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行政辦公管理制度
在充滿活力,日益開放的今天,制度使用的情況越來越多,制度是指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動(dòng)準(zhǔn)則。制度到底怎么擬定才合適呢?以下是小編為大家收集的行政辦公管理制度,歡迎閱讀與收藏。
行政辦公管理制度1
第一章總則
辦公場所是員工從事經(jīng)營管理的勞動(dòng)場所,公司努力創(chuàng)造一個(gè)安全、舒適、健康的辦公環(huán)境,員工應(yīng)自覺維護(hù)良好的辦公環(huán)境,員工應(yīng)自覺維護(hù)良好的辦公環(huán)境。
第一條目的:
規(guī)范辦公室的工作秩序,營造良好的辦公環(huán)境,以提高辦公質(zhì)量與效率。
第二條職責(zé)/權(quán)限:
行政部:負(fù)責(zé)辦公室的整體日常監(jiān)管與處理突發(fā)事件、辦公室人員及財(cái)產(chǎn)安全的監(jiān)管。
其他部門負(fù)責(zé)人:所屬辦公室日常事務(wù)的`管理,協(xié)助處理各種異常情況。
一、辦公室職員工作紀(jì)律
1、上班時(shí)間:
夏季:上午8:30—12:30;下午14:30—18:00
冬季:上午8:30—12:00;下午14:00—17:30
工作日中午提供員工餐,實(shí)行雙休制。周末安排員工輪流值班。
2、為節(jié)約能源,避免不必要的浪費(fèi)。工作區(qū)域空調(diào)設(shè)置如下:夏天室外溫度達(dá)到30℃以上方可開啟空調(diào),溫度調(diào)節(jié)不得低于25℃(含)以下。冬季室外溫度達(dá)到10℃以下方可開啟空調(diào),溫度調(diào)節(jié)不得高于26℃(含)
以上。
3、保持個(gè)人辦公臺(tái)面整潔,辦公室整體環(huán)境衛(wèi)生,養(yǎng)成每天上班后清掃各自辦公區(qū)衛(wèi)生的習(xí)慣。
4、做好日常清潔維護(hù),不可隨地吐痰,垃圾、紙屑丟入紙簍內(nèi)。
5、公共辦公室內(nèi)嚴(yán)禁吸煙,需要吸煙請(qǐng)到吸煙區(qū)。吸煙區(qū)在每層樓梯口,吸完后的煙頭在確認(rèn)熄滅后,方可丟入垃圾桶內(nèi)。
6、不允許將早餐帶到辦公區(qū)域吃;中午就餐后清洗個(gè)人碗筷時(shí)不得將米粒、菜葉等雜物倒入洗手池中,以免造成下水道堵塞。
7、非客戶接洽、會(huì)議召開、集體討論,任何人不得私自占用會(huì)議室與洽談室;如使用會(huì)議室、培訓(xùn)室完畢后,使用人員應(yīng)當(dāng)恢復(fù)原狀并做好清潔整理工作。
8、每日銷售部門的晨會(huì)由當(dāng)天主持人員負(fù)責(zé)關(guān)閉電源和門窗。
9、接打電話應(yīng)言簡意賅、長話短說,嚴(yán)禁在辦公區(qū)域大聲和他人打電話,影響其他人的正常辦公。
10、上班時(shí)間嚴(yán)禁聚眾閑聊或影響、妨礙他人工作,有必要進(jìn)行集體討論時(shí),在會(huì)議室內(nèi)進(jìn)行。不允許在上班時(shí)間打游戲、購物、觀看與工作無關(guān)的影片等。
11、公司集會(huì)與會(huì)議,除特殊情況(需提前向會(huì)議主持人請(qǐng)假)外,皆須準(zhǔn)時(shí)參加。確因不能到會(huì),需提前一天向會(huì)議主持人和部門第一負(fù)責(zé)人請(qǐng)假,走crm流程批準(zhǔn)后方可不用參加。
12、下班前,辦公室人員須各自整理好工作臺(tái)面。最后下班人員要關(guān)閉水、燈、空調(diào)、電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、門窗等。
13、上班時(shí)間,公司內(nèi)部通用性語言為普通話,除業(yè)務(wù)上來往之外,一律不講其他方言。
14、公司原則上不提倡加班,無緊急事情下班后不要過長時(shí)間在公司逗留,擔(dān)任每天下班后值班人員必須在檢查所有辦公區(qū)電源、水源是否關(guān)閉后方可下班,將玻璃感應(yīng)門設(shè)置感應(yīng)開門狀態(tài);每天早上開門人員必須在8:10將公司大門開啟。
15、每天早上須在9:30前將本部門中午就餐人數(shù)上報(bào)給行政部,如因沒有報(bào)和漏報(bào)造成無法就餐,由各部門第一負(fù)責(zé)人自行承擔(dān)。
16、前臺(tái)人員需分別在8:20—8:30、12:00—12:15、13:45—14:00(夏季14:15—14:30,)、17:25—17:35(夏季17:55—18:05)四個(gè)時(shí)間段開啟音樂,遇重大通知或其他緊急事務(wù)需擔(dān)任播音任務(wù)。遇來訪客戶需起立問好,并做好客戶登記工作。
17、各部門第一負(fù)責(zé)人應(yīng)配合行政部門關(guān)注本部人員異動(dòng)狀態(tài),如有人員異常,在第一時(shí)間反饋給行政部,后續(xù)由行政部負(fù)責(zé)跟進(jìn)人員狀態(tài)。
18、認(rèn)真學(xué)習(xí)公司各項(xiàng)規(guī)章制度,員工如有請(qǐng)假或其他事情需請(qǐng)示時(shí),請(qǐng)先行下載相關(guān)制度進(jìn)行學(xué)習(xí),如有疑問可向行政部門進(jìn)行咨詢,不得做出有損公司利益的事情。
19、離職人員如有異動(dòng)需提前一周做出申請(qǐng),按規(guī)定在crm流程中提交離職申請(qǐng)表和離職異動(dòng)表,待工作交接完畢和流程全部審批完畢后,方可離職。
二、辦公室職員著裝要求
1、為樹立和保持公司良好的社會(huì)形象,實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理,本公司職員應(yīng)按要求著裝。
2、辦公室人員須保持儀容儀表整潔,舉止大方、得體。上班時(shí)間不允許佩戴過多首飾,雙手不得超過兩枚以上戒指和頸部佩戴外的掛飾物。工作時(shí)間以穿著職業(yè)裝為主,嚴(yán)禁穿著奇裝異服。
3、文明禮貌待人,嚴(yán)禁大聲喧嘩。
4、各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)認(rèn)真配合,督促屬下職員共同遵照?qǐng)?zhí)行。
第二章員工行為規(guī)范
一、忠誠、守紀(jì)、勤勉、盡職、敬業(yè)
舉止:文雅、禮貌、精神
1、遵守考勤制度,準(zhǔn)時(shí)上班、下班,不遲到、早退。病假、事假應(yīng)及時(shí)申請(qǐng)或通知本部門負(fù)責(zé)人,填報(bào)crm流程。
2、上班時(shí)間保持良好的精神狀態(tài),精力充沛,精神飽滿,樂觀進(jìn)取。
3、對(duì)待上司要尊重,對(duì)待同事要熱情,處理工作保持頭腦冷靜,提倡微笑待人,微笑服務(wù)。
4、開誠布公,坦誠待人,平等尊重,團(tuán)結(jié)協(xié)作,不將個(gè)人喜好帶進(jìn)工作中,不拉幫結(jié)派、黨同伐異。
5、熱情接待每一位客戶,不以貌取人,不盛氣凌人,與客人約見要準(zhǔn)時(shí),如有客人來訪需等待時(shí),應(yīng)主動(dòng)端茶道歉。
6、保持良好坐姿、行姿,切勿高聲呼叫他人。
7、出入會(huì)議室或上司辦公室,主要敲門示意,進(jìn)入房間隨手關(guān)門。
二、語言規(guī)范
1、語言清晰、語氣誠懇、語意明確、言簡意賅。
2、與他人交談,要專心致志,面帶微笑,不能心不在焉,反應(yīng)冷漠。保持良好的工作情緒,禁止將私人情緒帶入工作當(dāng)中
3、嚴(yán)禁說臟話、忌語,使用文明用語。
4、同事之間溝通問題時(shí),應(yīng)本著“換位思考、解決問題”的原則,語言應(yīng)禮貌,委婉。
5、見到領(lǐng)導(dǎo)時(shí)應(yīng)主動(dòng)打招呼,向上級(jí)匯報(bào)工作時(shí)應(yīng)簡潔、明確。
6、桌面和室內(nèi)辦公設(shè)備擺放整齊,保持外表干凈,辦公座椅不能隨意擺放,離座后要將座椅在桌前擺正。
四、財(cái)產(chǎn)管理
1、要節(jié)約用電,下班后及時(shí)關(guān)閉計(jì)算機(jī);人員長時(shí)間離開辦公室時(shí)應(yīng)關(guān)閉電腦電源等。
2、會(huì)議桌、沙發(fā)、茶幾上不允許放雜志和報(bào)紙;辦公室內(nèi)不允許長期存放與工作無關(guān)的私人物品。
3、工作中同事之間應(yīng)本著以公司利益為重、團(tuán)結(jié)合作、快捷高效為原則,應(yīng)及時(shí)解決可能存在的矛盾和問題。
