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巧用Excel圖表展現(xiàn)分析數(shù)據(jù)
很多朋友又開(kāi)始了緊張的工作總結(jié)和下一階段的工作計(jì)劃。這樣的工作是細(xì)致而繁瑣的，涉及的分類較多，數(shù)據(jù)量較大，所以在工作時(shí)是少不了使用圖表來(lái)協(xié)助的，要用現(xiàn)在最流行的一句話來(lái)形容，滿眼盡是圖和表。
Excel圖表的繪制可謂既簡(jiǎn)單又復(fù)雜，說(shuō)它簡(jiǎn)單有兩個(gè)意思，一是就算是沒(méi)有太多Excel應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)的人，依然能通過(guò)圖表向?qū)Ш芸熘谱鞒鰣D表對(duì)象;二是只要做出很簡(jiǎn)單的“柱形圖”、“餅圖”和“折線圖”等基本圖表，就能達(dá)到分析數(shù)據(jù)的目的。同樣，說(shuō)它復(fù)雜也有兩個(gè)意思，一是為了得到更好地?cái)?shù)據(jù)分析和查看效果，所以還要為生成的圖表做一系列的格式設(shè)置，如：系列格式美化、三維格式美化以及坐標(biāo)軸和網(wǎng)格線設(shè)置等;二是圖表可以與函數(shù)或宏等功能一起聯(lián)用，制作出模擬圖表或帶有交互效果的高級(jí)圖表。
經(jīng)驗(yàn)一 設(shè)置系列格式選項(xiàng)和三維視圖格式
制作任何類型的圖表，通常都要對(duì)“圖表系列”進(jìn)行調(diào)整，包括對(duì)系列“顏色”、“形狀”、“間距”和“重疊比例”等多方面的設(shè)置。在下圖(圖1)中，可以看到上面的兩個(gè)小圖就是直接生成“柱形圖”和“三維折線圖”后的默認(rèn)效果;而下面兩個(gè)較大的圖表則是經(jīng)過(guò)對(duì)系列設(shè)置后的效果。顯然，對(duì)系列格式調(diào)整后圖表，更有利于查看數(shù)據(jù)和分析數(shù)據(jù)。圖1
對(duì)數(shù)據(jù)系列進(jìn)行調(diào)整，最簡(jiǎn)單的方法就是對(duì)圖表系列進(jìn)行鼠標(biāo)雙擊，在打開(kāi)的“數(shù)據(jù)系列格式”對(duì)話框中可對(duì)系列進(jìn)行“顏色”、“形狀”、“選項(xiàng)”等多方面的設(shè)置。
對(duì)于三維圖表除了要設(shè)置系列的格式外，還應(yīng)設(shè)置好三維的視圖格式，這樣才能從最好的角度去查看，如上圖中的“三維折線圖”和下圖(圖2)中的“三維餅圖”圖表�！霸O(shè)置三維視圖格式”對(duì)話框，可以通過(guò)鼠標(biāo)右鍵的快捷菜單或“圖表”菜單調(diào)出。
圖2
在餅圖的“設(shè)置三維視圖格式”對(duì)話框中，可以對(duì)餅圖的“仰角”、形狀的“旋轉(zhuǎn)”以及餅的厚薄進(jìn)行調(diào)整，如圖3所示。
圖3
經(jīng)驗(yàn)二 設(shè)置坐標(biāo)軸和網(wǎng)格線
圖表的坐標(biāo)軸和網(wǎng)格線是查詢數(shù)據(jù)時(shí)最重要的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，因此要將它調(diào)整和設(shè)置成最佳的效果。
圖表中的坐標(biāo)軸通常有兩條，分別是x軸(分類軸)和y軸(數(shù)值軸)，在設(shè)置坐標(biāo)軸時(shí)，要充分考慮圖表類型、觀察的角度以及制作圖表的目的等多方面因素。坐標(biāo)軸屬性的調(diào)整可以直接用鼠標(biāo)對(duì)坐標(biāo)軸雙擊，在打開(kāi)的“坐標(biāo)軸格式”對(duì)話框中進(jìn)行設(shè)置和調(diào)整。
在下圖4所示的圖表中，要對(duì)比和查看企業(yè)員工在6道題中選擇“答案A”和“答案B”的人數(shù)情況，就對(duì)圖表的數(shù)值軸做了一系列的設(shè)置，包括：數(shù)值軸標(biāo)簽的位置、分類次序反轉(zhuǎn)等。
