辦公室電話的禮儀（精選17篇）

　　在現(xiàn)實生活或工作學(xué)習(xí)中，大家或多或少都會接觸過電話吧。下面是小編為大家整理的辦公室電話禮儀，僅供參考，歡迎大家閱讀。

　　辦公室電話的禮儀 1

　　1.電話鈴響三聲以內(nèi)

　　電話鈴響三聲以內(nèi)一定要接聽，決不讓電話鈴聲響第四聲。如果正在處理公務(wù)，鈴響第一聲時就應(yīng)該馬上將手中的東西放下.不要抱任何僥幸心理;通常，應(yīng)該在電話鈴聲響過兩聲之后接聽電話，如果電話鈴聲三響之后仍然無人接聽，客人往往會認(rèn)為這個單位員工的精神狀態(tài)不佳。

　　2.左手持聽筒、右手拿筆

　　大多數(shù)人習(xí)慣用右手拿起電話聽筒，但是，在單位與客人進行電話溝通過程中有時需要做必要的文字記錄。在寫字的時候一般會將話筒夾在肩膀上面，這樣，電話很容易夾不住而掉下來發(fā)出刺耳的聲音，從而給客人帶來不適。為了消除這種不良現(xiàn)象，應(yīng)提倡用左手拿聽筒，右手寫字或操縱電腦，這樣就可以輕松自如的達到與客戶溝通的目的。

　　3.報出公司或部門名稱

　　在電話接通之后，接電話者應(yīng)該先主動向?qū)Ψ絾柡�，并立刻報出本公司或部門的名稱，如：“您好，這里是高強集團行政人事部”。隨著年齡的增長，很多人的身價會越來越放不下來，拿起電話往往張口就問：“喂，找誰，干嘛……?”這是很不禮貌的，應(yīng)該注意改正，彬彬有禮地向客人問好。

　　4.聽清楚來電目的 傾聽電話要耐心

　　不管是哪一類單位，難免會接到各類推銷電話，此時最重要的一件事，就是要耐心地聽對方的來電目的。一般接到這種電話，都希望對方盡早掛斷，所以往往在對方說到一半時，就不知不覺地插嘴說：“關(guān)于這件事……”這種行為是很失禮的。這種情況下，應(yīng)耐心解釋說明。

　　5.注意聲音和表情

　　溝通過程中表現(xiàn)出來的禮貌最能體現(xiàn)一個人的'基本素養(yǎng)，養(yǎng)成禮貌用語隨時掛在嘴邊的習(xí)慣，可以讓客人感到輕松和舒適。因為客人有問題反映，他看不見我們的表情，就是聲音。聲音好聽，并且待人親切，會讓客人產(chǎn)生親切感。不要在接聽電話的過程中暴露出自己的不良心情，

　　6.保持正確姿勢

　　一般情況下，當(dāng)人的身體稍微下沉，丹田受到壓迫時容易導(dǎo)致丹田的聲音無法發(fā)出;大部分人講話所使用的是胸腔，這樣容易口干舌燥，如果運用丹田的聲音，不但可以使聲音具有磁性，而且不會傷害喉嚨。因此，保持端坐的姿勢，尤其不要趴在桌面邊緣，這樣可以使聲音自然、流暢和動聽。此外，保持笑臉也能夠使客戶感受到你的愉悅。

　　7.復(fù)誦來電要點

　　電話接聽完畢之前，不要忘記復(fù)誦一遍來電的要點，防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會，使整個工作的效率更高。例如，應(yīng)該對會面時間、地點、聯(lián)系電話、區(qū)域號碼等各方面的信息進行核查校對，盡可能地避免錯誤。

　　8.即使對方打錯電話也應(yīng)親切應(yīng)對

　　這種情形經(jīng)常會發(fā)生，所以要特別注意應(yīng)對的方式。最好的回答：“××單位，您好像打錯電話了�！币欢ㄒ�表現(xiàn)出很客套的樣子，以避免給對方留下不愉快的印象。一般人在電話中聽到與自己單位無關(guān)的事，會不知不覺地變成很生硬的語氣，這點必須注意。

　　9、隨時不忘說“讓您久等了”

　　如果因為有事沒有及時接起電話，拿起電話第一句話就應(yīng)該說：“對不起，讓您久等了�！痹诓殚嗁Y料讓對方等候時，無論時間多短，您也應(yīng)該說一聲：“讓您久等了�！庇H切的致歉會讓對方感到溫暖和被尊重。

　　10.讓客人先收線

　　不管是什么行業(yè)，在打電話和接電話過程中都應(yīng)該牢記讓客人先收線。因為一旦先掛上電話，對方一定會聽到“喀嗒”的聲音，這會讓客人感到很不舒服。因此，在電話即將結(jié)束時，應(yīng)該禮貌地請客人先收線，這時整個電話才算圓滿結(jié)束。

　　辦公室接打好電話的四個關(guān)鍵

　　接打好電話的關(guān)鍵，是良好的態(tài)度、周全的考慮、規(guī)范的表述和負責(zé)的意識。

　　態(tài)度和善，不急不躁。通話中注意語氣，不能帶有負面情緒。即使對方再著急、態(tài)度再不好，也不能急躁，更不要針鋒相對，而是冷靜處理，做到堅持原則、不卑不亢、柔中有剛。

　　事項清楚，不丟不落。該說的事項要一次說清楚，讓對方準(zhǔn)確理解，不要剛放下電話就開始擔(dān)心自己是否沒說清楚、對方是否沒聽明白，或者又想起來還有個事情忘記說了，要再打一次電話。特別是像時間、地點一類的關(guān)鍵信息，一定要說清楚、記清楚。

　　表述恰當(dāng)，不少不多。溝通中語言要準(zhǔn)確精練，該說的內(nèi)容要說完整，并且只涉及相關(guān)的信息，無關(guān)的信息不必過多透露。比如，有電話找同事，而他不在，一般只需告訴對方“他現(xiàn)在不在”，而不必說明不在的具體原因。

　　敢于負責(zé)，不推不拖。接聽電話，不論問及的事項是否屬于分內(nèi)或知情，都要有“首接負責(zé)”的意識，妥善處理，不要隨便推脫。接起電話后需要再轉(zhuǎn)給他人時，要將來電人是誰和詢問的事項扼要告訴要轉(zhuǎn)給的人，即使接話人有個準(zhǔn)備，也可避免來話人又從頭說起。通話結(jié)束后，有需要進一步處理的事項，要及時處理，不要拖延，防止遺忘。

　　辦公室電話的禮儀 2

　　“電話嘛，響了就接，有問就答嘛，哪有什么技巧�。俊� 要是現(xiàn)在誰還會有這種想法，那也太老土了。要知道，在現(xiàn)代社會的辦公室，就連接打電話也有一定的禮儀可言，不信，請看下面：

　　如果你要出差幾天，電話留言必須說明情況，否則來電者可能誤以為你只是去開會，幾個小時后就會回來，因而再次來電，或者預(yù)想你會在當(dāng)天回電。這兩種情況都讓對方感到難以聯(lián)絡(luò)到你。

　　打電話前要先準(zhǔn)備好，如果對方?jīng)]有接聽電話的話，省得在聽到留言的'提示音后，還得慌里慌張地馬上組織語言。留言時必須解釋你打電話的原因，以及希望對方何時回電，另外不要忘記留下自己的電話號碼。要注意，說留言時不要太快，否則對方必須重復(fù)聽取留言。

　　避免使用電話的等候功能，這種功能會使對方覺得你不重視他的時間，即便你只是暫停一下去找資料，也會顯示你的準(zhǔn)備不足。

　　不要在手機上談?wù)撋婕吧虡I(yè)機密的事情，對方有可能會擔(dān)心你是在公共場合打電話。

　　辦公室電話的禮儀 3

　　辦公室電話禮儀常識：5W1H

　　所謂5W1H是指When何、Who何人、Where何、What何事、Why為什么、How如何進行。在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話和接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴于5W1H技巧。

　　辦公室接電話禮儀技巧5w1h介紹

　　who(對象)

　　who是指打電話的對象。通話的對象可能是總經(jīng)理，也可能是普通的公司職員，因此，在電話開始時需要確認(rèn)一下接電話者是不是所要找尋的人。

　　where(場所)

　　where是要確定與客戶進行約會的具體地點。一般說來，由于很多公司只有一個電話線路，如果地點確定不下來，那么占線時間過久勢必會影響公司的對外通話系統(tǒng)。因此，在打電話之前就應(yīng)該大致選好約會的地點，通常可以選擇在兩公司之間的x個地方。

　　why(理由)

　　why是指打電話的理由。通過此次電話需要達到什么目的?這個電話是不是非打不可?這些都是需要在打電話之前考慮清楚的問題，因為打電話也需要占用工作時間，能節(jié)省則盡量節(jié)省。

　　what(內(nèi)容)

　　what是指打電話所要傳達的內(nèi)容。為了使此次電話達到最大的績效，工作人員應(yīng)該事先準(zhǔn)備好所要講述的內(nèi)容，并思考采用何種方式向接電話者傳達信息，使之能夠馬上領(lǐng)會到打電話者的意圖。要注意的是，電話的內(nèi)容應(yīng)該使客戶產(chǎn)生賓至如歸的感覺，為公司贏得良好的口碑。

