商務(wù)書(shū)信格式范文

　　導(dǎo)語(yǔ)：書(shū)信擁有悠久的歷史且世界各國(guó)的人們都有使用。書(shū)信在人類(lèi)的交流與溝通的歷史上占有重要地位。下面是由小編整理的關(guān)于商務(wù)書(shū)信格式范文。歡迎閱讀！

　　商務(wù)書(shū)信格式范文

　　概括出函件的主旨、中心，使收信人通過(guò)標(biāo)題就對(duì)信文的主要內(nèi)容有大致的了解。

　　（一）標(biāo)題

　　常見(jiàn)的商務(wù)信函標(biāo)題有以下兩種形式：

　　1、由事由加文種名稱(chēng)“函”構(gòu)成，如“關(guān)于要求承付打印機(jī)貨款的函”、“推銷(xiāo)函”、“訂購(gòu)函”、“索賠函”等。

　　2、先寫(xiě)“事由”二字，加冒號(hào)提示，然后直接標(biāo)寫(xiě)該信函的內(nèi)容，如“事由：機(jī)動(dòng)車(chē)索賠”。

　　3、函號(hào)

　　函號(hào)即編號(hào)，分為對(duì)方編號(hào)和己方編號(hào)。在外貿(mào)業(yè)務(wù)信函的信頭上注明編號(hào)，可保證信函便于管理和查閱。  函號(hào)位置一般出現(xiàn)在標(biāo)題右下方或信頭的左上方。常見(jiàn)的有兩種形式：一是仿效行政公文發(fā)文字號(hào)的格式，采用“x函〔xxxx〕x號(hào)”或（xxxx) “函第x號(hào)”的形式；二是采用直接編號(hào)的形式，如“第x號(hào)”。

　　4、稱(chēng)謂

　　稱(chēng)謂是對(duì)收信人或收信單位的稱(chēng)呼，一般寫(xiě)受文者的尊稱(chēng)，這是商務(wù)信函必須的一項(xiàng)。其位置一般在標(biāo)題或函號(hào)的左下方，單獨(dú)占行，頂格書(shū)寫(xiě)，后面用冒號(hào)。

　　書(shū)寫(xiě)時(shí)有以下兩種稱(chēng)謂：

　　(1)泛指尊稱(chēng)�！白鹁吹摹焙蠹臃Q(chēng)謂并加冒號(hào)，如“尊敬的.先生”、“尊敬的女士”等。尊稱(chēng)中可以使用職務(wù)，如“尊敬的辦公室主任”、“尊敬的財(cái)務(wù)部部長(zhǎng)”、 “尊敬的銷(xiāo)售部經(jīng)理”等。

　　(2)具體稱(chēng)謂。即具體指名道姓的尊稱(chēng)。在姓名后面加稱(chēng)謂語(yǔ)。這類(lèi)稱(chēng)謂一般用于寫(xiě)信人與收信人彼此認(rèn)識(shí)或者非常熟悉的情況。因?yàn)檫@種稱(chēng)謂能夠體現(xiàn)寫(xiě)信人與收信人之間的情感與密切關(guān)系。稱(chēng)謂可用泛稱(chēng)中的“先生”、“女士”等，也可以使用職務(wù)，如“尊敬的辦公室石主任”、“尊敬的財(cái)務(wù)部張部長(zhǎng)”、“尊敬的銷(xiāo)售部王經(jīng)理”等。

　　5、收信人地址、單位  收信人地址、單位要寫(xiě)明收信人企業(yè)單位名稱(chēng)及詳細(xì)地址。

　　（二）正文

　　正文是商務(wù)信函的主體，敘述商務(wù)往來(lái)聯(lián)系的實(shí)質(zhì)問(wèn)題。正文寫(xiě)作要求內(nèi)容單純，一文一事，文字簡(jiǎn)明，事實(shí)有據(jù)，行文禮貌。

　　1、問(wèn)候語(yǔ)

　　問(wèn)候語(yǔ)也即應(yīng)酬語(yǔ)或客氣語(yǔ)。開(kāi)頭的問(wèn)候語(yǔ)是商務(wù)信函必不可少的，即發(fā)信人對(duì)收信人打招呼的禮貌問(wèn)候語(yǔ)。一般用一兩句尊敬的客氣話表示，如“您好”,“近來(lái)生意可好，效益頗高”等。如果是初次聯(lián)系，可使用“久仰大名，未親雅教”等詞語(yǔ)。如果是回函，可使用“惠書(shū)敬悉，不勝感激”等詞語(yǔ)表示感謝來(lái)函。

　　2、主體

　　主體是商務(wù)信函正文的核心內(nèi)容，是發(fā)信人要說(shuō)明的事項(xiàng)。不同的商務(wù)信函的內(nèi)容是不同的。一般包括以下兩個(gè)內(nèi)容：

　　（1）說(shuō)明發(fā)函緣由。

　　直截了當(dāng)、簡(jiǎn)明扼要地說(shuō)明發(fā)函的目的、根據(jù)、原因等內(nèi)容；復(fù)函則要引敘對(duì)方來(lái)函要點(diǎn)，以示復(fù)函的針對(duì)性。

