頁經(jīng)出納審核無誤后,出納和主管會計簽字蓋章,按日裝訂成冊,年終將各月銀行日記賬順序裝訂成冊,并加蓋封印,妥為保管,F(xiàn)金、銀行記賬憑證可采取匯總的方式,裝訂成冊,妥為保管。
。ㄈ┺D(zhuǎn)賬憑證的輸入、輸出與保管。有關(guān)會計人員應(yīng)及時將審核無誤的原始憑證按分錄輸入計算機(jī)。并打印輸出,裝訂成冊,妥為保管。
。ㄋ模┛颇繀R總表、賬簿打印時間。現(xiàn)金、銀行日記賬每天打印。銀行余額調(diào)整表每月打印一次?偡诸愘~和各種明細(xì)分類賬每月打印一次,F(xiàn)金、銀行存款、轉(zhuǎn)賬記賬憑證的科目匯總表每本打印一次,并同該本記賬憑證一起裝訂。會計報表、計算表、分析表,按管理要求和時間打印輸出,經(jīng)有關(guān)財會人員審核無誤后簽字生效。
(五)其他。由機(jī)器打印輸出的會計檔案發(fā)生缺損時,必須補充打印,并要求操作人員在打印輸出的賬頁上簽字蓋章,財務(wù)主管簽字蓋章認(rèn)可。
第二十一條數(shù)據(jù)備份管理。會計核算數(shù)據(jù)必須經(jīng)常進(jìn)行備份工作。在日常工作中,準(zhǔn)備三套軟盤循環(huán)使用,隔日進(jìn)行備份,以避免意外和人為錯誤造成對工作的干擾。需要做備份的包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。機(jī)內(nèi)憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報表,應(yīng)視同會計資料按月做兩套軟盤備份,交會計檔案保管員分別放置在不同地方妥為保管。
第二十二條信息化會計檔案管理。會計檔案存檔手續(xù):打印輸出的憑證、賬冊、報表,必須有會計主管的簽章才能存檔保管。為保證備份數(shù)據(jù)的安全,備份軟盤必須貼上寫保護(hù)標(biāo)簽,裝入盤套,放進(jìn)硬盒,存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所。打印輸出的憑證、賬冊、報表等書面形式的會計檔案按《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理。隨計算機(jī)配置的操作系統(tǒng)、各類應(yīng)用程序軟件、購買的商品化會計核算系統(tǒng)軟件,軟件的備份磁盤,作為會計檔案保管。各類會計檔案的出借,必須經(jīng)過會計主管審批同意并簽章,如果對備份磁盤的操作可能危及該備份磁盤的完整性,應(yīng)制作該備份磁盤的復(fù)制件,使用復(fù)制件進(jìn)行操作。必須加強會計檔案的保密工作,任何人如有偽造、非法涂改變更、故意毀壞數(shù)據(jù)文件、賬冊、備份磁盤等的行為,將受到行政處分,情節(jié)嚴(yán)重者,將追究其法律責(zé)任。
第五章會計檔案的移交
第二十三條負(fù)責(zé)會計檔案的保管人員,應(yīng)相對穩(wěn)定。如果保管人員有變動,必須辦理交接手續(xù)后才能離開。交接時移交人與接替人應(yīng)按會計檔案目錄逐一點交。如發(fā)現(xiàn)會計檔案有短缺,應(yīng)由移交人負(fù)責(zé)找齊,如有丟失,移交人應(yīng)查明原因,承擔(dān)責(zé)任。點交清楚后應(yīng)由雙方在移交表上簽字。
第二十四條撤銷單位的會計檔案移交。被撤銷單位的會計檔案應(yīng)經(jīng)上級審計和財務(wù)部門審查后,編制會計檔案移交清冊,上交上級檔案或財務(wù)部門保管。
第二十五條被合并單位的會計檔案移交。被合并單位應(yīng)編制移交清冊移交給并入單位。雙方經(jīng)辦人按移交清冊進(jìn)行點交后,雙方經(jīng)辦人和負(fù)責(zé)人在移交清冊上簽字,上級檔案和財務(wù)部門派員監(jiān)交。
第六章會計檔案的保管第二十六條公司級以上機(jī)關(guān)應(yīng)設(shè)會計檔案室。沒有條件設(shè)立會計檔案室的單位,應(yīng)設(shè)會計檔案專柜,并指定專人負(fù)責(zé)保管。會計憑證、會計賬簿、會計報表每年會計年度終了,暫由財務(wù)部門保管一年,期滿后移交檔案部門保管。年度終了時填制的會計檔案目錄送檔案部門一份備查。其他會計檔案,由財務(wù)部門自行保管。
第二十七條會計檔案由檔案保管人員收集歸檔。存檔前,經(jīng)辦人要整理裝訂,分類填制會計檔案目錄,寫明案卷號,一切手續(xù)完備后,保管人員才能接收。
第二十八條會計檔案的存放應(yīng)該做到:防火、防潮、防蟲、防鼠、防霉變質(zhì)。不允許隨便堆放,保證會計檔案完整無損。
第二十九條會計檔案的保管年限,按會計檔案保管年限表執(zhí)行。保管年限期滿后方能銷毀。會計部門保管的其他會計檔案,各種契約、重點工程決算資料,會議記錄本永久保存;其他檔案按其使用價值各單位自定保管年限:
會計檔案保管期限表序號檔案名稱
一、會計憑證類1原始憑證、記賬憑證和匯總憑證其中:涉及外事和對私改造的會計憑證2銀行存款余額調(diào)節(jié)表