　　接電話的對象不同，會涉及到不同禮貌用語的`使用。但不管接聽對象是誰，在選擇對方稱呼時都應(yīng)該注意滿足對方的優(yōu)越感，以獲得相應(yīng)的回報。

　　when(時間)

　　when是要選擇對方比較合適的時間進行通話。應(yīng)該盡量避免在對方工作忙碌、例會、用餐、休息等時間段內(nèi)打電話，這就需要在平時多注意收集詳細的資料，建立客戶檔案，從而獲得對方較高的認(rèn)同度。

　　how(方法)

　　how所要考慮的是如何在電話中恰當(dāng)表達的問題。如果原先約定是今天交貨，但公司實在來不及的時候，就應(yīng)該注意選擇較妥善的說辭，讓客戶能夠接納;否則，簡簡單單的抱歉話語，很難讓客戶接受。

　　辦公室電話的禮儀 4

　　(1)電話鈴一響，應(yīng)立即放下其他工作，及時接聽電話。接電話有“鈴響不過三”的說法，就是說接電話以鈴響三次以內(nèi)接聽為宜。在工作和生活中，我們應(yīng)注意遵守這一作法，而不要故意拖延時間。

　　(2)拿起話筒后，要主動問好并自報家門。問候?qū)Ψ绞嵌Y貌的表示;自報家門則是為了讓對方驗證一下，是否撥錯了電話，找錯了人。

　　(3)接聽電話時，要積極呼應(yīng)，態(tài)度熱情友好，不要裝腔作勢，冷落對方。要專心致志，不要心不在焉，三心二意。電話結(jié)束時，要主動說：“再見”，做到客氣有禮貌。接聽電話時，如遇重要內(nèi)容，要認(rèn)真做好筆錄。

　　(4)如果對方打錯電話號碼，要耐心向?qū)Ψ秸f明，不要不耐煩，甚至惡語相加。通話時電話中斷，要等待對方再次撥進來，不要遠離電話或者責(zé)備對方。

　　(5)在會晤重要客人或者會議期間有人打來電話，應(yīng)向?qū)Ψ秸f明情況，表示歉意并約好時間，主動打電話過去。一旦約好給對方打電話，就要守約。

　　(6)按照電話禮儀的慣例，一般要由打電話者掛斷電話。在對方?jīng)]掛斷電話時，接電話一方不應(yīng)主動掛斷。尤其在與位尊者和女士通電話時，一定要等對方掛上電話，以示對對方的尊重。

　　代接電話的禮儀要求是：

　　(1)接電話時，對方不是找自己，不要出口不快，拒絕對方代找他人的請求，應(yīng)該問清楚找誰后，用手輕捂話筒，請要找的接話人接聽電話。

　　(2)如果要找的.人不在，需轉(zhuǎn)達有關(guān)事項，代接電話的人一定要認(rèn)真記錄，重要事項待對方講完之后，還應(yīng)該重復(fù)一遍，以驗證記錄是否準(zhǔn)確，同時將自己的姓名告訴對方，讓對方放心。電話記錄應(yīng)包括通話者的姓名、單位、通話時間、內(nèi)容、是否回電話，并應(yīng)問清回電話的號碼等內(nèi)容。代接的電話要及時轉(zhuǎn)告，不要耽誤。

　　(3)問清楚對方的姓名和要辦的事后，再告訴對方要找的人不在，這是很不禮貌的。因為這樣很容易讓人產(chǎn)生誤會。會讓對方感到，人在與不在取決于打電話的是誰和辦什么事。

　　辦公室電話的禮儀 5

　　一、電話禮儀

　�、倌康�

　　通過電話，給來電者留下這樣一個印象：鍵橋通訊是一個禮貌、溫暖、熱情和高效的公司。當(dāng)我們接聽電話時應(yīng)該熱情，因為我們代表著公司的形象。

　�、谧笫殖致犕病⒂沂帜霉P

　　大多數(shù)人習(xí)慣用右手拿起電話聽筒，但是，在與客戶進行電話溝通過程中往往需要做必要的文字記錄。在寫字的時候一般會將話筒夾在肩膀上面，這樣，電話很容易夾不住而掉下來發(fā)出刺耳的聲音，從而給客戶帶來不適。

　　為了消除這種不良現(xiàn)象，應(yīng)提倡用左手拿聽筒，右手寫字或操縱電腦，這樣就可以輕松自如的達到與客戶溝通的目的。

　�、垭娫掜戇^三聲之內(nèi)接起電話

　　④注意聲音和表情

　　你說話必須清晰，正對著話筒，發(fā)音準(zhǔn)確。通電話時，你不能大吼也不能喃喃細語，而應(yīng)該用你正常的聲音——并盡量用熱情和友好的語氣。

　　你還應(yīng)該調(diào)整好你的表情。你的微笑可以通過電話傳遞。使用禮貌用語如“謝謝您”，“請問有什么可以幫忙的嗎？”“不用謝�！�

　　⑤保持正確姿勢

　　接聽電話過程中應(yīng)該始終保持正確的姿勢。一般情況下，當(dāng)人的身體稍微下沉，丹田受到壓迫時容易導(dǎo)致丹田的聲音無法發(fā)出；大部分人講話所使用的是胸腔，這樣容易口干舌燥，如果運用丹田的聲音，不但可以使聲音具有磁性，而且不會傷害喉嚨。因此，保持端坐的姿勢，尤其不要趴在桌面邊緣，這樣可以使聲音自然、流暢和動聽。此外，保持笑臉也能夠使來電者感受到你的愉悅。

　　⑥復(fù)誦來電要點

　　電話接聽完畢之前，不要忘記復(fù)誦一遍來電的要點，防止記錄錯誤或者偏差而帶來的誤會，使整個工作的效率更高。例如，應(yīng)該對會面時間、地點、聯(lián)系電話、區(qū)域號碼等各方面的信息進行核查校對，盡可能地避免錯誤。

　�、咦詈蟮乐x

　　最后的道謝也是基本的禮儀。來者是客，以客為尊，千萬不要因為電話客戶不直接面對而認(rèn)為可以不用搭理他們。實際上，客戶是公司的衣食父母，公司的成長和盈利的增加都與客戶的來往密切相關(guān)。因此，公司員工對客戶應(yīng)該心存感激，向他們道謝和祝福。

　　辦公室打電話禮儀一打電話打電話是通聯(lián)禮儀的一個主要內(nèi)容。撥打電話的人是發(fā)話人，是主動的一方，而接聽電話的一方是受話人，是被動的一方。因而在整個通話過程中，撥打電話的人起著支配作用，一定要積極塑造自己的完美的電話形象。

　　在打電話時，必須把握住通話的時間、內(nèi)容和分寸，使得通話時間適宜、內(nèi)容精煉、表現(xiàn)有禮。

　　1、時間適宜把握好通話時機和通話長度，即能使通話更富有成效，顯示通話人的干練，同時也顯示了對通話對象的'尊重。反之，如果莽撞地在受話人不便的時間通話，就會造成尷尬的局面，非常不利于雙方關(guān)系的發(fā)展。如果把握不好通話時間，談話過于冗長，也會引起對方的負面情緒。

　　2、內(nèi)容精煉打電話時忌諱通話內(nèi)容不著要領(lǐng)、語言啰嗦、思維混亂，這樣很容易引起受話人的反感。通話內(nèi)容精煉簡潔是通話人的基本要求。

　　（1）預(yù)先準(zhǔn)備

　　在撥打電話之前，對自己想要說的事情做到心中有數(shù)，盡量梳理出清晰的順序。做好這樣的準(zhǔn)備后，在通話時就不會出現(xiàn)顛三倒四、現(xiàn)說現(xiàn)想、丟三落四的現(xiàn)象了同時也會給受話人留下高素質(zhì)的好印象。

　�。�2）簡潔明了

　　電話接通后，發(fā)話人對受話人的講話要務(wù)實，在簡單的問候之后，開宗明義，直奔主題，不要講空話、廢話，不要啰嗦、重復(fù)，更不要偏離話題，節(jié)外生枝或者沒話找話。在通話時，最忌諱發(fā)話人東拉西扯、思路不清，或者一廂情愿地認(rèn)為受話人有時間陪自己聊天，共煲“電話粥”。

　　辦公室電話禮儀禁忌一、禁忌5條

　　1、不要和女同事議論一起工作的人。

　　2、不要煲電話粥影響別人用電話。

　　3、不要用電腦聊天以為別人不知道。

　　4、不要對辦公室里同事間習(xí)慣省略用語不懂裝懂。

　　5、不要過分堅持自己的意見，世上沒有什么太絕對的事。

　　二、電話禁忌

　　職場禮儀禁忌中電話禁忌是很重要的一部分。在商務(wù)交往中，不允許接電話時以“喂，喂”或者“你找誰呀”作為“見面禮”。特別是不允許一張嘴就毫不客氣地查一查對方的“戶口”，一個勁兒地問人家“你找誰”，“你是誰”，或者“有什么事兒呀？”

