關(guān)于試論辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)及策略論文

　　隨著社會(huì)和時(shí)代的發(fā)展進(jìn)步，傳統(tǒng)依靠人工對(duì)資料進(jìn)行搜集、整理和分析的手段已經(jīng)不能滿足信息量不斷膨脹的社會(huì)需求，同時(shí)，能夠在短時(shí)間內(nèi)提高工作效率和工作質(zhì)量的辦公方法被人們迫切需求，在這種條件下，辦公自動(dòng)化（OA）應(yīng)運(yùn)而生，并且已經(jīng)成為現(xiàn)今人們辦公過(guò)程中必不可少的辦公工具。

　　1.辦公自動(dòng)化的發(fā)展現(xiàn)狀

　　辦公自動(dòng)化早在20世紀(jì)70年代就被人們所關(guān)心，許多應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的公司都相繼推出自己的自動(dòng)化辦公產(chǎn)品，一度將人們所期盼的“無(wú)紙化辦公”推向高潮，但是，到今天為止，辦公自動(dòng)化也沒(méi)有真正發(fā)展起來(lái)并取得人們所預(yù)期的成就，導(dǎo)致這種現(xiàn)象產(chǎn)生的不僅僅是外部的客觀條件，也是我們自己主觀上對(duì)辦公自動(dòng)化理解產(chǎn)生誤區(qū)。這些主觀和客觀的不成熟主要表現(xiàn)在以下方面：1、應(yīng)用辦公自動(dòng)化工具的人員一般只在自己的計(jì)算機(jī)上進(jìn)行獨(dú)立操作，對(duì)工具的應(yīng)用也僅局限于對(duì)一些簡(jiǎn)單的表格和文字的處理，網(wǎng)絡(luò)通常只用來(lái)進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的郵件傳輸。2、現(xiàn)在應(yīng)用的軟件功能過(guò)于單一，即使是已經(jīng)成熟的辦公自動(dòng)化軟件，仍然還以表格和文字的處理為主，開發(fā)軟件時(shí)，并未將客戶在業(yè)務(wù)等方面的實(shí)際需求結(jié)合進(jìn)去。3、在宣傳辦公自動(dòng)化時(shí)，對(duì)其功能的宣傳過(guò)于片面，過(guò)于強(qiáng)調(diào)其辦公過(guò)程“自動(dòng)化”，使人們?cè)趯?shí)際運(yùn)用中過(guò)于依賴其自動(dòng)化和智能化。4、傳統(tǒng)的手工辦公方式已經(jīng)在我國(guó)運(yùn)行幾十年，一時(shí)間引入自動(dòng)化辦公系統(tǒng)必然引起人們的不適應(yīng)，也會(huì)對(duì)正在運(yùn)行的辦公體制產(chǎn)生影響，甚至?xí)�影響部分上�?jí)領(lǐng)導(dǎo)與員工之間的關(guān)系，妨礙自動(dòng)化辦公的應(yīng)用。5、使用辦公自動(dòng)化軟件的客戶沒(méi)有良好的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)。6、辦公自動(dòng)化軟件的安全性有待考究。

　　2.辦公自動(dòng)化的發(fā)展趨勢(shì)

　　辦公自動(dòng)化應(yīng)該會(huì)向數(shù)字化辦公發(fā)展，即在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下完成幾乎所有的辦公內(nèi)容。就我國(guó)目前計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展?fàn)顩r來(lái)看，我國(guó)互聯(lián)網(wǎng)、安全技術(shù)和軟件理論的發(fā)展都有很大可能可以達(dá)到數(shù)字化辦公的要求。全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公必然會(huì)使現(xiàn)有的辦公管理體制發(fā)生變革，并且員工的工作習(xí)慣和工作方式也需要很長(zhǎng)時(shí)間改變并適應(yīng)新的環(huán)境，雖然有諸多問(wèn)題，但是全面實(shí)現(xiàn)數(shù)字化辦公仍然是勢(shì)在必行。

