會計檔案的管理制度15篇【必備】
在現(xiàn)在社會，各種制度頻頻出現(xiàn)，制度是在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范。那么制度怎么擬定才能發(fā)揮它最大的作用呢？以下是小編精心整理的會計檔案的管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
會計檔案的管理制度1
第一章總則
第一條為加強zz石油(集團)工貿(mào)有限公司油品調(diào)運分公司(以下簡稱“油品調(diào)運分公司”或“公司”)會計資料檔案的科學管理，保證會計資料的完整安全，更好地服務于公司的各項經(jīng)營活動，根據(jù)《會計法》、《中華人民共和國國檔案法》和《zz石油(集團)工貿(mào)有限公司會計檔案管理辦法》，并結(jié)合公司實際，特制定本制度。
第二條本制度所指的會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。
第三條本制度適用于公司財務資產(chǎn)部、lng站、永平站、榆煉站。
第二章組織機構(gòu)及職責
第四條公司財務資產(chǎn)部門負責會計檔案的日常管理及保管工作。
第五條公司機關綜合辦公室為公司所有會計檔案的最終歸檔部門。
第三章會計檔案管理范圍
第六條會計檔案一般包括會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四部分。
(一)會計憑證包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證(收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證三種)、記賬憑證匯總表、銀行存款(借款)對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。
(二)會計賬簿包括按會計科目設置的總分類賬、明細分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。
(三)會計報表主要有財務指標快報及月、季、年度會計報表(包括資產(chǎn)負債表、損益表、財務情況說明書等)。
(四)經(jīng)濟合同、財務數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等、實行會計電算化單位存貯在磁性介質(zhì)上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計核算資料等由財務資產(chǎn)部門進行保管。
第四章會計檔案的整理立卷
第七條每月的會計資料，在次月15日前整理立卷或裝訂成冊。
第八條會計年度終了后，應采用“三統(tǒng)一”的辦法對會計資料進行整理立卷。
(一)分類標準統(tǒng)一：一般將財務會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他;
(二)檔案形成統(tǒng)一：案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一;
(三)管理要求統(tǒng)一：建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。
第九條會計憑證的立卷
(一)按月立卷：次月將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記至會計檔案保管清冊。
(二)憑證裝訂
1.會計憑證裝訂前的準備工作：
(1)分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全;
(2)摘除憑證內(nèi)的金屬物(如訂書針、大頭針、回形針)，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數(shù)字完整;
(3)整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因，再檢查附件有否漏缺，領料單、入庫單、工資和獎金發(fā)放單是否隨附齊全;
(4)記賬憑證上有關人員(如復核、記賬、制單等)的簽字和印章是否齊全;
(5)按憑證號碼的順序歸集(如按上、中、下旬匯總歸集)，根據(jù)集團裝訂標準確定裝訂成冊的本數(shù)。
2.會計憑證裝訂時的要求：
(1)用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應使用棉線，在左上角部位打上三個針眼，實行三眼一線打結(jié)，結(jié)扣應是活的'，并放在憑證封皮的里面，裝訂時盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱;
(2)憑證外面要加封面，封面紙用牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;
(3)裝訂憑證厚度一般1.5厘米，以保證裝訂牢固，美觀大方。
3.會計憑證裝訂后的注意事項：
(1)每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章;
(2)在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于調(diào)閱;一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年度分月妥善保管歸檔;
(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
第十條會計賬簿的立卷
各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它賬簿應按年整理立卷�；疽笫牵�
(一)會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容;
(二)賬簿裝訂前，首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各個賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù);
(三)會計賬簿的裝訂順序：會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底;
(四)保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，用牛皮紙做封面、封底，裝訂成冊;
(五)多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業(yè)務、同類賬頁裝訂在一起;
(六)會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁、加空白紙的現(xiàn)象;
(七)賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章;
(八)裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
第十一條會計報表的裝訂
會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一立卷保管。
會計報表裝訂要求：