　　萬一對方撥錯了電話或電話串了線，也要保持風(fēng)度，切勿發(fā)脾氣“耍態(tài)度”。為了確認(rèn)對方是否撥錯了電話，應(yīng)先自報一下“家門”，然后再告之電話撥錯了。對方如果道了歉，應(yīng)該禮貌的用“沒關(guān)系”去應(yīng)對，而不要教訓(xùn)人家“下次長好眼睛”、“瞧仔細些”。

　　如果有可能，不防問一問對方，是否需要幫助他查一下正確的電話號碼。真的這樣做了，說不定還會借機宣傳了本單位以禮待人的良好形象。

　　在職場中打拼的朋友，一定要懂得職場禮儀禁忌，并且應(yīng)該學(xué)會如何巧妙地避開這些問題。這樣才能夠幫助你在職場中回避尷尬的局面，還能有助于增加別人對你的好感，從而在職場中避免難堪。

　　辦公室電話的禮儀 6

　　隨著科技的發(fā)展和人們生活水平的提高，電話的普及率越來越高，人離不開電話，每天要接、打大量的電話。接打電話看似很容易，其實不然，接打電話大有講究，可以說是一門學(xué)問、一門藝術(shù)。辦公人員打接電話要給對方留下一個良好的印象，應(yīng)注意以下基本禮儀：

　　一、重要的第一聲。當(dāng)我們打電話給x單位，若一接通，就能聽到對方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定會很愉快，使雙方對話能順利展開，對該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為，就會給對方留下完全不同的印象。要記住，接電話時，應(yīng)有“我代表單位形象”的意識。

　　二、要有喜悅的'心情。打電話時我們要保持良好的心情，這樣即使對方看不見你，但是從歡快的語調(diào)中也會被你感染，給對方留下極佳的印象。在電話中，要抱著“對方看著我”的心態(tài)去應(yīng)對。

　　三、清晰明朗的聲音。打電話時不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠“聽”得出來。因此打電話時，即使看不見對方，也要當(dāng)作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。

　　四、迅速準(zhǔn)確的接聽�，F(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙，桌上往往會有兩三部電話，聽到電話鈴聲，應(yīng)準(zhǔn)確迅速地拿起聽筒，最好在三聲之內(nèi)接聽。即便電話離自己很遠，聽到電話鈴聲后，附近沒有其他人，也應(yīng)該用最快的速度拿起聽筒。如果電話鈴響了五聲才拿起話筒，應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼�；若電話響了許久，接起電話只是“喂”了一聲，會給對方留下不好的印象。

　　五、認(rèn)真清楚的記錄。隨時牢記5w1h技巧，所謂5w1h是指①when何時②who何人③where何地④what何事⑤why為什么⑥how如何進行。在工作中這些資料都是十分重要的，對接打電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴于5w1h技巧。

　　六、了解來電話的目的。上班時間打來的電話幾乎都與工作有關(guān)，切不可敷衍，即使對方要找的人不在，不能只說“不在”就把電話掛了。接電話時也要盡可能問清事由，避免誤事。

　　七、掛電話前的禮貌。要結(jié)束電話交談時，一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別，說一聲“再見”，再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。

　　辦公室電話的禮儀 7

　　一、及時接聽

　　如果電話鈴聲一響起，就應(yīng)立即放下收頭的事去接聽。如果接聽不及時，就會反映出一個人散漫的態(tài)度，而且應(yīng)該親自接聽電話，輕易不要讓他人代勞，尤其是不要讓小孩干代接。

　　在接電話時，我們提倡“鈴響不過三”：接聽電活以鈴響三聲之內(nèi)接最適宜。吧要鈴響許久，才姍姍來遲。也不要鈴響過一次，就拿起聽筒。這樣會讓打電話的人大吃一驚，如有持殊原因致使鈴響許久后才接，要在和劉方通話時向?qū)Ψ秸f明情況，棱示歉意。

　　正常情況下，不允許不接聽來電，特別是“應(yīng)約而來”的電話。就像敲門一樣。如果剛敲第一聲門你就開門，就會讓對方嚇一跳，而且還會認(rèn)為你清閑得聚精會神地等著別人來敲門。如果門被敲了很多省還沒有回答，又會被認(rèn)為沒有人在，或者是不想理。

　　二、確認(rèn)對方

　　一般情況下.對方打來電話后都會主動介紹自己。如果對方打來電話，沒有主動介紹自己或者自己沒有聽清楚，你就應(yīng)該主動問;“請問您是哪位價 我能為您做什么?您找哪位?”但是，人們習(xí)慣性的做法是，拿起電話聽筒后便會向?qū)Ψ奖P問：“喂：哪位”這讓對方會感到阿生而且感情疏遠，缺少人情昧。接起電話。拿起聽筒后應(yīng)首先自我介紹：：“您好，我是xxx”

　　三、非常規(guī)電話的處理

　　如果接到打錯的電話，不要發(fā)怒更不能出口傷人，正確做法是簡短向?qū)Ψ秸f明情況后掛斷電話。有時候接起電話，問候多聲卻聽不見對方說話，這時絕對不可以不外青紅皂白，認(rèn)為是惡意騷擾電話而破門大罵。因為，這種情況極可能由電話線路問題引起。使你聽不見對方的聲音，但是對方能聽見你聲音。萬一對方是你的客戶或上級，聽到你在這端破口大罵，會造成什么樣的后果。如果對方是惡意騷擾的話，應(yīng)簡短而嚴(yán)歷地批評對方。不必長篇大淪，更不應(yīng)該說臟話;如果問題嚴(yán)重，可以考慮報警解決。

　　四、分清主次

　　1.接聽電話要專心，與其他人交談，邊聽電話邊看文件、看電視那是很不禮貌的行為，吃東西邊是失禮。

　　2.如果在會晤貴賓或會議期間接到電話，可向其歉意地說明不能立即通話的原因，并求諾稍后再聯(lián)系。

　　3.接聽電話時如果有別的電話打進來，千萬不要不理睬，因為很可能是急事�？烧埱笳�在通話的一方稍等片刻，并對其講明原因，然后立即去接另一個電話，問清情況后先訪對方稍候，或晚會兒再打進來，之后再繼續(xù)和前者通話。

　　4.不能因為圖清凈隨便撥下電話線。

　　五、規(guī)范地代接電話

　　代別人接電話時。要特別住意講話順序，首先要禮貌地告訴對方來歷才能問對方是何人，所為何事，但不要詢問對方和所找人的關(guān)系。

　　1.尊重別人隱私。代接電話時，忌遠遠地大聲召喚劉方要找的人。不要旁聽別人通話、更不要插嘴。不要隨意擴散對方托你轉(zhuǎn)達的事情。

　　2.記憶準(zhǔn)確要點：如果對方要找的人不在，應(yīng)先詢問對方是否需要代為轉(zhuǎn)讓。如對方有此意愿，應(yīng)照辦。最好用筆記下對方要求轉(zhuǎn)達的具體內(nèi)容，如對方姓名、單位、電話、通話要點等，以免事后忘記，對方講完后，應(yīng)再與其驗證一遍，避免不必要的遺漏。

　　3.及時傳達內(nèi)容。代接電話時，要先弄清對方要找誰，如果對方不愿問答自已是誰，也不要勉強。如果對方要找的人不在，要如實相告，然后再詢問對方“還有什么事情?”這二者不能顛倒先后次序。之后要在第一時間把對方想要傳達的內(nèi)容傳達到位。不管什么原因、都不能把自己代人轉(zhuǎn)達的內(nèi)容，托他人轉(zhuǎn)告。

　　六、錄音電話

　　1.留言制作要規(guī)范。留言內(nèi)容一般包括這么幾項：問候語、機主姓名和單位、致歉語、留言的原因、對來電者的要求以及道別語等。

　　2.如非很必要，盡量少使用錄音電話，要及時處理錄音電話上打進來的電話。

　　辦公室電話接待須知

　　文明應(yīng)答

　　對方打來電話，一般會自己主動介紹。如果沒有介紹或者你沒有聽清楚，就應(yīng)該主動問：“請問您是哪位?我能為您做什么?您找哪位?”當(dāng)對方說明要找的人后，應(yīng)說“請稍等”，然后找受話人。如果受話人雖在，但有事無法分身，可禮貌地向?qū)Ψ浇忉尣⑻岢鼋ㄗh，以免浪費對方時間，如“王先生現(xiàn)在正忙，您過5分鐘再來電話吧?”如果對方要找的人不在，可以禮貌地解釋并提出建議，如“王先生不在(不在的原因)，我能幫您什么忙嗎?”

