文秘專業(yè)基礎(chǔ)知識

文秘專業(yè)基礎(chǔ)知識1

　　類別

　　按秘書的從屬和服務(wù)對象的角度，可分兩類。

　　以秘書在組織內(nèi)部的工作分工來分，可以分為：行政秘書、機要秘書、生活秘書、會議秘書、文字秘書、信訪秘書、公關(guān)秘書。

　　以秘書從事工作的行業(yè)特征來分，可分為法律秘書、醫(yī)藥秘書、教育秘書、體育秘書、軍事秘書等。

　　層次

　　在秘書職位的縱向?qū)哟紊戏譃椋撼跫壝貢�、中級秘書和高級秘書�?/p>

　　包含4層含義：

　　1、體現(xiàn)了不同級別的秘書從低到高的不同輔助層次。

　　2、體現(xiàn)了不同層次秘書工作量及相應(yīng)的秘書結(jié)構(gòu)比例。

　　3、體現(xiàn)了不同層次的秘書在知識、經(jīng)驗和能力上的.級差。

　　4、體現(xiàn)了不同層次的秘書人員在級別和工資待遇上的差別。

文秘專業(yè)基礎(chǔ)知識2

　　一、秘書機構(gòu)的定義

　　秘書機構(gòu)是各級各類領(lǐng)導機關(guān)的綜合性辦公機構(gòu)，也叫辦事機構(gòu)。它隸屬于領(lǐng)導機關(guān)，并在機關(guān)內(nèi)為領(lǐng)導工作和機關(guān)日常事務(wù)提供公務(wù)服務(wù)。

　　二、秘書機構(gòu)的性質(zhì)

　�。ㄒ唬┍容^兩類機構(gòu)

　　1、職能性機構(gòu)：承擔具體業(yè)務(wù)工作，專業(yè)性強，分工明確，職能界線清晰。（或稱"業(yè)務(wù)性機構(gòu)"、"職能部門"、"業(yè)務(wù)部門"）

　　2、綜合性機構(gòu)：不承擔具體業(yè)務(wù)工作，處理綜合事務(wù)，全面協(xié)調(diào)，拾遺補缺。

　�。ǘ�）秘書機構(gòu)屬于綜合性機構(gòu)，既非決策性機構(gòu)，也非職能性機構(gòu)。

　　三、秘書機構(gòu)的特點

　�。ㄒ唬└綄傩裕褐苯与`屬于領(lǐng)導機關(guān)；

　�。ǘ�）綜合性：活動內(nèi)容綜合性強；

　�。ㄈ�）輔助性：活動形式是向上輔助，而非向下指揮或執(zhí)行監(jiān)督。

　　四、秘書機構(gòu)的設(shè)置

　�。ㄒ唬┛傇瓌t：必須適應(yīng)機關(guān)或單位管理工作的實際需要。

　　（二）具體要求：

　　1、凡獨立單位必須設(shè)置秘書機構(gòu)；

　�。í毩�單位：有一定數(shù)量的常駐領(lǐng)導干部和辦事人員，能獨立行使一定權(quán)力的實體單位。）

　　2、秘書機構(gòu)的組織形式、人員配備，必須符合精簡、合理、高效的要求；

　　3、秘書機構(gòu)與所屬機關(guān)在工作性質(zhì)上必須相適應(yīng)。

　　五、秘書機構(gòu)的任務(wù)

　�。ㄒ唬┛偫ǎ�

　　1、秘書機構(gòu)的基本任務(wù)是為機關(guān)領(lǐng)導層或領(lǐng)導者提供綜合性輔助和公務(wù)服務(wù)。

　　2、辦文、辦會、辦事是中外秘書機構(gòu)的主要任務(wù)的概括。

　�。ǘ�）分述：

　　1、政務(wù)性工作（參與政務(wù)）

　�。�1）調(diào)查研究（為領(lǐng)導掌握情況、制定政策服務(wù)，為決策提供準確可靠、全面具體的情況，提出富于建設(shè)性的意見和建議）

　�。�2）信息工作（向決策者及時提供準確、完整、有用的`信息）

　�。�3）協(xié)調(diào)工作（側(cè)重于協(xié)調(diào)機關(guān)單位內(nèi)各職能部門的工作目標、工作步驟等，溝通上下，聯(lián)系左右，理順關(guān)系）

　　（4）咨詢工作（為決策者提供與決策有關(guān)的法律、法規(guī)、政策、資料等，范圍極廣）

　　2、業(yè)務(wù)性工作（秘書部門獨有的、帶有秘書專業(yè)性質(zhì)的任務(wù)）

　�。�1）文書工作（公文的"統(tǒng)收統(tǒng)發(fā)"）

　�。�2）檔案工作（現(xiàn)行文件辦理完畢后，對其中具有存查價值的那部分進行立卷、歸檔，移交給檔案部門管理）

　　（3）會務(wù)工作（為了開好會議而開展的一系列準備、組織工作）

　�。�4）接待工作（可分為內(nèi)賓、外賓接待兩大類，注意"內(nèi)外有別"）

　�。�5）保密工作（保守國家及本單位的各類秘密，一般設(shè)有保密室）

　　3、事務(wù)性工作（主要指處理機關(guān)單位日常事務(wù)的各類工作，如文印、交通、值班、福利、環(huán)境衛(wèi)生、設(shè)備管理等）