4、未經(jīng)行政部同意,禁止私自調(diào)換工作位置或挪動(dòng)工作臺(tái)、文件柜等辦公家具、辦公設(shè)備。
5、公司的電腦、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)不能用于私人用途。
第三章辦公現(xiàn)場管理制度
1、工作時(shí)間內(nèi),非工作需要無關(guān)人員不得無故在前臺(tái)逗留。
2、員工應(yīng)自覺維護(hù)辦公場所清潔衛(wèi)生,嚴(yán)禁堆放雜物、隨意丟棄廢物,嚴(yán)禁隨地吐痰、傾倒污水和茶渣,保持地面、門窗、辦公家具、辦公
行政辦公管理制度2
1. 明確工作中的要求,規(guī)范自已的行為,創(chuàng)造良好的企業(yè)氛圍,公司員工應(yīng)儀表整潔,落落大方,上班期間穿戴整齊干凈。
2. 在接待公司內(nèi)外人員垂詢時(shí),應(yīng)注視對(duì)方,微笑應(yīng)答,切不可冷淡,甚至冒犯對(duì)方,在任何場合用語應(yīng)規(guī)范,和氣待人,嚴(yán)禁大聲說話。
3. 遇到客人進(jìn)入工作場所應(yīng)禮貌相待,上班時(shí)間應(yīng)保證辦公室有人接待,接聽電話應(yīng)及時(shí),一般鈴響不應(yīng)超過三聲,如受話人不能接聽,離之最近的職員應(yīng)主動(dòng)接聽,重要電話要作好接聽記錄。嚴(yán)禁占用公司電話時(shí)間太長,與工作無關(guān)系的.電話不準(zhǔn)接、掛。
4. 工作時(shí)間內(nèi)不應(yīng)無故離崗、串崗,不得閑聊、吃零食、大聲喧嘩,確保辦公環(huán)境的安靜有序。辦公人員應(yīng)在每天工作時(shí)間開始前和工作結(jié)束后做好個(gè)人工作區(qū)內(nèi)的衛(wèi)生保潔工作,保持物品整齊,桌面清潔。
5. 辦公室專用的設(shè)備應(yīng)指定專人定期清潔,公司公共設(shè)施由辦公室負(fù)責(zé)定期的清潔保養(yǎng)工作,發(fā)現(xiàn)辦公設(shè)備損壞或發(fā)生故障時(shí),應(yīng)立即向辦公室報(bào)修,以便及時(shí)解決問題。
6 辦公室管理規(guī)定
行政辦公管理制度3
第一章辦公物品的購買
第一條為了統(tǒng)一限量,控制用品規(guī)格以及節(jié)約經(jīng)費(fèi)開支,所有辦公用品的購買,都應(yīng)由辦公用品管理員統(tǒng)一負(fù)責(zé)。
第二條根據(jù)辦公用品庫存量情況以及消耗水平,向辦公用品管理室主任報(bào)告,確定訂購數(shù)量。如果辦公印刷制品需要調(diào)整格式,或者未來某種辦公用品的需要量將發(fā)生變化,也一并向管理主任提出。調(diào)整印刷制品格式,必須由使用部門以文書形式提出正式申請(qǐng),經(jīng)企劃部門審核確定大致的規(guī)格、紙張質(zhì)地與數(shù)量,然后到專門商店采購,選購價(jià)格合適、格式相近的印刷制品。
第三條在辦公用品庫存不多或者有關(guān)部門提出特殊需求的情況下,按照成本最小原則,選擇直接去商店購買或者訂購的方式。
第四條在各部門申請(qǐng)的辦公用品中如果包含有需要訂購的'辦公用品,則申請(qǐng)部門還必須另填一份訂購單,經(jīng)辦公用品管理部門確認(rèn)后,直接向有關(guān)商店訂購。辦公用品管理部門,必須依據(jù)訂購單,填寫“訂購進(jìn)度控制卡”,卡中應(yīng)寫明訂購日期、訂購數(shù)量、單價(jià)以及向哪個(gè)商店訂購等等。
第五條按訂購單以及訂購進(jìn)度控制卡檢查所訂購辦公用品,以及在預(yù)定日期送到與否。
第六條所訂購辦公用品送到后,按送貨單進(jìn)行驗(yàn)收,核對(duì)品種、規(guī)格、數(shù)量與質(zhì)量,確保沒有問題后,在送貨單上加蓋印章,表示收到。然后,在訂購進(jìn)度控制卡上作好登記,寫明到貨日期、數(shù)量等等。
第七條收到辦公用品后,對(duì)照訂貨單與訂購進(jìn)度控制卡,開具支付傳票,經(jīng)主管簽字蓋章,作好登記,轉(zhuǎn)交出納室負(fù)責(zé)支付或結(jié)算。
第八條辦公用品原則上由總公司統(tǒng)一采購、分發(fā)給各個(gè)部門。如有特殊情況,允許各部門在提出“辦公用品購買申請(qǐng)書”的前提下就近采購。在這種情況下,辦公用品管理部門有權(quán)進(jìn)行審核,并且把審核結(jié)果連同申請(qǐng)書一起交付監(jiān)督檢查部門保存,以作為日后使用情況報(bào)告書的審核與檢查依據(jù)。
第二章辦公物品的申請(qǐng)
第九條各部門的申請(qǐng)書必須一式兩份,一份用于分發(fā)辦公用品;另一份用于分發(fā)領(lǐng)用用品臺(tái)賬登記。在申請(qǐng)書上要寫明所要物品、數(shù)量與單價(jià)金額。
第十條分發(fā)手續(xù)
1.接到各部門的申請(qǐng)書(兩份)之后,有關(guān)人員要進(jìn)行核對(duì),并在申請(qǐng)受理冊(cè)上作好登記,寫上申請(qǐng)日期、申請(qǐng)部門、用品規(guī)格與名稱以及數(shù)量,然后再填寫一份用品分發(fā)傳票給發(fā)送室。
2.發(fā)送室進(jìn)行核對(duì)后,把申請(qǐng)所要全部用品備齊,分發(fā)給各部門。
3.用品分發(fā)后作好登記,寫明分發(fā)日期、品名與數(shù)量等。一份申請(qǐng)書連同用品發(fā)出通知書,轉(zhuǎn)交辦公用品管理室記賬存檔;另一份作為用品分發(fā)通知,連同分發(fā)物品一起返回各部門。
第十一條對(duì)決定報(bào)廢的辦公用品,要作好登記,在報(bào)廢處理冊(cè)上寫清用品名稱、價(jià)格、數(shù)量及報(bào)廢處理的其他有關(guān)事項(xiàng)。
行政辦公管理制度4
一、辦公室是公司行政性事務(wù)的綜合協(xié)調(diào)和督辦部門,是領(lǐng)導(dǎo)集體的綜合辦事部門。
二、認(rèn)真做好調(diào)查研究工作,做到快速、準(zhǔn)確、高質(zhì)量地搜集和反饋信息,為領(lǐng)導(dǎo)集體提供決策建議。
三、加強(qiáng)和上級(jí)公交主管部門和其他行政職能部門的聯(lián)系,在領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)或委托范圍內(nèi)處理協(xié)調(diào)各方面工作。
四、負(fù)責(zé)公司級(jí)別會(huì)議的通知、召集和服務(wù)工作,并做好會(huì)議記錄。會(huì)后按照會(huì)議精神督辦落實(shí),確保管理集體政令暢通。
五、做好日常督辦工作,了解掌握有關(guān)行政工作情況,對(duì)業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的較大違規(guī)、違紀(jì)、違章行為督查和通報(bào)。
六、負(fù)責(zé)起草公司行政類公文,對(duì)部門上報(bào)到公司領(lǐng)導(dǎo)層和外送文稿進(jìn)行審核。
七、搞好公文處理,收文登記,發(fā)文簽批,文本立卷以及文件資料的.管理和利用。
八、做好檔案管理,認(rèn)真收集與公司有關(guān)的資料,整理歸類,編目索檢,統(tǒng)計(jì)保管,年度做好檔案鑒定和歸檔。
九、做好保密工作,嚴(yán)格對(duì)涉及公司機(jī)密的人員和文件的管理。
十、搞好印信管理,指定人員嚴(yán)格對(duì)與行政有關(guān)的印章的保管、使用。按規(guī)定開具證明、介紹、說明等信、函。
十一、按公司作息時(shí)間嚴(yán)格執(zhí)行行政管理人員考勤,月末統(tǒng)計(jì)匯總進(jìn)行工資核算。
十二、按規(guī)定對(duì)行政管理和后勤人員的工資制表、審核和對(duì)獎(jiǎng)金、福利等編制分配方案,并準(zhǔn)確、按時(shí)轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)部門發(fā)放。
十三、按規(guī)定對(duì)行政管理和后勤人員請(qǐng)假、休假、出差事項(xiàng)備案。
十四、駕駛員招聘、辭退由技安科提出方案報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)簽審后執(zhí)行,報(bào)辦公室備案。調(diào)度員招聘、辭退由路隊(duì)長提出方案,報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)簽審后執(zhí)行,報(bào)辦公室備案。點(diǎn)鈔員招聘、辭退由財(cái)務(wù)科提出方案,報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)簽審后執(zhí)行,報(bào)辦公室備案。其他工作人員的招聘、辭退和增資、降資等的建議、申報(bào)、落實(shí)工作由辦公室負(fù)責(zé)。