(一)會計報表裝訂前要按編報目錄核對是否齊全，整理報表頁數(shù)，上邊和左邊對齊壓平，防止折角;如有損壞部位，應對其修補后，完整無缺地裝訂;
(二)會計報表裝訂順序為：會計報表封面、會計報表編制說明、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底。
第十二條其他會計核算資料的立卷
會計核算其他會計核算資料應按時整理立卷，要求如下：
(一)分類整理，按順序排列，檢查資料是否齊全;
(二)整理檢查資料順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺失要查明原因。
第五章會計檔案的歸檔
第十三條當年的會計檔案在會計年度終了后，由財務資產(chǎn)部門保管一年，期滿后于次年1月10號前移交公司綜合辦公室統(tǒng)一歸檔。移交過程中，需財務資產(chǎn)部門會計檔案管理人員與綜合辦公室檔案管理人員進行移
交，由財務資產(chǎn)部門負責人、綜合辦公室主任負責監(jiān)督移交。移交過程中需填寫《會計檔案移交單》(一式兩份)，一份交予財務資產(chǎn)部門會計檔案管理人員保管，、一份交予綜合辦公室檔案管理人員保管。
第十四條會計檔案的保管
會計檔案必須進行科學管理，要做好防潮、防霉、防蟲蛀、防盜、防火、防磁等工作，確保會計檔案的安全。
第十五條機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應辦理交接手續(xù)，由原檔案管理人員編制會計檔案移交清單，將全部案卷逐一移交，接管人員逐一接收。
第六章會計檔案的借閱使用
第十六條財務資產(chǎn)部門應建立會計檔案清單和借閱登記冊。
第十七條檔案在財務資產(chǎn)部門保管期間，凡需借閱會計檔案人員，須經(jīng)總會計師批準后，方可辦理借閱手續(xù);借閱人員不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，不得抽換，不得將會計檔案攜帶外出，如遇特殊情況，須經(jīng)總會計師批準。
第十八條會計檔案移交辦公室后，凡需借閱會計檔案人員需辦理檔案借閱手續(xù)，具體參見檔案管理相關規(guī)定。
第七章會計檔案的保管期限
第十九條會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、15年、25年、永久5類，具體見附件一。
第二十條會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
第二十一條會計檔案的具體名稱如有同本制度附表一所列檔案名稱不相符的，可以比照類似的保管期限辦理。
第八章會計檔案的銷毀
第二十二條保管期滿的會計檔案，除本制度規(guī)定不得銷毀的情形外，可以按照以下程序銷毀：
(一)由綜合辦公室會同財務資產(chǎn)部門提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
(二)會計檔案銷毀清冊需經(jīng)總會計師、經(jīng)理審批。
(三)銷毀會計檔案時，綜合辦公室和財務資產(chǎn)部門共同派專人監(jiān)銷。
(四)監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告總會計師、經(jīng)理。
第二十三條保管期滿但未結(jié)清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
第九章附則
第二十四條本制度由財務資產(chǎn)部負責解釋。
第二十五條本制度未盡事宜，按國家相關法律法規(guī)和工貿(mào)公司相關規(guī)定執(zhí)行。
第二十六條本制度自頒發(fā)之日起施行
會計檔案的管理制度2
會計檔案包括：會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算專業(yè)資料。會計檔案是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證明，也是國家檔案的組成部分，更是單位重要檔案之一。為加強會計檔案管理工作，明確責任，使會計檔案管理有章可循，特制定如下管理制度。
一、會計檔案的立卷、歸卷制度
公司所屬會計人員必須對本單位的各種會計憑證、帳簿、報表、計劃、預算合同等會計資料定期收集，審查核對，整理立卷，編制目錄，裝訂成冊，并指定專人保管，防止丟失、損壞。
二、會計檔案的調(diào)閱制度
調(diào)閱會計檔案，要嚴格辦理手續(xù)，本單位人員調(diào)閱會計檔案，要經(jīng)過會計主管人員同意。外單位人員調(diào)閱要有正式介紹信，經(jīng)會計主管人員和單位領導批準，并詳細登記調(diào)閱檔案名稱、日期、調(diào)閱人姓名、工作單位、調(diào)閱理由和歸還日期。調(diào)閱人員一般不得將會計檔案攜帶外出，需要復制應征得單位同意。
三、會計檔案的銷毀制度
會計檔案的保管期一般為，對保管期滿的會計檔案，按照檔案法的規(guī)定由財會部門和檔案部門共同鑒定，報經(jīng)批準后進行處理。對需要銷毀的會計檔案，要填寫“會計檔案銷毀清冊”，銷毀時由單位領導指定檔案部門和財會部門共同派員監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽名蓋章，“會計檔案銷毀清冊”要長期保存。
四、會計檔案的.交接制度
1、會計人員工作調(diào)動或因故離職，必須與接替人員辦理交接手續(xù)，沒有辦理交接手續(xù)的，不得離職。離職前，必須將本人經(jīng)管的會計工作在規(guī)定期限內(nèi)全部交接清楚，接替人員應認真接管移交工作，并繼續(xù)辦理移交未了事項。移交后，如發(fā)現(xiàn)原經(jīng)管的會計業(yè)務有違反財務制度和法律規(guī)定等問題，由原移交人負責。
2、合并、撤銷單位的會計檔案，應根據(jù)不同情況分別移交給并入單位，由上級主管部門或主管部門指定的其他單位接收代管，并由交接雙方在移交清冊上簽名或蓋章。
會計檔案的管理制度3
為了加強會計檔案的科學管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，更好地為發(fā)展市場經(jīng)濟服務，根據(jù)《會計法》和《檔案法》的規(guī)定，特制定本制度。
一、會計檔案的歸檔制度
1.會計檔案是指會計憑證、會計賬薄和財務報告等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。具體包括:
�、艜嫅{證類：原始憑證，記賬憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
�、茣嬞~簿類：總賬，明細賬，日記賬，輔助賬簿等其他會計賬薄。
�、秦攧請蟾骖悾涸露取⒓径�、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。
⑷其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。
2.會計檔案是本院檔案的重要組成部分，是記錄和反映本院經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)，會計檔案各項工作，由財務科和檔案室共同負責進行指導、監(jiān)督和檢查。
3.會計檔案組卷工作，按照財政部、國家檔案關于《會計檔案管理辦法》規(guī)定辦理。會計檔案的整理、歸檔組卷工作由財務科負責。
二、會計檔案的外借、查閱制度