　　六、秘書機構(gòu)的領(lǐng)導關(guān)系

　�。ㄒ唬┟貢鴻C構(gòu)只直接對所屬機關(guān)單位負責

　　秘書機構(gòu)只直接為本單位領(lǐng)導服務(wù)，對下一級或上一級秘書機構(gòu)不存在領(lǐng)導或被領(lǐng)導關(guān)系。換言之，各級秘書部門之間不實行自上而下的、獨立的垂直領(lǐng)導體系，秘書機構(gòu)之間存在相對的封閉性。

　　這種領(lǐng)導關(guān)系，可以形象地比喻為"各為其主"、"各自為營"。

　　（二）秘書機構(gòu)之間的聯(lián)系

　　1、縱向聯(lián)系

　　2、橫向聯(lián)系

　　七、各類秘書機構(gòu)（略）

文秘專業(yè)基礎(chǔ)知識3

　　從大的方面看，在我國，黨政機關(guān)通用公文的結(jié)構(gòu)一般分為三個部分：公文版頭部分、公文本體部分、公文文尾部分。

　　公文版頭部分，包括版頭（發(fā)文機關(guān)標識）、份號、密級、緊急程度、發(fā)文字號、簽發(fā)人等六項。黨的機關(guān)公文截至目前，尚沒有標注保密期限。

　　公文本體部分，包括標題、主送機關(guān)、正文、附件、發(fā)文機關(guān)署名、成文日期、印章等七項。

　　公文文尾部分，包括印發(fā)傳達范圍、主題詞、抄送機關(guān)、印制版記等四項。

　　下面，以黨的機關(guān)公文為例，對公文結(jié)構(gòu)的組成部分作些介紹。

　�。�1）版頭。由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加"文件"二字或者加括號標明文種組成，用套紅大字居中印在公文首頁上部。聯(lián)合行文，版頭可以用主辦機關(guān)名稱，也和以并用聯(lián)署機關(guān)名稱。在民族自治地方，發(fā)文機關(guān)名稱可以并用本民族的文字和漢字印制。

　　（2）份號。公文印制份數(shù)的順序號，標注于公文首頁左上角。秘密公文應(yīng)當標明份號。

　　（3）密級。公文的`秘密等級，標注于份號下方。

　�。�4）緊急程度。對公文送達和辦理的時間要求。

　�。�5）發(fā)文字號。由發(fā)文機關(guān)代字、發(fā)文年度和發(fā)文順序號組成，標注于版頭下方居中或者左下方。聯(lián)合行文一般只標明主辦機關(guān)的發(fā)文字號。

　　（6）簽發(fā)人。上報公文應(yīng)當在發(fā)文字號右側(cè)標注"簽發(fā)人"，"簽發(fā)人"后面標注簽發(fā)人姓名。

　　（7）標題。由發(fā)文機關(guān)名稱、公文主題和文種三要素組成，位于發(fā)文字號下方。

　�。�8）主送機關(guān)。主要受理公文的機關(guān)。主送機關(guān)名稱應(yīng)當用全稱或者規(guī)范化簡稱或者同類型機關(guān)的統(tǒng)稱，位于正文上方，須格排印。

　�。�9）正文。公文的主體，用來表達公文的內(nèi)容，位于標題或者主送機關(guān)下方。

　�。�10）附件。公文附件，應(yīng)當置于主件之后，與主件裝訂在一起，并在正文之后、發(fā)文機關(guān)署名之前注明附件的名稱。

　　（11）發(fā)文機關(guān)署名。應(yīng)當用全稱或者規(guī)范化簡稱，位于正文的右下方。

　　（l2）成文日期。一般署會議通過或者領(lǐng)導人簽發(fā)日期；聯(lián)合行文署最后簽發(fā)機關(guān)領(lǐng)導人的簽發(fā)日期；特殊情況署印發(fā)日期。成文日期應(yīng)當寫明年、月、日，位于發(fā)文機關(guān)署名右下方。決議、決定、條例、規(guī)定等不標明主送機關(guān)的公文，成文日期加括號標注于標題下方居中位置。

　�。�13）印章。除會議紀要和印有特定版頭的普發(fā)性公文外，公文應(yīng)當加蓋發(fā)文機關(guān)印章。

　　（14）印發(fā)傳達范圍。加括號標注于成文日期在下方。比如，"（此件發(fā)至省、軍級）"，"（此件發(fā)至縣、團級）"。

　�。�15）主題詞。按上級機關(guān)的要求和《公文主題詞表》（中共中央辦公廳秘書局編制，中國檔案出版社1998年出版）標注，位于抄送機關(guān)上方。

　　（16）抄送機關(guān)。指陳主送機關(guān)以外的其他需要告知公文內(nèi)容的上級、下級和不相隸屬機關(guān)。抄送機關(guān)名稱標注于印制版記上方。