十五、做好信訪工作,處理來信和來訪以及上級(jí)部門的批轉(zhuǎn)文件、人大代表的提案、政協(xié)委員的議案回復(fù)工作。
十六、做好對(duì)公司全局性工作的投訴處理和反饋。
十七、搞好物業(yè)管理,開源節(jié)流,維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益。
十八、加強(qiáng)文印室和辦公用品管理,辦公用品按部門需要申請(qǐng)、領(lǐng)導(dǎo)審批采購、發(fā)放登記的流程嚴(yán)格操作。
十九、搞好勞保用品的采購、發(fā)放管理工作。
二十、做好接待、禮儀服務(wù)工作。
二十一、搞好伙食團(tuán)的管理工作,體現(xiàn)用餐營養(yǎng)均衡、經(jīng)濟(jì)實(shí)惠、服務(wù)于工作的原則。
二十二、做好外宣工作,樹立公司良好形象。
二十三、按公司要求監(jiān)管各類工程建設(shè)。
二十四、按時(shí)、按質(zhì)、按量完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它任務(wù)。
行政辦公管理制度5
行政辦公室管理制度辦公室工作是公司的窗口,是關(guān)系到公司整個(gè)工作上請(qǐng)下達(dá)的重要環(huán)節(jié),為了使辦公室的工作真正達(dá)到服務(wù)、協(xié)調(diào)、高效的目的,更好地發(fā)揮好辦公室工作的職能,特制定本工作管理制度。
(一)請(qǐng)示報(bào)告制度:
1.向總經(jīng)理報(bào)告接收到的重要信息、重大事件和其他重要情況,同時(shí)請(qǐng)示及時(shí)處理的意見。
2.及時(shí)報(bào)告上級(jí)的文件、電話通知和交辦的急事,并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示意見,及時(shí)有效地處理好這些工作。
3.對(duì)突發(fā)的緊急事件,立即請(qǐng)示報(bào)告,并根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示意見立即辦妥,事后匯報(bào)辦理情況。
4.對(duì)有爭議的工作和事情而決定不下,應(yīng)請(qǐng)示報(bào)告,在取得領(lǐng)導(dǎo)明確批示意見后,即開展工作。
(二)文件的起草、校對(duì)、審批、傳閱制度:
1.公司的重要文件由秘書起草,編好文件編號(hào)、標(biāo)明擬發(fā)單位(人)、印制份數(shù),呈報(bào)總經(jīng)理審批后,交付打印,并在校對(duì)無誤后,交由檔案員上報(bào)下發(fā),同時(shí)做好登記。
2.各部門起草的文件,經(jīng)由秘書審閱,呈報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批后,交付打印,由檔案員上報(bào)下發(fā),同時(shí)做好登記。
3.上級(jí)來文,由秘書進(jìn)行登記,并填好文件傳閱審批單,呈報(bào)總經(jīng)理閱批。同時(shí)根據(jù)總經(jīng)理批示的意見進(jìn)行傳閱、督辦、并做好文件的回收、轉(zhuǎn)存。
(三)印信管理制度:
1.印信的種類:公司印章、部門章、總經(jīng)理名章、總裁名章。
2.印信的使用規(guī)定:對(duì)公司經(jīng)營權(quán)有重大關(guān)連、涉及政策性問題或以公司名義對(duì)政府行政、稅務(wù)、金融等機(jī)構(gòu)以公司名義的行文,蓋公司印章。如需要,還應(yīng)加蓋總經(jīng)理名章或總裁名章;
各部門于經(jīng)辦業(yè)務(wù)的權(quán)責(zé)范圍內(nèi)及對(duì)于公民營事業(yè)、民間機(jī)構(gòu)、個(gè)人的行文以及收發(fā)文件時(shí)加蓋部門章。
3.印信蓋用:文件需用印,經(jīng)核準(zhǔn)后連同經(jīng)審核的文件稿等交監(jiān)印人用印。
4.各種印信由監(jiān)印人負(fù)責(zé)保管,印章因公外出使用,做好登記備案,如有遺失或誤用,由監(jiān)印人全權(quán)負(fù)責(zé)。
5.監(jiān)印人對(duì)未經(jīng)核準(zhǔn)的文件等,不得擅自用印。
6.印信遺失時(shí)除立即向上級(jí)報(bào)備外,并應(yīng)依法公告作廢。
7.禁止攜帶有印鑒的空白信件。
8.開啟和報(bào)廢印鑒,均須按有關(guān)規(guī)定正式行文,由辦公室統(tǒng)一承辦。
(四)保密制度:
1.為保守公司秘密,維護(hù)公司權(quán)益,特制定本制度。
2.公司秘密是關(guān)系公司權(quán)力和利益,依照特定程序確定在一定時(shí)間內(nèi)只限一定的人員知悉的事項(xiàng)。
3.公司附屬機(jī)構(gòu)及職員都有保守公司秘密的義務(wù)。
4.公司保密工作實(shí)行既確保秘密又便利工作的方針。
5.公司秘密包括的事項(xiàng):
1〉公司重大決策中的秘密事項(xiàng);
2〉公司尚未討諸實(shí)施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項(xiàng)目及經(jīng)營決策;
3〉公司內(nèi)部掌握的合同、協(xié)議、意向書及可行性報(bào)告、主要會(huì)議紀(jì)錄;
4〉公司財(cái)務(wù)預(yù)決算報(bào)告及各類財(cái)務(wù)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表;
5〉公司所掌握的尚未進(jìn)入市場或尚未公開的各類信息;
6〉公司職員人事檔案、工資性、勞務(wù)性收入資料;
7〉經(jīng)公司確定應(yīng)當(dāng)保密的其他事項(xiàng)。
6.保密措施:
1〉屬于公司秘密的文件、資料和其他物品的制作、收發(fā)傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀,由公司檔案員負(fù)責(zé)執(zhí)行;
2〉非經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),不得復(fù)制和摘抄;
3〉在對(duì)外交往與合作中需要提供公司秘密事項(xiàng)的應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn);
4〉不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密;
不準(zhǔn)在公共場所談?wù)摴久孛埽?/p>
不準(zhǔn)通過其它方式傳遞公司秘密。
7.責(zé)任與處罰:
出現(xiàn)下列情況之一者,給予警告,并扣發(fā)工資30元以上500元以下:
1〉泄露公司秘密,尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的;
2〉違反本制度第6條規(guī)定的秘密內(nèi)容的;
3〉已泄露公司秘密但采取補(bǔ)救措施的;
出現(xiàn)下列情況之一者,予以辭退并酌情賠償經(jīng)濟(jì)損失:
1〉故意或過失泄露秘密,造成嚴(yán)重,后果或重大經(jīng)濟(jì)損失;
2〉為他人竅取、刺探、收買或違章提供公司秘密的;
3〉利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反保密規(guī)定的。
(五)會(huì)議管理制度:
1.開會(huì)準(zhǔn)備:
1〉擬定會(huì)議內(nèi)容、目的、歸納會(huì)議事項(xiàng)與要點(diǎn);
2〉決定會(huì)議的方式,如出席人員、會(huì)場、時(shí)間等;
3〉會(huì)場準(zhǔn)備。如會(huì)議橫幅、擴(kuò)音設(shè)備、桌椅等。
2.主持會(huì)議須知。
3.參加會(huì)議人員需知。
4.列席參加公司的例會(huì)或行政領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)時(shí)應(yīng)做好會(huì)議的記錄,需形成會(huì)議紀(jì)要的做好有關(guān)覆行手續(xù)。
(六)考勤及請(qǐng)消假制度:
1.公司機(jī)關(guān)人員應(yīng)自覺遵守組織紀(jì)律,嚴(yán)格上下班打卡制度。如遇特殊情況未能按時(shí)打卡,應(yīng)在次日由部門負(fù)責(zé)人出具證明并簽字,再由辦公室簽字后方予補(bǔ)勤。否則視同遲到或早退處理。
2.公司機(jī)關(guān)人員有事請(qǐng)假,需寫出請(qǐng)假條,經(jīng)批準(zhǔn)后方可休假。否則視同曠工處理。請(qǐng)假在半天之內(nèi),經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽批;
一天之內(nèi)經(jīng)分管經(jīng)理批準(zhǔn);
一天以上需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。并在休假后及時(shí)向簽批領(lǐng)導(dǎo)消假。
3.考勤管理規(guī)定第一條為加強(qiáng)公司職員考勤管理,特制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定適用于公司全體職員。
第三條職員正常工作時(shí)間為上午8時(shí)30分至11時(shí),下午1時(shí)30分至5時(shí),每周六下午不上班,因季節(jié)變化需調(diào)整工作時(shí)間時(shí)由辦公室另行通知。
第四條公司職員一律實(shí)行上下班打卡登記制度。
第五條所有職員上下班均需親自打卡,任何人不得代理他人或由他人代理打卡,違犯此條規(guī)定者,代理人和被代理人均給予記過一次的處分。
第六條公司每天安排人員監(jiān)督員工上下班打卡,并負(fù)責(zé)將員工出勤情況報(bào)告值班領(lǐng)導(dǎo),由值班領(lǐng)導(dǎo)報(bào)至人力資源部,人力資源部據(jù)此核發(fā)全勤獎(jiǎng)金及填報(bào)員工考核表。
第七條所有人員須先到公司打卡報(bào)到后,方能外出辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)。特殊情況需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽卡批準(zhǔn),不辦理批準(zhǔn)手續(xù)者,按遲到或曠工處理。
第八條上班時(shí)間開始后5分鐘至30分鐘內(nèi)到班者,按遲到論處,超過30分鐘以上者,按曠工半日論處。提前30分鐘以內(nèi)下班者按早退論處,超過30分鐘者按曠工半天論處。
第九條員工外出辦理業(yè)務(wù)前須向本部門負(fù)責(zé)人(或其授權(quán)人)申明外出原因及返回公司時(shí)間,否則按外出辦私事處理。
第十條上班時(shí)間外出辦私事者,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),即扣除當(dāng)月全勤獎(jiǎng),并給予警告一次的處分。
第十一條員工一個(gè)月內(nèi)遲到、早退累計(jì)達(dá)三次者扣發(fā)全勤獎(jiǎng)50%,達(dá)五次者扣發(fā)100%全勤獎(jiǎng),并給予一次警告處分。
第十二條員工無故曠工半日者,扣發(fā)當(dāng)月全勤獎(jiǎng),并給予一次警告處分,每月累計(jì)三天曠工者,扣除當(dāng)月工資,并給予記過一次處分,無故曠工達(dá)一個(gè)星期以上者,給予除名處理。
第十三條職工因公出差,須事先填寫出差登記表,副經(jīng)理以下人員由部門經(jīng)理批準(zhǔn);
各部門經(jīng)理出差由主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);
高層管理人員出差須報(bào)經(jīng)總裁批準(zhǔn);
工作緊急無法請(qǐng)假時(shí),須在總經(jīng)理辦公室備案,到達(dá)出差地后應(yīng)及時(shí)與公司取得聯(lián)系。出差人員應(yīng)于出差前先辦理出差登記手續(xù)并交至人力資源部備案。凡過期或未填寫出差登記表者不再補(bǔ)發(fā)全勤獎(jiǎng),不予報(bào)銷出差費(fèi)用,特殊情況須報(bào)總經(jīng)理審批。
第十四條當(dāng)月全勤者,獲得全勤獎(jiǎng)金XX元。
(七)接待管理制度:
1.做好來賓的接待工作,應(yīng)做到文明、禮貌、熱情并向接待領(lǐng)導(dǎo)做好引見工作。
2.公司招待就餐原則上在酒店。到酒店就餐,必須到辦公室開派餐單方可。如遇特殊情況需外出就餐,必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可,并于次日向總經(jīng)理報(bào)帳簽字。
3.辦公室每月匯總酒店的就餐明細(xì),報(bào)總經(jīng)理審閱,嚴(yán)格控制好招待費(fèi)的開支。
(八)通訊費(fèi)用管理制度:
公司通訊費(fèi)用每月由辦公室負(fù)責(zé)到電信局對(duì)帳結(jié)算。爾后報(bào)總經(jīng)理審閱簽字后方可報(bào)銷。
總經(jīng)理的手機(jī)費(fèi)用按實(shí)報(bào)銷。中層以上干部的手機(jī)費(fèi)用按每月300元包干使用,節(jié)支歸公司所有,超支部分按每季度的考核從本人的工資中抵扣。
(九)打字復(fù)印及印刷品的管理制度:
1.公司各部門的微機(jī)、復(fù)印機(jī)的日常耗材由各部門各辦公室提供使用明細(xì),經(jīng)辦公室報(bào)總經(jīng)理審批后統(tǒng)一購買發(fā)放,發(fā)放時(shí)由領(lǐng)用人簽字。辦公室微機(jī)管理員建立每臺(tái)機(jī)器耗材的使用數(shù)量及價(jià)值回收臺(tái)帳,并必須做到帳物相符。
2.公司各部門使用的印刷品、部門負(fù)責(zé)人提報(bào)規(guī)格明細(xì)和數(shù)量,經(jīng)辦公室報(bào)總經(jīng)理審批后統(tǒng)一印刷,均由檔案室進(jìn)行登記入帳,并負(fù)責(zé)管理發(fā)放,屬公司的列管理費(fèi),屬下屬單位的列施工費(fèi)用。檔案室對(duì)印刷品的管理必須做到帳物相符。
(十)辦公用品的購置與發(fā)放管理制度:
1、公司所有辦公用品的購置都必須經(jīng)總經(jīng)理審批后方可購置。
2.低值易耗辦公用品各部門每月初應(yīng)向辦公室提報(bào)所購物品的明細(xì),辦公室將根據(jù)庫存情況,上報(bào)審批后統(tǒng)一購置。
3.固定資產(chǎn)的購置,經(jīng)審批購買后,辦公室統(tǒng)一登記入帳,交由需用人使用。使用人應(yīng)加以愛護(hù)和妥善保管,不得丟失和無故損壞,發(fā)現(xiàn)上述情況,將由使用人進(jìn)行賠償,賠償金額按所丟失或損失物品的凈值計(jì)算。
4.低值易耗品的發(fā)放,辦公室應(yīng)做好發(fā)放登記,并做到帳物相符。
(十一)檔案管理制度:
l.檔案的分類:
施工技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、機(jī)械設(shè)備物資檔案、工程決算與工程合同檔案、圖集、圖書、音像照片檔案、文書檔案、其他檔案。
2.檔案資料的立卷歸檔:
1〉立卷歸檔要求書寫工整、字跡清晰、卷面整潔干凈、嚴(yán)禁亂涂亂畫;
2〉歸檔的原始記錄簽證應(yīng)真實(shí)、齊全,日期、部位明確,嚴(yán)禁事后增減或涂改,使用復(fù)印件時(shí),應(yīng)注明原件存放處,以備查詢;
3〉檔案管理人員要根據(jù)工作需要,編制目錄、卡片、索引等檢索工具,編輯檔案文件匯集的各種參考資料,以便于查閱。要定期檢查檔案存放狀況,對(duì)破損或變質(zhì)的檔案應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)、復(fù)制或,作其他技術(shù)處理,機(jī)密文件、資料歸檔要注意保密,并采取專門的保密措施,專門保管。
3.檔案資料的立卷歸檔的時(shí)限:
1〉文書文件等類檔案資料每年內(nèi)歸檔一次;
2〉財(cái)務(wù)檔案每年歸檔一次;
3〉施工技術(shù)檔案,質(zhì)量體系運(yùn)行管理資料在工程竣工驗(yàn)收后12日內(nèi)完成歸檔工作。
4〉工程經(jīng)濟(jì)檔案,在每項(xiàng)工程竣工驗(yàn)收后,半年內(nèi),完成歸檔工作。
5〉公司人事檔案、職工技術(shù)、職工勞資、社會(huì)保險(xiǎn)及車輛檔案每年度內(nèi)整理歸檔一次;
6〉質(zhì)量安全資料檔案每年度內(nèi)整理歸檔一次;
7〉公司大型機(jī)械設(shè)備檔案每年度內(nèi)整理歸檔一次。
4.檔案的查閱與借用:
1〉檔案歸檔后,需查閱或借用時(shí),必須經(jīng)專業(yè)部門的負(fù)責(zé)人辦理查閱或借用手續(xù),并由檔案員做好登記,否則任何人無權(quán)查閱或借用;
