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關(guān)于醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理論文
摘要：建立醫(yī)療設(shè)備檔案非常重要，因?yàn)橥晟频臋n案資料不僅可以提高醫(yī)院的維修效率，有效減少醫(yī)院的維修成本，還可以為醫(yī)療糾紛提供依據(jù)。而設(shè)備檔案只有實(shí)現(xiàn)了信息化管理才能提供全面準(zhǔn)確的資料，才能有效地避免資料丟失的現(xiàn)象。文章分析了如何才能實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，以此促進(jìn)醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展。
關(guān)鍵詞：醫(yī)療設(shè)備；檔案信息化；信息化管理；新技術(shù)；檔案資料
1概述
當(dāng)前各大醫(yī)院引進(jìn)的先進(jìn)醫(yī)療設(shè)備越來(lái)越多，并且設(shè)備更新非�？�，設(shè)備檔案資料也隨之增多。為了能夠?qū)υO(shè)備檔案進(jìn)行有效的管理，進(jìn)一步提高設(shè)備的利用率，需要利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)建一個(gè)信息管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的智能化，為醫(yī)院提供完整的設(shè)備檔案資料，從而輔助醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)人員能夠根據(jù)檔案資料做出正確的決策。
2醫(yī)療設(shè)備檔案的作用
醫(yī)療設(shè)備檔案不僅詳細(xì)記錄了前期設(shè)備采購(gòu)以及驗(yàn)收兩方面的相關(guān)資料，還詳細(xì)記錄了后期設(shè)備使用、維修以及報(bào)廢等各個(gè)方面的相關(guān)資料，具有重要的作用。首先，檔案全面記錄了醫(yī)院所有設(shè)備后期保養(yǎng)維修等相關(guān)資料，根據(jù)這些資料就可以發(fā)現(xiàn)使用過(guò)程中發(fā)生的故障，對(duì)故障的內(nèi)容以及次數(shù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，從而預(yù)測(cè)設(shè)備有可能發(fā)生的故障，做出相應(yīng)的預(yù)防機(jī)制，這樣不僅可以在很大程度上降低維修費(fèi)用，而且還可以為遠(yuǎn)程維修奠定基礎(chǔ)；其次，從檔案中可以查看各個(gè)型號(hào)設(shè)備的利用率，了解具體的使用狀況，根據(jù)這些資料醫(yī)院相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)就可以做出正確的采購(gòu)決策，就不會(huì)出現(xiàn)重復(fù)采購(gòu)或者出現(xiàn)采購(gòu)劣質(zhì)設(shè)備的情況，有效避免一系列的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)；最后，檔案資料提供了準(zhǔn)確客觀的計(jì)量檢測(cè)報(bào)告等數(shù)據(jù)，在發(fā)生醫(yī)療糾紛的時(shí)候，可以作為參考依據(jù)。
3醫(yī)療設(shè)備檔案信息自動(dòng)化管理系統(tǒng)的必要性
以往在對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，醫(yī)院通常都是采用臺(tái)賬化的管理方法，然后把檔案分門別類放在檔案柜中，這種傳統(tǒng)的方式存在許多的問(wèn)題，首先，檔案文件數(shù)量非常多，很不方便保存，而且長(zhǎng)時(shí)間保存以后容易丟失或者損壞，這樣就會(huì)給醫(yī)院造成較大的損失；其次，查閱者在查找資料時(shí)，查找很不方便，浪費(fèi)時(shí)間和精力；最后，檔案的管理設(shè)備不具有維修以及維護(hù)等功能，不能顯示設(shè)備的使用情況。檔案自動(dòng)化管理系統(tǒng)可以改變醫(yī)院傳統(tǒng)的管理模式，實(shí)現(xiàn)檔案信息的動(dòng)態(tài)管理，使檔案管理實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化。