　�。�17）印制版記。由公文印發(fā)機關(guān)名稱、印發(fā)日期和份數(shù)組成，位于公文未頁下端。

文秘專業(yè)基礎(chǔ)知識4

　　文秘包括哪些專業(yè)？

　　首先我們要清楚的是文秘類專業(yè)的類型屈指可數(shù)，根據(jù)最新的資料顯示，文秘類包括現(xiàn)代文秘一個專業(yè)。但是其實與文秘相關(guān)的專業(yè)卻是數(shù)不勝數(shù)，這也就意味著文秘專業(yè)的人可以做相關(guān)的工作。

　　本專業(yè)通過學習文秘專業(yè)基礎(chǔ)理論知識，掌握較強的協(xié)作能夠進行文書和秘書的相關(guān)工作，一般要求大家具備文章寫作、文學編輯、新聞寫作和公關(guān)能力。而文秘類專業(yè)的課程主要包括公關(guān)寫作、文件管理、檔案管理、辦公自動化、企業(yè)管理學、傳播學、普通心理學、商務(wù)英語、實用英語寫作、公共關(guān)系學、人力資源管理、秘書實務(wù)等。

　　專業(yè)介紹

　　基本要求

　　1、客觀素質(zhì)

　　正所謂身體是革命的`本錢，雖然說文秘類工作并不需要高強度的體力勞動，但是事多繁雜卻需要強大的身體素質(zhì)支撐，往往從事文秘工作的人需要來回奔波也是比較辛苦的。

　　2、主觀素質(zhì)

　　文秘類主要還是從事于上下級的工作和人際關(guān)系的協(xié)調(diào)，所以要求保持良好的心理狀態(tài)，不能被個人情緒所左右，否則的話將會無法進行正常的溝通，具有博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會責任感是重中之重。

　　就業(yè)前景與方向

　　其實文秘專業(yè)之所以受歡迎就是因為它的職業(yè)涵蓋面廣，基本上從事文書類的工作都需要這個專業(yè)的人才，無論是各級各類企事業(yè)單位、政府機關(guān)、社會團體、公司輸送還是企業(yè)廣告、公共關(guān)系、市場營銷、人力資源管理、信息處理、客戶溝通協(xié)調(diào)、客戶市場開發(fā)等工作都可以勝任，除此之外還是有文字速錄的工作也能夠輕松駕馭，關(guān)鍵是就業(yè)率很高。

文秘專業(yè)基礎(chǔ)知識5

　�。ㄒ唬┯休^高的政治覺悟、政策水平，較強的法制觀念（文書工作人員政策水平的高低，決定文書工作質(zhì)量的優(yōu)劣；文書工作人員既要懂法，又要守法）

　�。ǘ�）熱愛本職，忠于職守，埋頭苦干，嚴謹精細，遵守紀律，嚴守秘密

　　1、作為文書工作人員，只有熱愛本職工作和忠于職守，才能搞好文書工作。

　　2、埋頭苦干和嚴謹精細，是文書工作人員應(yīng)有的工作態(tài)度和工作精神。

　　3、遵守紀律，就是嚴格按照工作的職責行事，不以工作之便謀取私利。

　�。ㄈ�）應(yīng)有必備的專業(yè)基礎(chǔ)知識、操作知識和相關(guān)學科的.基本知識

　　文書工作人員的專業(yè)基礎(chǔ)知識，主要是指與他們所從事的文書工作密切相關(guān)的基本原理性的知識。大體包括以下幾個方面：

　　一是基礎(chǔ)理論知識。包括文書學、應(yīng)用寫作、秘書學、信息學、行政管理學等�；�礎(chǔ)理論知識帶有一定綜合性、概括性和基礎(chǔ)性，是文書工作的實際操作知識、操作技能的理論指導。

　　二是實際操作知識。文書工作人員必備的專業(yè)基礎(chǔ)知識不但包括基礎(chǔ)理論知識，還應(yīng)包括實際操作知識。也就是說，文書工作人員不能只了解和掌握文書工作的各個環(huán)節(jié)及其工作內(nèi)容，還要熟悉和掌握它的操作程序、操作方法。

　　三是其他基本知識。主要是指與文書工作業(yè)務(wù)相關(guān)的某些基本知識。

　�。ㄋ模┱莆帐炀毜臉I(yè)務(wù)技能，不斷提高綜合運用能力

　　文書工作的業(yè)務(wù)技能，主要有以下一些：

　　1、文字綜合處理能力

　　2、書寫能力

　　3、速記能力

　　4、印制能力

　　5、校對能力

　　6、運用現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力

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　　1、知道領(lǐng)導的職責范圍和全部活動，了解領(lǐng)導的目標和意向。

　　2、領(lǐng)導不在仍能認真負責處理領(lǐng)導的公事及私事。

　　3、幫領(lǐng)導安排活動日程、協(xié)調(diào)約會而不用領(lǐng)導催促和費神；會安排自己的時間。

　　4、沒有領(lǐng)導的提醒，能主動執(zhí)行和堅決完成領(lǐng)導交辦的工作。

　　5、對待領(lǐng)導的朋友、來訪者有禮有節(jié)；能尊重人、肯幫助人，把別人的事放在心上。

　　6、富有想象力和創(chuàng)造力；能提出一些新的想法和建議供領(lǐng)導參考；經(jīng)常采用新的方法來提高自己的工作方法和領(lǐng)導的工作方法；能制訂新的工作制度和工作程序；工作有條有理。

