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淺談銀行檔案工作發(fā)展方向
科學技術(shù)的飛速發(fā)展，銀行業(yè)務(wù)檔案數(shù)量的激增以及保管成本的上升促使金融企業(yè)對未來檔案工作發(fā)展方向的規(guī)劃設(shè)計提出了更高的要求。筆者所在的中國銀行根據(jù)多年檔案工作的經(jīng)驗積累，尤其是實行垂直領(lǐng)導后十余年的檔案工作實踐，在探索檔案科學管理新模式的同時，提出了全覆蓋、精細化、集約化、可持續(xù)發(fā)展四項目標。
一、全覆蓋是前提與基礎(chǔ)
全覆蓋是在梳理明確了銀行現(xiàn)有檔案門類與各門類的歸檔范圍后，理順移交歸檔流程，做到應(yīng)收盡收，應(yīng)歸必歸，并保障檔案實體的完整與安全。簡言之就是要收全。
我行通過總結(jié)多年檔案管理的經(jīng)驗，將管理范疇劃分成十余個檔案門類。在檔案門類上既要做到全覆蓋，又要可掌控，不盲目設(shè)門類，增設(shè)門類需經(jīng)檔案主管部門論證與審批，分類盡量科學合理。國家檔案局下發(fā)了《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》(即10號令)后，我行及時進行了宣貫布置，要求各部門分別梳理管理類文件的歸檔范圍與保管期限表，我們在此基礎(chǔ)上整合形成全行的總表，有利于指導全行的歸檔工作。在當前精簡紅頭文件的形勢下，應(yīng)加強內(nèi)容重要的合同協(xié)議、電子郵件、便函等起替代作用的白頭文件的歸檔。
當今的銀行檔案管理早已不再局限于文書與常規(guī)的幾類專門檔案范疇，而是逐漸向各業(yè)務(wù)領(lǐng)域延伸擴展。檔案工作需順應(yīng)業(yè)務(wù)發(fā)展，與時俱進，加強各門類業(yè)務(wù)檔案條線的協(xié)調(diào)溝通，盡量緊跟、貼近業(yè)務(wù)發(fā)展，力求通過調(diào)研摸底與業(yè)務(wù)部門共同建立管理制度，及時涵蓋新的業(yè)務(wù)檔案管理需求，實行動態(tài)化管理。
在機構(gòu)調(diào)整、流程整合過程中，要及時跟蹤機構(gòu)或部門職能的變化。每年進行年度歸檔前要提前布置，充分關(guān)注臨時機構(gòu)、撤并機構(gòu)或新設(shè)機構(gòu)的文件是否已納入歸檔范圍，制定專門的分類方案，做到應(yīng)歸盡歸;從檔案監(jiān)管范圍上，因受手段和報告路徑的限制，目前只覆蓋到國內(nèi)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，將來應(yīng)盡可能擴展到附屬機構(gòu)和各境(海)外機構(gòu)。
此外，還應(yīng)注意借助舉辦特定的大型活動，如百年行慶活動的契機，動員全轄機構(gòu)和廣大員工充分發(fā)掘提供史料線索，以移交或捐贈等形式豐富檔案室藏。
二、精細化是質(zhì)量保障
俗話說細節(jié)決定成敗，在前期收全的基礎(chǔ)上還要做到井井有條地管好，將各項工作做實做細，這也是檔案工作的專業(yè)性、權(quán)威性的體現(xiàn)。
首先，各類檔案規(guī)章制度必須細致嚴謹，適時修訂，并及時匯編成《檔案工作手冊》以備查考，使各級檔案人員工作中做到有據(jù)可依，有章可循;還要注意制度在總、分行層級的傳導上會存在一定損耗，特別是二級以下機構(gòu)在理解和執(zhí)行上漏洞較多，所以檔案管理部門必須履行好分級培訓與監(jiān)督、指導的職育。
其次，檔案信息化管理系統(tǒng)與制度緊密相關(guān)，系統(tǒng)是制度的工具化。所以要想查全、查準，準確提取檔案中的各項數(shù)據(jù)、影像，規(guī)范與提升檔案管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)質(zhì)量，剔除垃圾數(shù)據(jù)是十分必要的。這就要求制定配套的系統(tǒng)錄入指引，各門類卡片錄入項目需統(tǒng)一、細化要求，嚴格規(guī)范系統(tǒng)著錄方式。如在錄入指引中對文件日期應(yīng)明確是形成日期還是移交日期;照片的標題也應(yīng)明確表述結(jié)構(gòu)，應(yīng)包含照片檔案的六要素;錄入時應(yīng)避免邏輯錯誤，全、半角符號混用等;公文運轉(zhuǎn)過程中一些與歸檔無關(guān)的字樣如更正、重發(fā)等要剔除。還要建立錄入與復核兩級機制，錄入數(shù)據(jù)與影像掃描需經(jīng)準確性、完備性復核，只有在測試環(huán)境中檢驗無誤的數(shù)據(jù)才可導入到正式庫;使用權(quán)限設(shè)置標準上也應(yīng)該規(guī)范統(tǒng)一，以確保各類用戶通過不同權(quán)限訪問不同級別內(nèi)容，避免擴大知悉范圍而造成檔案信息的失、泄密。
再次，庫房內(nèi)檔案實體的管理也要細化，確保檔案實體與系統(tǒng)內(nèi)的數(shù)據(jù)一一對應(yīng)，接收移出有記錄、排架有序，及時完善檔案的存址代碼標識(即為在各庫房中準確檢索到檔案存址所編寫的一組代碼)，并做到年終盤點，對缺失、損毀檔案的數(shù)據(jù)進行記錄、處理等。如果采用倉儲式大庫房，可以利用現(xiàn)代化的管理工具如條形碼、無線射頻技術(shù)(RFID)等有效提高管理效率。