　　認(rèn)真傾聽

　　在接電話的過程中，應(yīng)避免打斷對方的講話，可視情況用“嗯”、“是的”、“對”、“知道了”等作答。沒有聽清聽懂，致歉后再請求對方重復(fù)。對重要的內(nèi)容應(yīng)記錄，并請求對方重復(fù)確保無誤。在電話交談結(jié)束時，應(yīng)謙恭地問一下對方：“請問您還有什么事情嗎?”當(dāng)確認(rèn)對方已經(jīng)講完之后，方可結(jié)束通話。掛電話時，切忌沒有致結(jié)束語就掛機或是掛機動作突然、用力過大，使對方產(chǎn)生誤解。

　　接聽細節(jié)

　　從拿起聽筒到放聽筒，整個過程都有禮儀規(guī)范，不可疏漏任何一個環(huán)節(jié)。接聽電話時，應(yīng)注意嘴和話筒保持4厘米左右的距離;要把耳朵貼近話筒，仔細傾聽對方的講話。講話時，聲音不宜過大或過小，吐詞清晰，保證對方能聽明白，絕不能叼著香煙、嚼著口香糖。要多用“您好”、“請”、“謝謝”、“對不起”、“不客氣”等文明用語，而不能用失禮的“喂”來稱呼對方;當(dāng)對方要找的人不在時，接電話人也不要主動打聽對方的.來意。

　　聲音親切

　　拿起電話聽筒的時候，一定要面帶笑容。不要以為笑容只能表現(xiàn)在臉上，它也會藏在聲音里。你在微笑，電話就會傳遞你的微笑;你是快樂的，電話也會傳遞你的快樂。親切、溫情的聲音，會讓對方對你產(chǎn)生良好的印象。如果繃著臉，聲音會變得冷冰冰。即使你看不到和你通話的人，你也要像他們就在你的面前一樣對待他們。他們一直在注意著你的聲音，包括語調(diào)和心情，你需要把你全部的注意力投入到電話中。

　　做好記錄

　　電話接聽記錄是辦公室工作的重要文檔資料，是領(lǐng)導(dǎo)安排工作、調(diào)度工作、上情下達、檢查督促、界定責(zé)任的重要依據(jù)。辦公室工作人員要養(yǎng)成這樣一種習(xí)慣：用左手接聽電話，右手拿好紙筆，隨時記錄有用信息。如會議通知就要準(zhǔn)確記錄會議名稱、開會時間、地點、座位號及會議要求，并及時將情況報告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及參會人員。

　　辦公室電話的禮儀 8

　　辦公室接聽電話基本要點：

　　1.鈴不過三

　　在電話鈴響三聲之內(nèi)接起電話，不要故意延遲，提起聽筒后，不要和周圍人閑聊。

　　電話鈴響3遍之前就應(yīng)接聽，3遍后就應(yīng)道歉：對不起，讓你久等了。如果受話人正在做一件要緊的事情不能及時接聽，代接的人應(yīng)妥為解釋。如果既不及時接電話，又不道歉，甚至極不耐煩，就是極不禮貌的行為。盡快接聽電話會給對方留下好印象，讓對方覺得自己被看重。

　　2.左手拿聽筒、右手拿筆

　　辦公室接聽電話不想個人接聽電話那么隨意，在對方打過來電話的時候必須要做文字記錄。

　　3.第一時間說出公司或者部門名稱

　　在電話接通以后，主動向?qū)Ψ蕉Y貌問好，并第一時間報出本公司或者部門的名稱。例如：您好、這里是眾卓企業(yè)管理咨詢有限公司。

　　4.對方基本信息了解

　　確認(rèn)對方的基本信息，包括對方公司、個人姓名、身份等。只有問清楚基本情況自己的工作才能順利進展，如果沒有問清楚來電者的身份，在轉(zhuǎn)接過程中遇到問題時就很難解決 了，不但浪費時間而且還會影響到工作進展。

　　5.詳細了解來電目的

　　了解清楚基本的來電者信息之后，就要對來電的目的做詳細的了解，以便對該電話采取合適的解決方式。包括要問到：對方來電找誰?對方的事情是否可以代為轉(zhuǎn)告?是否一定要找直接人接聽?一般性的廣告電話在問清楚之后就可以直

　　接回絕，如果是公司有用的廣告電話就可以記錄，待需要的時候可以直接用。做大最大限度的靈活接聽電話。

　　6.確認(rèn)來電主要內(nèi)容

　　在電話結(jié)束之前一定要和對方確認(rèn)一次來電的主要內(nèi)容，做到準(zhǔn)確到位，防止記錄錯誤或者少記。如果是見面會晤，那就要對會面的時間、地點、聯(lián)系人、聯(lián)系電話等各方面相關(guān)的信息核實清楚。

　　隨時牢記5W1H技巧，所謂5W1H是指①When何時②Who何人③Where何地④What何事⑤Why為什么⑥How如何進行。在工作中這些資料都是十分重要的。對打電話和接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備，有賴于5W1H技巧。

　　7.禮貌道謝

　　電話結(jié)束一定要對對方進行禮貌的道謝，這也是基本的`電話禮儀。來電者是客人，一定要尊重客人，千萬不要表現(xiàn)出一種眼中無人的感覺。

　　8.讓來電者先掛電話

　　不管是客戶或者是找公司相關(guān)人的間接客戶都要等著對方掛斷電話之后再掛電話，不可啪的一下扔回原處，這極不禮貌。

　　如果這邊快速的掛斷電話，會讓來電者感覺這邊的人對他很不耐煩，會讓對方心里不舒服的。所以在接聽一個電話即將結(jié)束時，應(yīng)該禮貌的請客戶先掛電話，這樣才算是一個完美的接聽電話的結(jié)束。

　　辦公室電話的禮儀 9

　　1.時刻保持微笑、聲音清晰

　　在接聽電弧中，一定要面帶笑容，還要保持清晰明朗的聲音。雖然笑容只能表現(xiàn)在臉上，但在你說話的聲音里面是隨時都能感覺到的。

　　聲音要文雅有禮，以懇切之話語表達。親切、溫情的聲音會使對方馬上對我們產(chǎn)生良好的印象。如果繃著臉，聲音會變得冷冰冰。

　　2.保持正確的姿勢

　　接聽電話過程中應(yīng)該始終保持正確的姿勢。一般情況下，當(dāng)人的身體稍微下沉，丹田受到壓迫時容易導(dǎo)致丹田的聲音無法發(fā)出;大部分人講話所使用的是胸腔，這樣容易口干舌燥，如果運用丹田的聲音，不但可以使聲音具有磁性，而且

　　不會傷害喉嚨。因此，保持端坐的姿勢，尤其不要趴在桌面邊緣，這樣可以使聲音自然、流暢和動聽。

　　如果接電話的時候，彎著腰躺在椅子上，對方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的;若坐姿端正，身體挺直，所發(fā)出的聲音也會親切悅耳，充滿活力。因此打電話時，即使看不見對方，也要當(dāng)作對方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢。

　　3.保持電話與嘴之間合適的距離

　　在接聽電話時，應(yīng)注意使嘴和話筒保持4厘米左右的距離;要把耳朵貼近話筒，仔細傾聽對方的講話。

　　辦公室接聽電話禮儀禁忌：

　　1.避免喂、喂或者你找誰開頭。

　　2.在通話過程中，絕對不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢對方也能夠聽得出來。也不要同時與同事閑聊。

　　3.在通話結(jié)束時，不要先對方掛斷電話。

　　4.不要直接大聲的喊被找的人過來聽電話，應(yīng)該用手捂住聽筒叫，或者讓對方等等自己放下電話去叫過來。

　　5.禁止接電話的時候大聲喧嘩。

　　職場辦公室電話溝通禮儀知識

　　接電話的時間：接電話最完美的時間，最專業(yè)的時間接電話是在電話鈴響的第三聲接起來!如果你在電話鈴聲的第一聲響的間隙中接起來，一些客戶會認(rèn)為你太憂慮了;如果你在電話鈴響了六到十六次，客戶會認(rèn)為你不在意生意。

　　接電話的聲音：頂尖的銷售員接電話用有點興奮的聲音。他的聲音有些快樂的訊息，有些熱誠。如果你的聲音聽起來象晚期病人的`聲音，保證客戶不會想和你見面。這也是為什么你要在第三個電話鈴響響接起電話的理由之一，因為在第一響時，打斷了你正在做的事情，把你的心緒理清，把你自己的意識提高起來。這是簡單的小計謀。不管你什么時候聽到電話鈴聲，暫停你手上的事情，立刻閃爍出心靈的想象。

　　承認(rèn)他人的興趣：讓給你來電的人告訴你他為什么打電話來。他或她可能會拒絕你的廣告或者問你一些關(guān)于特殊項目的事情。你可以這樣回答：是的，先生(女士)，我們已經(jīng)接到好多電話詢問我們的新產(chǎn)品，我們真的很高興。然后你繼續(xù)下一步。

　　盡量得到對方的名字：如果你能在電話中叫出對方的名字，對方會非常高興，這樣非常有助于與來電的人建立聯(lián)系。得到名字的方法很簡單，但正確的話語十分重要，如下：當(dāng)你回到線上，說：謝謝你的等候。通常用禮貌來贊揚他們的耐心。然后說：我是把你的名字報上去。但是不要嘗試用等待逼他說--只是給他一個機會說出他的名字，如果他那時覺得自然，他會說出來，如果沒有，那就回到原來的溫柔和信心的語調(diào)說：請問我可以知道您是哪一位嗎?你總是可以知道他們的名字，如果他真的對你和你的公司有興趣，而在詢問購買的問題。

　　用問句回答他大部分問題：你所要的會面機會可能需要你去他們家里，可能意味著他們到你的展示或陳列區(qū)域去看你公司的產(chǎn)品，也可能是去客戶的辦公室，不管怎樣，你都必須去赴約。 當(dāng)客戶電話來說：你們的復(fù)印機可以打折嗎?一個頂尖的推銷員不會回答這個問題的有或者沒有。而是他可能說：那一型的復(fù)印機正是你要買的嗎?是的，正是那種。好，我今天或明天可以跟你多談一點，你要來我們的展示間還是我到你那里去?