1.會計檔案原則上不得外借，如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供查閱或者復制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的'人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
2.本院有關部門人員查閱、復制、摘抄會計檔案，須有該部門負責人批條，財務科長簽署意見，檔案室主任批準后方可查閱。
3.外單位查閱會計檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)財務科長簽署意見，檔案室主任批準，在財務人員的陪同下進行查閱。
4.外單位查閱會計檔案需復印、摘抄，應征得財務科長同意，必要時需經(jīng)分管院長批準，同時須在檔案人員的監(jiān)督下進行，經(jīng)審核無誤，并蓋上檔案室公章方才有效。
5.上級有關部門需查詢、檢查時，應經(jīng)分管院長同意，并在指定地點進行。
五、會計檔案的鑒定、銷毀制度
1.會計檔案的保管期限分為永久和定期二類，定期保管期限分為三年、五年、十年、十五年、二十五年五種。各種會計檔案的保管期限，從會計年度終了的第一天算起。
2.會計檔案保管期限滿，擬銷毀時，由財務科會同檔案室提出建議鑒定報告，編制擬銷毀檔案清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。經(jīng)檔案鑒定小組審查鑒定，認為確無保存價值后，報請院領導批準，并上報衛(wèi)生局審批同意和備案后，方能按要求進行銷毀。銷毀時，應當由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會計檔案時，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容，清點核對所要銷毀的會計檔案;銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。
3.保管期限滿需銷毀的會計檔案中，如有未結(jié)清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，以及其它有關部門規(guī)定需要抽出的憑證、資料，不得銷毀，單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
4.會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊，應由財務科、檔案室保存，保存期限為二十五年。
5.會計檔案銷毀前，對本單位認為重要的會計資料，應復印留存。
單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。本制度如與上級文件有抵觸處，以上級文件規(guī)定為準。
會計檔案的管理制度4
一、目的
根據(jù)財政部、國家檔案局關于印發(fā)《會計檔案管理辦法》的通知的規(guī)定，為了加強公司財務會計檔案的科學管理，建立、健全會計檔案的管理制度，保證會計檔案妥善有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密，完善財務檔案管理工作，特制定本制度。
二、適用范圍：
本制度用于財務部檔案的管理。預算、計劃、制度等文件材料，執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本制度。
三、管理職責
財務部負責檔案的整理、編號、歸檔、調(diào)閱、借閱等，對財務會計檔案的安全、完整、保密負責，對于應當入庫保管的資料應及時入庫納入管理。
四、會計檔案范圍
包含會計憑證、會計賬簿、會計報告以及其他會計核算資料等四個部分。
1、會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
2、會計賬簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡片，輔助帳簿，其他會計帳簿。
3、財務報告類：包括月度、季度、年度財務報告，會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告。
4、其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，以及有關的電子數(shù)據(jù)和相應軟件資料。
五、會計檔案的管理
1、會計檔案的整理立卷：
會計年度終了后，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法，即：分類標準統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號。
1）分類標準統(tǒng)一。一般將財務會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他。
2）檔案形成統(tǒng)一。案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一。
3）管理要求統(tǒng)一。建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄。會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。
2、會計憑證的裝訂：
會計憑證每月裝訂一次，按年分月妥善保管歸檔。會計憑證裝訂前應準備的工作：
1）分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全。
2）按憑證匯總?cè)掌跉w集確定裝訂成冊的本數(shù)。
3）摘除憑證內(nèi)的金屬物，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以翻閱保持數(shù)字完整。
4）整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。檢查附件有否漏缺，如：領料單、入庫單是否隨附齊全。
5）記賬憑證上有關人員的印章是否齊全。
6）會計憑證裝訂時的要求：
a、裝訂時盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱。
b、憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證。
c、裝訂憑證厚度一般為3厘米，裝訂牢固，美觀大方。
7）會計憑證裝訂后的注意事項：
a、每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章。
b、在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。
3、會計賬簿的裝訂：
各種會計賬簿年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，賬簿應按時整理立卷。賬簿裝訂的基本要求：
1）首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù)。
2）然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的`順序裝訂，活頁賬簿裝訂要求：
a、保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，加上封面、封底，裝訂成冊。
