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醫(yī)藥檔案管理暫行辦法
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醫(yī)藥檔案管理暫行辦法
第一章 總則
第一條 為了加強(qiáng)醫(yī)藥檔案工作，提高檔案管理的科學(xué)水平，充分發(fā)揮醫(yī)藥檔案在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》制定本辦法。
第二條 醫(yī)藥檔案是指各級醫(yī)藥管理部門、醫(yī)藥企事業(yè)單位、團(tuán)體或個(gè)人從事藥品、醫(yī)療器械、制藥機(jī)械、醫(yī)藥包裝、衛(wèi)生材料的生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、教育、設(shè)計(jì)、情報(bào)、外事活動(dòng)和醫(yī)藥黨、政、群管理工作以及其它各項(xiàng)活動(dòng)直接形成的具有查考、利用和保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲象以及實(shí)物等不同形式的歷史記錄。
第三條 醫(yī)藥檔案是國家檔案的重要組成部分，是發(fā)展醫(yī)藥事業(yè)的必要條件和依據(jù)，是重要的信息資源，是國家的寶貴財(cái)富，醫(yī)藥檔案的管理必須遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效開發(fā)利用。
第二章 管理體制與機(jī)構(gòu)設(shè)置
第四條 醫(yī)藥檔案工作在國家檔案行政管理部門“統(tǒng)籌規(guī)劃，組織協(xié)調(diào)，統(tǒng)一制度，監(jiān)督和指導(dǎo)”下進(jìn)行。國家醫(yī)藥管理局檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)管理本部門的檔案工作，對局屬單位及醫(yī)藥行業(yè)檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)監(jiān)督與檢查。
地方各級醫(yī)藥管理部門檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本部門醫(yī)藥檔案管理工作，并對所屬和歸口管理單位的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。
第五條 各級醫(yī)藥管理部門和醫(yī)藥企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)重視檔案工作，把檔案工作列入領(lǐng)導(dǎo)重要議事日程，由主管業(yè)務(wù)的領(lǐng)導(dǎo)同志分管，納入醫(yī)藥事業(yè)發(fā)展規(guī)劃計(jì)劃，對檔案機(jī)構(gòu)、人員、經(jīng)費(fèi)、庫房、設(shè)備等給予保證，切實(shí)解決好檔案工作中存在的實(shí)際問題。
檔案工作應(yīng)當(dāng)與本部門、本單位的各項(xiàng)工作緊密結(jié)合，實(shí)行同步管理，在布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收各項(xiàng)工作時(shí)，同時(shí)布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收檔案工作。
第六條 各級醫(yī)藥管理部門和醫(yī)藥企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立綜合性的檔案工作機(jī)構(gòu)，統(tǒng)一管理本部門本單位形成的檔案。如需建立檔案館，則按《全國檔案館設(shè)置原則和布局方案》的有關(guān)規(guī)定辦理。
檔案機(jī)構(gòu)配備工作人員數(shù)量，應(yīng)當(dāng)根據(jù)檔案藏量和工作任務(wù)需要確定。
綜合性檔案工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置，按有關(guān)規(guī)定報(bào)上一級行政管理部門審批，同時(shí)報(bào)所在地區(qū)檔案行政管理部門備案。
第七條 醫(yī)藥管理部門的檔案處科室屬行政建制，檔案館屬事業(yè)機(jī)構(gòu)。
第八條綜合性檔案工作機(jī)構(gòu)的主要任務(wù)是：
(一)貫徹執(zhí)行國家關(guān)于檔案工作的法律、法規(guī)和規(guī)定;
(二)集中統(tǒng)一管理本單位醫(yī)藥檔案，承擔(dān)本單位檔案工作的各項(xiàng)管理任務(wù);
(三)制定本單位檔案各項(xiàng)規(guī)章制度，負(fù)責(zé)對所屬單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查;
(四)負(fù)責(zé)接收(含征集、收集)整理、分類、鑒定、統(tǒng)計(jì)、保管本單位形成的醫(yī)藥檔案，并按照規(guī)定向有關(guān)檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案;