　　辦公自動(dòng)化自進(jìn)入我國(guó)以來(lái)發(fā)展十分迅猛，隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公自動(dòng)化也從最初的漢字輸入、字處理、查詢檢索和排版編輯等簡(jiǎn)單的單機(jī)應(yīng)用逐漸發(fā)展為現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)辦公，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將單項(xiàng)辦公變成一個(gè)大范圍的辦公系統(tǒng)，再通過(guò)計(jì)算機(jī)遠(yuǎn)程網(wǎng)絡(luò)將多個(gè)大范圍的辦公系統(tǒng)連成一個(gè)更大范圍的辦公系統(tǒng)。在企業(yè)中建立內(nèi)部網(wǎng)和外部網(wǎng)已經(jīng)是發(fā)展辦公自動(dòng)化的必然趨勢(shì)�，F(xiàn)代的辦公自動(dòng)化運(yùn)用多媒體技術(shù)，加強(qiáng)辦公自動(dòng)化軟件自身的圖形、文字、語(yǔ)音等的處理能力，使之更大的滿足了市場(chǎng)對(duì)辦公自動(dòng)化的辦公需求，擴(kuò)大了處理辦公信息的范圍，提高了處理辦公信息的能力。由此看出，多媒體技術(shù)也是辦公自動(dòng)化發(fā)展的一個(gè)必然趨勢(shì)。

　　傳統(tǒng)的辦公自動(dòng)化重在強(qiáng)調(diào)對(duì)文檔數(shù)據(jù)的處理和統(tǒng)計(jì)，日常工作也主要是一些文件的收發(fā)等，缺乏對(duì)協(xié)作型工作的處理能力，服務(wù)對(duì)象也以單一的文檔數(shù)據(jù)為主，這些條件決定了傳統(tǒng)辦公自動(dòng)化的自動(dòng)化潛力不能被有效地開發(fā)和利用。新一代辦公自動(dòng)化的發(fā)展是以知識(shí)化管理為核心的現(xiàn)代辦公自動(dòng)化，隨著社會(huì)信息量的不斷增多，企業(yè)需要更多的了解外部信息，并不斷對(duì)企業(yè)自身的內(nèi)部知識(shí)進(jìn)行積累，在外部信息和內(nèi)部知識(shí)之間不斷找出優(yōu)勢(shì)和不足，是企業(yè)內(nèi)部的知識(shí)不斷得到提升。辦公自動(dòng)化的價(jià)值不應(yīng)該僅僅是辦公計(jì)算機(jī)化，而是要將知識(shí)融入到辦公自動(dòng)化中，將知識(shí)管理和辦公自動(dòng)化很好的結(jié)合起來(lái)，讓新一代的辦公自動(dòng)化為企業(yè)各個(gè)階層提供更好更高效的工作模式。

　　現(xiàn)代的辦公自動(dòng)化已經(jīng)早已不是以前的簡(jiǎn)單文檔處理和單純行政事務(wù)了，現(xiàn)代辦公自動(dòng)化的使命是通過(guò)提高企業(yè)工作效率和工作質(zhì)量來(lái)提高企業(yè)在市場(chǎng)中的核心競(jìng)爭(zhēng)力。知識(shí)管理是以幫助企業(yè)發(fā)現(xiàn)知識(shí)人才、傳遞和利用知識(shí)為目的的系統(tǒng)工程，它可以幫助企業(yè)解決知識(shí)的共享和再利用問(wèn)題。知識(shí)管理可以在合適的時(shí)間給正確的人傳遞正確知識(shí)，幫助人們采取適當(dāng)?shù)男袆?dòng)，以避免錯(cuò)誤和工作的重復(fù)。知識(shí)管理可以幫助企業(yè)搜集和管理散布在企業(yè)各個(gè)系統(tǒng)中的信息和人們頭腦中的知識(shí)。因此，知識(shí)是未來(lái)辦公自動(dòng)化的核心系統(tǒng)，知識(shí)管理是辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)技術(shù)。

　　3.辦公自動(dòng)化存在的問(wèn)題

　　辦公自動(dòng)化在我國(guó)的發(fā)展過(guò)程中雖然取得了不少的成績(jī)，但與此同時(shí)也產(chǎn)生了諸多問(wèn)題，例如投資大但效果不明顯、工作人員水平低、軟件投入少、硬件投入多、重復(fù)建設(shè)多以及模擬手工作業(yè)增加管理負(fù)擔(dān)等。當(dāng)前運(yùn)用辦公自動(dòng)化的工作人員的計(jì)算機(jī)知識(shí)十分缺乏，對(duì)計(jì)算機(jī)硬件及操作系統(tǒng)的了解就更加匱乏，這就導(dǎo)致了員工工作效率的低下，此外，因?yàn)閷?duì)系統(tǒng)知識(shí)的缺乏就間接造成系統(tǒng)管理工作者工作量的增多。進(jìn)算計(jì)技術(shù)的發(fā)展日新月異，軟硬件的升級(jí)也逐步加快，這就意味著企業(yè)在后期為辦公自動(dòng)化的升級(jí)要付出不少成本。