b、多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業(yè)務、同類賬頁裝訂在一起。
3）在賬本的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人（經(jīng)辦人）簽章。
4）賬簿裝訂后的其他要求：
a、會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁的現(xiàn)象。
b、封面應齊全、平整、并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細賬。
c、會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。
4、會計檔案的移交歸檔
1）每年形成的會計檔案，由財務部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。在會計年度終了后，可暫由本會計部門保管一年。期滿之后，由會計部門編制移交清冊，移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管。
2）移交檔案部門保管的會計檔案原則上應該保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案部門應當會同財務部和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責任。
5、會計檔案的保管
1）會計檔案的保管期限分永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年、共5類（詳見附表一），保管期限從會計年度終了后的第一天算起。
2）會計檔案室的要求：應選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應備有防火器材。室內(nèi)應經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀、防鼠咬。保持通風透光，并有適當?shù)目臻g、通道和查閱的地方，并防止潮濕。
3）會計檔案應放在專用的鐵皮檔案柜里，按順序碼放整齊，以便查找。
4）設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密。
5）使用電子計算機進行會計核算的，應當保存打印出來的紙質(zhì)會計檔案，使用磁盤、光盤等磁性介質(zhì)保存會計檔案，應報財政局備案。會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。
6、會計檔案的借閱
1）會計檔案為本公司所用，原則上不得借出。本公司人員需要檔案資料，在登記報批后由檔案管理人員陪同翻閱或者復印。
2）外部借閱會計檔案時，應持有單位正式介紹信，經(jīng)會計主管人員和公司領導批準后，方可辦理借閱手續(xù)。由檔案部門建立健全會計檔案查閱、復制、登記制度。
3）借閱手續(xù)：借閱人應認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚。
4）借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記、拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復制原件（如有特殊情況，須經(jīng)領導批準后方能攜帶外出或復制原件）。
7、會計檔案的銷毀保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序進行銷毀：
1）會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀意見，會同財務部門共同鑒定，編制會計檔案銷毀清冊（注明名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容），經(jīng)公司總經(jīng)理審批簽署意見，報請上級主管單位批準后方可予以銷毀。
2）銷毀會計檔案時，由檔案部門和財務部共同派員監(jiān)銷。在銷毀前清點所要銷毀的會計檔案。銷毀后，經(jīng)辦人應在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章。注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負責，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報公司領導，一份歸入檔案備查。
3）會計檔案保管期滿，但未結(jié)清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出另行立卷，由檔案部門保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清單和會計檔案保管清冊中列明。
4）在建設期間的會計檔案，不得銷毀。
六、本制度解釋權歸本公司財務部。
會計檔案的管理制度5
一、總則
為加強公司會計檔案的科學管理，特制定本辦法。
二、會計檔案的界定和主管
會計檔案是指公司會計憑證、會計帳簿和會計報表等會計核算材料。
財務部為會計檔案主管部門。
財務部建立和健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、調(diào)閱和銷毀等管理制度。
公司接受上級財政機關和檔案業(yè)務機關的業(yè)務指導、監(jiān)督與檢查。
三、會計檔案管理
財務部對每年形成的會計檔案，按照歸檔的要求，負責整理立卷或裝訂成冊。當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務部保管1年。期滿后原則上編造清冊移交公司檔案部門。
檔案部門接受保管的會計檔案，原則應當保持原卷冊的封裝;個別需拆封重新整理的，會同財務部和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責任。
會計檔案應妥善保管、存放有序、查找方便，嚴格執(zhí)行安全和保密制度，不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。
公司內(nèi)查閱會計檔案要按規(guī)定辦理手續(xù)。上級機關或外單位需要查閱的，要經(jīng)公司領導批準，且派專人陪同閱看;原件不得借出。
下屬單位(分、子公司)撤并，會計檔案應隨同轉(zhuǎn)移到上級控股公司或指定部門，并辦理好交接手續(xù)。
各種會計杰案的保管期限，可分人永久、定期二類，詳見會計檔案保管期限表。保管期限從會計年度終了后的'第一天起算。
會計檔案保管期滿，需要銷毀的，由公司檔案或財務部提出銷毀意見，并嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊，報經(jīng)主管批準后銷毀。對尚未了結(jié)的債權、債務和法律糾紛涉及的原始資料，應單獨抽出、另行立卷，直至案件結(jié)束為止。
由財務和檔案部門共同派員監(jiān)銷。會計檔案銷毀前，監(jiān)銷人應認真清點核對：銷毀后在銷毀清冊上簽名，并將監(jiān)銷情況上報有關領導。
四、附則
本辦法由財務部會同檔案部門解釋、執(zhí)行，經(jīng)總經(jīng)理批準頒行。