圖4
圖表中的網(wǎng)格線可以看成是數(shù)據(jù)的刻度線或查詢的輔助線，因此在查詢數(shù)據(jù)時(shí)往往要根據(jù)需要將網(wǎng)格線進(jìn)行設(shè)置。在設(shè)置網(wǎng)格線時(shí)，可以調(diào)整網(wǎng)格的疏密、虛實(shí)以及有無(wú)等多種效果，在上面圖4 所示的直方圖圖表中，就將主要網(wǎng)格線進(jìn)行了刪除。在下圖5所示的雷達(dá)圖圖表中，左側(cè)是帶有數(shù)值軸的“數(shù)據(jù)點(diǎn)雷達(dá)圖”，因?yàn)橛袛?shù)值軸，所以可以方便地對(duì)兩種產(chǎn)品的銷售額進(jìn)行查看;右側(cè)是沒(méi)有數(shù)值軸的“面積雷達(dá)圖”，可以宏觀地按照月份比較兩種產(chǎn)品的銷售額份額情況。
圖5
經(jīng)驗(yàn)三 用函數(shù)來(lái)模擬圖表
在Excel應(yīng)用中，若只是為了單純的查看和對(duì)比數(shù)據(jù)大小，可不創(chuàng)建真正的圖表，而采用函數(shù)和設(shè)置單元格格式配合進(jìn)行模擬圖表的制作。如下圖6所示的例子，是查看實(shí)際銷售額與預(yù)期銷售額之間的差異，在左側(cè)已經(jīng)計(jì)算出了“差異百分比”((實(shí)際銷售額預(yù)期銷售額)/ 預(yù)期銷售額)數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)表的右側(cè)，利用“?”符號(hào)來(lái)模擬條形圖圖表�！�?”符號(hào)個(gè)數(shù)的多少，表示了數(shù)據(jù)的大小，“?”實(shí)際上就是字母“n”，由于將單元格的“字體”格式設(shè)置成了“Wingdings”，所以在單元格中不顯示字母“n”，而顯示出“?”效果。這種效果適用于所有簡(jiǎn)單的柱形圖和條形圖的模擬制作。
圖6
計(jì)算“n”的個(gè)數(shù)要根據(jù)“差異百分比”單元格的數(shù)據(jù)進(jìn)行計(jì)算，所以在“低于預(yù)算”的一月(F2)單元格中輸入公式“=IF(D2<0,rept("n",-round(d2*100,0)),"")”;在“高于預(yù)算”的一月(h2)單元格中輸入公式“=if(d2>0,REPT("n",ROUND(D2*100,0)),"")”。這個(gè)公式的作用就是判斷“差異百分比”中的數(shù)據(jù)是正是負(fù)，然后分別將數(shù)據(jù)擴(kuò)大100倍并進(jìn)行取整，得到的數(shù)據(jù)就是字母“n”重復(fù)的次數(shù)。
專家點(diǎn)睛：
本文并沒(méi)有長(zhǎng)篇累牘的介紹圖表的創(chuàng)建過(guò)程，而是從應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)角度出發(fā)，向大家介紹了如何制作出完美的數(shù)據(jù)分析圖表。其實(shí)，無(wú)論什么圖表，應(yīng)把握一個(gè)原則，就是能起到準(zhǔn)確分析數(shù)據(jù)和查看數(shù)據(jù)的目的。
微軟已經(jīng)推出了Office最新的版本Office 2007，在新的版本中已經(jīng)沒(méi)有了圖表向?qū)�，可直接根�?jù)自帶的圖表模板生成出所需類型的圖表。Excel 2007 還自帶了大量的圖表效果，將圖表設(shè)置分成了“設(shè)計(jì)”、“布局”和“格式”三大類，通過(guò)簡(jiǎn)單的選擇即可將圖表設(shè)置成所需效果，見(jiàn)圖9所示。
圖9
無(wú)論將圖表設(shè)置成什么風(fēng)格和效果，也無(wú)論是使用Office 2003 還是Office 2007，把冷冰冰的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成便于分析和查看的圖表，這才是關(guān)鍵。
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