- 相關(guān)推薦
選型流程是eHR項(xiàng)目成功之道一
在很多企業(yè)，eHR系統(tǒng)不被認(rèn)為是其關(guān)鍵性IT系統(tǒng)，在整個(gè)企業(yè)的IT戰(zhàn)略中經(jīng)常處于重要但不主要的地位。這也反映出這些企業(yè)并沒有真正把人力資源上升到企業(yè)戰(zhàn)略層面進(jìn)行思考。事實(shí)上，企業(yè)的HR戰(zhàn)略如果能與企業(yè)整體IT戰(zhàn)略結(jié)合起來考慮，將企業(yè)的核心業(yè)務(wù)系統(tǒng)與人力資源系統(tǒng)進(jìn)行集成，就能比較方便地分析出業(yè)務(wù)狀況與人力資源之間的各種關(guān)聯(lián)，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)級(jí)的績效管理奠定應(yīng)用基礎(chǔ)。遺憾的是，由于對(duì)eHR系統(tǒng)的重要性缺乏足夠的認(rèn)識(shí)，很多客戶的選型過程也變得比較隨意，缺乏規(guī)范的選型流程，有的客戶甚至沒有組成一個(gè)相對(duì)穩(wěn)定、職責(zé)明確的選型項(xiàng)目小組，結(jié)果客戶經(jīng)常將大量精力浪費(fèi)在了與供應(yīng)商在一些非關(guān)鍵環(huán)節(jié)的反復(fù)溝通上。還有的客戶甚至在需求并不十分明確的情況下，就要求供應(yīng)商報(bào)價(jià)，而因?yàn)楦偁幍脑颍⿷?yīng)商也總能報(bào)出價(jià)，但其報(bào)價(jià)原則必然會(huì)背離供應(yīng)商原有的報(bào)價(jià)體系，在這種情況下，供應(yīng)商報(bào)價(jià)一般主要會(huì)考慮兩大因素：客戶的預(yù)算范圍以及競爭對(duì)手的報(bào)價(jià)情況。很多時(shí)候，直到客戶已經(jīng)選定了供應(yīng)商，客戶都還不能明確自己的需求邊界。
不規(guī)范的選型過程，不僅會(huì)導(dǎo)致選型工作本身的風(fēng)險(xiǎn)增大，也會(huì)為將來的系統(tǒng)實(shí)施與應(yīng)用埋下隱患。
第1步：成立項(xiàng)目組
eHR 系統(tǒng)是人力資源管理業(yè)務(wù)與IT技術(shù)的融合，在進(jìn)行選型時(shí)需要考慮的因素非常多，如果沒有專業(yè)的eHR咨詢商提供服務(wù)，一般建議客戶應(yīng)成立一個(gè)3-7 人組成的選型項(xiàng)目組。項(xiàng)目組成員除了HR部門的關(guān)鍵業(yè)務(wù)人員和有經(jīng)驗(yàn)的IT管理人員外，還應(yīng)該有企業(yè)的管理者代表參與以加強(qiáng)與企業(yè)管理層的溝通，這對(duì)獲得企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)自始至終的支持是有益的，否則，項(xiàng)目組可能會(huì)在選型過程中陷入“剃頭挑子 一頭熱一頭冷”的尷尬局面。一些大的客戶在選型時(shí)，還會(huì)在項(xiàng)目組(此時(shí)稱之為“選型工作小組”更確切)之外設(shè)立獨(dú)立的“項(xiàng)目指導(dǎo)委員會(huì)”，該委員會(huì)由清一色的具有決策權(quán)的高級(jí)管理人員組成，他們負(fù)責(zé)審批預(yù)算、參與合同談判，并對(duì)項(xiàng)目組提供來自高層的各種必要支持。
第2步：確定項(xiàng)目目標(biāo)
項(xiàng)目組成立后的首要任務(wù)，是要立足企業(yè)實(shí)際來設(shè)定eHR項(xiàng)目的建設(shè)目標(biāo)。在選型開始前沒有明確的目標(biāo)，將會(huì)使得項(xiàng)目組浪費(fèi)大量時(shí)間對(duì)一些并不適合的產(chǎn)品與供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，甚至導(dǎo)致選擇了錯(cuò)誤的合作伙伴。在設(shè)定項(xiàng)目目標(biāo)時(shí)，可以先回答下述幾個(gè)重要問題：
新的eHR系統(tǒng)如何與企業(yè)現(xiàn)有的IT戰(zhàn)略結(jié)合起來?