　　7、有機智，能主動解決問題而不麻煩領(lǐng)導；不怕困難。

　　8、能提高文件運轉(zhuǎn)效率；能及時發(fā)現(xiàn)領(lǐng)導辦公桌上擱置很久而其他領(lǐng)導人正等著看的文件；能從其他領(lǐng)導及時的取來領(lǐng)導需要的文件。

　　9、具備秘書的基本技能（如文件歸檔、處理電話、速記等）而無可指責。

　　10、在危急關(guān)頭能沉著，在緊急狀態(tài)下能冷靜，當承受壓力而沉不住氣或發(fā)脾氣時，能夠平靜的像平時一樣繼續(xù)工作。

　　11、忠誠，做領(lǐng)導值得信賴的人。

　　12、有較廣的知識面和閱讀面；能經(jīng)常提請領(lǐng)導注意與公司有關(guān)或個人相關(guān)的出版物。

　　13、做成為一個有價值的信息來源者，而這些信息是領(lǐng)導很難獲得、無法獲得或不能獲得的`。

　　14、有進修計劃，能主動要求了解更多的關(guān)于領(lǐng)導的家庭、領(lǐng)導朋友、領(lǐng)導的工作或行業(yè)。

　　15、發(fā)言清晰，口頭表達能力強，能書面或口頭簡要的向領(lǐng)導匯報情況；能清楚而正確的傳達領(lǐng)導的指示；能主動了解關(guān)于某項政策和行動和想法，并象領(lǐng)導一樣正確的傳達給別人。

　　16、不計時間將每天的工作做完；能根據(jù)需要自愿在夜間或周末加班。

　　17、能象管理者那樣，必要時將自己未做完的工作委托別人去做并督促別人去完成。

　　18、在沒有領(lǐng)導插手的情況下，能處理好領(lǐng)導的每日例行公事。

　　19、能記住一些重要的日期（如周年紀念日、生日、傳統(tǒng)節(jié)日、假期等），代領(lǐng)導為上級、同事、下級安排好慶祝活動。

　　20、在調(diào)研工作中稱職；能主動收集資料，調(diào)查某件事情的經(jīng)過，并寫出有事實、有分析、有建議的調(diào)查報告。

文秘專業(yè)基礎(chǔ)知識7

　　秘書工作的主要內(nèi)容

　　1、擬定、辦理公文

　　擬定公文是指根據(jù)領(lǐng)導者意圖和領(lǐng)導班子的決定精神起草公文或在領(lǐng)導者主持、指導之下，起草領(lǐng)導講話稿。

　　擬定公文是秘書工作的傳統(tǒng)職能�，F(xiàn)代社會，擬定公文更成為秘書工作的一項極其重要的日常工作。因為公文具有發(fā)布政令、傳達意圖、溝通情況、憑證記載等重要功能，因此，擬定公文是一項非常嚴肅的工作，秘書人員應(yīng)該以高度的責任心對待。

　　辦理公文簡稱辦文，是圍繞公文的形成、處理、管理所進行的全部工作，反映了公文在機關(guān)內(nèi)部處理的全過程。

　　辦理公文是秘書工作中一項最基本的工作內(nèi)容，大致可以分為發(fā)文處理和收文處理兩類。其中，發(fā)文過程包括擬制、核簽、繕印、審核、簽發(fā)、立卷、歸檔等主要環(huán)節(jié)；收文過程包括簽收、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、立卷、歸檔等主要環(huán)節(jié)。在日常工作的發(fā)文和收文過程中，秘書人員都要按照黨和政府頒布的公文處理條例、法規(guī)和標準辦理，做到分工合理、責任明確，確保公文處理過程的嚴謹、規(guī)范、優(yōu)質(zhì)、高效，為公文發(fā)揮應(yīng)有的效能創(chuàng)造條件。

　　2、辦理組織會務(wù)

　　辦理組織會務(wù)簡稱辦會，是指機關(guān)秘書部門或臨時設(shè)立的會議秘書機構(gòu)辦理與會議有關(guān)的各類具體事務(wù)，目的是為領(lǐng)導人開好會議做會前、會中和會后的各種綜合輔助性服務(wù)。辦會過程中應(yīng)主要做好以下工作：一是會議議題的協(xié)調(diào)與安排，應(yīng)與各方面協(xié)調(diào)聯(lián)系，將會上討論決定的事項預先整理形成文件形式后，再將其中已經(jīng)立題的成熟文件交給主管領(lǐng)導，決定是否提交會議討論；二是會議的統(tǒng)籌安排，即從整體上安排好會議的各項方面事宜，如會議時間、地點、議程、參加人員、會場布置等；三是會議文件材料的印發(fā)、傳遞、清退、立卷、歸檔等；四是會議期間的各項服務(wù)；五是會議善后工作，如整理會議記錄、編寫簡報和會議紀要、督促檢查會議決策的落實等。