2〉凡屬公司需對(duì)外保密的檔案資料,必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),辦好登記手續(xù)后,方可查閱或借用;
3〉各種圖集、書籍、文書檔案由檔案員辦理查閱或借用手續(xù);
4〉查閱檔案資料只限所查范圍,不得翻閱無關(guān)內(nèi)容,對(duì)檔案資料必須注意愛護(hù),不得損壞,不得涂改、勾畫、剪截和拆卷,更不準(zhǔn)抽取或撕毀張頁等。如發(fā)現(xiàn)上述情況,檔案員有權(quán)立即制止,停止查閱;
并按有關(guān)規(guī)定予以處理;
5〉對(duì)批準(zhǔn)摘抄、復(fù)制和借出的檔案資料,必須妥善保管,不準(zhǔn)公布、翻印、轉(zhuǎn)借和擴(kuò)大閱讀范周圍;
6〉利用檔案資料完畢后,要親自送還,經(jīng)審查無誤注銷查借手續(xù)。
5.檔案鑒定銷毀:
1〉按照國家標(biāo)準(zhǔn),檔案保管期限劃分為永久、長期、短期三種。永久指無限期保存;
長期保存為16--50年;
短期保存為15年以下;
2〉短期保管的檔案,15年期滿后應(yīng)組織鑒定小組進(jìn)行復(fù)查,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可以銷毀;
長期保存的檔案滿50年,經(jīng)鑒定小組再次鑒定確無繼續(xù)保存的必要,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)都門批準(zhǔn)后方可銷毀;
3〉對(duì)需要銷毀的檔案,要編造檔案銷毀清冊(cè),按照規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)手續(xù)進(jìn)行銷毀,銷毀時(shí)必須有兩人以上監(jiān)銷,監(jiān)銷完畢,監(jiān)銷人員要簽字。
4〉檔案資料保管期具體分類劃分詳見國家檔案法或青島市檔案管理規(guī)定。
(十二)公司復(fù)印機(jī)使用制度:
1.復(fù)印文件資料耍辦理登記審批手續(xù),詳填復(fù)印時(shí)間、標(biāo)題、份數(shù),經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)或辦公室主任以及核稿人批準(zhǔn)簽字后方可復(fù)印,超過30份的原則上應(yīng)打字印刷。
2.不得使用復(fù)印機(jī)復(fù)印絕密文件和個(gè)人材料,否則需公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
3.復(fù)印機(jī)由專人保管使用,其他人員非經(jīng)允許不得自行開機(jī)。
(十三)公司打字管理制度:
l負(fù)責(zé)打印以公司名義發(fā)出的文件和公司領(lǐng)導(dǎo)同意印發(fā)的資料會(huì)議紀(jì)要等文件材料。
2.凡需打印的文件必須經(jīng)核稿,領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)及編號(hào)后,方可予以打印。
3.打印文件材料要辦理登記手續(xù)。首先填好文印單,然后送公司或職能處室至領(lǐng)導(dǎo)以及核稿人簽字后。有核稿人送打字室打印。
4.凡送打字室打印的文件、表格等,字跡要清楚,語句要通順。
5.文件打印完畢,收稿人當(dāng)面清點(diǎn)原稿中的正文部分及打印好的文件并簽字,方可取走打印件。
6.打字室為機(jī)要部門,打字員要嚴(yán)守機(jī)密,做到不泄密,不失密,和打印無關(guān)的人員不能進(jìn)入打印室。
(十四)公司的報(bào)刊、郵件、函電收發(fā)制度:
1.公司的公私報(bào)刊、外來郵件、外發(fā)公啟、函電均由公司辦公室負(fù)責(zé)收發(fā)。
2.公司各部門因公需外發(fā)函、電,經(jīng)辦人應(yīng)到辦公室審批或登記后可自行到郵局發(fā),也可由辦公室統(tǒng)一辦理。
3.外來郵件一律經(jīng)辦公室簽收分發(fā)。
4.凡掛號(hào)、書籍、包單、匯款單、貨運(yùn)單等由辦公室及時(shí)通知收件人并辦理簽收手續(xù)。
5.一般公啟函電和職員私人信件,由辦公室每天收后及時(shí)送到各個(gè)部門或本人。
6.不論公私郵件辦公室應(yīng)隨到隨清,及時(shí)分發(fā),不得丟失損壞,擱置延誤。
7.報(bào)刊訂購每年由辦公室統(tǒng)一辦理一次,各部門可自行根據(jù)需要書面申請(qǐng),總經(jīng)理批準(zhǔn)到辦公室辦理。個(gè)人訂購可由辦公室辦理。
8.報(bào)刊的收發(fā)均由辦公室負(fù)責(zé)并及時(shí)分發(fā)到各部門或個(gè)人。需集中裝訂閱覽的要做好管理工作。嚴(yán)禁個(gè)人私自拿走。
(十五)值班制度:
1.公司因工作需要,實(shí)行部門經(jīng)理級(jí)輪流值班制,值班時(shí)應(yīng)保持不漏崗、不退崗、按時(shí)交接班。
2.及時(shí)準(zhǔn)確地傳達(dá)上級(jí)指示、通知、重要信息和電話,能決定處理的事件立即辦,否則及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。
3.負(fù)責(zé)處理和接待來訪者,并及時(shí)處理突發(fā)事件,如匪警、匪盜、火警、水災(zāi)等事件。
4.應(yīng)堅(jiān)持記錄值班日志。記載的內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤,實(shí)事求是。值班人應(yīng)簽名。
(十六)衛(wèi)生管理制度:
1.辦公室對(duì)辦公樓內(nèi)的衛(wèi)生工作負(fù)全責(zé),經(jīng)常不定期的`對(duì)各衛(wèi)生區(qū)域的衛(wèi)生責(zé)任人進(jìn)行督促、檢查,確保辦公樓內(nèi)的衛(wèi)生狀況始終保持整潔。
2.各衛(wèi)生區(qū)域的責(zé)任人應(yīng)對(duì)自己所管轄衛(wèi)生區(qū)域盡到職責(zé),經(jīng)常督促檢查,及時(shí)處理好出現(xiàn)的問題。
3.辦公室對(duì)辦公樓內(nèi)的會(huì)議室、接待室、圖紙會(huì)審室、教室和公用樓道、廁所的衛(wèi)生負(fù)責(zé),確保天天清掃,保證上述場所的衛(wèi)生清潔狀態(tài)。
(十七)公司車輛管理制度:
為使公司車輛規(guī)范化管理,與社會(huì)車輛管理同步,充分發(fā)揮一切車輛的使用效率,降低使用成本,特制定本制度:
1.公司運(yùn)輸車輛均由公司主管部門統(tǒng)一管理。
2.公司機(jī)關(guān)車輛均由經(jīng)理辦公室統(tǒng)一管理與調(diào)配。除公司總裁專用車外,其余均為公司共同使用。
3.公司機(jī)關(guān)車輛到市區(qū)以外辦事用車,應(yīng)向車輛主管部門申請(qǐng),總經(jīng)理批準(zhǔn)。
4.公司機(jī)關(guān)車輛任何領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門用車,必須遵守公司用車制度,凡因私用車應(yīng)事前請(qǐng)示經(jīng)理辦公室。
5.公司所有車輛行車前須認(rèn)真做好例行安全檢查,在運(yùn)行途中應(yīng)特別注意安全行駛,遵守交通規(guī)則,認(rèn)真學(xué)習(xí)新的交通法規(guī),若違規(guī)罰款由駕駛員負(fù)擔(dān)。
6.司機(jī)每日要做行車日記,記錄出車情況,每月向車管部門報(bào)當(dāng)月的行車情況,車管部門審核。
7.公司的車輛如發(fā)生交通事故,在30分鐘內(nèi)必須向公司分管部門報(bào)案,說明事故原因,不允許駕駛員或相關(guān)者隨意處理,否則事故賠償及善后處理由其本人負(fù)責(zé),交通事故的處理結(jié)果都要有當(dāng)事人簽名。
8.對(duì)違反交通規(guī)則或因本人平時(shí)對(duì)車輛沒有很好檢查各安全部位,造成傷害時(shí),其賠償金額由當(dāng)事人負(fù)擔(dān)。
9.如發(fā)生交通事故當(dāng)事人受傷時(shí),應(yīng)迅速送到附近醫(yī)院進(jìn)行治療,應(yīng)記錄下對(duì)方車輛的駕駛證號(hào)和車牌。記錄事故現(xiàn)場目擊者的姓名、住址和聯(lián)系電話,對(duì)模糊不清或把握不準(zhǔn)的問題不能回答交通警察的詢問,除完全認(rèn)定是自己的過失外,不能把原因全部攬于自己。