二、會計賬簿類3日記賬其中:現(xiàn)金和銀行存款日記賬4明細(xì)賬5總賬6固定資產(chǎn)卡片7輔助賬簿8涉及外事和對私改造的會計賬簿
三、會計報表類9主要財務(wù)指標(biāo)快報10月、季度會計報表11年度會計報表(決算)
四、其它類12會計移交清冊13會計檔案保管清冊14會計檔案銷毀清冊保管期限15年永久3年15年25年15年15年包括日記總賬固定資產(chǎn)報廢清理后可存5年15年永久包括各級主管部門的匯總會計報表3年包括文字分析5年同上永久同上15年25年25年備注
第七章會計檔案借閱的批準(zhǔn)權(quán)限
第三十條公司財務(wù)部門內(nèi)部人員借閱會計檔案。會計檔案存在財務(wù)部門的,檔案保管人員應(yīng)及時提供;會計檔案存在檔案部門檔案庫的,到檔案庫借閱,檔案保管人員應(yīng)及時提供。
第三十一條本單位其他部門借閱會計檔案。會計檔案存在財務(wù)部門的,要經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),方能借閱;會計檔案存在檔案庫的,要經(jīng)檔案部門和財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),方能借閱。
第三十二條外單位人員查閱會計檔案。要持單位介紹信,經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方能借閱。
第三十三條借閱會計檔案應(yīng)在財務(wù)部門或檔案部門的檔案庫(室)內(nèi)查閱。須拿出檔案庫(室)時要經(jīng)檔案部門和財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),必須攜帶出單位的要經(jīng)單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
第三十四條需要借出財務(wù)部門或檔案庫的會計檔案,必須辦理借閱手續(xù),在“會計檔案借閱登記簿”上進(jìn)行登記,歸還時還應(yīng)注明歸還時間。
第八章會計檔案的銷毀
第三十五條公司級單位會計檔案的銷毀。由檔案、審計和財務(wù)部門共同對應(yīng)銷毀的會計檔案進(jìn)行鑒定,經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)審查后,編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報經(jīng)總公司檔案部門和財務(wù)部門批準(zhǔn)并派人監(jiān)銷時,方能由檔案管理部門銷毀。
第三十六條總公司會計檔案的銷毀。應(yīng)由檔案、審計和財務(wù)部門對應(yīng)銷毀的會計檔案共同進(jìn)行鑒定,經(jīng)總公司主管領(lǐng)導(dǎo)審查后,編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報經(jīng)市檔案局、財政局和建設(shè)銀行市分行批準(zhǔn)并派人監(jiān)銷。方能由檔案管理部門銷毀。
第三十七條會計部門保管的會計檔案的銷毀。應(yīng)由會計部門編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。報經(jīng)檔案、審計部門鑒定、審批和監(jiān)銷。
第三十八條基層單位會計檔案的銷毀。應(yīng)由財會人員編制“會計檔案銷毀清冊”和“銷毀清冊審批表”。經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人審查后,報經(jīng)公司檔案部門和財務(wù)部門審查批準(zhǔn),并派人監(jiān)銷,方能銷毀。
第三十九條會計檔案保管期滿應(yīng)銷毀時,其中有的原始憑證還有使用價值的,例如未了結(jié)的債權(quán)、債務(wù)業(yè)務(wù)的憑證,應(yīng)單獨抽出另行立卷保管。直保管到確無使用價值時再銷毀。
第九章附則
第四十條本制度由公司財務(wù)資產(chǎn)部負(fù)責(zé)解釋。第四十一條本制度自印發(fā)之日起執(zhí)行。
附:相關(guān)賬表
財務(wù)檔案管理制度13
第一章總則
第一條財務(wù)檔案是公司一切商事經(jīng)營活動在財務(wù)核算管理的最終歸集。是一個公司檔案管理的核心。財務(wù)檔案保存是否完整直接關(guān)系到公司長遠(yuǎn)的經(jīng)濟(jì)利益能否得以保全。財務(wù)檔案的完整也是公司主要相關(guān)負(fù)責(zé)人最重要的經(jīng)濟(jì)法律責(zé)任之一。
第二條為了加強公司財務(wù)檔案管理和財務(wù)監(jiān)督,確保公司的合法利益,根據(jù)《中華人民共和國財務(wù)檔案管理辦法》,結(jié)合公司的具體情況,特制定本辦法。
第三條在公司內(nèi)使用、取得和保管檔案的部門和個人,必須遵守本制度。
第二章會計檔案