(五)負(fù)責(zé)編輯檔案參考資料，編制各種檢索工具，收集、征集與檔案有關(guān)的資料，積極開發(fā)利用檔案信息資源，做到優(yōu)質(zhì)服務(wù);
(六)加強(qiáng)檔案工作的橫向聯(lián)系，開展多種形式的協(xié)作，積極開展檔案學(xué)術(shù)研究及信息交流活動(dòng);
(七)負(fù)責(zé)對本單位及所屬單位檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn);
(八)宣傳利用檔案產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益的`事例，擴(kuò)大檔案工作影響;增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和廣大干部及各業(yè)務(wù)職能部門各類業(yè)務(wù)人員的檔案意識(shí)。
第三章 檔案工作人員
第九條 醫(yī)藥檔案工作人員(包括以做檔案工作為主的兼職人員)必須堅(jiān)持四項(xiàng)基本原則，認(rèn)真執(zhí)行黨和國家的各項(xiàng)方針、政策，熱愛醫(yī)藥檔案事業(yè)，忠于職守，遵守紀(jì)律，并具備一定的檔案專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能和醫(yī)藥經(jīng)營管理、科學(xué)技術(shù)基礎(chǔ)知識(shí)。
第十條 醫(yī)藥檔案工作人員均屬醫(yī)藥檔案專業(yè)技術(shù)人員，其業(yè)務(wù)能力的考核、技術(shù)職務(wù)的評定和晉升，應(yīng)當(dāng)按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并實(shí)行醫(yī)藥檔案專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制(或任命制)。高級技術(shù)職務(wù)評定，按規(guī)定組織評定。醫(yī)藥檔案工作隊(duì)伍應(yīng)當(dāng)保持相對穩(wěn)定。
第四章 文件材料的形成、積累與歸檔
第十一條 各級醫(yī)藥管理部門和企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立健全文件材料的形成、積累和歸檔制度，并納入生產(chǎn)、技術(shù)、經(jīng)營、科研等各項(xiàng)管理程序和各類專業(yè)技術(shù)和管理人員的職責(zé)范圍，確保重要的醫(yī)藥生產(chǎn)、經(jīng)營、科研、教育等各項(xiàng)管理、各種活動(dòng)、各類會(huì)議都有完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的文件材料歸檔。
第十二條 各級醫(yī)藥管理部門和企事業(yè)單位在科研成果、新產(chǎn)品定型與試制、基建竣工等驗(yàn)收活動(dòng)及設(shè)備購置開箱時(shí)，應(yīng)有檔案部門人員參加。有關(guān)業(yè)務(wù)主管部門要會(huì)同檔案部門，對應(yīng)歸檔的文件材料進(jìn)行檢查，并簽署意見。
第十三條 各級醫(yī)藥管理部門和企事業(yè)單位實(shí)行由文件材料形成部門歸檔立卷的制度。由立卷人按檔案部門的要求系統(tǒng)整理組卷，編排頁碼或張?zhí)�，填寫卷�?nèi)目錄，填寫備考表，擬寫案卷標(biāo)題并劃定保管期限，經(jīng)立卷單位負(fù)責(zé)人檢查，裝訂后向本部門檔案處(室、館)移交并做好移交手續(xù)。檔案著錄一律用鋼筆或毛筆書寫。歸檔文件材料都必須做到書寫材料優(yōu)良，字跡工整清楚、圖樣清晰，便于長久保存。
第十四條 歸檔時(shí)間：各醫(yī)藥管理部門的文書檔案、財(cái)會(huì)檔案，應(yīng)當(dāng)在次年6月底以前歸檔，高等院校檔案應(yīng)當(dāng)在次學(xué)年度寒假前歸檔�？蒲泻突n案等應(yīng)當(dāng)在項(xiàng)目及技術(shù)工作完成后兩個(gè)月內(nèi)歸檔。歸檔范圍及管理期限的規(guī)定另發(fā)。
第十五條 一般檔案歸檔一份，重要檔案除正本外，應(yīng)當(dāng)將副本一份組卷歸檔備用。幾個(gè)單位協(xié)作完成的項(xiàng)目，由主辦單位保存一整套檔案，協(xié)作單位除保存與自己承擔(dān)任務(wù)有關(guān)的檔案正本之外，應(yīng)當(dāng)將復(fù)制本送交主辦單位歸檔保存。
第十六條 醫(yī)藥管理部門和企事業(yè)單位的個(gè)人從事公務(wù)活動(dòng)形成的各種載體形式的文件材料，必須按照規(guī)定向本部門檔案室歸檔，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。檔案室的檔案應(yīng)按規(guī)定向檔案館移交。對于個(gè)人在非公務(wù)活動(dòng)中形成的重要文件材料，檔案部門可通過征集、代管等多種形式進(jìn)行收集。個(gè)人向檔案部門捐贈(zèng)檔案的，各醫(yī)藥管理部門應(yīng)當(dāng)予以獎(jiǎng)勵(lì)。
第五章 醫(yī)藥檔案的管理與庫房設(shè)備