10.年度審驗(yàn)均由公司車輛主管部門組織,各種車輛在接到年審?fù)ㄖ螅宦砂茨陮徱筮M(jìn)行保養(yǎng)修理,達(dá)到一次上線合格。如三次達(dá)不到合格,罰車主負(fù)責(zé)部門500—1000元。
11.節(jié)假日需要用車的部門或個(gè)人,應(yīng)呈請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可調(diào)派。
12.對(duì)批準(zhǔn)的非公用車人應(yīng)負(fù)擔(dān)使用里程的油料費(fèi)用和過路費(fèi)。
13.特殊情況如職員重病必須用車的經(jīng)批準(zhǔn)可以免費(fèi)使用。
14.駕駛員不準(zhǔn)把車交給無證和轉(zhuǎn)借他人駕駛,發(fā)現(xiàn)類似情況一次者立即開除,發(fā)生交通事故的一切費(fèi)用由本人承擔(dān)。
15.油料消耗控制標(biāo)準(zhǔn):桑塔納轎車百公里10公升,五十鈴大頭百公里10公升,大面包百公里12公升,吉普百公里10公升,皇冠百公里12公升,……車百公里…公升。
16.修理及保養(yǎng)應(yīng)根據(jù)車輛技術(shù)要求及規(guī)定保養(yǎng)里程進(jìn)行定期保養(yǎng),因不及時(shí)保養(yǎng)、經(jīng)檢查造成車輛各部位提前受損,比同類車輛提前搞三保的費(fèi)用自己負(fù)擔(dān)50%,需要修理的車輛提前以文字形式說明要修理的部位,填報(bào)修理審批表,報(bào)分管部門審批,到指定定點(diǎn)修理廠進(jìn)行修理,費(fèi)用由公司核實(shí)無誤后統(tǒng)一結(jié)算,修理期伺更換的零部件應(yīng)帶回公司認(rèn)定。
17.車輛報(bào)修應(yīng)根據(jù)報(bào)修申請(qǐng)?zhí)顖?bào)表的項(xiàng)目修理,經(jīng)分管部門認(rèn)定后方可進(jìn)廠修理,填報(bào)表沒出現(xiàn)的修理項(xiàng)目自行修理的由本人負(fù)擔(dān)。
18.建立各種車輛的技術(shù)和維修檔案,以便查詢。
19.獎(jiǎng)勵(lì)辦法:修理費(fèi)今后不做考核,但超出范圍的修理費(fèi)由個(gè)人負(fù)擔(dān),油按節(jié)余額的70%獎(jiǎng)勵(lì)個(gè)人,虧油按每公升市場價(jià)罰。如發(fā)現(xiàn)有弄虛作假現(xiàn)象一次,報(bào)經(jīng)理批準(zhǔn)開除。
20.購買新車裝璜一次性完成(坐套各一套,鋪底)其它費(fèi)自負(fù)。
21.年內(nèi)出現(xiàn)一次交通事故,修理費(fèi)超出同類車輛300元以上,虧油及對(duì)車輛保養(yǎng)不良的駕駛員不能晉升,情節(jié)嚴(yán)重的調(diào)離本工作崗位。
22.駕駛員應(yīng)有敬業(yè)精神,講究職業(yè)道德,端正駕駛作風(fēng),與用車部門搞好協(xié)作,未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不準(zhǔn)用公車辦私事,工作積極主動(dòng),服從領(lǐng)導(dǎo),同事之間搞好團(tuán)結(jié)互助,有事提前請(qǐng)假,不準(zhǔn)無故缺勤。
23.愛護(hù)車輛,保持車輛內(nèi)外清潔,出車前要堅(jiān)持三檢四制,即做到機(jī)油、汽油、車油、冷卻水、輪胎氣壓、制動(dòng)轉(zhuǎn)回、喇叭、燈光安全準(zhǔn)確可靠,保證汽車處于良好狀態(tài),確保交通安全。
24.以上制度各部門以及總公司直屬單位均應(yīng)執(zhí)行。
。ㄊ耍┞殕T基本紀(jì)律:
1.守時(shí):
1〉按時(shí)上下班,不遲到,不早退;
2〉提前10分鐘進(jìn)入工作狀態(tài);
3〉按時(shí)參加業(yè)務(wù)例會(huì)。
2.儀表:
1〉按規(guī)定著裝,工作時(shí)間男職員穿中、深色西裝,深色皮鞋、淺色襯衣,佩戴領(lǐng)帶;
女職員穿職業(yè)裝;
不得穿牛仔褲、旅游鞋;
2〉男職員頭發(fā)不過耳部、不留胡須;
女職員不得留奇異發(fā)式,不得濃妝艷抹;
3〉工作時(shí)間講普通話;
4〉員工之間應(yīng)互相稱職務(wù);
5〉工作時(shí)間佩戴工作卡。
3.禮貌:
1〉禮貌待人,員工之間早晨上班相互問侯,下班時(shí)互道再見;
2〉客人來訪,接待人員應(yīng)起立面帶微笑,向客人問好;
3〉來訪客人要離開時(shí),必須送到門口;
4〉在公司內(nèi)不許與客人爭道而行;
5〉接聽電話首先講“你好,XX。”傳話聲音要輕且清晰;
6〉尊重領(lǐng)導(dǎo),尊重同事。
4.整潔:
1〉外出或下班、工作完畢,辦公桌面保持整潔,只允許放茶杯及文具;
2〉辦公桌椅不許掛放任何衣物;
3〉公司各種設(shè)施未經(jīng)許可不得張貼圖片等;
4〉保持辦公區(qū)域清潔,不得隨地吐痰、亂扔雜物;
5〉離開辦公室請(qǐng)將椅子推至桌底;
6〉不準(zhǔn)向窗外亂扔雜物等。
5.保密:
1〉公司下發(fā)各種文件均須保密,要妥善保存,不得遺失外借;
2〉不在公共場所談?wù)摷瘓F(tuán)業(yè)務(wù),不做有損集團(tuán)形象的事宜;
3〉進(jìn)入他人辦公室,未經(jīng)主管人員許可,任何人不得隨意翻閱他人的文件;
4〉倡導(dǎo)提合理化建議,但不允許背后議論集團(tuán)或公司事務(wù)。不談?wù)搨(gè)人收入。
6.秩序:
1〉辦公區(qū)域不許嬉戲打鬧,不許大聲喧嘩,不許閑聊、打牌、下棋;
2〉公司內(nèi)禁止吸煙;
3〉工作時(shí)間禁止閱讀娛樂性的書籍或無關(guān)報(bào)刊;
4〉工作時(shí)間不準(zhǔn)打私人電話,確有急事要簡短;
5〉工作時(shí)間不許串崗,辦事不許拖拉或無故逗留,辦事完畢即離開;
6〉工作時(shí)間不準(zhǔn)私人會(huì)客,工作時(shí)間不得進(jìn)餐。
7.節(jié)儉1〉愛護(hù)公司設(shè)施,造成損壞、丟失,照價(jià)賠償;
2〉節(jié)約水電及一切辦公用品。
行政辦公管理制度6
第一章總則
第一條為了加強(qiáng)公司全面管理工作,使日常行政辦公管理向科學(xué)化、系統(tǒng)化、網(wǎng)絡(luò)化高水平發(fā)展。達(dá)到各項(xiàng)管理工作以人為本,著力推進(jìn)"三個(gè)轉(zhuǎn)變",一是推進(jìn)轉(zhuǎn)變管理思維和管理理念的轉(zhuǎn)變。二是推進(jìn)個(gè)別被動(dòng)管理向全面主動(dòng)管理轉(zhuǎn)變。三是推進(jìn)由粗放式管理向轉(zhuǎn)細(xì)化管理轉(zhuǎn)變。以科學(xué)發(fā)展觀為統(tǒng)領(lǐng),全面實(shí)現(xiàn)公司規(guī)劃目標(biāo),特制定本制度。
第二條本制度對(duì)公司辦公室日常行政辦公管理的任務(wù),權(quán)利和責(zé)任進(jìn)行了規(guī)范和細(xì)化,從而不斷改進(jìn)和完善提高綜合部門的管理水平。真正起到參謀助手、組織協(xié)調(diào)、服務(wù)保障三大職能作用。
第三條辦公室人員要倡導(dǎo)六種良好風(fēng)氣。
1、勤奮學(xué)習(xí)、學(xué)以致用的濃厚風(fēng)氣。
2、自覺探索、開拓創(chuàng)新的濃厚風(fēng)氣。
3、雷厲風(fēng)行、爭創(chuàng)一流的濃厚風(fēng)氣。
4、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、埋頭苦干的濃厚風(fēng)氣。
5、嚴(yán)守規(guī)矩、極端負(fù)責(zé)的濃厚風(fēng)氣。
6、甘于奉獻(xiàn)、干凈干事的濃厚風(fēng)氣。
第二章辦公室日常行政辦公管理的任務(wù)、權(quán)利
第四條根據(jù)辦公室在日常行政辦公管理工作中應(yīng)具備的三大職能作用、結(jié)合我公司已經(jīng)制定出臺(tái)的原有規(guī)章制度、對(duì)辦公室的管理任務(wù)、權(quán)利在本制度中進(jìn)行細(xì)化和明確。
第五條辦公室人員在當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀助手方面,應(yīng)做好以下工作:
1、.做好上傳下達(dá)、下情上報(bào)工作。因此要經(jīng)常學(xué)習(xí)和掌握國家政策和上級(jí)指示,行業(yè)發(fā)展動(dòng)向,結(jié)合我公司的特點(diǎn),及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)提出有利于公司發(fā)展的合理化建議,供領(lǐng)導(dǎo)決策和指揮工作時(shí)參考。對(duì)于公司決定和安排的工作事項(xiàng),要及時(shí)傳達(dá)給各部門及下屬單位貫徹、執(zhí)行。并要把執(zhí)行過程中的意見和結(jié)果進(jìn)行分析、評(píng)判,再及時(shí)的反饋給領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)部門。把領(lǐng)導(dǎo)新的決策再傳遞到各部門及下屬單位,做到上、下級(jí)溝通、互動(dòng)。
2、嚴(yán)格執(zhí)行公司《關(guān)于會(huì)議制度的規(guī)定》組織安排好各種會(huì)議,作好會(huì)議紀(jì)錄,對(duì)會(huì)議布置的工作,按時(shí)對(duì)承辦人檢查、落實(shí)。要把承辦結(jié)果及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào),做到心中有數(shù)。
3、認(rèn)真落實(shí)公司制定的《新員工試用制度》和《員工甄選聘用管理辦法》以公正、客觀、實(shí)效的原則,幫助公司把好用人關(guān)。對(duì)到公司工作的新員工,要建立個(gè)人檔案,試用期間要經(jīng)常了解思想、工作、學(xué)習(xí)、身體等各方面的情況,并要征求新員工所在部門、單位的意見,拿出綜合意見向公司總經(jīng)理提出到期后是否轉(zhuǎn)正的意見。因公司發(fā)展需要公司定向招聘人員,由辦公室按照公司制定的辦法,對(duì)其辦理手續(xù),并要介紹公司簡況,學(xué)習(xí)公司各項(xiàng)規(guī)章制度,與公司融為一體。
第六條辦公室在組織協(xié)調(diào)方面,應(yīng)完成以下任務(wù)。
1、根據(jù)公司制定的`《員工守則》要在全體新、老員工中進(jìn)行宣傳、學(xué)習(xí)、示范,使全體員工認(rèn)識(shí)到,這不僅僅是公司從企業(yè)文化角度建立的規(guī)章制度,也是社會(huì)文明發(fā)展的需要。要把公司要求去做變成全體員工的自覺行動(dòng)。有一個(gè)好的團(tuán)隊(duì)、才能不斷對(duì)外提升公司對(duì)外形象。
2、根據(jù)公司制定的《考勤制度管理規(guī)范》處理好員工勞逸結(jié)合、按勞取酬、突出貢獻(xiàn)的原則。始終鼓勵(lì)能夠模范帶頭遵守公司規(guī)章制度的員工,教育幫助、處罰個(gè)別員工無組織、無紀(jì)律的歪風(fēng)斜氣。在公司氛圍內(nèi)樹立一個(gè)良好的自然風(fēng)氣。培養(yǎng)出一支思想過硬、紀(jì)律嚴(yán)明、作風(fēng)正派、能夠吃苦耐勞善打硬仗的員工隊(duì)伍。
3、量化考核是辦公室的重要工作之一。根據(jù)公司制定的《量化考核辦法》,要把考勤、工作紀(jì)律、衛(wèi)生狀況信息反饋這四部分,作為公司對(duì)員工進(jìn)行量化考核的一個(gè)主要方面,結(jié)合公司新制定的績效考核暫行辦法,從而評(píng)價(jià)出每位員工的個(gè)人素質(zhì)和綜合業(yè)績。
4、公司以人為本制定的《員工休假制度》是公司為增加員工福利和凝聚力的一項(xiàng)利民措施。辦公室要按照制定的標(biāo)準(zhǔn)和范圍進(jìn)行實(shí)施。
5、根據(jù)公司業(yè)務(wù)需要,公司制定的《出差管理制度》有涉及到辦公室該辦理手續(xù)和把關(guān)的地方,一定要堅(jiān)持原則,實(shí)事求是的辦理。
6、公文的收、發(fā)、存是辦公室例行工作的主要組成部分,根據(jù)公司制定的《公文處理準(zhǔn)則》,辦公室對(duì)上級(jí)來文要及時(shí)呈報(bào)給公司領(lǐng)導(dǎo),公司對(duì)外發(fā)文要及時(shí)辦理、公司內(nèi)部文件、通知等要及時(shí)傳遞或下發(fā)到位。充分體現(xiàn)公司的工作作風(fēng)和工作效率。辦公室要搜集各種公文的承辦結(jié)果。要按規(guī)定立卷、歸檔、備查。
第七條辦公室在服務(wù)保障方面應(yīng)完成以下任務(wù)
1、保持公司文件資料的齊全完整,是公司管理工作的主要組成部分,公司對(duì)外不公開的文件資料,屬公司的商業(yè)秘密,有些重要資料屬公司無形資產(chǎn)。辦公室要嚴(yán)格按照公司制定的《檔案管理辦法》進(jìn)行傳遞和設(shè)檔管理。
2、辦公用品的合理節(jié)約使用,關(guān)系到公司管理費(fèi)的節(jié)、超,辦公室應(yīng)根據(jù)公司制定的《辦公用品管理規(guī)定》進(jìn)行管理。對(duì)于一次性消耗的用品如:紙張、筆墨要節(jié)約使用,對(duì)辦公用具要登記造冊(cè),分解到使用人保管、使用,要明確其責(zé)任。
3、公司因工作需要配備的計(jì)算機(jī)屬公司的固定資產(chǎn),辦公室應(yīng)根據(jù)公司制定的《計(jì)算機(jī)管理辦法》對(duì)違反規(guī)定的人員給予處罰。
4、公司配備的車輛主要為經(jīng)營、生產(chǎn)及辦理業(yè)務(wù)使用。辦公室應(yīng)按照公司制定的《車輛使用管理規(guī)定》嚴(yán)格管理。
5、公司電話是為方便與外界聯(lián)系、溝通、開展業(yè)務(wù)使用,辦公室應(yīng)按照公司制定的《電話管理規(guī)定》監(jiān)督使用和管理。
第三章獎(jiǎng)、罰規(guī)定
第八條為了嚴(yán)格對(duì)制度的執(zhí)行,做到工作有標(biāo)準(zhǔn),有要求、有布置、有檢查、有落實(shí)、有評(píng)判結(jié)果。公司對(duì)辦公室在日常行政辦公管理制度的執(zhí)行情況和質(zhì)量要進(jìn)行考評(píng)。通過獎(jiǎng)、罰措施,增強(qiáng)責(zé)任人的工作責(zé)任心,使公司各項(xiàng)工作管理精細(xì)化。
第九條辦公室要定期對(duì)于落實(shí)、執(zhí)行公司制度情況進(jìn)行自檢,將自檢結(jié)果報(bào)公司總經(jīng)理,由總經(jīng)理組織有關(guān)部門及資深管理者參加進(jìn)行評(píng)判。
第十條獎(jiǎng)、罰的辦法:按照本制度對(duì)辦公室的工作從參謀助手,組織協(xié)調(diào),服務(wù)保障三大職能方面,分條、分項(xiàng)評(píng)定。每一項(xiàng)都劃分為"優(yōu)""良""中""低""差"三個(gè)檔次,暫定每半年綜合考評(píng)一次。
第十一條本制度主要考評(píng)內(nèi)容分為三個(gè)方面共十四項(xiàng)細(xì)目,考評(píng)記分,獎(jiǎng)罰標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行公司《行管人員的績效考核暫行辦法》。
第十二條本制度自二OO七年一月一日起施行。
行政辦公管理制度7
第一條凡本單位員工上班要帶胸卡;
第二條堅(jiān)守工作崗位不要串崗;
第三條上班時(shí)間不要看報(bào)紙、玩電腦游戲、打瞌睡或做與工作無關(guān)的事情;
第四條辦公桌上應(yīng)保持整潔并注意辦公室的安靜;
第五條上班時(shí)不能穿超短裙與無袖上衣及休閑裝,請(qǐng)穿西裝和職業(yè)裝,不要在辦公室化妝;
第六條接待來訪和業(yè)務(wù)洽談應(yīng)在會(huì)議室進(jìn)行;
第七條不要因私事長期占用電話;
第八條不要因私事?lián)艽騿挝坏拈L途電話;
第九條不要在單位的電腦上發(fā)送私人郵件或上網(wǎng)聊天;
第十條不經(jīng)批準(zhǔn)不得隨意上網(wǎng);
第十一條未經(jīng)允許,不要使用其他部門的電腦;
第十二條所有電子郵件的'發(fā)出,必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),以單位名義發(fā)出的郵件須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);
第十三條未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)和部門領(lǐng)導(dǎo)授意,不要索取、打印、復(fù)印其他部門的資料;
第十四條不要遲到早退,否則每分鐘扣款!元;
第十五條請(qǐng)假須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)、分管副總或領(lǐng)導(dǎo)層其他人員的書面批準(zhǔn),到辦公室備案;假條未在辦公室即時(shí)備案,以曠工論處,扣減工資;
第十六條平時(shí)加班必須經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),事后備案單位不發(fā)加班費(fèi);