檔案信息自動(dòng)化管理具有很大優(yōu)勢(shì)：首先，檔案信息不受外因素的影響而丟失，這主要是因?yàn)殡娮訖n案是可以備份的，這樣一旦有了自然災(zāi)害，檔案資料就不會(huì)遺失；其次，查閱資料非常方便快捷，也可以提高管理人員的工作效率；再次，在構(gòu)建一個(gè)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)以后，醫(yī)院的所有醫(yī)師和設(shè)備工程師就可以快速獲得設(shè)備的使用情況，各個(gè)科室在調(diào)用醫(yī)療設(shè)備的時(shí)候就更加的方便，這樣一方面可以提高醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的利用率，另一方面也可以提高醫(yī)院的治療質(zhì)量，使患者能夠得到及時(shí)的醫(yī)治，最終實(shí)現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備的高利用率以及合理調(diào)度；最后，醫(yī)院的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)可以全面掌握各種型號(hào)醫(yī)療設(shè)備的運(yùn)行數(shù)據(jù)，這樣就可以把所有數(shù)據(jù)進(jìn)行對(duì)比，從而利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，準(zhǔn)確客觀地反映出醫(yī)療設(shè)備的使用效益。
4檔案信息自動(dòng)化管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)
檔案信息自動(dòng)化管理系統(tǒng)主要是在建檔的時(shí)候，把所有的文檔資料等信息全部采集到該系統(tǒng)中，從而快速補(bǔ)充檔案的相關(guān)資料，對(duì)檔案信息進(jìn)行登記、檢索以及匯編等工作，這一過(guò)程為后期檔案資料的查閱等工作的實(shí)現(xiàn)打下了基礎(chǔ)。該管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)首先需要構(gòu)建一個(gè)管理平臺(tái)，平臺(tái)所需的文檔資料不僅包括靜態(tài)檔案，而且還包括動(dòng)態(tài)檔案，然后通過(guò)這個(gè)管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的輸入與輸出。靜態(tài)檔案囊括了醫(yī)療設(shè)備從采購(gòu)到報(bào)廢階段所有的相關(guān)資料，主要有以下四種資料形式：第一個(gè)是審批文件；第二個(gè)是紙質(zhì)資料；第三個(gè)是光盤或磁盤資料；第四個(gè)是影像資料。前兩種文件形式需要通過(guò)一定的技術(shù)處理使其生成數(shù)字化檔案，然后才能輸入信息管理平臺(tái)中，而后兩種文件形式可以直接作為電子文檔存儲(chǔ)到信息管理平臺(tái)中，這樣就可以對(duì)檔案資料進(jìn)行管理和檢索。動(dòng)態(tài)檔案囊括醫(yī)療設(shè)備在使用過(guò)程中產(chǎn)生的所有相關(guān)資料，它和其他檔案資料有一定的不同，隨機(jī)性非常強(qiáng)，比如設(shè)備的故障多種多樣。然而動(dòng)態(tài)檔案的信息化管理非常重要，這是作為故障分析的前提條件，做好故障預(yù)防工作可以在很大程度上縮短設(shè)備的停機(jī)時(shí)間，提高設(shè)備的利用率。所以必須要實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，具體實(shí)現(xiàn)過(guò)程如下：首先，在使用過(guò)程中發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障后，立即到網(wǎng)上進(jìn)行報(bào)修，申報(bào)者需要填寫設(shè)備的基本信息，具體描述故障設(shè)備的狀態(tài)，再把這個(gè)報(bào)修單傳到醫(yī)學(xué)工程科；其次，醫(yī)學(xué)工程科查看設(shè)備報(bào)修單，根據(jù)故障描述檢查該醫(yī)療設(shè)備的具體情況，同時(shí)查閱設(shè)備的相關(guān)信息，確定能不能在院內(nèi)維修，進(jìn)而科學(xué)地評(píng)估維修所花費(fèi)的時(shí)間以及費(fèi)用，告知報(bào)修故障科室評(píng)估結(jié)果，再協(xié)同該科室繼續(xù)開(kāi)展下一步的工作；最后，維修人員對(duì)出現(xiàn)故障的醫(yī)療設(shè)備進(jìn)行檢修，在完成檢修工作后，應(yīng)當(dāng)做好維修的記錄工作，不僅要詳細(xì)記錄維修人員的姓名以及故障的原因，而且還要詳細(xì)記錄設(shè)備維修費(fèi)用以及時(shí)間，如果不是在院內(nèi)維修，則應(yīng)當(dāng)要求維修單位提供對(duì)應(yīng)的維修報(bào)告單。醫(yī)學(xué)工程科再修改設(shè)備的維修情況，方便各個(gè)科室的在線查詢。在平臺(tái)中形成檔案文件后，醫(yī)院的各個(gè)科室以及部門就可以隨時(shí)調(diào)用，并且還可以具體分析設(shè)備的工作狀態(tài)以及利用率。
5檔案信息自動(dòng)化管理系統(tǒng)在設(shè)備運(yùn)行中的應(yīng)用及發(fā)展前景