　　3、調(diào)查研究工作

　　調(diào)查研究工作是指圍繞中心工作，針對當前領(lǐng)導關(guān)心和急需解決的有關(guān)問題，調(diào)查了解相關(guān)情況，并進行分析研究，寫出調(diào)查報告呈交給領(lǐng)導機關(guān)或領(lǐng)導人。這是發(fā)揮秘書工作的參謀、助手職能，直接為領(lǐng)導決策服務(wù)的一項重要工作。

　　每一項調(diào)查研究均應(yīng)做好調(diào)查準備、調(diào)查實施和調(diào)查總結(jié)收尾這三個階段的工作。其中，準備階段應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導工作的需求確定調(diào)查題目，擬制提綱；實施階段要注意選準調(diào)查研究對象，采用多種方式，廣泛搜集、認真整理、深入研究調(diào)查得來的材料；總結(jié)收尾階段就是對調(diào)查研究工作進行整體分析，在以前階段工作的基礎(chǔ)上，寫出調(diào)查報告。

　　4、信息處理工作

　　秘書信息處理工作是指按照黨政領(lǐng)導機關(guān)工作的要求，采集與處理信息，為領(lǐng)導正確決策和實施決策服務(wù)的一項工作。凡是領(lǐng)導工作中要掌握的各種動態(tài)、情況以及實際工作領(lǐng)域中帶有苗頭性、傾向性的問題，都需要收集并及時反饋給領(lǐng)導部門。

　　開展信息處理工作首先要建立和健全信息網(wǎng)絡(luò)，這是搞好信息處理工作的基礎(chǔ)；其次要建立一支德才兼?zhèn)�、思路開闊、反應(yīng)敏捷，具有較強的觀察和分析問題能力的信息員隊伍；最后要實現(xiàn)信息處理工作手段的現(xiàn)代化，以便快速傳遞和處理信息。開展信息處理工作應(yīng)確保信息的收集、加工、存儲、輸出、反饋等基本環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量。

　　5、溝通協(xié)調(diào)工作

　　對秘書工作而言，溝通協(xié)調(diào)工作的.內(nèi)容極為廣泛，依據(jù)協(xié)調(diào)對象劃分，有對上的協(xié)調(diào)（即對領(lǐng)導者之間和領(lǐng)導機關(guān)之間的協(xié)調(diào)）、對下的協(xié)調(diào)、同級之間的協(xié)調(diào)、上下級雙方的協(xié)調(diào)、同屬部門的協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)工作的協(xié)調(diào)等，而其中最常見的是業(yè)務(wù)工作的協(xié)調(diào)，如會議協(xié)調(diào)、公文活動協(xié)調(diào)、事項協(xié)調(diào)等�？傊�，凡是與領(lǐng)導決策和指導工作有關(guān)事項的協(xié)調(diào)，均屬于秘書工作的業(yè)務(wù)范圍。開展秘書協(xié)調(diào)工作時，可以利用的方式有電話協(xié)調(diào)、送文上門協(xié)調(diào)、請人進門協(xié)調(diào)、登門拜訪協(xié)調(diào)、召開會議協(xié)調(diào)等。

　　6、信訪接待工作

　　信訪接待工作是處理群眾來信和接待群眾來訪工作的總稱，是各級黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體的秘書工作的一項經(jīng)常性的重要工作。收到群眾來信，要及時拆封，認真閱讀，做好摘記，準確交辦，按“分級負責，歸口辦理”的原則妥善處理或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門辦理。有群眾來訪時，要熱情接待，認真聽記，恰當處理。

　　7、監(jiān)督檢查工作

　　監(jiān)督檢查工作的主要內(nèi)容分為三個方面，即對黨的路線、方針、政策和黨政機關(guān)工作部署落實情況的督促檢查；對領(lǐng)導人批辦事件承辦情況的督促檢查；對文件和會議事項的督促辦理。監(jiān)督檢查工作的具體做法主要包括催辦檢查、實地調(diào)研、日常查辦、綜合反饋等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情況，向上反映情況。

　　8、公務(wù)接洽工作

　　公務(wù)接洽工作是指辦理領(lǐng)導機關(guān)、平行單位、下級組織與本機關(guān)聯(lián)系公務(wù)事宜的接洽工作。這是黨政機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體均不可缺少的一項工作，是作為機關(guān)“窗口”的秘書工作經(jīng)常性的重要工作內(nèi)容，主要包括：承辦處理各機關(guān)單位直接派人或通過電話形式來本機關(guān)商洽或聯(lián)系的公文事宜，有協(xié)助聯(lián)絡(luò)公務(wù)，安排領(lǐng)導人接見，答復詢問，落實承辦單位，解決來訪者食宿、交通等事項。為確保公務(wù)接洽工作的順利進行，秘書人員應(yīng)做到忠于職守、認真執(zhí)行交接班制度和請示報告制度，做好值班日記和電話記錄。同時，還應(yīng)熟悉領(lǐng)導者情況，與有關(guān)部門保持密切聯(lián)系。此外，還應(yīng)善于處理人際關(guān)系。