　�。�2）說(shuō)明發(fā)函事項(xiàng)。

　　主體表達(dá)信函的中心內(nèi)容，一般是根據(jù)發(fā)函緣由詳細(xì)地陳述具體事項(xiàng)，或是針對(duì)所要商洽的問(wèn)題或聯(lián)系事項(xiàng)，闡明自己的意見(jiàn)。要求語(yǔ)氣要平和，問(wèn)題要明確，事實(shí)要清楚，表達(dá)要明白。如商洽函的正文主體包括商洽緣由、商洽內(nèi)容、意愿要求三部分；詢(xún)問(wèn)函的正文主體包括詢(xún)問(wèn)緣由、詢(xún)問(wèn)事項(xiàng)兩部分；答復(fù)函的正文主體包括答復(fù)緣由、答復(fù)內(nèi)容兩部分；商品報(bào)價(jià)函的正文主體包括產(chǎn)品的價(jià)格、結(jié)算方式、發(fā)貨期、產(chǎn)品規(guī)格、可供數(shù)量、產(chǎn)品包裝、運(yùn)輸方式等。  如果正文主體內(nèi)容簡(jiǎn)單，邏輯上可采用篇、段合一式結(jié)構(gòu)，如果正文主體內(nèi)容較多，邏輯上可采用分段式結(jié)構(gòu)。

　　3、結(jié)尾語(yǔ)

　　正文結(jié)束以后，一般用精練的語(yǔ)言將主體所敘之事加以簡(jiǎn)單概括，并提出本函的有關(guān)要求，強(qiáng)調(diào)發(fā)函的日的。如請(qǐng)求函的結(jié)尾語(yǔ)是“拜托之事，承望協(xié)助解決為盼”，希望回函的結(jié)尾語(yǔ)是“不吝賜函，靜候佳音”等。結(jié)尾語(yǔ)視發(fā)信人與收信人的關(guān)系以及信函的內(nèi)容而定，要求恰當(dāng)?shù)皿w。

　　（三）信尾

　　信尾部分包括四部分內(nèi)容。

　　1、祝頌語(yǔ)

　　所有的商務(wù)信函都要寫(xiě)明祝頌語(yǔ)。祝頌語(yǔ)分為祝者自身的請(qǐng)候語(yǔ)和收信人的安好語(yǔ)兩部分：

　　(1)請(qǐng)候語(yǔ)，在正文結(jié)束后空兩格書(shū)寫(xiě)。常用的有“敬�！薄ⅰ绊橅灐�、“恭�！� 等。

　　(2)安好語(yǔ)，一定另起一行頂格書(shū)寫(xiě)，以表示對(duì)對(duì)方的尊重。常用的安好語(yǔ)有“商棋”、“金安”、“生意興隆”等。

　　2、簽署

　　簽署即發(fā)信人的署名或簽名、用印。商務(wù)信函的署名可根據(jù)企業(yè)的要求或發(fā)信人的意見(jiàn)而定。有的企業(yè)署名以單位名稱(chēng)加蓋印章的方式；有的企業(yè)要求發(fā)信人直接簽名，以示對(duì)信函的內(nèi)容負(fù)責(zé)。個(gè)人簽名一定要由發(fā)信人親手所簽。

　　3、日期

　　日期一般是發(fā)信具體時(shí)間。商務(wù)信函因?yàn)樯婕吧虅?wù)業(yè)務(wù)往來(lái)，務(wù)必寫(xiě)明發(fā)信日期。

　　一般采用以下三種形式：  (1)公文日期形式。即在信函簽署下方用漢字小寫(xiě)寫(xiě)明發(fā)信日期，如xxxx年八月十八日。

　　(2）阿拉伯?dāng)?shù)字形式。即在信函簽署下方用阿拉伯?dāng)?shù)字寫(xiě)明發(fā)信日期，如20XX 年8月18日。

　　(3)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)簡(jiǎn)寫(xiě)法形式。即在信函簽署下方用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)記年、月、日，在一位數(shù)的月、日前加“0"，如20XX年08月18日。  無(wú)論哪種寫(xiě)法，日期務(wù)必寫(xiě)全，以便存檔備查。如20XX年08月08日，不能寫(xiě)成“XX年08月08日”。

　　4、附件  附件是隨函附發(fā)的有關(guān)材料，如報(bào)價(jià)單、發(fā)票、確認(rèn)書(shū)、單據(jù)等。如果需要標(biāo)注附件的，在信函簽署的下方可以標(biāo)注附件。如果附件是兩個(gè)以上的，要分別標(biāo)注附件一、附件二等。

　　范文： 道歉函

xx市興達(dá)貿(mào)易有限公司：

　　貴公司20xx年x月x日函收悉。函中所訴20xx年1月7日《購(gòu)買(mǎi)電腦桌合同》中，所收的35套黃花牌電腦桌部分出現(xiàn)接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重視，現(xiàn)已就此事進(jìn)行調(diào)查。

　　經(jīng)有關(guān)邵門(mén)查實(shí)：我廠生產(chǎn)的xxxx型黃花牌電腦桌，出廠時(shí)，經(jīng)質(zhì)檢部門(mén)檢驗(yàn)全部為優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。函中所提的部分電腦桌出現(xiàn)接口破裂，是由于我方工人在出倉(cāng)時(shí)搬運(yùn)不懊造成的。襯貴公司的損失，我公司再次深表歉意，并請(qǐng)貴公司盡快提供電腦桌受損的詳細(xì)數(shù)字及破損程度，以及公證人證明和檢驗(yàn)證明書(shū)，我介司將以最快的速度按實(shí)際損失給予無(wú)條件賠償。

　　對(duì)此，我們將引以為戒，查找工作中存在的問(wèn)題和不足，制仃改正措施杜絕此類(lèi)事件的發(fā)生。 希望能夠得到責(zé)公司諒解，繼續(xù)保持良好的貿(mào)易往來(lái)關(guān)系。 候復(fù)

　　xx市光明家具有限公司

　　20xx年8月9日

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