第四條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其他會計核算的資料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要歷史資料和證據(jù)。
第五條會計檔案和范圍
會計檔案的范圍指會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分。
。ㄒ唬⿻嫅{證
會計憑證是記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任的書面證明。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。
(二)會計賬簿、
會計賬簿是一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁組成,以會計憑證為依據(jù),全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的簿籍。它包括按會計科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助記備查簿等。
。ㄈ⿻媹蟊
會計報表是反映企業(yè)財務(wù)狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件,有主要財務(wù)反映指標(biāo)快報,月、季度會計報表、中期會計報表、年度會計報表。包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、現(xiàn)金流量表、會計報表附表、附注、財務(wù)情況說明書等。
。ㄋ模┢渌麜嫼怂阗Y料
其他會計核算資料屬于經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)范疇,與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關(guān)的,由財務(wù)部門負(fù)責(zé)辦理的有關(guān)數(shù)據(jù)資料。如:經(jīng)濟(jì)合同、財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務(wù)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。會計電算化存貯在磁盤上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計資料均應(yīng)視同會計檔案管理。
第三章會計檔案的裝訂和保管
第六條會計檔案的整理立卷會計年度終了后,對會計資料進(jìn)行整理立卷。會計檔案的整理采用的辦法是:分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一,并分門別類按各卷順序編號。
。ㄒ唬┓诸悩(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。將財務(wù)會計資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報表,四類文字資料及其他。
(二)檔案形成統(tǒng)一。案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一。
。ㄈ┕芾硪蠼y(tǒng)一。建立財務(wù)資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊,報表和文字分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。
第七條會計檔案的裝訂會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。會計憑證的裝訂,一般每月裝訂一次。裝訂好的憑證按年分月妥善保管。
第八條會計憑證裝訂前的準(zhǔn)備工作:
。ㄒ唬┓诸愓恚错樞蚺帕,檢查日數(shù)、編號是否齊全;
。ǘ┌磻{證匯總?cè)掌跉w集(加按上、中、下旬匯總歸集)確定裝訂成冊的本數(shù);
(三)摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書釘、大頭針、回形針),對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整;
。ㄋ模┱頇z查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺,領(lǐng)料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全;
。ㄎ澹┯涃~憑證上有關(guān)人員(如財務(wù)主管、復(fù)核、記賬、制單等)的印章是否齊全。
第九條會計憑證裝訂時的要求:
。ㄒ唬┭b訂盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱。