　　當(dāng)約定約會時間時，要重復(fù)告訴客戶所有的細節(jié)：當(dāng)你約會時，什么事情都可能發(fā)生，他們不是完全忘了，就是不能確定你在哪里。他們可能忘記會面時間，可能不記得你的名字，這就是為什么要在約會時要確認(rèn)好幾次的原因。注意請他們寫下適當(dāng)?shù)募毠?jié)。如：你有沒有隨手的鉛筆?我想要你寫下一些適當(dāng)?shù)募毠?jié)。適當(dāng)?shù)募毠?jié)包括銷售員的姓名、他公司的地點、地址、時間、及任何來電者需要聯(lián)絡(luò)你資料。

　　辦公室電話的禮儀 10

　　辦公秘書的對外形象代表了公司的形象。在日常工作中，掌握了接聽電話的禮儀，讓對方在您親切的話語中心平氣和地談事情，通話結(jié)束后，對方會對您公司有極佳的印象。

　　通話時聲音不宜太大，讓對方聽得清楚就可以，否則對方會感覺不舒服，而且也會影響到辦公室里其他人的工作。

　　接起電話時首先應(yīng)自報單位名稱及所屬部門。

　　接聽電話時，要詢問對方單位名稱及所屬部門，接轉(zhuǎn)電話時為指定受話人提供便利。

　　當(dāng)對方要找的人不在時，在不了解對方的動機、目的是什么時，請不要隨便傳話。未授權(quán)的`情況下不要說出指定受話人的行蹤。

　　當(dāng)你正在通電話，又碰上客人來訪時，原則上應(yīng)先招待來訪客人，此時應(yīng)盡快和通話對方致歉，得到許可后掛斷電話。不過，電話內(nèi)容很重要而不能馬上掛斷時，應(yīng)告知來訪的客人稍等，然后繼續(xù)通話。

　　在電話中傳達事情時，應(yīng)重復(fù)要點，對于數(shù)字、日期、時間等，應(yīng)再次確認(rèn)以免出錯。

　　如果對方?jīng)]有報上自己的姓名，而直接詢問上司的去向，此時應(yīng)客氣而禮貌地詢問："對不起，請問您是哪位?"

　　要轉(zhuǎn)告正在接待客人的人有電話時，最好不要口頭轉(zhuǎn)達，可利用紙條傳遞口信，這樣不僅可以避免泄露秘密，也可以避免由于打岔引起的尷尬和不悅。

　　聽不清楚對方說話的內(nèi)容時，最好不要猶豫，應(yīng)立即將狀況明確告知對方，請對方給予改善。

　　如果電話突然發(fā)生故障導(dǎo)致通話中斷，此時務(wù)必換另外的電話再撥給對方，向?qū)Ψ浇忉屒宄��?/p>

　　掛斷電話前的禮貌不可忽視，要確定對方已掛斷電話，才能放下聽筒。

　　辦公室電話的禮儀 11

　　強化四種意識

　　一部電話，既是對外聯(lián)系的窗口，又是協(xié)調(diào)指揮的中樞，既代表著單位的形象，又關(guān)系著工作運轉(zhuǎn)的效率。筆者體會，接打好電話的前提，主要是強化四種意識。

　　一是尊重的意識。同事之間相處或?qū)ν饴?lián)系工作，相互尊重是最基本的原則。接打電話也要體現(xiàn)尊重的意識，其中最重要的就是要平等待人。在接打電話過程中，不論是與其他單位聯(lián)系工作，還是單位內(nèi)部協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)，都要在溝通過程中平等相待，既不能居高臨下、盛氣凌人，也不必妄自菲薄、低人一等。

　　二是服務(wù)的意識。我們的工作性質(zhì)就是服務(wù)，任何時候都要秉持服務(wù)意識。接打電話是一種工作手段，也要把服務(wù)意識貫穿其中。無論是外單位請我們支持幫助，還是其他部門要我們協(xié)調(diào)解決問題，辦公室的同志都要熱情相待、及時解決。當(dāng)對方提出的事項讓我們感到困難、難以滿足時，也要實事求是地解釋清楚，取得諒解，并商量出妥當(dāng)?shù)霓k法。

　　三是盡責(zé)的意識。每個崗位都有對應(yīng)的工作職責(zé)，接打電話是我們履行職責(zé)的一種方式，因此在接打電話過程中也要有崗位責(zé)任意識，做到盡心盡責(zé)，不能敷衍應(yīng)付，更不能受自身性格、習(xí)慣、心情等因素的干擾影響。

　　四是規(guī)范的意識。接打工作電話不同于私人通話，要講究規(guī)矩、懂得程序、注重禮儀，關(guān)鍵是要講規(guī)范，不能太過隨意。比如，要使用工作中的規(guī)范用語，不能隨便亂說;要言簡意賅，不能羲要注意分寸，該說的說，不該說的不說。

　　掌握環(huán)節(jié)步驟

　　接打電話有一些基本的環(huán)節(jié)步驟，既要有所掌握，又要靈活運用，總的原則是“禮多人不怪”，一般原則是內(nèi)部或熟人的'電話可從簡，外部或生人的電話需周全。

　　(一)打電話

　　1. 如“你好”“您好”(對領(lǐng)導(dǎo)、長者要用尊稱)。

　　2. 確認(rèn)通話人，如“是××處吧”“哪位”。

　　3. 自報家門，如“我是××處的×××”。

　　4. 說明事項，如“有個急件，請盡快來取一趟”“××文件有個問題，需要與你們核實一下，您看找誰聯(lián)系”。

　　5. 結(jié)束語，如“再見”“好的”。

　　(二)接電話

　　1. 問候語，如“你好”“您好”。

　　2. 確認(rèn)通話人，如“請問您是哪里”“請問您是哪位”。

　　3. 聽清事項并作好記錄，重要事項要向?qū)Ψ綇?fù)述核實，如有疑問當(dāng)即溝通解決，必要時留下對方聯(lián)絡(luò)方式。

　　4. 結(jié)束語，如“再見”“放心”“馬上辦”。

　　把握四個關(guān)鍵

　　接打好電話的關(guān)鍵，是良好的態(tài)度、周全的考慮、規(guī)范的表述和負責(zé)的意識。

　　態(tài)度和善，不急不躁。通話中注意語氣，不能帶有負面情緒。即使對方再著急、態(tài)度再不好，也不能急躁，更不要針鋒相對，而是冷靜處理，做到堅持原則、不卑不亢、柔中有剛。

　　事項清楚，不丟不落。該說的事項要一次說清楚，讓對方準(zhǔn)確理解，不要剛放下電話就開始擔(dān)心自己是否沒說清楚、對方是否沒聽明白，或者又想起來還有個事情忘記說了，要再打一次電話。特別是像時間、地點一類的關(guān)鍵信息，一定要說清楚、記清楚。

　　表述恰當(dāng)，不少不多。溝通中語言要準(zhǔn)確精練，該說的內(nèi)容要說完整，并且只涉及相關(guān)的信息，無關(guān)的信息不必過多透露。比如，有電話找同事，而他不在，一般只需告訴對方“他現(xiàn)在不在”，而不必說明不在的具體原因。

　　敢于負責(zé)，不推不拖。接聽電話，不論問及的事項是否屬于分內(nèi)或知情，都要有“首接負責(zé)”的意識，妥善處理，不要隨便推脫。接起電話后需要再轉(zhuǎn)給他人時，要將來電人是誰和詢問的事項扼要告訴要轉(zhuǎn)給的人，既使接話人有個準(zhǔn)備，也可避免來話人又從頭說起。通話結(jié)束后，有需要進一步處理的事項，要及時處理，不要拖延，防止遺忘。

　　注意若干細節(jié)

　　接好、打好電話，還要注意以下這些細節(jié)：

　　1. 使用禮貌用語。要講究禮儀，使用文明禮貌語言，表達熱情友好的態(tài)度，體現(xiàn)良好素質(zhì)，維護機關(guān)形象。

　　2. 搞清溝通對象。不論打電話還是接電話，都要首先搞清楚與自己通話的人是誰，特別是重要電話，一定要確認(rèn)對方的身份。

　　3. 清晰表達意思。使用言簡意賅的語言，清楚準(zhǔn)確表達自己的意思，不要模棱兩可、含糊不清，甚至隨意亂說。

　　4. 作好文字記錄。簡單事項可以記在腦中，重要事項或后續(xù)還要辦理的事項，要作好文字記錄。特別是工作繁忙時，在一邊處理事情一邊不停接聽電話的情況下，更要隨手記下關(guān)鍵點，接完后及時整理寫清，防止遺忘誤事。

　　5.有人正在接打電話時，同在一室的其他同志不要大聲喧嘩、高聲談笑，以免造成干擾并給對方留下不良印象。有事要提示正在通話的人時，要盡量壓低聲音，避免讓對方聽到，以免失禮。

