在辦公自動(dòng)化管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)軟件

　　辦公自動(dòng)化模式具有較強(qiáng)的綜合性，備受機(jī)關(guān)單位及其他領(lǐng)域人士關(guān)注。計(jì)算機(jī)軟件的創(chuàng)新發(fā)展拓寬了自動(dòng)化辦公的應(yīng)用范圍，能夠切實(shí)有效地提高機(jī)關(guān)單位管理水平，進(jìn)而提高機(jī)關(guān)單位辦公效率和服務(wù)能力，增加機(jī)關(guān)單位服務(wù)公眾效果與社會(huì)名譽(yù)效果。本文主要討論了計(jì)算機(jī)軟件辦公自動(dòng)化管理的原因。

　　一、計(jì)算機(jī)軟件在辦公自動(dòng)化管理上存在的問題

　�。ㄒ唬┯�(jì)算機(jī)操作水平限制

　　一些機(jī)關(guān)單位雖然引進(jìn)了大量計(jì)算機(jī)，但由于機(jī)關(guān)工作人員計(jì)算機(jī)能力和水平的限制，不能有效加以運(yùn)用，既浪費(fèi)了資源，又降低的辦公效率。部分機(jī)關(guān)即使為工作人員提供了計(jì)算機(jī)培訓(xùn)機(jī)會(huì)，但往往流于形式，不能取得實(shí)效，影響了機(jī)關(guān)的工作。機(jī)關(guān)事業(yè)單位在購(gòu)置計(jì)算機(jī)及進(jìn)行工作人員培訓(xùn)的過程中浪費(fèi)了資金和情感卻得不到預(yù)期的回報(bào)，對(duì)機(jī)關(guān)單位來(lái)說(shuō)確實(shí)是一大損失。此外，由于機(jī)關(guān)人員缺少安全智能常識(shí)和安全保密意識(shí)，往往容易使機(jī)關(guān)文件和數(shù)據(jù)被他人竊取，從而為機(jī)關(guān)單位帶來(lái)更大的安全風(fēng)險(xiǎn)和隱患，威脅機(jī)關(guān)單位的安全與運(yùn)行[1]。

　�。ǘ�）計(jì)算機(jī)軟硬件配置失當(dāng)

　　部分機(jī)關(guān)為了追求辦公自動(dòng)化所帶來(lái)的實(shí)效，大量購(gòu)置不相匹配的計(jì)算機(jī)軟件和硬件，高額的投資卻對(duì)確保機(jī)關(guān)單位安全運(yùn)作毫無(wú)作用，是一種資源浪費(fèi)。相反，部分機(jī)關(guān)為了降低投資成本，利用盜版軟件充數(shù)，不僅增加了保密安全隱患，還可能在后期花費(fèi)更多資金來(lái)進(jìn)行維修，反倒提高了機(jī)關(guān)成本花銷。因此，這兩種情況都在一定程度上增加了機(jī)關(guān)損失，阻礙了機(jī)關(guān)對(duì)計(jì)算機(jī)軟件辦公自動(dòng)化管理的運(yùn)用，不利于辦公自動(dòng)化的普及和推廣。

　　二、計(jì)算機(jī)軟件在辦公自動(dòng)化管理上的應(yīng)對(duì)策略

　�。ㄒ唬�強(qiáng)化計(jì)算機(jī)軟件應(yīng)用管理

　　提高對(duì)計(jì)算機(jī)軟件辦公自動(dòng)化管理的應(yīng)用的認(rèn)識(shí)有助于計(jì)算機(jī)技術(shù)在數(shù)據(jù)處理等領(lǐng)域的推廣應(yīng)用，還能提高數(shù)據(jù)整合分析能力，為機(jī)關(guān)與合作者提供規(guī)范化數(shù)據(jù)歸類，并能夠最大限度地普及自動(dòng)化辦公，提高數(shù)據(jù)信息利用率。機(jī)關(guān)應(yīng)該增加計(jì)算機(jī)成本投資，逐漸完善計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)和輔助決策能力，從而實(shí)現(xiàn)管理層的正確決策，降低決策風(fēng)險(xiǎn)和泄密風(fēng)險(xiǎn)。

　�。ǘ�）加強(qiáng)機(jī)關(guān)事業(yè)單位員工計(jì)算機(jī)培訓(xùn)

　　機(jī)關(guān)單位應(yīng)該為工作人員提供系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)軟件相關(guān)課程的培訓(xùn)，定期開展的有效培訓(xùn)有利于工作人員計(jì)算機(jī)實(shí)際操作能力的提高。機(jī)關(guān)管理人員也應(yīng)具備熟練的計(jì)算機(jī)技能，這樣才能對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效分析和總結(jié)，進(jìn)而提高運(yùn)用計(jì)算機(jī)輔助決策的能力，提高機(jī)關(guān)工作效率[2]。機(jī)關(guān)一線基層工作人員不僅要懂得數(shù)據(jù)操作，還需要熟悉計(jì)算機(jī)軟件和硬件的維護(hù)并掌握必要的安全常識(shí)和網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，這樣才能使計(jì)算機(jī)軟件辦公自動(dòng)化管理應(yīng)用得以安全自如運(yùn)行，發(fā)揮出其無(wú)限的作用和潛在價(jià)值。