會計檔案的管理制度6
1.目的：會計檔案是檔案的重要組成部分，是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。為了加強會計檔案管理，統(tǒng)一會計檔案管理制度，現(xiàn)根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，制定本辦法。
2.適用范圍：本規(guī)定適用于公司及分子公司。
3.會計檔案管理體系
3.1公司檔案室、財務部及各獨立核算單位檔案室應當依照本辦法管理會計檔案。
3.2公司總經(jīng)辦、財務部共同負責會計檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查。
3.3各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。
4.會計檔案范圍
4.1會計檔案是指會計憑證、會計帳薄和會計報表等會計核算專業(yè)材料，是記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)。
4.2會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證。
4.3會計帳薄類：總帳、明細帳、日記帳、固定資產(chǎn)卡片、輔助帳薄，其他會計帳薄。
4.4財務報告類：月度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明和其他財務報告。
4.5財會電算化檔案：主要是存儲會計數(shù)據(jù)和程序的磁盤或光盤及其它存儲介質(zhì)，系統(tǒng)開發(fā)運行中編制的各種文檔以及其它會計資料。
4.6其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，物資盤存表，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊等。
5.各單位每年形成的會計檔案，應當由會計機構(gòu)按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，編制會計檔案保管清冊。
5.1當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由會計機構(gòu)保管一年，期滿之后，應當由會計機構(gòu)編制移交清冊，移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；未設立檔案機構(gòu)的，應當在會計機構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。出納人員不得兼管會計檔案。
5.2移交本單位檔案機構(gòu)保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案機構(gòu)應當同會計機構(gòu)和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。
6.會計檔案不得自行借出。
6.1如有特殊需要，經(jīng)本單位負責人批準，可以提供會計資料的查閱或復制，并辦理登記手續(xù)。查閱或者復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。涉及司法案件需查閱、復印財會資料時，應事前由公司總經(jīng)辦批準。
6.2各單位應當建立健全會計檔案查閱、復制登記制度。
7.會計檔案的保管期
7.1分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、20xx年、20xx年、25年5類（會計檔案保管期限表附后）。
7.2會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
7.3本辦法規(guī)定的會計檔案保管期限為最低保管期限，各類會計檔案的保管原則上應當按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。
7.4各單位會計檔案的具體名稱如有同本辦法附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似的保管期限辦理。
8.會計檔案的銷毀
8.1保管期滿的會計檔案，除本辦法規(guī)定不得銷毀的情形外，可以按照以下程序銷毀：
8.1.1由本單位檔案機構(gòu)會同會計機構(gòu)提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容；
8.1.2單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見；
8.1.3銷毀會計檔案時，應當由檔案機構(gòu)和會計機構(gòu)共同派員監(jiān)銷；
8.1.4監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，應當按照會計檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點核對所要銷毀的`會計檔案；銷毀后，應當在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告本單位負責人。
8.2保管期滿但未結(jié)清的債權原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
8.3正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。
9.會計檔案的管理
9.1采用電子計算機進行核算的單位，應當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。
9.2單位因撤銷、解散、破產(chǎn)或者其他原因而終止的，在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應當由終止單位的業(yè)務主管公司或財產(chǎn)所有者代管或移交有關檔案代管。法律、行政法規(guī)規(guī)定的，從其規(guī)定。
9.3單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。單位分立后原機構(gòu)代管，各方可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案。單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務相關方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
9.4單位因業(yè)務移交其他單位辦理所涉及的會計檔案，應當由原單位保管，承接業(yè)務單位可查閱、復制與其業(yè)務相關的會計檔案，對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應當單獨抽出由業(yè)務承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
9.5單位合并后原各單位解散或一方存續(xù)其他方解散的，原各單位的會計檔案應當由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍應由原各單位保管。