　　6.掛電話時，要緩慢、輕輕放下聽筒，避免出現(xiàn)很響的“啪”的一聲，讓對方感到不悅。

　　7. 接打電話時要有保密意識。兩個人處于一室同時接打電話時，都要壓低聲音，拉開距離，既可避免相互干擾，又可防止泄露工作事項。

　　8. 幾個電話同時響起時，要分清輕重緩急，一般先接外來電話，再接內(nèi)部電話。

　　辦公室基本禮儀

　　1、站姿：兩腳腳跟著地，腳尖離開約45度，腰背挺直，自然挺胸，頸脖伸直，目光平視，使人看清你的面孔。兩臂自然下垂，不聳肩，身體重心在兩腳中間。會見客戶或出席儀式站立場合，或在上輩、上級面前，不得把手交叉在胸前。

　　2、坐姿：坐下后，應(yīng)盡量坐端正，把雙腿平行放好，不得傲慢地把腿向前伸或向后伸，或俯視前方。

　　3、公司內(nèi)與同事相遇，應(yīng)點頭行禮，表示致意。

　　4、握手時用普通站姿，并目視對方眼睛。握手時脊背要挺直，不彎腰低頭，要大方熱情，不卑不亢。伸手時，同性間應(yīng)地位低或年紀(jì)輕的先伸手，異性間應(yīng)男方先伸手。

　　5、出入房間的禮貌：進入房間，要先輕輕敲門，聽到應(yīng)答再進。進入后，回手關(guān)門，不能用力太大、粗暴。進入房間后，如對方正在談話，要稍等靜候，不要中途插話，如有急事要打斷說話，也要看準(zhǔn)機會。而且要說：“對不起，打斷您們的談話。”

　　6、遞交物件時，如遞文件等，要把正面、文字對著對方遞上去，如是鋼筆，要把筆尖向自己，使對方容易接著;至于刀子或剪刀等利器，應(yīng)把刀尖向著自己。

　　7、走通道、走廊時要放輕腳步。無論在自己的公司，還是對的公司，在通道和走廊里不能一邊走一邊大聲說話，更不得唱歌或吹口哨等。在通道、走廊里遇到上司或客戶要禮讓，不能搶行。

　　辦公室電話的禮儀 12

　�。ㄒ�)電話鈴聲一響，應(yīng)盡快去接，最好是在想三聲后接起，接電話應(yīng)先自報家門，“您好，這里是X X公司×X部，請問找哪位?”;詢問時應(yīng)注意在適當(dāng)?shù)臅r候，根據(jù)對方的反應(yīng)再委婉詢問。一定不能用很生硬的語氣說：“他不在”、“打錯了”、“沒這人”、“不知道”等語言。電話用語應(yīng)文明、禮貌，態(tài)度應(yīng)熱情、謙和、誠懇，語調(diào)應(yīng)平和、音量要適中。這樣，對方就會對你乃至你的公司留下好印象。

　　(二)仔細傾聽對方的講話，把耳朵貼進話筒。為了表示你在專心聆聽，并且已經(jīng)理解，你還要不時地稱“對”道“是”。以顯示你給對方的積極的反饋。最好準(zhǔn)備好紙和筆放在旁邊，重要的內(nèi)容應(yīng)簡明扼要地記錄下來，同時，對著聽筒重復(fù)對方的話，以檢驗是否理解得正確，如時間、地點、聯(lián)系事宜、需解決的問題等。

　　(三)電話交談完畢時，應(yīng)盡量讓對方結(jié)束對話，若確需要自己來結(jié)束，應(yīng)解釋、致歉。通話完畢后，應(yīng)等對方放下話筒后，再輕輕地放下電話，以示尊重。

　　(四)選擇適當(dāng)?shù)臅r間。一般的公務(wù)電話最好避開臨近下班的`時間，因為這時打電話，對方往往急于下班，很可能得不到滿意的答復(fù)。公務(wù)電話應(yīng)盡量打到對方辦公室，若確有必要往對方家里打時，應(yīng)注意避開吃飯或睡覺時間。

　　(五)首先通報自己的姓名、身份。必要時，應(yīng)詢問對方是否方便，在對方方便的情況下再開始交談。

　　(六)在電話上談生意，時問觀念要強，要珍惜每分鐘交談的效果。更要注意聲音的大小，以使對方聽得清楚，這是很關(guān)鍵的。

　　(七)如果要把對方的話做成備忘錄，最好是一邊重復(fù)對方的話，一邊做記錄，最后把記錄重復(fù)一遍，請對方確認(rèn)。當(dāng)然，電話的用語要謙虛恭敬。

　　(八)接到和自己業(yè)務(wù)不相關(guān)而又必須當(dāng)場給予答復(fù)的電話，除非自己確實有完整的咨料.否則.決不可信口開河，妄做決定。與其信口開河以抓住客人，不如據(jù)實回答以保公司的信譽。

　　(九)不要在外面打電話做聯(lián)絡(luò)。萬一真的有必要，通電話時應(yīng)該避免讓對方聽到背景聲音，例如咖啡店的音樂。另外，在沒有聯(lián)絡(luò)到對方時，要采取主動再聯(lián)絡(luò)的方法，而不要請接電話者留話要對方打電話過來。

　　此外，文員作為公司的職員，在使用電話時務(wù)必注意以下幾點禁忌：

　　1.不要在公司打私人電話;

　　2.少打長話。

　　辦公室電話的禮儀 13

　　一、儀態(tài)儀表禮儀

　　1、著裝:團隊活動要求隊員統(tǒng)一著裝，顯示良好的團隊精神。

　　2、站姿抬頭，頸挺直，下頜微收，雙肩放松，兩腿并攏立直，腳尖分開呈“V”字狀。身體重量平均分布在兩條腿上。雙手交搭貼于腹部，挺胸、收腹。給人以挺拔向上、莊重大方、精力充沛的印象。

　　3、行姿行走時步履應(yīng)自然、輕盈、敏捷、穩(wěn)健。上身正直，眼平視，挺胸收腹立腰，重心前傾，雙肩平穩(wěn)，不宜左顧右盼，左右搖晃。集體行動時，不得喧笑打鬧。

　　4、坐姿入坐時要輕穩(wěn)，走到座位前，轉(zhuǎn)身后退，輕穩(wěn)坐下。女子裙裝入座時，應(yīng)將裙向前收攏一下再坐下。腰背挺直，兩臂自然彎曲放在膝上，雙腿并攏。起立時，右腳向后收半步而后站立。

　　二、見面禮儀

　　1、握手通常年長(尊)者先伸手后，另一方及時呼應(yīng)。來訪時、主人先伸手以表示歡迎。告辭時，待客人先伸手后，主人再相握。握手的力度以不握疼對方的手為限度。初次見面時，時間一般控制在3秒鐘內(nèi)。

　　2、介紹介紹時應(yīng)把身份、地位較為低的一方介紹給相對而言身份、地位較為尊貴的一方。介紹時陳述的時間宜短不宜長，內(nèi)容宜簡不宜繁。同時避免給任何一方厚此薄彼的感覺。

　　3、致意 表示問候之意。通常在各種場合用舉手、點頭、欠身、脫帽等方式向相識的人打招呼。

　　三、談話禮儀

　　人際交往中應(yīng)隨時注意使用禮貌用語，是談話中的基本要求。

　　1、問候 根據(jù)彼此的關(guān)系問候“您好!”、“你好”、“早上好”、“晚安”等，初次相識可說“您好，見到您很高興”。

　　2、道歉 做了不應(yīng)該做的事，應(yīng)及時道歉“對不起，實在抱歉”、“真過意不去”、“真是失禮了”�；蛘呤遣唤�(jīng)意打擾別人應(yīng)說：“對不起，打擾了”、“對不起，打斷一下”等。

　　3、應(yīng)答“您不必客氣”、“沒關(guān)系，這是我應(yīng)該做的”、“照顧不周，請多指正”。

　　4、慰問“您辛苦了”、“讓您受累了”、“給你們添麻煩了

　　四、迎送接待禮儀

　　1、接站對遠道而來的客人，要做好接站工作，掌握客人到達的時間，保證提前迎候，接站時，準(zhǔn)備迎客牌，并在客人到達時高舉，以便客人辨認(rèn)。

　　2、會面客人到達，應(yīng)主動迎接，熱情打招呼。如果是長者或身體不太好的應(yīng)上前挽扶，客人手中提有重物應(yīng)主動接過來。

　　3、入室陪客者應(yīng)走在客人的'左邊，或走在主陪人員和客人的身后，到達會客室門口，應(yīng)打開門，讓客人先進，并把客人介紹給在場的有關(guān)人員。

　　4、送客按照接待時的規(guī)格對等送別。離開時，應(yīng)與客人熱情話別。

　　辦公室電話的禮儀 14

　　20xx年，在市政府領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)懷下，在辦公室的具體領(lǐng)導(dǎo)下，在各科室的密切配合、協(xié)助下，市長公開電話辦公室從基礎(chǔ)工作入手，以確保市長公開電話的嚴(yán)肅性和可操作性為目標(biāo)，以解決群眾反映的熱點，難點問題為重點，進一步加大了工作力度，取得了比較好的工作效果。政府辦被市政府評為20xx年度市長公開電話先進集體。