　　（三）建立健全計(jì)算機(jī)管理制度

　　建立健全計(jì)算機(jī)管理制度不僅能夠使機(jī)關(guān)單位在辦公自動(dòng)化管理應(yīng)用中及時(shí)處理計(jì)算機(jī)操作問題，提高工作人員工作效率，而且工作人員可以按照管理制度辦事，減輕計(jì)算機(jī)管理者負(fù)擔(dān)，取得良好的效果。計(jì)算機(jī)管理制度需要機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)與工作人員共同遵守，并在實(shí)際工作中補(bǔ)充遺漏之處，不斷改進(jìn)和完善管理制度。在工作人員培訓(xùn)時(shí)，也可增加計(jì)算機(jī)管理制度內(nèi)容，增加工作人員對(duì)計(jì)算機(jī)軟件自動(dòng)化的了解與認(rèn)識(shí)，制度只有得到切實(shí)落實(shí)才能發(fā)揮作用，推動(dòng)自動(dòng)化辦公的順利展開。

　�。ㄋ模┻x用合適的計(jì)算機(jī)軟件設(shè)備

　　計(jì)算機(jī)軟件的選用是辦公自動(dòng)化管理應(yīng)用推廣的前提和基礎(chǔ)，只有選擇優(yōu)質(zhì)、適合的軟件才能真正提高自動(dòng)化辦公水平。因此，機(jī)關(guān)單位挑選軟件時(shí)需要充分了解軟件所能承載的最大容量，然后結(jié)合具體的運(yùn)作規(guī)劃匹配相應(yīng)等級(jí)和數(shù)量的軟件。當(dāng)然，機(jī)關(guān)單位既不能毫無(wú)節(jié)制的過度擴(kuò)充軟件，也不能只顧眼前滿足辦公方式而購(gòu)置劣質(zhì)軟件，這就突顯了機(jī)關(guān)單位購(gòu)置軟件的睿智，需要機(jī)關(guān)單位做好預(yù)算及規(guī)劃。

　　三、計(jì)算機(jī)軟件在辦公自動(dòng)化管理上的應(yīng)用

　　計(jì)算機(jī)軟件在辦公自動(dòng)化管理上主要應(yīng)用于連接、溝通、通用、監(jiān)控等四個(gè)方面。對(duì)于連接來(lái)說(shuō)，計(jì)算機(jī)軟件能夠利用局域網(wǎng)來(lái)連接集中以及分散的辦公區(qū)域，借助網(wǎng)絡(luò)將各個(gè)區(qū)域進(jìn)行串聯(lián)，形成規(guī)范化的模式，此流程模式可以用于資料查找和傳送。在溝通方面，計(jì)算機(jī)軟件通過在自動(dòng)化辦公區(qū)域建立公共平臺(tái)而實(shí)現(xiàn)，在機(jī)關(guān)單位員工遇到問題或?yàn)榱藵M足工作需求時(shí)，能夠利用平臺(tái)進(jìn)行在線信息交流，并且在計(jì)算機(jī)遇到損壞或出現(xiàn)故障時(shí)，能夠迅速、自動(dòng)作出反應(yīng)，通過發(fā)送信號(hào)的方式通知相關(guān)管理人員，這樣不僅節(jié)約了寶貴的時(shí)間，還能夠降低損失，為工作增加便利[3]。計(jì)算機(jī)軟件辦公自動(dòng)化最廣泛的優(yōu)勢(shì)是具有通用性的特點(diǎn)，不僅適用于人員流動(dòng)頻繁、科室調(diào)換變化大的單位，而且還能用于宣傳推廣機(jī)關(guān)品牌效應(yīng)。計(jì)算機(jī)軟件辦公自動(dòng)化管理的配置性應(yīng)用較強(qiáng)，其配置功能主要體現(xiàn)在管理方面及人員配置方面。此外，計(jì)算機(jī)軟件辦公自動(dòng)化管理還具有監(jiān)控的功效，能夠幫助工作人員實(shí)時(shí)監(jiān)控業(yè)務(wù)流程和任務(wù)完成情況。監(jiān)控可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中的失誤，其控制力較強(qiáng)，能夠提高工作人員工作效率，優(yōu)化機(jī)關(guān)單位管理水平和機(jī)制，推動(dòng)機(jī)關(guān)單位健康有序發(fā)展。

　　四、結(jié)束語(yǔ)

　　總而言之，機(jī)關(guān)單位及其他領(lǐng)域要想獲得更好的發(fā)展，增強(qiáng)自身實(shí)力、提高社會(huì)地位，就一定要通過計(jì)算機(jī)軟件自動(dòng)化辦公來(lái)實(shí)現(xiàn)，這樣才能在信息化時(shí)代引領(lǐng)時(shí)代潮流、與時(shí)俱進(jìn)創(chuàng)新發(fā)展。計(jì)算機(jī)軟件是辦公自動(dòng)化不可或缺的重要組成部分，對(duì)人類發(fā)展具有重大的貢獻(xiàn)作用。