辦公軟件日常使用禮儀 使用方法

　　電子郵件、傳真、QQ等網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為商務(wù)交往過程中必不可少的網(wǎng)絡(luò)溝通工具。這些工具在使用中同樣要講究社交禮儀，這樣才能體現(xiàn)個(gè)人及企業(yè)的形象，彰顯公司的水平和實(shí)力。

　　電子郵件是一種利用電子手段提供信息交換的通信方式，通過電子郵件用戶可以用非常低廉的價(jià)格，一非常快速的方式與世界上任何一個(gè)角落的網(wǎng)絡(luò)用戶聯(lián)系。因此，電子郵件在傳送過程中也要講究禮儀，尤其是在商務(wù)往來中，電子郵件代表著公司的形象，彰顯公司的水平和實(shí)力。

　　電子郵件的使用過程中，要注意一下禮儀：

　　不能發(fā)送空白標(biāo)題的郵件，標(biāo)題要簡(jiǎn)短并反映郵件的內(nèi)容和重要性。回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，可根據(jù)需要更改標(biāo)題，不要RERE一大串。恰當(dāng)稱呼收件者并拿捏尺度�？梢砸月殑�(wù)相稱，不熟識(shí)的情況下可用“X先生”、“X小姐”。要分清對(duì)方性別。郵件開頭與結(jié)尾要有問候語(yǔ)。郵件正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順，注意郵件的論述語(yǔ)氣。合理提示重要信息并搭配合理的圖片輔助闡述。如果有附件，應(yīng)在正文提示收件人查看附件。數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件。結(jié)尾的簽名信息不宜過多切不要只用一個(gè)簽名檔，文字要與正文相匹配。要及時(shí)回復(fù)郵件，不就同一問題多次回復(fù)討論。要區(qū)分replay 和reply all。正確使用發(fā)送、抄送、密送。

　　目前，在商務(wù)交往中，經(jīng)常需要將某些重要的文件、資料、圖表即刻送達(dá)身在異地的交往對(duì)象手中。傳統(tǒng)的郵寄書信的聯(lián)絡(luò)方式，已難于滿足這一方面的要求。在此背景之下，傳真便應(yīng)運(yùn)而生，并且迅速走紅于商界�！　∈褂玫南群髥栴}。當(dāng)你有一份很長(zhǎng)的傳真需要發(fā)出去時(shí)，而輪候在你之后的同事只需傳真一兩頁(yè)時(shí)，應(yīng)讓他先用。在公司里一般不要發(fā)私人傳真稿件。如果遇到傳真紙用完時(shí)，應(yīng)及時(shí)更換新傳真紙。如果遇到傳真機(jī)出故障，應(yīng)及時(shí)找出原因，先處理好再離開，如不懂修理，就請(qǐng)別人幫忙。不要把問題留給下一個(gè)同事。使用完畢后，不要忘記將你的原件拿走，否則容易丟失原稿，或走漏信息，給你自己帶來不便。

　　使用QQ禮儀

　　現(xiàn)在很多人的工作都在QQ上完成，那在QQ上有哪些值得我們注意的禮儀呢?

　　有一個(gè)QQ使用的禮儀給大家分享下：

　　公司新來的女同事在幾家餐館訂餐，發(fā)現(xiàn)不好吃，于是在公司群里告知大家，以后都不要到這家餐館訂餐。這本來也是件好事，但是有一位男同事不統(tǒng)一她的觀點(diǎn)，于是在群里反駁了一句。這下可好，兩個(gè)人在QQ群里展開一場(chǎng)激烈的口水戰(zhàn)。

　　時(shí)間持續(xù)了又十幾分鐘，群里沒有了動(dòng)靜。但是，隨后與這位女同事同一辦公區(qū)的同事告知，兩個(gè)人私開聊天窗口又接著對(duì)罵了一個(gè)上午。最后以兩個(gè)部門的領(lǐng)導(dǎo)出面勸阻才熄滅這場(chǎng)戰(zhàn)爭(zhēng)。

　　這顯然是不對(duì)的。工作時(shí)間不能因?yàn)閭�(gè)人的恩怨而打擾到別人的工作，而且也不應(yīng)在上班時(shí)間聊私事。個(gè)人的事再大也是小事，公司的事再小也是大事。這是每一位職場(chǎng)人士都應(yīng)該遵守的法則。可見，QQ也是要講禮儀的。

　　QQ禮儀主要包含以下幾個(gè)方面：

　　辦公時(shí)間不聊私事;不群聊不必要的內(nèi)容，不發(fā)較大的圖片;跟人家QQ溝通的時(shí)候，不能太多的寒暄，要直接，明了為好;不能直接發(fā)離線文件，這樣不太禮貌;不能不經(jīng)人家允許就發(fā)很大的視頻或者文件;不能發(fā)一些不太健康的圖像以表示娛樂，因?yàn)檫@反映你的品味;不明確人家在不在的情況下，就截圖發(fā)過去;QQ語(yǔ)言絕對(duì)反映你的言行，所以不要認(rèn)為不重要;一定要懂得回復(fù)人家的留言。

　　禮儀就在細(xì)節(jié)中體現(xiàn)你是否尊重別人!在日常辦公活動(dòng)中，一定不要忽略現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)溝通交流工具的使用禮儀。

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