淺談人事檔案信息化管理

　　一、人事檔案信息化建設(shè)的必要性

　　傳統(tǒng)人事檔案管理工作中都是采用手工的管理模式，而信息化技術(shù)在人事檔案管理工作中應(yīng)用以后，通過多媒體信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)可以提供全方位的人事信息，管理者可以快速的獲取人事綜合信息，從而對個人的自然情況、簡歷、素質(zhì)、特長及政績進行充分的了解，而且還可以通過電子檔案快速的查詢到人事檔案中的聲音和影像資料，實現(xiàn)了人事檔案管理的動態(tài)化和即時化。有利于全方面的了解人事的綜合信息。目前網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，加快推動了人事檔案信息共享的實現(xiàn)，這樣有效的避免了各部門相同信息的重復輸入，而且能夠在第一時間內(nèi)及時對信息進行更新，避免了重復勞動，有利于勞動效率的提高，信息的時效性也得以進一步增強。人事檔案信息共享的實現(xiàn)，可以使管理者更全面的了解一個人，確保了人事檔案管理工作質(zhì)量的提升。

　　二、人事檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容

　　(一)存儲管理的信息化

　　 人事檔案是對職工個人和工作相關(guān)的信息進行記載，直接關(guān)系到職工的切身利益，在職工提拔、晉升職稱、考核及人事糾紛中都具有較強的證據(jù)和法律意義，可以作為重要的參考，所以對于人事檔案的管理容不得疏忽。在實際工作中，人事檔案中一些信息利用頻率較高，容易受到損壞，所以在當前信息化技術(shù)事，可以通過對信息進行數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化處理后進行保存和提取，實現(xiàn)對信息的妥善管理。

　　(二)檔案信息一體化

　　 人事檔案信息化建設(shè)需要實現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲和利用的一體化，有效的實現(xiàn)檔案信息的共享，這樣才能更好的為人事管理提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在實際工作中，人事檔案管理工作中會受到時效性，傳統(tǒng)范圍較廣和地域制約，所以通過檔案管理信息化建設(shè)后，這些問題都會得到很好的解決，同時在電子檔案管理工作中，還需要確保信息的保密性和安全性。

　　(三)建立人事檔案目錄數(shù)據(jù)庫

　　 人事檔案管理的時間是一個非常漫長的過程，通常一個人的人事檔案都要經(jīng)過幾十年，甚至要保存更長久，尤其一些重要的人物，他們的檔案具有史料價值，尤其要建立好數(shù)據(jù)庫。人事變動大而且復雜，以往的紙質(zhì)檔案，存量大，數(shù)量龐大、占據(jù)空間，使得管理和查閱都很不方便，這就更需要加快信息化建設(shè)，使得紙質(zhì)檔案實現(xiàn)電子化的轉(zhuǎn)變，進一步提高工作效率。

　　三、人事檔案信息化建設(shè)的作用

　　強化人事檔案信息化建設(shè)有著非常重要的作用，將會對單位的人事、組織工作產(chǎn)生重大影響，主要表現(xiàn)在:

　　(一)為領(lǐng)導決策提供服務(wù)

　　 人事檔案的一個重要作用是干部的選拔任用，管理好人事檔案有利于組織人事部門“選人用人”，實現(xiàn)人事檔案信息化，檔案信息資源共享后，上級組織人事部門和領(lǐng)導考察各級干部的工作情況將變得直觀快捷，對于領(lǐng)導了解和掌握各級干部隊伍狀況，考核現(xiàn)職干部在“德、能、勤、績、廉，方面的最新信息多起到了無法估量的作用，有效地提高干部人事檔案信息的利用和使用價值，為領(lǐng)導決策提供可靠的依據(jù)。

　　(二)能夠及時準確地更新信息，從而使檔案信息更加準確、豐富和完整

　　(三)解除勞動量，提高管理效率

　　 實現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)庫信息化后，電子數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和歸檔，使得檔案管理網(wǎng)絡(luò)化，更多地體現(xiàn)自動化、實時化和網(wǎng)絡(luò)化，人事信息數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次反復利用，在局域網(wǎng)內(nèi)部進行數(shù)據(jù)共享。人事檔案信息化后，將檔案管理人員從煩瑣的手工勞動中解脫出來，空余出來的時間可以多充電，進修檔案管理知識，及時學習和提高，管理人員有充足的時間鉆研業(yè)務(wù)開拓創(chuàng)新，有利于檔案管理員業(yè)務(wù)水平的提高。

　　(四)有利于人事檔案紙制載體的保護

　　 紙制人事檔案是最原始的證據(jù)材料，它具有非常權(quán)威的客觀性，檔案管理的重點就是對紙質(zhì)檔案的有效保護。人事工作中經(jīng)常要查詢有關(guān)人員的信息，不利于紙質(zhì)檔案的保存，信息化后，人員的信息都可以從數(shù)據(jù)庫中求得，有利于人事檔案紙制載體的保護。

　　四、結(jié)束語

　　在當前社會快速發(fā)展的大背景下，人才成為最重要的資源，社會發(fā)展過程中對人才的需求和標準不斷提高，這也使人事檔案管理工作的重要性日益體現(xiàn)出來。隨著我國人事檔案數(shù)量和種類的不斷增加，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已無法適應(yīng)當前社會對人事檔案的需求，所以需要加快人事檔案信息化建設(shè)，利用信息技術(shù)和現(xiàn)代科學技術(shù)來改善和優(yōu)化人事檔案管理的模式，從而更好的推動人事檔案信息化建設(shè)。

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