9.6在建設項目建設期間形成的會計檔案，應當在辦理竣工決算后移交建設項目的接受單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
9.7單位之間交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。
9.7.1移交會計檔案的單位，應當編制會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限等內(nèi)容；
9.7.2交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的單位負責人監(jiān)交。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章。
9.8預算、計劃、制度等文件材料，應當執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。
10.附則：
10.1本制度由公司財務部負責解釋。
10.2本制度施行后，凡既有的類似規(guī)章制度或與之相抵觸的規(guī)定即行廢止。
10.3本制度經(jīng)總經(jīng)理批準后自頒布之日起執(zhí)行。修改時亦同。
會計檔案的管理制度7
會計憑證、會計帳薄、會計報表和其他會計資料是單位經(jīng)濟活動的歷史記錄,是總結(jié)經(jīng)驗教訓、進行決策所需的主要資料,也是檢查各種責任事故的重要依據(jù)。根據(jù)《會計法》的規(guī)定,特制定本規(guī)定。
一、普通教育事業(yè)單位會計檔案包括會計帳薄、會計憑證、會計報表和會計移交清冊、會計檔案銷毀清冊。另如與會計工作有關的會計法令、會計制度、會計檢查報告和工作總結(jié)等,不包括在會計檔案范圍之內(nèi),可按文書檔案管理辦法保管。
二、屬于會計檔案范圍的一切檔案,都要妥善保管,不得毀損和散失。查閱會計檔案,再辦理監(jiān)批登記手續(xù),非經(jīng)批準,不能持出檔案室。已經(jīng)裝訂成冊的會計檔案,要編號、加封皮不通用隨意拆分,以防錯亂丟失。
三、為了業(yè)務工作的'需要和查閱的方便,當年的會計檔案一律由單位的財會部門指定專人負責保管。年度決算終了,由財務部門編造清冊,移交本單位檔案部門負責保管,或者仍由財會部門按照會計檔案管理要求,指定專人負責保管。要采取防蟲蛀鼠咬措施,裝箱入柜,按照規(guī)定保管期間,分別保管。
四、會計檔案保管期限,從會計檔案所屬年度終了后的第二年一月一日起,按照國家會計制度規(guī)定的保管年限計算。
五、會計檔案保管期滿,就可報請上級主管部門批準銷毀。報批前,應先由財務部門會同檔案管理部門進行鑒定,嚴格審查,提出銷毀或延長保管時間的處理意見。然后編造“銷毀會計檔案清冊”,報請本單位領導審查批準后,轉(zhuǎn)報上級主管部門審批。
六、經(jīng)上級主管部門批準銷毀的會計檔案,應由本單位領導指定專人,會同檔案部門和財務部門指派的人員按批準文件清點核對,參加監(jiān)銷。會計檔案銷毀后,經(jīng)辦人和監(jiān)交人應在“銷毀會計檔案清冊”上簽名蓋章,以明確責任,同時應將監(jiān)銷情況向單位領導匯報。“銷毀會計檔案清冊”及其批準文件,作為會計檔案,保存二十五年。
會計檔案的管理制度8
人民醫(yī)院會計檔案管理制度4
1、會計檔案是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù)，必須嚴格執(zhí)行安全和保密制度，嚴防毀損、散失和泄密。
2、單位每年形成的會計檔案，由財務科負責整理立卷，裝訂成冊。當年會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務科保管一年。期滿之后，編造清冊移交檔案室保管。財務科不得自行封包保存。
3、會計檔案向外單位提供利用時，檔案原件原則上不得借出，如有特殊需要，須報上級主管部門批準。但不得拆散原卷冊，并應限期歸還。
4、各種會計檔案保管的`期限：
�。�1）5年保管期：會計月、季報表
�。�2）15年保管期：總帳、明細分類帳；原始憑證和記帳憑證；會計移交清冊
�。�3）25年保管期：現(xiàn)金日記帳、銀行存款日記帳
（4）永久性保管期：會計年度決算報表；會計檔案保管，銷毀清冊；職工工資及獎金發(fā)放清冊。
5、會計檔案保管期滿，需要銷毀時，由檔案室提出銷毀意見，會同財務科共同鑒定，嚴格審查，編造會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱。卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。報領導批準后方可銷毀。銷毀時，應由檔案室、財務科共同派員監(jiān)督。監(jiān)銷人在銷毀后必須在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告領導。
6、會計檔案銷毀前，對本單位認為重要的會計資料，應復留存，以便備查。
會計檔案的管理制度9
一、會計檔案范圍
按國家《會計檔案管理辦法》規(guī)定的范圍執(zhí)行。
二、會計檔案整理
公司形成的會計檔案，由會計部門按照檔案管理的要求，整理、裝訂成冊并由裝訂人員登記保管清冊。
1、會計憑證每月進行整理裝訂，封面所列項目要填寫齊全。
2、年終打印輸出全年各類帳簿，整理裝訂成冊，編寫頁碼，填寫目錄，封皮所列項目要注明單位名稱、年度、帳目名稱、單位負責人、會計負責人、裝訂人等。
3、會計報表年終按月排序裝訂成冊，封面所列項目要填寫齊全。
4、其它會計核算資料應分類整理，加封面裝訂成冊。
5、按年度編制會計檔案清單。內(nèi)容包括：會計檔案名稱、數(shù)量、號碼和會計檔案移交人、保管人。
三、會計檔案保管
1、實行專人管理。會計憑證、會計賬簿、會計報表由會計部指定專人負責保管，電子帳套備份由財務部經(jīng)理負責保管。
2、財務檔案開放部分為上年和本年，超過兩年的'財務檔案全部封存。
3、電腦財務帳套開放部分為上年和本年，超過兩年的財務帳套加密封存。密碼由財務部經(jīng)理保存。
4、會計檔案專管人員必須嚴格執(zhí)行保密制度，保證會計檔案的安全，嚴防毀損、散失和泄密。
5、更換會計檔案專管人員時應按規(guī)定辦理會計檔案管理工作交接手續(xù)。
6、嚴禁將會計檔案帶出公司，對于須將會計檔案帶出公司查閱的，必須經(jīng)主管財務的副總經(jīng)理批準。
四、會計檔案查閱
1、嚴格會計信息、會計檔案的保密制度，除經(jīng)主管財務的副總經(jīng)理批準外，任何部門和個人不得向其他單位或個人提供公司財務會計信息，或借閱會計檔案。有違反者按公司保密制度管理辦法處理，嚴重者追究法律責任。
2、除國家規(guī)定的外，會計檔案不對外借閱，如遇特殊情況，外部單位需查閱會計檔案，或需要復制、翻錄、抄錄等，必須經(jīng)主管財務副總經(jīng)理批準，并做好詳細的登記。
3、兩年以上的財務檔案查閱須經(jīng)主管財務的副總批準，并做好詳細的登記。
4、會計檔案在查閱過程中，不許在會計檔案上做任何記錄、勾、劃和涂改，拆散原卷冊，更不能抽撤單據(jù)。
五、會計檔案銷毀
1、會計檔案按國家《會計檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限進行保存，任何人不得隨意銷毀。
2、會計檔案保管期滿，需銷毀時，由財務部經(jīng)理提出銷毀意見，會同總經(jīng)辦共同鑒定，編造會計檔案銷毀清冊，由公司總經(jīng)理批準后銷毀。
