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巧用Excel圖表展現(xiàn)分析數(shù)據(jù)
很多朋友又開始了緊張的工作總結(jié)和下一階段的工作計劃。這樣的工作是細致而繁瑣的，涉及的分類較多，數(shù)據(jù)量較大，所以在工作時是少不了使用圖表來協(xié)助的，要用現(xiàn)在最流行的一句話來形容，滿眼盡是圖和表。
Excel圖表的繪制可謂既簡單又復(fù)雜，說它簡單有兩個意思，一是就算是沒有太多Excel應(yīng)用經(jīng)驗的人，依然能通過圖表向?qū)Ш芸熘谱鞒鰣D表對象;二是只要做出很簡單的“柱形圖”、“餅圖”和“折線圖”等基本圖表，就能達到分析數(shù)據(jù)的目的。同樣，說它復(fù)雜也有兩個意思，一是為了得到更好地數(shù)據(jù)分析和查看效果，所以還要為生成的圖表做一系列的格式設(shè)置，如：系列格式美化、三維格式美化以及坐標軸和網(wǎng)格線設(shè)置等;二是圖表可以與函數(shù)或宏等功能一起聯(lián)用，制作出模擬圖表或帶有交互效果的高級圖表。
經(jīng)驗一 設(shè)置系列格式選項和三維視圖格式
制作任何類型的圖表，通常都要對“圖表系列”進行調(diào)整，包括對系列“顏色”、“形狀”、“間距”和“重疊比例”等多方面的設(shè)置。在下圖(圖1)中，可以看到上面的兩個小圖就是直接生成“柱形圖”和“三維折線圖”后的默認效果;而下面兩個較大的圖表則是經(jīng)過對系列設(shè)置后的效果。顯然，對系列格式調(diào)整后圖表，更有利于查看數(shù)據(jù)和分析數(shù)據(jù)。圖1
對數(shù)據(jù)系列進行調(diào)整，最簡單的方法就是對圖表系列進行鼠標雙擊，在打開的“數(shù)據(jù)系列格式”對話框中可對系列進行“顏色”、“形狀”、“選項”等多方面的設(shè)置。
對于三維圖表除了要設(shè)置系列的格式外，還應(yīng)設(shè)置好三維的視圖格式，這樣才能從最好的角度去查看，如上圖中的“三維折線圖”和下圖(圖2)中的“三維餅圖”圖表�！霸O(shè)置三維視圖格式”對話框，可以通過鼠標右鍵的快捷菜單或“圖表”菜單調(diào)出。
圖2
在餅圖的“設(shè)置三維視圖格式”對話框中，可以對餅圖的“仰角”、形狀的“旋轉(zhuǎn)”以及餅的厚薄進行調(diào)整，如圖3所示。
圖3
經(jīng)驗二 設(shè)置坐標軸和網(wǎng)格線
圖表的坐標軸和網(wǎng)格線是查詢數(shù)據(jù)時最重要的標準和依據(jù)，因此要將它調(diào)整和設(shè)置成最佳的效果。
圖表中的坐標軸通常有兩條，分別是x軸(分類軸)和y軸(數(shù)值軸)，在設(shè)置坐標軸時，要充分考慮圖表類型、觀察的角度以及制作圖表的目的等多方面因素。坐標軸屬性的調(diào)整可以直接用鼠標對坐標軸雙擊，在打開的“坐標軸格式”對話框中進行設(shè)置和調(diào)整。
在下圖4所示的圖表中，要對比和查看企業(yè)員工在6道題中選擇“答案A”和“答案B”的人數(shù)情況，就對圖表的數(shù)值軸做了一系列的設(shè)置，包括：數(shù)值軸標簽的位置、分類次序反轉(zhuǎn)等。
圖4
圖表中的網(wǎng)格線可以看成是數(shù)據(jù)的刻度線或查詢的輔助線，因此在查詢數(shù)據(jù)時往往要根據(jù)需要將網(wǎng)格線進行設(shè)置。在設(shè)置網(wǎng)格線時，可以調(diào)整網(wǎng)格的疏密、虛實以及有無等多種效果，在上面圖4 所示的直方圖圖表中，就將主要網(wǎng)格線進行了刪除。在下圖5所示的雷達圖圖表中，左側(cè)是帶有數(shù)值軸的“數(shù)據(jù)點雷達圖”，因為有數(shù)值軸，所以可以方便地對兩種產(chǎn)品的銷售額進行查看;右側(cè)是沒有數(shù)值軸的“面積雷達圖”，可以宏觀地按照月份比較兩種產(chǎn)品的銷售額份額情況。
圖5
經(jīng)驗三 用函數(shù)來模擬圖表
在Excel應(yīng)用中，若只是為了單純的查看和對比數(shù)據(jù)大小，可不創(chuàng)建真正的圖表，而采用函數(shù)和設(shè)置單元格格式配合進行模擬圖表的制作。如下圖6所示的例子，是查看實際銷售額與預(yù)期銷售額之間的差異，在左側(cè)已經(jīng)計算出了“差異百分比”((實際銷售額預(yù)期銷售額)/ 預(yù)期銷售額)數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)表的右側(cè)，利用“?”符號來模擬條形圖圖表。“?”符號個數(shù)的多少，表示了數(shù)據(jù)的大小，“?”實際上就是字母“n”，由于將單元格的“字體”格式設(shè)置成了“Wingdings”，所以在單元格中不顯示字母“n”，而顯示出“?”效果。這種效果適用于所有簡單的柱形圖和條形圖的模擬制作。
圖6
計算“n”的個數(shù)要根據(jù)“差異百分比”單元格的數(shù)據(jù)進行計算，所以在“低于預(yù)算”的一月(F2)單元格中輸入公式“=IF(D2<0,rept("n",-round(d2*100,0)),"")”;在“高于預(yù)算”的一月(h2)單元格中輸入公式“=if(d2>0,REPT("n",ROUND(D2*100,0)),"")”。這個公式的作用就是判斷“差異百分比”中的數(shù)據(jù)是正是負，然后分別將數(shù)據(jù)擴大100倍并進行取整，得到的數(shù)據(jù)就是字母“n”重復(fù)的次數(shù)。
專家點睛：
本文并沒有長篇累牘的介紹圖表的創(chuàng)建過程，而是從應(yīng)用經(jīng)驗角度出發(fā)，向大家介紹了如何制作出完美的數(shù)據(jù)分析圖表。其實，無論什么圖表，應(yīng)把握一個原則，就是能起到準確分析數(shù)據(jù)和查看數(shù)據(jù)的目的。
微軟已經(jīng)推出了Office最新的版本Office 2007，在新的版本中已經(jīng)沒有了圖表向?qū)�，可直接根�?jù)自帶的圖表模板生成出所需類型的圖表。Excel 2007 還自帶了大量的圖表效果，將圖表設(shè)置分成了“設(shè)計”、“布局”和“格式”三大類，通過簡單的選擇即可將圖表設(shè)置成所需效果，見圖9所示。
圖9
無論將圖表設(shè)置成什么風(fēng)格和效果，也無論是使用Office 2003 還是Office 2007，把冷冰冰的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成便于分析和查看的圖表，這才是關(guān)鍵。
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