。ǘ⿷{證外面要加封面,封面紙用尚好的牛皮紙印制,封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;
。ㄈ┭b訂憑證厚度一般為3厘米,裝訂牢固,美觀大方。
第十條會計憑證裝訂后的注意事項:
。ㄒ唬┟勘痉饷嫔咸顚懞脩{證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章;
(二)在封面上編好卷號,會計憑證裝訂成冊后,裝入會計憑證檔案盒以便妥善保護(hù)。按編號順序入柜,并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號,以便于調(diào)閱。
第十一條會計賬簿和裝訂。各種會計賬簿年度結(jié)賬后,除跨年使用的`賬簿外,其他賬簿應(yīng)按時整理立卷;疽笫牵
。ㄒ唬┵~簿裝訂前,首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶口是否相符,賬頁數(shù)是否齊全,序號排列是否連續(xù);然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。
(二)活頁賬簿裝訂要求。
1多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等應(yīng)分別裝訂,應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起,并按會計科目編號順序依次排頁。
2在賬本的封面上填寫好賬目的種類,編好卷號,會計主管人員和裝訂人(經(jīng)辦人)簽章
3計算機(jī)打印的賬頁應(yīng)在左側(cè)留出裝訂線,不得以打印紙原有道孔穿線裝訂。
第十二條賬簿裝訂后的其也要求。
1會計賬簿應(yīng)該牢固、平整,不得有折角、缺角、錯頁、加空白紙的現(xiàn)象。
2會計賬簿的封面要嚴(yán)密,封面處要加蓋有關(guān)印章。
3封面應(yīng)齊全、平整,并注明所屬年度及賬簿名稱、編號,編號為一年一編,編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分類明細(xì)賬等。
4會計賬簿按保管期限分別編制卷號,如現(xiàn)金日記賬全年按順序編制卷號;總賬、各類明細(xì)賬、輔助賬全年按順序編制卷號。
第十三條會計報表的裝訂。會計報表編制完成及時報送后。
(一)會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全,整理報表頁數(shù),上邊和左邊對齊壓平,防止折角,如果損壞部位修補后完整無缺地裝訂;
。ǘ⿻媹蟊硌b訂順序為:會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底;
。ㄈ┌幢9芷谙蘧幹凭硖。
第十四條會計檔案的保管
當(dāng)年會計檔案,在會計年度終了后,可暫由財務(wù)部門保管二年,期滿之后原則上應(yīng)由財務(wù)部門編制清冊移交本單位的檔案部門保管。財務(wù)會計部門在將會計檔案移交檔案管理部門時,應(yīng)按下列程序進(jìn)行:
(一)開列清冊,填寫交接清單;
(二)在賬簿使用日期欄填寫移交日期;
。ㄈ┙唤尤藛T按移交清冊和交接清單項目核查無誤后簽章。
第十五條會計檔案的保管要求。
。1)會計檔案室應(yīng)選擇在干燥防水的地方,并遠(yuǎn)離易燃品堆放地,周圍應(yīng)備有防火器材。
。2)會計檔案應(yīng)放在專用的鐵皮檔案柜里,按順序碼放整齊,以便查找。
。3)會計檔案室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常用消毒藥劑噴灑,經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生,以防蟲蛀、防鼠咬。
(4)會計檔案室保持通風(fēng)透光,并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱的地方,以利查閱,并防止潮濕;
。5)設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿,嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密;
。6)會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。
第四章會計檔案的借閱
第十六條會計檔案的借閱
。ㄒ唬⿻嫏n案為本單位所利用,原則上不得借出,有特殊需要須經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)負(fù)責(zé)人員批準(zhǔn)。