三、集約化是價值取向
檔案工作是銀行一項重要的基礎(chǔ)工作，檔案部門同時也是中后臺成本中心。應(yīng)對銀行檔案的海量增幅，如何去成本化已經(jīng)成為銀行檔案管理工作科學轉(zhuǎn)型的發(fā)展要點。高效、節(jié)能的檔案管理模式才是適應(yīng)銀行檔案長足發(fā)展的綠色生命線。要想實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，就要依托前瞻性的理念，從服務(wù)大局出發(fā)，提倡檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案實體的物理集中與數(shù)據(jù)的邏輯集中，適度整合資源，節(jié)約管理成本。
2007年銀監(jiān)會與國家檔案局聯(lián)合下發(fā)的《關(guān)于加強銀行檔案工作的意見》明確闡述，要避免銀行內(nèi)部機構(gòu)檔案管理各自為政、分散管理的現(xiàn)象，做到檔案工作統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，檔案實體相對集中保管，檔案信息高度集中管理，統(tǒng)一標準、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一監(jiān)督指導。要科學整合銀行內(nèi)部各類檔案信息資源，實現(xiàn)檔案信息資源的集中統(tǒng)一管理，以充分發(fā)揮檔案信息資源整體優(yōu)勢。
我行經(jīng)過20XX年近一年的周密調(diào)研，出臺了《檔案集約化管理指導意見》，其中所倡導的集約化包含三層含義:一是檔案管理范疇應(yīng)覆蓋我行各項業(yè)務(wù)所有具有保存價值的文件材料;二是檔案工作組織架構(gòu)應(yīng)健全、高效，檔案管理流程應(yīng)合理、順暢;三是對檔案的集中統(tǒng)一管理，既體現(xiàn)在對檔案實體物理意義上的集中管理，也包含了對檔案信息數(shù)據(jù)邏輯意義上的集中管理。我行的集約化管理模式可歸納為三、二、一，即:實行總行至一、二級分行三級管理架構(gòu);檔案信息數(shù)據(jù)實行總行、一級分行二級集中;在一、二級分行各建立一個檔案中心。
檔案實體的物理集中主要是引導各行規(guī)劃建設(shè)滿足各類檔案集中存放條件的高標準、集約化庫房，暫無條件的也可采取檔案外包托管或租賃庫房等形式;檔案數(shù)據(jù)信息則分兩步實現(xiàn)全轄邏輯集中與信息共享，這樣既可避免系統(tǒng)服務(wù)器的重復設(shè)置，又降低了運維成本，還可在數(shù)據(jù)集中后實現(xiàn)全轄檔案數(shù)據(jù)信息的共享。
四、可持續(xù)發(fā)展是不竭動力
如何在現(xiàn)有基礎(chǔ)上保持可持續(xù)發(fā)展的態(tài)勢是檔案工作面臨的挑戰(zhàn)。檔案工作要想實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展，必須建立在理順工作流程、加大創(chuàng)新力度的基礎(chǔ)上。
一是進一步加強檔案信息化建設(shè)。我行將檔案信息化建設(shè)作為提升管理效能的抓手，每年對現(xiàn)有檔案信息化管理系統(tǒng)及WEB查詢系統(tǒng)進行優(yōu)化改造，并要求對存量檔案進行數(shù)字化加工，在檔案信息化系統(tǒng)中開發(fā)了檔案統(tǒng)計模塊，將常規(guī)的年度統(tǒng)計工作通過系統(tǒng)自動加總完成，上報規(guī)模覆蓋了全轄的檔案數(shù)據(jù)，以體現(xiàn)檔案垂直管理的成效。
二是將檔案考評機制常態(tài)化。我行2003年起開始實行對分行四年一度的檔案工作目標管理綜合考評機制，近兩年又增加了年度歸檔網(wǎng)上考評，通過統(tǒng)一系統(tǒng)平臺遠程登錄各級分行檔案管理系統(tǒng)，對其年度歸檔情況進行網(wǎng)上檢查評分，使原有的檔案考評機制進一步科學化、常態(tài)化。
三是加強檔案人員隊伍建設(shè)，提高人員素質(zhì)。檔案人員普遍兼職多，年齡偏大，素質(zhì)不高，職級、薪酬長期偏低，因此影響了檔案人員積極性的發(fā)揮。檔案工作要留住人才，人員數(shù)量應(yīng)與本行業(yè)務(wù)規(guī)模及所保管的檔案數(shù)量相適應(yīng)，應(yīng)足額并力爭實現(xiàn)年齡階梯化的配置，加強檔案人員的培訓交流，提高人員綜合素質(zhì)及待遇水平，保持隊伍的穩(wěn)定與可持續(xù)發(fā)展。
四是摒棄傳統(tǒng)思維方式，大膽進行改革創(chuàng)新。如青島銀行自主研發(fā)了倉儲與條碼的檔案管理模式，實現(xiàn)了對檔案實時定位的無序存放，有序管理。滿足安全可控條件下的檔案外包托管，引入第三方中介進行檔案整理、數(shù)字化加工與保管等方式也逐漸為更多單位所接受與青睞。
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