　　一、完善基礎(chǔ)工作，規(guī)范工作程序

　　為了確保市長公開電話工作程序的規(guī)范性和工作環(huán)節(jié)的緊密性。我們在以往工作經(jīng)驗教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，從市長公開電話的接聽、記錄、交辦、處理標(biāo)準(zhǔn)和辦結(jié)時限等方面，都進行了深入細致的研究，制定了嚴(yán)格的工作程序、工作標(biāo)準(zhǔn)，使工作逐步走上了規(guī)范化、程序化的軌道，確保了市長公開電話的嚴(yán)肅性、實效性和可操作性。

　　二、及時上傳下達，確保渠道暢通

　　市長公開電話做到了24小時有人接聽和記錄，并及時準(zhǔn)確快捷地反映給市政府相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和有關(guān)部門。要求有關(guān)部門辦結(jié)的，都明確提出了辦理標(biāo)準(zhǔn)和時限要求，尤其在雙休日和夜間，我們的.值班人員也擔(dān)負起市長公開電話工作人員職責(zé)，處理好每一個群眾來電。遇緊急情況迅速向辦公室領(lǐng)導(dǎo)匯報，逐級向上反映，確保在所有環(huán)節(jié)都不出漏洞。20xx年全年共接聽群眾投訴電話1125個，其中立案辦結(jié)省長公開電話54件、市長公開電話39件、市長公開電話156件。

　　三、搞好協(xié)調(diào)配合，提高工作效率

　　市長公開電話辦公室人員少、任務(wù)重，能夠比較好地完成工作任務(wù)得益于領(lǐng)導(dǎo)、同志們的大力支持和其他科室的密切配合。在信訪接待工作中，我同秘書科、督查室、保衛(wèi)科等相關(guān)科室密切配合，成功地處理了多次大型集訪事件，為穩(wěn)定工作做出了自己的努力。在我們與省長公開電話、市長公開電話信息傳遞方面信息科也給予了大力支持。同時所有值班人員也都很好地擔(dān)負起了市長公開電話工作人員的職責(zé)，保證了市長公開電話24小時暢通無阻，高效高質(zhì)地為人民群眾服務(wù)。

　　四、加大催辦力度，注重實際效果

　　群眾電話反映的問題往往都是普遍關(guān)注的熱點難點問題和突發(fā)事件。此類問題，相關(guān)部門處理起來也有一定難度，存在畏難情緒，有的部門甚至對群眾反映問題的做法心存反感。對此，我們一方面積極做好理順群眾情緒、安撫群眾心態(tài)的工作，另一方面加大催辦力度，按照領(lǐng)導(dǎo)的要求，對解決問題的全過程進行跟蹤調(diào)度，盡最大可能給群眾一個滿意的答復(fù)。

　　20xx年8月接到投訴人徐連仲（一汽）反映（102國道）的客車上小偷特別多，非常猖獗，幾乎就是明搶，這些小偷大都在范家屯一帶上車或下車，投訴人向有關(guān)部門反映多次，但始終無人查處，我們立即將此件轉(zhuǎn)辦到公安局，由公安局調(diào)查處理并反饋結(jié)果，公安局黨委非常重視，局長立即批轉(zhuǎn)刑警大隊加大打擊力度，凈化乘車環(huán)境，市局刑警大隊接到指示后，立即成立了打擊客運車輛上的綹竊專項行動小組，由付大隊長帶兩個中隊，抽調(diào)兩臺車，分成兩組上車，自8月13日以來在車上抓獲兩伙綹竊割兜團伙，現(xiàn)以～強戒兩人。此項活動一直持續(xù)到8月底，有力地打擊了犯罪份子的囂張氣焰，保證了人民群眾的切身利益，體現(xiàn)了市長公開電話快捷高效地為老百姓排憂解難的作用。

　　總之，經(jīng)過一年來的不懈努力，市長公開電話辦公室工作取得了一定成績，但也有不足之處，我們將在今年的工作中認(rèn)真加以改進。

　　今年，我們要在完善運行機制上下功夫，在抓落實上花氣力，努力解決好群眾關(guān)心的熱點難點問題。

　　一是進一步調(diào)整完善市長公開電話同各部門之間承辦網(wǎng)絡(luò)，健全運行機制，有效發(fā)揮市長公開電話的調(diào)處職能。

　　二是增強工作主動性、超前性、及時和有關(guān)部門聯(lián)系溝通，掌握社會動態(tài)，超前排查不穩(wěn)定因素，對苗頭性傾向性問題做到心中有數(shù)，并努力把問題解決在基層和萌芽中。

　　三是做過細的思想政治工作，群眾反映的問題，能解決的一定要協(xié)調(diào)有關(guān)部門盡量盡快解決。解決不了的，要給予明確答復(fù)，并把不能解決的原因向群眾解釋清楚，求得群眾的理解和信任。

　　四是繼續(xù)搞好各科室以及各相關(guān)部門的協(xié)調(diào)配合，形成強大的工作合力。

　　五是加大督辦力度，對群眾反映的問題分出輕、重、緩、急、及時歸口到相關(guān)部門，并限時辦結(jié)。

　　辦公室電話的禮儀 15

　　一、xx鎮(zhèn)農(nóng)業(yè)服務(wù)中心辦公室電話管理現(xiàn)狀介紹

　　xx鎮(zhèn)農(nóng)業(yè)服務(wù)中心是鎮(zhèn)政府下屬的一個服務(wù)農(nóng)村、服務(wù)群眾的辦公室，是以服務(wù)農(nóng)村農(nóng)業(yè)的為主的辦公室。xx鎮(zhèn)農(nóng)業(yè)服務(wù)中心辦公室有固定電話只有一部，可以打通市內(nèi)所有電話，打外地的不行。辦公室內(nèi)有人員7人，這7人在工作當(dāng)中需與外部聯(lián)系時共用這一部固定電話。這部電話與主任辦公室是相連的，電話管理是沒有什么規(guī)定的，沒有什么規(guī)章制度的，是處于自然狀態(tài)的。辦公室的人員文化程度是比較高的，均是全日制大專以上，由于沒有電話管理的規(guī)章制度，雖然由于大家的素質(zhì)相對農(nóng)村的群眾感到較高一些，沒有出現(xiàn)過與農(nóng)村群眾打電話過程中出現(xiàn)過過激的通話現(xiàn)象，但大家對電話打的方法及禮節(jié)禮貌問題是模糊的和不清的，導(dǎo)致打電話的過程中有時出現(xiàn)打電話的方式方法不正確，禮節(jié)禮貌不夠、說話口氣重；有時對電話來訪者，采取感情用事，對于認(rèn)識的電話來訪者就謙遜一些，對于不認(rèn)識的電話來訪者就態(tài)度惡劣一些等現(xiàn)象。作為鎮(zhèn)政府下屬的一個服務(wù)農(nóng)村和農(nóng)業(yè)的部門，如果電話打不好，就會影響者政府的為人民服務(wù)的形象，也會造成不必要的開展農(nóng)村農(nóng)業(yè)工作的難度。

　　二、相關(guān)理論概述

　　接打電話是辦公室管理的一項重要內(nèi)容，是辦公室與外界聯(lián)系的重要通道，是辦公室信息接收和發(fā)出的重要工具，是辦公室與外界良好交往的重要通信工具，是樹立和影響單位形象的重要通信工具。

　　三、xx鎮(zhèn)農(nóng)業(yè)服務(wù)中心辦公室電話管理中存在的問題（找三個不足之處）

　�。ㄒ唬┙哟螂娫掃^程中存在方式方法不正確的問題。經(jīng)調(diào)查，農(nóng)業(yè)服務(wù)中心辦公室的個別人員在電話過程中存在有時說話態(tài)度不謙遜的現(xiàn)象。例如，工作人員老張，由于其歲數(shù)大一些，他對接來電態(tài)度存在不謙遜問題，接電話的第一句就是“你是誰？”一句話讓對方心情上就難以接受，有要被審訊的感覺。在接電話時不是本著為電話來訪者解決問題的角度思考和處理問題，本來農(nóng)村的'問題打到鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級是不容易的，是在不能解決問題情況下，他們才不得以打這個電話，以期待來能夠解決自身的問題和麻煩，心情上是無助的，思想上犯難的，而我們一個電話一盆冷水澆過去，可想而知，他們的心情是多么難受和矛盾的。另外接打電話時，不知道如何處理相互的關(guān)系，不知先說什么，后說什么，沒有什么方法和程序，造成了工作的被動。如，工作人員鄭在接到村子里一人來電時，對方要求找主任，他只是講“主任不在，打手機”就給掛了。主任回來后問起此事來，他什么也回答不上來，他即不知道對方是哪個村，叫什么名字，更不知道對方來電要辦什么事。

　�。ǘ�）使用電話過程中存在權(quán)責(zé)不明晰的現(xiàn)象。在使用電話過程中，特別是接電話時，存在權(quán)責(zé)不明晰的現(xiàn)象。在使用電話過程中，由于只有一部電話，來電話后，鈴聲響好幾遍后，方才有人去接。有時大家都有事時，均沒有人去愿意接電話，而且均沒有什么事時，也沒有人愿意去電話。最后是歲數(shù)大的看年輕的，年輕的看年老的。好在，大家是相對自覺地，形成一個習(xí)慣，離電話越近的人，一般由他接，他有事再由再接人去接電話。這樣大家來電話后，先看一下，離電話最近的人是不是我，外界的人來電話，總是感覺接電話不是太快，反而總是慢幾拍。這樣，對使用電話，不明確誰主要負責(zé)接電話，誰負責(zé)協(xié)助接電話。電話的主體責(zé)任沒有明確。