3、對于未了結(jié)債權債務的會計檔案，應另行立卷建檔，由會計檔案保管人員保管到結(jié)清為止。
會計檔案的管理制度10
一、會計年度終了，將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。
各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。
各類資料整理要求：
1.會計憑證。
�。�1）按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。
（2）分散裝訂：根據(jù)憑證號的順序多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。
（3）裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
2、會計賬簿。
各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。
（1）會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容。
�。�2）會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。
（3）活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。
不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。
�。�4）會計賬簿的裝訂順序：會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底。
�。�5）裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。
（6）賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。
�。�7）裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
（8)會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借）款日記賬、明細分類賬、輔助臺賬。
3、會計報表。
會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂
成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。
4、電子會計檔案。
�。�1）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防范自然災害、意外事故和人為破壞的影響。
（2）按月備份：每月末將財務服務器自動儲存數(shù)據(jù)分別備份在管理員電腦硬盤和獨立硬盤中，月度備份不少于兩份。
�。�3）按年刻錄光盤：年終60日內(nèi)，在光盤上刻錄上年備份數(shù)據(jù)后統(tǒng)一歸檔保管。
�。�4）單位檔案管理機構(gòu)接收電子會計檔案時，應當對電子會計檔案的準確性、完整性、可用性、安全性進行檢測，符合要求的才能接收。
�。�5）形成的電子會計資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計檔案。
二、當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務管理部指定保管人保管一年（且出納人員不得兼管會計檔案）。
期滿30日內(nèi)，由財務管理部指定保管人員編制移交清冊，移交公司董事會統(tǒng)一保管。
三、移交檔案管理部門保管的會計檔案，原則上應當保持原卷冊的封裝。
個別需要拆封重新整理的，檔案管理部門應當會同財務管理部和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。
第五條財務管理部和分管檔案部門保存的會計檔案不得
借出。
如有特殊需要，經(jīng)股東指派人員（另設置）批準后，可以提供查閱或復制，并辦理登記手續(xù)。
查閱或復制會計檔案的人員，嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。
一、由檔案管理部門建立健全會計檔案查閱、復制、登記制度并參照集團《檔案管理辦法》辦理審批手續(xù)。
二、會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。
定期保管期限一般分為10年和30年。
三、會計檔案的保管期限，從會計年度終了后的第一天算起。
第六條本辦法規(guī)定的'會計檔案保管期限為最低保管期限，各類檔案的保管按照本辦法附表所列期限執(zhí)行。
第七條保管期滿的會計檔案，除本第七條規(guī)定的情形外，可以按照以下程序銷毀：一、本公司分管檔案部門會同財務管理部提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。
二、單位負責人在會計檔案銷毀清冊上簽署意見。
三、銷毀會計檔案時，由股東指派人員匯同檔案管理部門和財務管理部共同派員監(jiān)銷。
四、監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，按照會計檔案銷毀清冊所
列內(nèi)容清點核對所要銷毀的會計檔案；銷毀后，應在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告單位負責人。
第八條保管期滿但未結(jié)清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。
單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。
項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷毀。
第九條使用電子計算機進行會計核算，應當保存打印出的紙質(zhì)會計檔案。
使用磁盤、光盤等磁性介質(zhì)保存會計檔案，應專柜保管。
第十條公司應交接會計檔案的，交接雙方應當辦理會計檔案交接手續(xù)。
移交會計檔案的單位，按規(guī)編制完會計檔案移交清冊，列明應當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號，應保管期限、已保管期限等內(nèi)容。
交接會計檔案時，交接雙方應當按照會計檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接，并由交接雙方的公司單位負責人負責監(jiān)交。
交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應當在會計檔案移交清冊上簽名或蓋章。
第十一條預算、計劃、制度等文件材料，應當執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本辦法。
第十二條未按本制度規(guī)定妥善保管、歸檔會計檔案，造
成會計檔案資料損毀、滅失，給公司造成經(jīng)濟損失的，承擔賠償責任及相應法律責任。
第十三條本辦法適用于集團公司及下屬各子公司，本辦法由財務管理部負責解釋和修訂，自發(fā)布之日起實施。
會計檔案的管理制度11
一、目的