第十七條 醫(yī)藥管理部門和企事業(yè)單位的檔案機(jī)構(gòu)，對接收的檔案，按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定，對保管期限、密級調(diào)整和需要銷毀的檔案提出建議，報(bào)本部門主管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施，并實(shí)行監(jiān)銷制。
第十八條 醫(yī)藥管理部門和企事業(yè)單位的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)建立歸檔、保密、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)等系統(tǒng)管理制度。按照有關(guān)規(guī)定定期向所在地區(qū)檔案行政管理部門和上一級主管部門報(bào)送檔案工作基本情況和統(tǒng)計(jì)報(bào)表。
第十九條 醫(yī)藥管理部門和企事業(yè)單位的檔案機(jī)構(gòu)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)《檔案法》的有關(guān)規(guī)定和要求，對下屬單位的檔案工作經(jīng)常進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。對在檔案管理工作中取得顯著成績的單位和個(gè)人，給予表彰或獎(jiǎng)勵(lì)。對因檔案管理混亂、工作失職給檔案工作造成嚴(yán)重?fù)p失的，報(bào)有關(guān)行政部門，按照《檔案法》的有關(guān)規(guī)定追究當(dāng)事人和主管領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任。
第二十條 醫(yī)藥管理部門和企事業(yè)單位的檔案機(jī)構(gòu)必須重視檔案保護(hù)技術(shù)的研究，最大限度地延長檔案壽命。
第二十一條 各級醫(yī)藥管理部門和企事業(yè)單位必須為保管檔案提供專用的并有足夠面積的檔案庫房，庫房門窗堅(jiān)固，庫內(nèi)保持適當(dāng)?shù)臐穸�、溫度，有防盜、防火、防光、防塵、防有害生物污染等安全措施，對存放聲象等特殊載體的檔案必須配備恒溫、恒濕設(shè)備，以保證檔案的安全和工作的正常運(yùn)行。
第二十二條 各級醫(yī)藥管理部門和企事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要和可能有計(jì)劃地為檔案機(jī)構(gòu)配備檔案裝具及必要的溫濕度計(jì)、吸塵器、去濕機(jī)、空調(diào)機(jī)等裝備和復(fù)印、錄音、照像、錄像、計(jì)算機(jī)等器材，結(jié)合本單位業(yè)務(wù)管理工作和現(xiàn)代化進(jìn)程，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。
第六章 醫(yī)藥檔案的利用與開放
第二十三條 醫(yī)藥管理部門應(yīng)當(dāng)按《檔案法》的有關(guān)規(guī)定，劃分醫(yī)藥檔案開放與控制的界限，做好醫(yī)藥檔案的開放和利用工作，大力開發(fā)醫(yī)藥檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案在社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)中的作用。
第二十四條 醫(yī)藥檔案館向社會(huì)開放。開放檔案應(yīng)按以下規(guī)定執(zhí)行：
(一)凡持有合法證明的單位、個(gè)人在寫明符合國家政策要求的利用目的和范圍后，均可查閱屬于開放范圍的檔案。
(二)港、澳、臺(tái)及海外華僑利用檔案，應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定辦理。
(三)外國機(jī)構(gòu)或個(gè)人要求利用檔案，應(yīng)按國家有關(guān)規(guī)定辦理。
(四)向社會(huì)公布檔案，需經(jīng)本單位及上級主管機(jī)關(guān)批準(zhǔn)，未經(jīng)審批，任何組織或個(gè)人無權(quán)公布。
第二十五條 凡涉及黨和國家機(jī)密及專利的檔案，不得對外開放。
第二十六條 查閱、摘錄和復(fù)制尚未開放的檔案，需經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，涉及未公開的技術(shù)問題，需經(jīng)該技術(shù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，查閱機(jī)密檔案應(yīng)當(dāng)按《保密法》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十七條 各醫(yī)藥管理部門的綜合檔案機(jī)構(gòu)保存的檔案，主要供本部門利用，其他部門查閱需持單位介紹信，經(jīng)綜合性檔案機(jī)構(gòu)或分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。
第二十八條 本辦法適用于全國醫(yī)藥行業(yè)各級醫(yī)藥管理部門和醫(yī)藥企事業(yè)單位。
第二十九條 本辦法由國家醫(yī)藥管理局負(fù)責(zé)解釋。
第三十條 本辦法自公布之日起實(shí)行。
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