　　（三）電話使用過程沒有制式的電話管理規(guī)章制度。在使用電話時，存在沒有制式的電話管理規(guī)定。感覺電話只有一部，而且室內(nèi)有7個人，沒有什么必要制度電話管理規(guī)定，這是主任的想法。而現(xiàn)實中，由于沒有使用電話的規(guī)章制度，直接造成了接電話的權(quán)責(zé)不明晰，造成了接打電話過程中，沒有相應(yīng)的方式方法、良好的態(tài)度及應(yīng)有禮節(jié)問題。當(dāng)然也就沒有什么明文規(guī)定，甚至沒有在歷次開會過程中講評過相應(yīng)的使用電話的問題，更沒有將使用的電話管理規(guī)定明文上桌，上墻，更不能讓大家一目了然地熟悉和掌握接打電話的管理規(guī)定。

　　四、改善xx鎮(zhèn)農(nóng)業(yè)服務(wù)中心辦公室電話管理現(xiàn)狀的建議（針對三個不足找三個改進建議）

　�。ㄒ唬┘訌婋娫捠褂玫亟逃�和管理，改進接打電話的方式方法。接打電話的方式方法不正確的經(jīng)分析原因有二，一是每個工作人員的態(tài)度的問題，有了良好態(tài)度，就有了好禮節(jié)禮貌，就有了很好的方式方法，也就能夠自然而然地接打好電話；否則就會出現(xiàn)接打電話過程中爭執(zhí)，打電話不禮貌，任意所為、通知接不成，事情辦不好，甚至對來電話的情況一問三知等現(xiàn)象。二是在接電話時，沒有相關(guān)的規(guī)定和正規(guī)的接打電話的方法，就會形成電話隨意打，沒有禮貌，不知道程序，丟三落四，對問題說不清，記不明等現(xiàn)象。對此就是一加強教育，通過開會，告訴大家應(yīng)該如何做。二是形成制度，制定相關(guān)的制度規(guī)定，讓大家按照規(guī)章規(guī)定來打電話。

　　（二）對電話使用實行責(zé)任制。對電話權(quán)責(zé)不明晰的問題分析原因：第一是對電話管理不落實的問題；第二是對電話使用權(quán)責(zé)不明確到人的問題。具體改進的措施，一是對電話管理要實行定期檢查開會強調(diào)問題；二是對電話使用要明確責(zé)任人，具體規(guī)定誰負責(zé)接聽電話，有了問題由誰負責(zé)報告維修等。只有實行了這種權(quán)責(zé)明確的制度和管理規(guī)定，才能讓大家知道誰負責(zé)接電話。

　　（三）建立電話使用的規(guī)章制度。針對沒有建立規(guī)章制度的問題，分析其原因：一是因為辦公室只有一部電話，另外辦公室的人員均有手機，打電話的也少，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為沒有什么必要，二是因為辦公室針對的均是農(nóng)村和農(nóng)民，其素質(zhì)是參差不齊的，有好有差，領(lǐng)導(dǎo)感覺沒有必要有特別的要求。故理應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)意識上下功夫的同時，將電話使用規(guī)章制度制定出來，并且要做好宣傳，形成制式的電話使用管理規(guī)定，并且上墻掛起來，讓大家隨時都能看出來。制定良好的管理規(guī)定。

　　辦公室電話的禮儀 16

　　第一條本公司的電話，主要是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè)務(wù)之用，不提倡員工在公司內(nèi)打私人電話。

　　第二條員工不經(jīng)同意即私掛國內(nèi)長途電話，或以公事為由騙掛國內(nèi)人長途電話的，每次罰款50元;私掛香港或澳門的，每次罰款100元;私掛國外長途電話的，每次罰款500元。屢教不改的'，視情節(jié)給予扣發(fā)獎金，直至辭退處理。

　　第三條公司可為高層領(lǐng)導(dǎo)住宅裝電話并報電話費。部門正職負責(zé)人，經(jīng)申請可報銷電話費。其他員工公司不予考慮電話問題。

　　第四條員工打電話，用語應(yīng)盡量簡潔、明確，以減少通話時間。

　　第五條總機接外線電話至分機時，一般電話鈴聲響五次無人接聽，即掛聽，即掛線。

　　第六條總臺文員接聽外線電話的標(biāo)準(zhǔn)用語為：“您好，××公司”當(dāng)方告知分機電話時，說：“請稍等!”如分機占線，說“電話占線，請稍后再打!”接聽內(nèi)線電話的用語為：“您好，總臺!”其他內(nèi)容視情回答，總的要求是規(guī)范、簡潔、禮貌。

　　第七條公司不允許員工在公司掛私人長途電話。有外線電話的貿(mào)易部門不得到總臺掛長途電話。行政、管理部門因工作需要掛長途電話的，需親自填寫長途電話申請單，注明部門、通話人、對方地區(qū)及單位、因何業(yè)務(wù)通話等，并經(jīng)該部門負責(zé)人簽字同意后方予掛撥。負責(zé)人不在的，應(yīng)由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意，部門負責(zé)人及主管領(lǐng)導(dǎo)均不在，又確因業(yè)務(wù)需要掛長途電話的，通過總辦同意可先行掛撥，但事后通話一定要三日內(nèi)補辦審批手續(xù)，逾期不補辦者視為掛私人電話，電話費由其本人雙倍負責(zé)。

　　第八條值班人員不按上述第三條的規(guī)定，手續(xù)不全即幫他人掛長途電話的，除電話費由其負責(zé)外，每發(fā)現(xiàn)一次罰款50元。屢教不改的，視情節(jié)給予扣發(fā)獎金直至辭退處理。

　　辦公室電話的禮儀 17

　　1、了解、遵守企業(yè)文化

　　每家公司都有林林總總成文或不成文的制度和規(guī)則，它們加在一起，就構(gòu)成了公司的精髓――企業(yè)文化。想迅速融入環(huán)境，在公司里如魚得水，就要熟記這些制度、規(guī)則，并嚴(yán)格遵守，比如不遲到、不早退、辦公時間不打私人電話等等。

　　2、快速熟悉每位同事

　　忽然進入一個完全陌生的環(huán)境，應(yīng)該花上一番工夫，盡快和同事們熟悉起來，從中找到幾位興趣相投、價值觀相近的，與之建立友誼，打造自己在公司里的社交圈。這樣，一旦在工作中遇到困難，他們就會對你進行點撥。

　　不過要注意，與同事搞好關(guān)系應(yīng)把握一個度，千萬不要鉆進x個狹隘的小團體，拉幫結(jié)派只會引起“圈外人”對你的對立情緒，有百害而無一利。

　　3、找準(zhǔn)自己的角色

　　初入職場，對公司的特點、運營方式尚不熟悉，工作中肯定會遇到很多困難。要敦促自己迅速進入角色，可以名正言順地去請教上司和周圍的同事，但這并不意味著事無巨細都去詢問，凡事謹(jǐn)小慎微就顯得缺乏進取精神，缺乏朝氣，會令人覺得你是個優(yōu)柔寡斷的人，不能委以重任。

　　應(yīng)做到既富有個性，又能按有關(guān)章程來做。盡快弄清并熟悉自己的職責(zé)范圍，并留心盡力做好本職范圍之內(nèi)的事情。此外，在完成上司安排的工作過程中也應(yīng)及時指出問題，服從而不盲從。敢于堅持原則，說出自己獨到見解的員工，往往容易得到上司的另眼相待。

　　4、工作態(tài)度樂觀

　　由于不熟悉工作環(huán)境，別人在井然有序地工作而自己卻無從下手是經(jīng)常的事。對此，千萬不要氣餒或悶悶不樂，更不要滿腹牢騷。實際上，上司和周圍的同事也在觀察、熟悉、了解你。

　　因此，一方面，要沉住氣，從小事做起，樂于做一些力所能及的瑣碎雜事，比如：為復(fù)印機加紙，給飲水機加水，用抹布順手擦擦臟的地方等，做這些雞毛蒜皮的.小事并非大材小用，它們往往最能給人留下好印象。另一方面，要虛心請教別人，以便盡快上手工作。

　　5、虛心請教

　　進入陌生的工作環(huán)境，肯定會有很多不懂的事情，這個時候就要虛心請教，問問題前先多觀察身邊的現(xiàn)象，多動腦子。在請教別人時，應(yīng)當(dāng)帶著謙虛的態(tài)度。因為你在詢問問題的同時也是在和同事溝通，增進情誼，這是一個交流的過程，而不是一個單純的獲取答案的過程。

【辦公室電話的禮儀】相關(guān)文章：

辦公室電話禮儀03-25

辦公室電話禮儀-商務(wù)禮儀07-07

辦公室電話禮儀-商務(wù)禮儀03-25

淺談辦公室的電話禮儀03-11

辦公室電話禮儀大全10-28

辦公室電話接聽禮儀03-26

辦公室接聽工作電話的禮儀01-22

辦公室電話禮儀(10篇)07-08

辦公室電話禮儀10篇07-07

辦公室接電話禮儀04-17