　　除上述之外，秘書工作還包括管理日常事務(wù)、機要保密、文書立卷與歸檔、領(lǐng)導公務(wù)活動安排、領(lǐng)導臨時交辦事項等。在日常工作中，秘書工作人員均應(yīng)以認真負責的態(tài)度，保質(zhì)保量，切實做好領(lǐng)導交辦的各項工作和任務(wù)。

文秘專業(yè)基礎(chǔ)知識8

　　秘書工作的作用

　　秘書工作在領(lǐng)導機關(guān)和機關(guān)工作中，只有負責管理日常事務(wù)的責任和義務(wù)，沒有決定權(quán)和指揮權(quán)。但是，由于其所處的特殊地位及其所承擔的重要工作，決定了其具有下述作用：

　�。ㄒ唬┙ㄗh參謀作用

　　這方面的作用主要表現(xiàn)在領(lǐng)導決策的過程中。首先，秘書工作人員需要在決策的準備階段做好調(diào)查研究工作，整理相關(guān)信息和資料，為領(lǐng)導決策提供科學可靠的依據(jù)；其次，在進行實施方案的選擇過程中，秘書人員可以根據(jù)所掌握的信息和資料進行分析研究，并憑借自己的經(jīng)驗，為領(lǐng)導者提供有參考價值的材料、建議或方案；最后，在領(lǐng)導制定決策后，對于如何實施決策以及決策實施過程中產(chǎn)生的一系列新情況、新問題應(yīng)如何處理，秘書人員也可提供參考意見或反饋信息。除了為領(lǐng)導者的決策發(fā)揮建議參謀的作用之外，秘書人員在擬寫文件、提供辦事和辦會預案、提供辦事的建議、綜合處理信息等工作中，也需要充分運用自己的聰明才智，努力發(fā)揮為領(lǐng)導者提供建議和參謀的'作用。

　　（二）事務(wù)助手作用

　　秘書人員所起的事務(wù)助手作用更多的是指秘書人員輔助領(lǐng)導做好決策工作以外的具體事務(wù)性工作，使領(lǐng)導者有更多的時間和精力主抓大政方針問題，做好科學決策事項。秘書工作的助手作用主要體現(xiàn)在下列各方面的工作：一是做好日常的文書處理、會務(wù)和檔案管理工作；二是做好文件信息的加工篩選工作；三是做好領(lǐng)導臨時交辦的工作；四是做好公務(wù)接洽、信訪接待和領(lǐng)導活動安排工作；五是做好領(lǐng)導人某些必要的生活服務(wù)工作等。此外，秘書人員還應(yīng)當充分發(fā)揮主動性，積極做好各方面的服務(wù)工作，爭取成為領(lǐng)導的得力助手。

　�。ㄈ�）中心樞紐作用

　　每一個機關(guān)、團體、企事業(yè)單位都擁有一套指揮管理系統(tǒng)。而秘書工作部門則正處于這套系統(tǒng)的中樞位置，發(fā)揮著其他職能部門不可替代的中心樞紐作用。領(lǐng)導集體或者領(lǐng)導者個人的決策、指示，都要通過秘書工作傳遞給實施單位。因此，秘書工作是否健全完善，其工作是否運轉(zhuǎn)自如，直接關(guān)系到機關(guān)工作能否正常運轉(zhuǎn)。因此，必須充分發(fā)揮好秘書工作部門的中心樞紐作用，真正做到“上情下達，下情上達”。

　�。ㄋ模┙y(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用

　　統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作是秘書工作中的一項重要內(nèi)容，也是秘書工作的一項重要職能，主要體現(xiàn)在三個方面：第一，在領(lǐng)導決策中發(fā)揮協(xié)調(diào)作用。決策前，領(lǐng)導者大都責成秘書人員對于要決策的問題組織或協(xié)同有關(guān)部門進行調(diào)研論證；決策后，秘書人員還要協(xié)同相關(guān)部門做好信息反饋工作，調(diào)查各有關(guān)實施單位對于決策的具體落實情況，保持工作運行的暢通。第二，對于日常工作中難以解決的重要問題，秘書人員還要秉承領(lǐng)導思想同時協(xié)調(diào)各方力量，抓緊解決和落實。第三，在日常辦文、辦會、辦事過程中，哪些環(huán)節(jié)出現(xiàn)矛盾，一般均需要秘書人員按照領(lǐng)導的指示同各方協(xié)調(diào)關(guān)系，促進決策的落實。

　　（五）形象窗口作用

　　在日常工作和各種交往中，秘書人員需要經(jīng)常代表機關(guān)或領(lǐng)導人出面，例如內(nèi)外聯(lián)系、洽商公務(wù)、群眾信訪、迎來送往等事宜均需要由秘書出面完成。而對外行文、組織會議、安排領(lǐng)導人的公務(wù)活動，更是秘書形象窗口作用在工作上的反映。因此，一個機關(guān)的形象及其工作面貌、工作作風、領(lǐng)導者的形象等都與秘書工作的形象窗口作用有著非常密切的聯(lián)系，秘書人員在日常工作和生活中要堅決抵制“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”的官僚主義作風和習氣。