檔案信息化在設(shè)備運(yùn)行中的應(yīng)用主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：首先，設(shè)備檔案信息自動(dòng)化管理系統(tǒng)具有共享模式，醫(yī)院可以利用這個(gè)優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)在線培訓(xùn)。把各種型號(hào)醫(yī)療設(shè)備購(gòu)置階段的所有資料上傳到信息管理平臺(tái)中，再把設(shè)備調(diào)試階段的所有資料也上傳到信息管理平臺(tái)中，這樣醫(yī)院的培訓(xùn)對(duì)象就可以在線上直接瀏覽閱讀。這種培訓(xùn)模式具有很大的優(yōu)勢(shì)：一方面可以有效提高培訓(xùn)效率，另一方面使用者在不了解具體設(shè)備操作步驟的時(shí)候，可以即時(shí)查閱資料，從而減少工作誤差，減少設(shè)備的損壞。其次，可以提高醫(yī)療設(shè)備的維修效率，不斷更新設(shè)備的維修狀態(tài)。醫(yī)院在信息管理平臺(tái)中建立的維修記錄檔案，并不是固定不變的，而是從設(shè)備的購(gòu)置階段開(kāi)始不斷的變化著，為了能夠準(zhǔn)確地掌握各種醫(yī)療設(shè)備型號(hào)的相關(guān)信息，需要詳細(xì)地記錄每一次的維修信息，不僅要詳細(xì)記錄設(shè)備的使用情況，還要詳細(xì)記錄設(shè)備的具體維修過(guò)程。除此之外還需要詳細(xì)記錄設(shè)備質(zhì)量控制報(bào)告等，使醫(yī)療設(shè)備的維修維護(hù)記錄處于一個(gè)動(dòng)態(tài)化的模式中。這樣維修人員才能全面掌握醫(yī)療設(shè)備的維修狀態(tài)，在設(shè)備出現(xiàn)故障時(shí)就可以通過(guò)查閱維修記錄，從而迅速地診斷出故障的原因，這樣就可以提高維修效率，并且還能在很大程度上延長(zhǎng)設(shè)備的使用壽命。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷的發(fā)展，醫(yī)院在對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，管理模式也發(fā)生了很大的變化，從初期的單機(jī)記錄到融入HIS，而檔案信息自動(dòng)化管理模式也將成為未來(lái)醫(yī)院檔案管理的一個(gè)重要手段，只有這樣才能進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)數(shù)字化醫(yī)院。而在對(duì)數(shù)字化醫(yī)院進(jìn)行建設(shè)的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)以實(shí)現(xiàn)各個(gè)醫(yī)院的檔案信息共享為目標(biāo)，而不是把眼光局限于單個(gè)的醫(yī)院。當(dāng)前大多數(shù)醫(yī)院采用的醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)，只是能夠給本醫(yī)院人員提供查詢以及檢索等功能服務(wù)，而不能把設(shè)備檔案信息共享到其他的醫(yī)院，這在很大程度上影響了醫(yī)療設(shè)備的利用率，使其不能充分運(yùn)用在臨床醫(yī)療中。使各個(gè)醫(yī)院之間的設(shè)備檔案信息實(shí)現(xiàn)共享模式，具有非常大的優(yōu)勢(shì)，在建立一個(gè)設(shè)備檔案信息共享管理平臺(tái)后，每一個(gè)醫(yī)院中的工作人員都能進(jìn)入這個(gè)平臺(tái)，從平臺(tái)中查看其他醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備的有關(guān)信息，還可以利用這個(gè)平臺(tái)對(duì)某種設(shè)備的使用效率進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，從而了解設(shè)備產(chǎn)生的效益，全面掌握各種設(shè)備的性能。這樣醫(yī)院在采購(gòu)醫(yī)療設(shè)備的時(shí)候，就可以結(jié)合本醫(yī)院的情況，分析購(gòu)買哪一種型號(hào)的設(shè)備最合理。同時(shí)有了這樣一個(gè)信息共享平臺(tái)，醫(yī)院的維修人員就能更全面地了解某種設(shè)備有可能發(fā)生的故障，從而做好故障預(yù)防工作，更加迅速地診斷出故障類別，從而大大縮短維修時(shí)間，有效降低維修費(fèi)用，減少醫(yī)院的設(shè)備維修成本。
6結(jié)語(yǔ)
醫(yī)療設(shè)備檔案的管理涉及醫(yī)院未來(lái)的發(fā)展，因此應(yīng)當(dāng)做好醫(yī)療設(shè)備檔案的管理工作，進(jìn)一步完善檔案資料，實(shí)現(xiàn)檔案資料的動(dòng)態(tài)化管理。采用新型的管理模式，使設(shè)備檔案管理實(shí)現(xiàn)智能化，需要建立一個(gè)信息自動(dòng)化管理系統(tǒng)，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)創(chuàng)建一個(gè)信息管理平臺(tái)，不斷更新設(shè)備檔案的相關(guān)資料，為查閱者提供一個(gè)全面客觀的信息，從而為后期設(shè)備的維修維護(hù)等工作提供參考。同時(shí)也可以從檔案中查閱各種型號(hào)設(shè)備的性能以及使用效益，結(jié)合醫(yī)院的具體情況，決定購(gòu)買經(jīng)濟(jì)適用的設(shè)備，進(jìn)一步提高工作效率，有效避免人力物力的浪費(fèi)。
作者:盧捷婷 單位:廣州市第八人民醫(yī)院
參考文獻(xiàn)
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