第十七條不論任何原因,不得代他人刷卡,否則將被單位開除;
第十八條因工作原因未及時(shí)打卡,須及時(shí)請(qǐng)示部門領(lǐng)導(dǎo)簽字后于次日?qǐng)?bào)辦公室補(bǔ)簽,否則會(huì)作曠工處理;
第十九條加班必須預(yù)先由部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后向辦公室申報(bào),凡加班后申報(bào)的,辦公室將不予認(rèn)可;
第二十條在月末統(tǒng)計(jì)考勤時(shí),辦公室對(duì)任何空白考勤不會(huì)補(bǔ)簽,如因故未打卡,請(qǐng)到辦公室及時(shí)辦理;
第二十一條吸煙到衛(wèi)生間,否則會(huì)被罰款;
第二十二條如請(qǐng)病假,如無假條一律會(huì)認(rèn)同為事假;
第二十三條請(qǐng)假條應(yīng)于事前交辦公室,否則會(huì)視為曠工處理;
第二十四條市場部因當(dāng)日外勤,不能回單位打卡員工,請(qǐng)部門第一負(fù)責(zé)人在當(dāng)日時(shí)分以前寫出名單,由辦公室經(jīng)辦人打卡;
第二十五條凡出遠(yuǎn)勤達(dá)$天以上者,須先填報(bào)經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的出差證明單;
第二十六條因故臨時(shí)外出,必須請(qǐng)示部門領(lǐng)導(dǎo);各部門全體外出,必須給領(lǐng)導(dǎo)辦公室打招呼;
第二十七條不得將單位煙缸、茶杯、文具和其他公物帶回家私用;
第二十八條在業(yè)務(wù)宴請(qǐng)中,勿飲酒過量;
第二十九條無工作需要不要進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)辦公室、計(jì)算機(jī)房、客戶服務(wù)中心、檔案室、打字室及財(cái)務(wù)部,及會(huì)議室、接待室。
行政辦公管理制度8
辦公室工作內(nèi)容:辦公室是在公司高層領(lǐng)導(dǎo)下的綜合辦公類行政管理部門,主要負(fù)責(zé)公司日常行政管理、人力資源管理及法律事務(wù)等,其主要職責(zé)有:
1、協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)組織公司日常辦公及有關(guān)活動(dòng)安排,向公司領(lǐng)導(dǎo)及各部門提供后勤保障,為公司正常業(yè)務(wù)的開展做好服務(wù);
2、負(fù)責(zé)公司各項(xiàng)制度及重要工作信息的收集、匯總、上報(bào),各類合同、文件、會(huì)議紀(jì)要的歸檔和管理;
3、負(fù)責(zé)公司各類會(huì)議、重要活動(dòng)的組織籌備等工作并做好相關(guān)文件及影音資料的保存;
4、負(fù)責(zé)公司人事信息、檔案管理、印章管理,按規(guī)定上報(bào)各類人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表;負(fù)責(zé)公司注冊(cè)、增資、年檢及公司各類法律事務(wù);
5、負(fù)責(zé)公司資產(chǎn)的管理,建立固定資產(chǎn)、低值易耗品等物品的購買、驗(yàn)收、使用登記及定期檢查使用情況的制度;
6、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)。
一、辦公室主任工作職責(zé)
辦公室主任:在公司高層領(lǐng)導(dǎo)下,規(guī)劃、指導(dǎo)、協(xié)調(diào)公司行政服務(wù)的各項(xiàng)工作,具體職責(zé)如下:
1、組織制定本部門工作計(jì)劃、行政管(來自:小龍文檔網(wǎng):辦公室日常行政管理制度)理制度,貫徹落實(shí)公司各項(xiàng)管理制度和決議;
2、負(fù)責(zé)日常行政工作的管理;
3、組織制定行政管理規(guī)章制度及督促、檢查制度的貫徹執(zhí)行;
4、組織安排公司各種會(huì)議、活動(dòng)等,并擬定有關(guān)文件;
5、負(fù)責(zé)檔案管理、公司重要資質(zhì)證件,辦理公司所需各項(xiàng)工商、稅務(wù)等各項(xiàng)證照,出具相關(guān)證明材料;
6、負(fù)責(zé)工商、法律事務(wù)及其外聯(lián)工作;
7、協(xié)調(diào)公司內(nèi)部行政人事等工作。
二、行政法律文書工作職責(zé)
協(xié)助主任完成行政事務(wù)性工作,具體負(fù)責(zé)法律事務(wù)及相關(guān)文書類工作:
1、協(xié)助制定、執(zhí)行公司行政規(guī)章制度;
2、協(xié)助主任制定行政工作發(fā)展規(guī)劃和計(jì)劃;
3、配合主任完善行政管理制度,進(jìn)行日常行政工作的組織和管理;
4、負(fù)責(zé)公司協(xié)議審核、修訂,主持?jǐn)M定常用法律文書合同范本,負(fù)責(zé)審查、備案所有合同;
5、負(fù)責(zé)相關(guān)法律事務(wù)的協(xié)調(diào)與處理;
6、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)。
三、文員工作職責(zé)
協(xié)助主任完成公司行政事務(wù)性工作,具體負(fù)責(zé)督辦工作落實(shí)及文秘檔案管理方面工作:
1、協(xié)助制定、執(zhí)行公司行政規(guī)章制度;
2、負(fù)責(zé)各項(xiàng)具體工作的督辦落實(shí);
3、組織辦好會(huì)議接待及各種活動(dòng)安排并做好各種文件及影音資料的.存檔;
4、計(jì)劃和組織落實(shí)各部門申報(bào)各類辦公用品的采買和發(fā)放,監(jiān)督落實(shí)用品領(lǐng)用登記工作做到帳物清楚、管理有序;
5、負(fù)責(zé)組織建立公司固定資產(chǎn)的管理臺(tái)賬和檢查盤點(diǎn)工作;
6、全力協(xié)助人力專員做好檔案管理及其他事項(xiàng)工作;
7、積極完成完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)。
四、人事檔案專員工作職責(zé)
協(xié)助主任做好公司人力資源管理及公司各項(xiàng)印章、檔案管理,具體職責(zé)如下:
1、負(fù)責(zé)建立、健全公司人力資源管理系統(tǒng),確保人力資源工作按照公司發(fā)展目標(biāo)科學(xué)化、規(guī)范化;
2、負(fù)責(zé)制定公司人力資源管理制度、人事檔案管理制度、培訓(xùn)管理等,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后組織實(shí)施,并根據(jù)公司實(shí)際情況,制定公司的人力資源計(jì)劃;
3、制定和實(shí)施人力資源年度工作目標(biāo)和工作計(jì)劃,對(duì)公司人員檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理;;
4、負(fù)責(zé)勞動(dòng)合同的簽訂與管理工作,進(jìn)行勞動(dòng)關(guān)系管理,代表公司處理勞動(dòng)事務(wù);
5、辦理員工晉升、調(diào)崗、獎(jiǎng)懲等人事手續(xù);
6、負(fù)責(zé)建立公司各項(xiàng)證照、印章使用管理制度并監(jiān)督落實(shí);
6、嚴(yán)格按照《檔案管理辦法》負(fù)責(zé)檔案室管理工;
7、積極完成完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他事項(xiàng)。
五、董事長辦公室文書職責(zé)
1、全力做好董事長辦公室接待工作;
2、組織籌備董事長召開的各項(xiàng)會(huì)議,準(zhǔn)備會(huì)議文件,并做好會(huì)議錄,主動(dòng)掌握有關(guān)決議的執(zhí)行情況;
3、忠實(shí)執(zhí)行并積極完成董事長委派的各項(xiàng)任務(wù),負(fù)責(zé)整理董事長的各類資料、文件并分類保管及歸檔;
4、負(fù)責(zé)收集及統(tǒng)計(jì)匯總董事長所需的各類信息;
5、協(xié)助董事長對(duì)公司內(nèi)部發(fā)布重要信息、通知工作;
6、負(fù)責(zé)董事長文件、茶水準(zhǔn)備、物品有序擺放;文本資料的整理歸檔;
7、完成董事長臨時(shí)安排的各項(xiàng)工作任務(wù)。
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