　　秘書工作的性質(zhì)和地位決定了秘書工作是機關(guān)工作中各種信息的主要集散地，因此，秘書因此，秘書人員常常需要主動進行調(diào)查研究工作，及時地采集和收錄各種有用信息，向領(lǐng)導提供需要了解和掌握的各種動態(tài)信息，做好領(lǐng)導的各項輔助和服務(wù)工作。

文秘專業(yè)基礎(chǔ)知識9

　　秘書的定義及分類

　　一、秘書的定義

　　（一）制定秘書定義的要點

　　1、秘書活動的服務(wù)對象是領(lǐng)導者；

　　2、秘書活動的根本職能是輔助管理；

　　3、秘書活動的基本方式是處理信息和事務(wù)。

　�。ǘ�）教材給出的`定義

　　秘書是直接輔助領(lǐng)導者實施管理，并負責全面處理信息和事務(wù)的工作人員。

　�。ㄈ�）其他定義

　　1、秘書是幫助上司處理各種事務(wù)的人員。

　　2、秘書是為政府、企事業(yè)等單位或個人服務(wù)的，助理政務(wù)、管理事務(wù)的工作人員。

　　3、秘書就是能使上司專心致志地從事其本職工作的輔助人員。

　　二、秘書的分類

　　（一）縱向分類（秘書的層次）

　　1、秘書所在單位的級別有高有低，相應(yīng)地有三個層次的秘書。

　　2、同一單位內(nèi)部，秘書人員的職位有高低之分：

　�。�1）初級秘書：主要從事一般日常工作；

　�。�2）中級秘書：主要負責文字工作——起草文稿、辦理公文、處理信息；

　�。�3）高級秘書：工作以參政議政為主，較多參與決策。

　　3、秘書職業(yè)資格鑒定的三個等級線：初級、中級、高級秘書，在知識要求和技能要求上各有不同。

　�。ǘ�）橫向分類（秘書的類別）

　　1、從所屬部門的角度劃分，更大的意義在于顯示秘書遍布于社會各行各業(yè)。

　　2、從具體工作的角度劃分，其意義在于提示秘書可以而且必須承擔哪些具體工作。

　�。�1）“生活秘書”這一類型確實存在過，不能簡單地予以否定；

　　（2）按此標準劃分，還有“新聞秘書”、“軍事秘書”、“公關(guān)秘書”、“警衛(wèi)秘書”等類型。

文秘專業(yè)基礎(chǔ)知識10

　　秘書工作的性質(zhì)

　　秘書工作是因領(lǐng)導工作的需要而存在的，屬于機關(guān)工作的一部分。要想準確理解秘書工作的性質(zhì)，需要將其放在領(lǐng)導工作和機關(guān)工作的領(lǐng)域來觀察和認識。

　　(一)秘書工作的輔助性

　　秘書工作的輔助性是指秘書工作在領(lǐng)導工作中所具有的輔助性。秘書工作的產(chǎn)生具有必然性，它是由于統(tǒng)治階級和領(lǐng)導群體為了滿足其自身工作運轉(zhuǎn)需求而產(chǎn)生的。這就決定了秘書人員在處理解決任何問題的時候，都需要根據(jù)領(lǐng)導者的意圖和需求來做，而不是代替領(lǐng)導者作出決定。即使秘書人員對某些問題提出了解決方案，這些方案也需要經(jīng)過領(lǐng)導機關(guān)權(quán)衡確定后才能執(zhí)行。秘書工作機構(gòu)或秘書人員只能站在輔助的`位置上行使職能，既不能缺位，也不能錯位，更不能越位。秘書工作人員需要對自身進行準確定位，努力發(fā)揮好秘書工作在領(lǐng)導工作中的參謀輔助作用。

　　(二)秘書工作的樞紐性

　　秘書工作的樞紐性是指秘書工作在機關(guān)工作中具有樞紐性作用。由于秘書工作部門是整個機關(guān)工作正常運轉(zhuǎn)的必要條件和組織保障，因此只有秘書工作井然有序，高質(zhì)量、高效率地運轉(zhuǎn)，才能夠?qū)崿F(xiàn)整個機關(guān)工作的各項職能，做到上情下達、下情上達、左右協(xié)調(diào)、步調(diào)統(tǒng)一，并帶動職能部門同步運轉(zhuǎn)。這種樞紐與核心地位決定了秘書工作的重要性。

　　(三)秘書工作的機要性

　　秘書工作是一項機要性很強的工作，這點主要是針對秘書工作的具體內(nèi)容而言的。漢語中“秘書”一詞，包含有“秘密”的意思，而英語中的“secretary”(秘書)一詞中的詞干“secret”，意思也是“秘密”。因此，單從“秘書”一詞的字面意思就可以反映出秘書工作的機要性。由于秘書工作是輔助領(lǐng)導工作的，而各級領(lǐng)導中樞都是機密核心。秘書部門是各級領(lǐng)導中樞的綜合辦事機關(guān)，秘書人員在領(lǐng)導身邊工作，必然要接觸到各種機密。特別是重要部門領(lǐng)導人的秘書，由于掌握更多的重要情況，其機要性更強。