你需要eHR系統(tǒng)為你提供什么功能，為什么需要這些功能?
你希望通過eHR項(xiàng)目達(dá)到什么樣的成效?
新的eHR系統(tǒng)的業(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)模型是什么?系統(tǒng)如何對(duì)HR業(yè)務(wù)需求提供全面的支持?
項(xiàng)目目標(biāo)的確定，需要項(xiàng)目組與企業(yè)高層管理者、HR管理人員、直線經(jīng)理、普通員工甚至外部客戶等企業(yè)內(nèi)外與業(yè)務(wù)相關(guān)的不同角色進(jìn)行充分的溝通來完成，只有這樣才能獲得較為全面、正確并能滿足不同用戶需要的需求。
值得指出的是，在確定eHR項(xiàng)目的建設(shè)目標(biāo)時(shí)，既要避免貪大求全，也要避免盲目追新(追求新技術(shù)、新理念)。
第3步：擬定預(yù)算
在與供應(yīng)商溝通之前，要確定項(xiàng)目的預(yù)算是比較困難的。有些客戶希望通過了解供應(yīng)商的一般報(bào)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)來擬定預(yù)算，但是，由于國內(nèi)eHR市場本身的不規(guī)范，不同供應(yīng)商的報(bào)價(jià)體系相差十分懸殊，這些報(bào)價(jià)對(duì)客戶確定預(yù)算基本上是沒有參考意義的，甚至還會(huì)因?yàn)橐恍┑投斯⿷?yīng)商的低價(jià)位策略促使客戶在隨后的選型過程中進(jìn)行 “過度招標(biāo)”。還有些客戶希望通過向其它已經(jīng)實(shí)施過eHR系統(tǒng)的同行了解項(xiàng)目成本情況，我們的建議是，通過這類途徑了解到的信息只能用作一般性參考，因?yàn)橥ǔＧ闆r下，要了解到其它客戶的在eHR項(xiàng)目建設(shè)上的實(shí)際成本是比較困難的。
比較規(guī)范的做法是，在與供應(yīng)商溝通之前，客戶先要了解企業(yè)過去在IT系統(tǒng)上的投資策略，以便評(píng)估企業(yè)在IT系統(tǒng)建設(shè)不同環(huán)節(jié)上的投資意愿(也可以參考市場上IT項(xiàng)目建設(shè)中規(guī)范的成本分?jǐn)偰Ｊ?，與此相對(duì)應(yīng)，在擬定預(yù)算時(shí)，要特別注意將費(fèi)用至少劃分成3部分：軟件系統(tǒng)費(fèi)用、實(shí)施費(fèi)用以及相應(yīng)的運(yùn)行環(huán)境建設(shè)費(fèi)用。軟件費(fèi)用一般指軟件許可費(fèi)用及每年的升級(jí)維護(hù)費(fèi)用;實(shí)施費(fèi)用則包括了軟件配置、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、培訓(xùn)以及定制開發(fā)等方面的費(fèi)用，某些時(shí)候還可能會(huì)因?yàn)橐氲谌阶稍兩�，以幫助完成�?xiàng)目實(shí)施工作而需要客戶支付額外的咨詢費(fèi)用;運(yùn)行環(huán)境建設(shè)費(fèi)用包括了與eHR系統(tǒng)相配套的其它軟件系統(tǒng)投入(比如操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫、中間件等)以及相應(yīng)的硬件投入(比如服務(wù)器、PC機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的升級(jí)等)。