　　這些問(wèn)題的產(chǎn)生主要有以下幾方面的原因：1、未能全面深入的理解辦公自動(dòng)化。將辦公自動(dòng)化的意義僅僅理解為自動(dòng)化、智能化的先進(jìn)辦公設(shè)備，借此提高工作效率。然而，辦公自動(dòng)化的主要目的則是通過(guò)實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化來(lái)提高管理層的決策效能。2、對(duì)辦公自動(dòng)化的基礎(chǔ)不重視。辦公自動(dòng)化是以管理和信息積累為基礎(chǔ)的，辦公自動(dòng)化必需依賴這兩個(gè)基礎(chǔ)發(fā)展，沒(méi)有這兩個(gè)基礎(chǔ)，辦公自動(dòng)化的發(fā)展就不切實(shí)際。3、技術(shù)條件制約。沒(méi)有技術(shù)條件的支持，辦公自動(dòng)化的發(fā)展就顯得十分無(wú)力。

　　4.辦公自動(dòng)化的發(fā)展策略

　　根據(jù)我國(guó)目前辦公自動(dòng)化的發(fā)展現(xiàn)狀和發(fā)展中存在的問(wèn)題，為了讓辦公自動(dòng)化更好更快的發(fā)展，提出以下策略：1、組織實(shí)施方面。由傳統(tǒng)工業(yè)項(xiàng)目的管理體制向產(chǎn)品化、專業(yè)化的實(shí)施體制進(jìn)行轉(zhuǎn)變。2、技術(shù)選向方面。緊跟世界的發(fā)展趨勢(shì)，選擇與社會(huì)接軌、標(biāo)準(zhǔn)化程度高、開放程度好的技術(shù)，自主開發(fā)關(guān)鍵的應(yīng)用技術(shù)。3、系統(tǒng)設(shè)計(jì)方面。根據(jù)我國(guó)辦公自動(dòng)化的發(fā)展現(xiàn)狀，在企業(yè)已經(jīng)運(yùn)用的辦公自動(dòng)化軟件的基礎(chǔ)上以快速原型法為主。4、實(shí)施方面。實(shí)施原則遵守統(tǒng)一規(guī)范和分布實(shí)施。5、設(shè)計(jì)思想方面。以用戶的實(shí)際需求為主，將用戶在辦公中的實(shí)際需求結(jié)合到軟件設(shè)計(jì)中。6、實(shí)現(xiàn)方法方面。以采用復(fù)雜適用系統(tǒng)理論代替結(jié)構(gòu)化設(shè)計(jì)。采用復(fù)雜適用系統(tǒng)理論即從一般的業(yè)務(wù)需求中抽象提取出關(guān)鍵的復(fù)雜適應(yīng)系統(tǒng)，這種系統(tǒng)能夠適應(yīng)環(huán)境變化，隨著系統(tǒng)使用時(shí)間的增加，可利用的價(jià)值也隨之積累。

　　5.結(jié)束語(yǔ)

　　辦公自動(dòng)化從最初到今天的發(fā)展，已經(jīng)從傳統(tǒng)的簡(jiǎn)單文檔處理發(fā)展到為整個(gè)企業(yè)提供信息交換的重要平臺(tái)，辦公自動(dòng)化的作用和意義向前邁進(jìn)了一大步。將來(lái)，辦公自動(dòng)化的程度也會(huì)隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和市場(chǎng)需求的增長(zhǎng)而進(jìn)一步提高，因此，企業(yè)必須不斷引進(jìn)新設(shè)備，學(xué)習(xí)新技術(shù)、新手段和新方法，不斷提高自身辦公自動(dòng)化的程度和水平，從而提高個(gè)人的辦公效率、企業(yè)的管理水平和核心競(jìng)爭(zhēng)力。