。ǘ┩獠拷栝啎嫏n案時,應(yīng)持有單位正式介紹信,經(jīng)會計主管人員或單位領(lǐng)導(dǎo)人批準(zhǔn)后,方可辦理借閱手續(xù);單位內(nèi)部人員借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿,將借閱人姓名、單位、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。
。ㄈ┍締挝蝗藛T需要檔案資料,在登記報批后由檔案管理人員陪同翻閱或者復(fù)印。
。ㄋ模┙栝啎嫏n案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊,也不得涂改抽換、攜帶外出或復(fù)制原件(如有特殊情況,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件)。
第五章會計檔案的保管
第十七條會計檔案的保管期限。各種會計檔案的保管期限,按其特點可分為永久性和定期性兩類。
(一)凡是在立檔單位會計核算中形成的,記述和反映會計核算的,對工作總結(jié)、查考和研究經(jīng)濟(jì)活動具有長遠(yuǎn)利用價值的會計檔案,應(yīng)永久保存。
。ǘ┒ㄆ诒9芷谙薹謩e為3年、5年、10年、15年、20年和25年等種類。會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。為了全面反映會計檔案情況,立檔部門應(yīng)設(shè)置會計檔案備查表及時記載會計檔案的保存數(shù)、借閱數(shù)和歸檔數(shù),做到心中有數(shù)、不出差錯。會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。
(三)檔案保管期限
、旁紤{證、記賬憑證、匯總憑證15年
、沏y行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單5年
、侨沼涃~15年其中:現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年
⑷明細(xì)賬、總賬、輔助賬15年
、晒潭ㄙY產(chǎn)報廢清理后固定資產(chǎn)卡片及清單保管5年
⑹主要財務(wù)指標(biāo)報表(包括文字分析)3年
、嗽、季度會計報表(包括文字分析)5年
、棠甓葧媹蟊恚òㄎ淖址治觯┯谰
、蜁嫏n案保管清冊及銷毀清冊永久
、沃饕攧(wù)會計文件、合同、協(xié)議永久
第六章會計檔案的銷毀
第十八條會計檔案保管期滿,需要銷毀時由檔案部門提出銷毀意見,會同財務(wù)部門共同鑒定、編造會計檔案銷毀清冊,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審查,報請上級主管單位批準(zhǔn)后方可予以銷毀。
第十九條會計檔案保管期滿,但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證,應(yīng)單獨抽出,另行立卷,由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)時為止;建設(shè)單位在建設(shè)期間的會計檔案,不得銷毀。
第二十條銷毀檔案前,應(yīng)按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對;各單位銷毀會計檔案時應(yīng)由檔案部門和財會部門共同派員監(jiān)銷,會計檔案銷毀后經(jīng)辦人在“銷毀清冊”上簽章,注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,以示負(fù)責(zé),同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份,一份報本單位領(lǐng)導(dǎo),一份歸入檔案備查。
財務(wù)檔案管理制度14
一、目的
根據(jù)財政部、國家檔案局關(guān)于印發(fā)《會計檔案管理辦法》的通知的規(guī)定,為了加強公司財務(wù)會計檔案的科學(xué)管理,建立、健全會計檔案的管理制度,保證會計檔案妥善有序存放、方便查閱、嚴(yán)防毀損、散失和泄密,完善財務(wù)檔案管理工作,特制定本制度。
二、適用范圍:
本制度用于財務(wù)部檔案的管理。預(yù)算、計劃、制度等文件材料,執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定,不適用本制度。三、管理職責(zé)
財務(wù)部負(fù)責(zé)檔案的整理、編號、歸檔、調(diào)閱、借閱等,對財務(wù)會計檔案的安全、完整、保密負(fù)責(zé),對于應(yīng)當(dāng)入庫保管的資料應(yīng)及時入庫納入管理。
四、會計檔案范圍
包含會計憑證、會計賬簿、會計報告以及其他會計核算資料等四個部分。 1、會計憑證類:原始憑證,記帳憑證,匯總憑證,其他會計憑證; 2、會計賬簿類:總帳,明細(xì)帳,日記帳,固定資產(chǎn)卡片,輔助帳簿,其他會計帳簿;
3、財務(wù)報告類:包括月度、季度、年度財務(wù)報告,會計報表、附表、附注及文字說明,其他財務(wù)報告;