　　(四)秘書工作的政治性

　　秘書工作的政治性是針對秘書工作人員本身而格外強調(diào)的。這是因為秘書部門處于核心要害部門，秘書人員在領(lǐng)導身邊工作，接觸到工作中的機密核心文件也會很多。這就需要在對秘書工作人員的選拔和任用上要格外慎重，要求其能夠做到政治上絕對忠實可靠，有高度的保密觀念，嚴格遵守保密紀律，嚴守各種機密。此外，我們黨和國家對秘書人員的選用條件還專門制定頒發(fā)了機要秘書工作的規(guī)定，其中，任用前要進行政治審查，任用后要經(jīng)常進行保密教育，都是出于秘書工作的客觀現(xiàn)實需要。

文秘專業(yè)基礎(chǔ)知識11

　　一個稱職的秘書，必須具有運籌能力、辦事能力、調(diào)查研究能力、組織協(xié)調(diào)能力、交際能力、文字表達能力和操作現(xiàn)代化辦公設(shè)備的能力。其中文字表達能力是最重要、最基本的，也是實現(xiàn)其它能力的基礎(chǔ)�？梢赃@么說，文字表達能力是秘書工作人員的基本功，是“看家”的本領(lǐng)。

　　那么，怎樣才能有效地提高文秘寫作的能力呢？具體說來，主要應(yīng)注意以下幾點：

　　一、首先，要端正態(tài)度，培養(yǎng)興趣，自覺學好文秘寫作。

　　不管干什么事情，必須有正確的態(tài)度和濃厚的興趣，這樣才有動力，才樂于去干，并想方設(shè)法去把工作干好。學習文秘寫作也是如此。寫作，是一種復雜、精細的精神生產(chǎn)，是一項十分嚴肅而艱苦的創(chuàng)造性腦力勞動，決不是輕而易舉、一蹴而就的事情。美國著名的未來學家約翰·奈斯比特在《大趨勢——改變我們生活的十個新方向》一書中指出：“在工業(yè)社會向信息社會過渡中，有五件最重要的事情應(yīng)該記住，而其中的一件就是：在這個文字密集的社會里，我們比以往任何時候都更需要具備最基本的讀寫技能。這里所說的`讀寫技能，首先就是足以應(yīng)付日常工作和生活所需的寫作能力，也就是應(yīng)用寫作能力。”與此同時，我們還要培養(yǎng)學習文秘寫作的濃厚興趣，變被動為主動，變要我學為我要學。愛因斯坦說過：熱愛是最好的老師。對寫作有強烈的責任感和濃厚的興趣，熱愛寫作，熱愛到“忘我”、“癡迷”的程度，“衣帶漸寬終不悔，為伊消得人憔悴”，“每有會意，便欣然忘我”，樂此不疲，如饑似渴地去鉆研，廢寢忘食地去琢磨，持之以恒，這樣就一定會學得好，學得入門，就會不斷地取得進步。

　　二、其次，學習文秘寫作基礎(chǔ)知識，借鑒優(yōu)秀作品。

　　寫作有沒有規(guī)律可循、方法可求呢？我們的回答是肯定的。古人說：“寫作無秘雇作文有要道”，“定體則無，大體須有”，這種認識是符合辯證法的。我們所學的文秘寫作教材，就是前人文秘寫作經(jīng)驗的科學總結(jié)，就是揭示文秘寫作的一般規(guī)律、引導人們掌握文秘寫作方法和技巧的理論。

　　要提高文秘寫作能力，還應(yīng)有意識地選讀一些范文，以作借鑒。魯迅說過：“凡是已有定評的大作家，他的作品，全部就說明著應(yīng)該怎樣寫。只是讀者很不容易看出，也就不能領(lǐng)悟。我們也應(yīng)認識到：讀書是讀他人之書，作文是作自己之文；借鑒只是從中汲取營養(yǎng)，經(jīng)消化后成為自己的東西；而不是生搬硬套，模仿抄襲，“依葫蘆畫瓢”。

　　三、最后，要勇于實踐，堅持多練習、多修改。

　　寫作是一種技能，技能的提高要靠實踐。實踐出真知。立足于多寫多練，這是提高寫作能力最有效的途徑。如果只讀不寫或少寫，那就會眼高手低，所學到的確良知識，將無用武之地，寫作水平也就止步不前。天道酬勤，勤能補拙。只有勤學若練，堅持不懈，才會熟能生巧，運筆自如，真正學到本領(lǐng)。作為文秘人員，多寫多練固然重要，但每次擬稿時，還要進行仔細的修改。多修改自己的文章也是提高文秘寫作能力的一個重要環(huán)節(jié)。多改符合人們認識客觀事物由淺入深、由片面到全面的規(guī)律，也是寫文章責任心強的一種表現(xiàn)。文章頻改，工夫自出。事實上，多一次認真修改，就多一份寫作的體驗，就多一項具體的收獲。作為稱職的秘書人員，要有高度的責任感，養(yǎng)成修改文章的良好的良好習慣，虛心聽取領(lǐng)導和同志們的意見，克服怕人挑“刺”的思想，對每一篇文章反復推敲，精思細改，這樣寫作能力才能迅速地提高。

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