有經(jīng)驗(yàn)的供應(yīng)商一般會(huì)有一套比較成熟與規(guī)范的報(bào)價(jià)體系，而一些實(shí)力較弱、缺乏經(jīng)驗(yàn)的供應(yīng)商在報(bào)價(jià)問題上往往表現(xiàn)得很隨意，經(jīng)常會(huì)在報(bào)價(jià)時(shí)根據(jù)客戶的預(yù)算來 “看人下菜碟”。因此，客戶根據(jù)企業(yè)自身的IT投資策略來擬定eHR項(xiàng)目的預(yù)算，也有利于通過供應(yīng)商整個(gè)報(bào)價(jià)過程是否規(guī)范來判斷其實(shí)力與經(jīng)驗(yàn)，避免將精力花費(fèi)在不適合的供應(yīng)商身上。
第4步：確定項(xiàng)目建設(shè)模式
對(duì)于IT部門力量比較強(qiáng)大的客戶而言，隨著eHR系統(tǒng)選型工作的不斷推進(jìn)，項(xiàng)目組成員經(jīng)常會(huì)在自行開發(fā)還是外包給專業(yè)eHR供應(yīng)商之間艱難選擇。這是一場非常耗費(fèi)精力的爭論，選型流程走到這一步，客戶不應(yīng)讓這種爭論繼續(xù)下去，否則因?yàn)檫@個(gè)因素的不確定而使得后續(xù)的選型工作變得沒有目標(biāo)。
第5步：供應(yīng)商初選 / RFP編寫
第6步：發(fā)送RFP
一旦完成了RFP的編寫，就可以將其發(fā)送給那些經(jīng)初選認(rèn)定具備競標(biāo)資格的供應(yīng)商，并給這些供應(yīng)商預(yù)留2-4周的時(shí)間對(duì)RFP進(jìn)行回應(yīng)。在此期間，供應(yīng)商會(huì)不斷對(duì)RFP提出一些疑問，必要情況下，項(xiàng)目組需要就此對(duì)RFP進(jìn)行修改，并以正式的形式統(tǒng)一知會(huì)所有競標(biāo)供應(yīng)商。但在方案建議書提交日期到來之前2-4 天，應(yīng)停止對(duì)RFP的任何調(diào)整，以利于供應(yīng)商整理出穩(wěn)定版本的建議書并打印制作成正式投標(biāo)文件準(zhǔn)備提交。
第7步：方案建議書評(píng)估
第8步：系統(tǒng)演示
第9步：聯(lián)系供應(yīng)商的典型客戶
第10步：拜訪供應(yīng)商及其典型客戶
第11步：供應(yīng)商調(diào)整方案
通過與供應(yīng)商及其客戶的現(xiàn)場溝通，項(xiàng)目組將會(huì)對(duì)RFP再次進(jìn)行補(bǔ)充與調(diào)整，確保在前面各個(gè)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的關(guān)于技術(shù)環(huán)境、系統(tǒng)功能、報(bào)表、系統(tǒng)性能、實(shí)施計(jì)劃、報(bào)價(jià)以及售后服務(wù)等方面的各項(xiàng)議題得到充分考慮，并要求供應(yīng)商在方案調(diào)整中進(jìn)行答復(fù)或確認(rèn)。
第12步：最后決策
當(dāng)項(xiàng)目組做出了最終的決策，漫長的選型過程就結(jié)束了。需要記住的是，選擇了正確的供應(yīng)商只代表整個(gè)項(xiàng)目向成功的方向邁出了第一步，更大的挑戰(zhàn)還在于后續(xù)的項(xiàng)目實(shí)施過程。
【選型流程是eHR項(xiàng)目成功之道一】相關(guān)文章：
設(shè)計(jì)院項(xiàng)目管理流程08-01
HR是什么,EHR又是什么意思07-09
一個(gè)成功設(shè)計(jì)師談項(xiàng)目必備的技巧07-11
職業(yè)規(guī)劃案例：時(shí)裝設(shè)計(jì)師的職業(yè)成功之道07-10
職場相處之道07-12
《自然之道》課后反思03-30
【推薦】書法之道作文04-29
專業(yè)主管之道08-30