4、其他類:銀行存款余額調(diào)節(jié)表,銀行對帳單,其他應(yīng)當(dāng)保存的會計核算專業(yè)資料,會計檔案移交清冊,會計檔案保管清冊,會計檔案銷毀清冊,以及有關(guān)的電子數(shù)據(jù)和相應(yīng)軟件資料。
五、會計檔案的管理
1、會計檔案的整理立卷:會計年度終了后,對會計資料進(jìn)行整理立卷。會計檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法,即:分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一,并分門別類按各卷順序編號。
1)、分類標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一。一般將財務(wù)會計資料分成一類賬簿,二類憑證,三類報表,四類文字資料及其他;
2)、檔案形成統(tǒng)一。案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一; 3)、管理要求統(tǒng)一。建立財務(wù)會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊,報表和文字資料分類立卷,其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。 2、會計憑證的裝訂
會計憑證每月裝訂一次,按年分月妥善保管歸檔。會計憑證裝訂前應(yīng)準(zhǔn)備的工作:
1)、分類整理,按順序排列,檢查日數(shù)、編號是否齊全; 2)、按憑證匯總?cè)掌跉w集確定裝訂成冊的本數(shù);
3)、摘除憑證內(nèi)的金屬物,對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小,且要避開裝訂線,以翻閱保持?jǐn)?shù)字完整;
4)、整理檢查憑證順序號,如有顛倒要重新排列,發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。檢查附件有否漏缺,如:領(lǐng)料單、入庫單是否隨附齊全; 5)、記賬憑證上有關(guān)人員的印章是否齊全; 6)、會計憑證裝訂時的要求:
a、裝訂時盡可能縮小所占部位,使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面,以便于事后查閱;
、憑證外面要加封面,封面紙用尚好的牛皮紙印制,封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;
C、裝訂憑證厚度一般為3厘米,裝訂牢固,美觀大方。 7)、會計憑證裝訂后的注意事項:
a、每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章;
、在封面上編好卷號,按編號順序入柜,并要在顯露處標(biāo)明憑證種類編號,以便于調(diào)閱。
3、會計賬簿的裝訂
各種會計賬簿年度結(jié)賬后,除跨年使用的賬簿外,賬簿應(yīng)按時整理立卷。賬簿裝訂的基本要求:
1)、首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各賬戶是否相符,賬頁數(shù)是否齊全,序號排列是否連續(xù);
2)、然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂,活頁賬簿裝訂要求:
a、保留已使用過的賬頁,將賬頁數(shù)填寫齊全,去除空白頁和撤掉賬夾,加上封面、封底,裝訂成冊;
、多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝,應(yīng)按同類業(yè)務(wù)、同類賬頁裝訂在一起。
3)、在賬本的封面上填寫好賬目的種類,編好卷號,會計主管人員和裝訂人(經(jīng)辦人)簽章;
4)、賬簿裝訂后的其他要求:
a、會計賬簿應(yīng)牢固、平整,不得有折角、缺角、錯頁、掉頁的`現(xiàn)象; b、封面應(yīng)齊全、平整、并注明所屬年度及賬簿名稱、編號,編號為一年一編,編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細(xì)賬;
c、會計賬簿按保管期限分別編制卷號,如總賬、各類明細(xì)賬、輔助賬全年按順序編制卷號。 4、會計檔案的移交歸檔
1)、每年形成的會計檔案,由財務(wù)部按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊,
編制會計檔案保管清冊。在會計年度終了后,可暫由本會計部門保管一年。期滿之后,由會計部門編制移交清冊,移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管;
