檔案的基礎(chǔ)工作與檔案管理現(xiàn)代化的建設(shè)

　　[摘 要]檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化是檔案事業(yè)健康發(fā)展的必然趨勢。在社會新形勢下，檔案在管理過程中如何實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化呢？這就需要我們在實(shí)際工作中加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，提高其管理水平。本文從當(dāng)前檔案管理基礎(chǔ)工作實(shí)施中存在的問題出發(fā)，淺要論述了加強(qiáng)基礎(chǔ)工作的措施，從而推動檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，促進(jìn)檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

　　[關(guān)鍵詞]基礎(chǔ)工作；檔案管理；現(xiàn)代化；前提

　　檔案主要記載著人類文明、重要實(shí)踐活動、科研成果等各種信息，具有非常高的價值，是推動社會進(jìn)步與發(fā)展的重要動力。隨著社會的發(fā)展，檔案信息越來越多，加大了管理者的工作難度。在信息時代，要想保證檔案管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，就需要我們在實(shí)際工作中加強(qiáng)基礎(chǔ)工作，提高其管理水平，將各種先進(jìn)的信息技術(shù)應(yīng)用在其中，這樣才能夠達(dá)到目的，推動檔案事業(yè)的健康發(fā)展。由此看來，基礎(chǔ)工作在檔案管理工作中占有非常重要的地位。

　　一、當(dāng)前檔案管理基礎(chǔ)工作實(shí)施的現(xiàn)狀及問題

　　二、加強(qiáng)基礎(chǔ)工作有利于提高檔案管理水平

　　通過實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)證明，要想在實(shí)際工作中提高檔案管理水平，就需要管理者規(guī)范自己的行為，采取最科學(xué)合理的管理方法對檔案信息進(jìn)行管理。

　　1、檔案館藏去粗取精，對檔案信息全面普查

　　對于館藏信息進(jìn)行全面復(fù)查是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化的首要工作。目前，大多數(shù)檔案館在對當(dāng)心信息進(jìn)行管理的過程中都不會進(jìn)行清查，知識很多檔案信息繁雜、凌亂，這既不利于管理者的管理，因此我們很有必要對檔案信息進(jìn)行全面普查，針對于其中已經(jīng)過期或者無用的文件剔除，這樣才能夠提高檔案信息的管理效率。

　　2、案卷重新組合，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的規(guī)范化

　　在檔案館內(nèi)，有大部分案卷過厚，內(nèi)容相對較為混雜，這就需要管理者對其進(jìn)行重新組合，將其中聯(lián)系緊密的文件組合在一起，而其中若還存在缺少頁碼或者沒有案卷標(biāo)題的檔案，還要求管理人員在重新加工一遍從而保證案卷的規(guī)范化。通過對案卷的重新組合，不僅能夠提高檔案管理水平，還能夠提高檔案的利用率，有助于檔案信息管理實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化與自動化。

　　3、對案卷統(tǒng)一分類，方便用戶對檔案信息的檢索

　　在檔案管理工作中，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用有利于用戶對檔案信息的檢索，因此再來滿足用戶的需求，管理者在對案卷進(jìn)行管理的過程中必須要嚴(yán)格按照國家現(xiàn)行的相關(guān)規(guī)定編制一套完善的分類規(guī)則，然后嚴(yán)格按照這一規(guī)則進(jìn)行分類，并統(tǒng)一檔案信息的分類號，這樣也就有利于檔案管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，達(dá)到理想的管理效果。

　　4、規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

　　檔案的分類號保證了檢索查全率，而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時保證查準(zhǔn)因此在著錄時要統(tǒng)一規(guī)范題名。凡是要求批復(fù)的文件寫“請示”，凡不要求批復(fù)的文件則寫“報告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。

　　三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

　　在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個環(huán)節(jié)中，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個大工程，尤其是對于那些建館時間較長的綜合性檔案館來講，由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜，如果沒有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法，會使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無法使用，甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。

　　1、分清輕重緩急，循序漸進(jìn)

　　檔案管理的一個重要目的，就是要使檔案為社會所用。而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是為了提高檔案的利用率。綜合性檔案館在推進(jìn)計(jì)算機(jī)管理的過程中，應(yīng)先根據(jù)各全宗的重要程度、價值大小、利用率高低和是否開放的情況對所有全宗進(jìn)行排隊(duì)，將那些可以開放的核心檔案和社會利用率較高的檔案進(jìn)行優(yōu)先加工整理。這樣就可以加快檔案管理計(jì)算機(jī)化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。

　　2、分級次著錄，省時省力

　　在著錄過程中，可以將案卷分為三個層次進(jìn)行著錄，即：將那些反映問題單一或查考價值不高的檔案進(jìn)行案卷級著錄，對那些一卷內(nèi)幾個文件涉及同一個內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級著錄，而對那些重要文件或反映問題龐雜的文件則進(jìn)行文件級著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征，而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時間、人力與財力又提高了效率。

　　3、分門別類，充分利用檔案原基礎(chǔ)

　　對于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷，在著錄時可以直接在全引目錄上面分類標(biāo)引，而對那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣�、地址、時間用案卷目錄直接錄入，然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類號。這樣分門別類地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)，可以減少著錄環(huán)節(jié)，大大地提高著錄速度。

　　四、結(jié)束語

　　近年來我們在推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程中，通過實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的工作，提高了檔案管理工作水平，并已初步建成了計(jì)算機(jī)檢索體系，為實(shí)行計(jì)算機(jī)管理打下了扎實(shí)的基礎(chǔ)。

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