2)、移交檔案部門保管的會計檔案原則上應(yīng)該保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的,檔案部門應(yīng)當(dāng)會同財務(wù)部和經(jīng)辦人共同拆封整理,以分清責(zé)任。 5、會計檔案的保管
1)、會計檔案的保管期限分永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年、共5類(詳見附表一),保管期限從會計年度終了后的第一天算起;
2)、會計檔案室的要求:應(yīng)選擇在干燥防水的地方,并遠(yuǎn)離易燃品堆放地,周圍應(yīng)備有防火器材;室內(nèi)應(yīng)經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生,以防蟲蛀、防鼠咬;保持通風(fēng)透光,并有適當(dāng)?shù)目臻g、通道和查閱的地方,并防止潮濕;
3)、會計檔案應(yīng)放在專用的鐵皮檔案柜里,按順序碼放整齊,以便查找; 4)、設(shè)置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿,嚴(yán)防毀壞損失、散失和泄密;
5)、使用電子計算機(jī)進(jìn)行會計核算的,應(yīng)當(dāng)保存打印出來的紙質(zhì)會計檔案,使用磁盤、光盤等磁性介質(zhì)保存會計檔案,應(yīng)報財政局備案。會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。 6、會計檔案的借閱
1)、會計檔案為本公司所用,原則上不得借出。本公司人員需要檔案資料,在登記報批后由檔案管理人員陪同翻閱或者復(fù)印;
2)、外部借閱會計檔案時,應(yīng)持有單位正式介紹信,經(jīng)會計主管人員和公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可辦理借閱手續(xù);由檔案部門建立健全會計檔案查閱、復(fù)制、登記制度;
3)、借閱手續(xù):借閱人應(yīng)認(rèn)真填寫檔案借閱登記簿,將借閱人姓名、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚;
4)、借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊,也不得涂改抽
換、攜帶外出或復(fù)制原件(如有特殊情況,須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方能攜帶外出或復(fù)制原件)。 7、會計檔案的銷毀
保管期滿的會計檔案,可以按照以下程序進(jìn)行銷毀:
1)、會計檔案保管期滿,需要銷毀時由檔案部門提出銷毀意見,會同財務(wù)部門共同鑒定,編制會計檔案銷毀清冊(注明名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容),經(jīng)公司總經(jīng)理審批簽署意見,報請上級主管單位批準(zhǔn)后方可予以銷毀;
2)、銷毀會計檔案時,由檔案部門和財務(wù)部共同派員監(jiān)銷。在銷毀前清點所要銷毀的會計檔案;銷毀后,經(jīng)辦人應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章;注明“已銷毀”字樣和銷毀日期,以示負(fù)責(zé),同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份,一份報公司領(lǐng)導(dǎo),一份歸入檔案備查;
3)、會計檔案保管期滿,但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證,不得銷毀,應(yīng)當(dāng)單獨抽出另行立卷,由檔案部門保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案,應(yīng)當(dāng)在會計檔案銷毀清單和會計檔案保管清冊中列明;
4)、在建設(shè)期間的會計檔案,不得銷毀。六、本制度解釋權(quán)歸本公司財務(wù)部。
附表一:會計檔案保管期限表
編制/日期:審核/日期:批準(zhǔn)/日期:
財務(wù)檔案管理制度15
1、會計檔案包括會計憑證、會計賬簿和會計報表等會計核算業(yè)務(wù)資料,必須嚴(yán)格按照財政部和國家檔案局制定的《會計檔案管理辦法》規(guī)定,進(jìn)行科學(xué)管理,妥善保存,存放有序,查找方便。
2、財務(wù)處的全部會計檔案,由財務(wù)處長指定專人負(fù)責(zé)裝訂、整理及造冊,財務(wù)處長(或指定人員)負(fù)責(zé)保管一年,一年后移交檔案室保管。
3、對記賬憑證,應(yīng)在每月終了10日內(nèi)按編號順序裝訂成冊,裝盒保存。
4、每年終了20日內(nèi),要將全年所有賬簿集中整理,裝袋保存,將所有會計報表按順序裝訂成冊,妥善保存。
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