根據(jù)財政部、國家檔案局關于印發(fā)《會計檔案管理辦法》的通知的規(guī)定，為了加強公司財務會計檔案的科學管理，建立、健全會計檔案的管理制度，保證會計檔案妥善有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密，完善財務檔案管理工作，特制定本制度。
二、適用范圍：
本制度用于財務部檔案的管理。預算、計劃、制度等文件材料，執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不適用本制度。三、管理職責
財務部負責檔案的整理、編號、歸檔、調(diào)閱、借閱等，對財務會計檔案的安全、完整、保密負責，對于應當入庫保管的資料應及時入庫納入管理。
四、會計檔案范圍
包含會計憑證、會計賬簿、會計報告以及其他會計核算資料等四個部分。 1、會計憑證類：原始憑證，記帳憑證，匯總憑證，其他會計憑證; 2、會計賬簿類：總帳，明細帳，日記帳，固定資產(chǎn)卡片，輔助帳簿，其他會計帳簿;
3、財務報告類：包括月度、季度、年度財務報告，會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務報告;
4、其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對帳單，其他應當保存的會計核算專業(yè)資料，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊，以及有關的電子數(shù)據(jù)和相應軟件資料。
五、會計檔案的管理
1、會計檔案的整理立卷：會計年度終了后，對會計資料進行整理立卷。會計檔案的整理一般采用“三統(tǒng)一”的辦法，即：分類標準統(tǒng)一、檔案形成統(tǒng)一、管理要求統(tǒng)一，并分門別類按各卷順序編號。
1)、分類標準統(tǒng)一。一般將財務會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他;
2)、檔案形成統(tǒng)一。案冊封面、檔案卡夾、存放柜和存放序列統(tǒng)一; 3)、管理要求統(tǒng)一。建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄;會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立卷，其他零星資料按年度排序匯編裝訂成冊。 2、會計憑證的裝訂
會計憑證每月裝訂一次，按年分月妥善保管歸檔。會計憑證裝訂前應準備的.工作：
1)、分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全; 2)、按憑證匯總?cè)掌跉w集確定裝訂成冊的本數(shù);
3)、摘除憑證內(nèi)的金屬物，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以翻閱保持數(shù)字完整;
4)、整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。檢查附件有否漏缺，如：領料單、入庫單是否隨附齊全; 5)、記賬憑證上有關人員的印章是否齊全; 6)、會計憑證裝訂時的要求：
a、裝訂時盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱;
、憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證;
C、裝訂憑證厚度一般為3厘米，裝訂牢固，美觀大方。 7)、會計憑證裝訂后的注意事項:
a、每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)、會計主管人員和裝訂人員簽章;
、在封面上編好卷號，按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。
3、會計賬簿的裝訂
各種會計賬簿年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，賬簿應按時整理立卷。賬簿裝訂的基本要求：
1)、首先按賬簿啟用表的使用頁數(shù)核對各賬戶是否相符，賬頁數(shù)是否齊全，序號排列是否連續(xù);
2)、然后按會計賬簿封面、賬簿啟用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數(shù)順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂，活頁賬簿裝訂要求：
a、保留已使用過的賬頁，將賬頁數(shù)填寫齊全，去除空白頁和撤掉賬夾，加上封面、封底，裝訂成冊;
、多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數(shù)量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業(yè)務、同類賬頁裝訂在一起。
3)、在賬本的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員和裝訂人(經(jīng)辦人)簽章;
4)、賬簿裝訂后的其他要求:
a、會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、掉頁的現(xiàn)象; b、封面應齊全、平整、并注明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬、分戶明細賬;
c、會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。 4、會計檔案的移交歸檔
1)、每年形成的會計檔案，由財務部按照歸檔要求，負責整理立卷，裝訂成冊，
編制會計檔案保管清冊。在會計年度終了后，可暫由本會計部門保管一年。期滿之后，由會計部門編制移交清冊，移交本單位檔案部門統(tǒng)一保管;
2)、移交檔案部門保管的會計檔案原則上應該保持原卷冊的封裝。個別需要拆封重新整理的，檔案部門應當會同財務部和經(jīng)辦人共同拆封整理，以分清責任。 5、會計檔案的保管
1)、會計檔案的保管期限分永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年、共5類(詳見附表一)，保管期限從會計年度終了后的第一天算起;
2)、會計檔案室的要求:應選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應備有防火器材;室內(nèi)應經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀、防鼠咬;保持通風透光，并有適當?shù)目臻g、通道和查閱的地方，并防止潮濕;
3)、會計檔案應放在專用的鐵皮檔案柜里，按順序碼放整齊，以便查找; 4)、設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密;
5)、使用電子計算機進行會計核算的，應當保存打印出來的紙質(zhì)會計檔案，使用磁盤、光盤等磁性介質(zhì)保存會計檔案，應報財政局備案。會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。 6、會計檔案的借閱
1)、會計檔案為本公司所用，原則上不得借出。本公司人員需要檔案資料，在登記報批后由檔案管理人員陪同翻閱或者復印;
2)、外部借閱會計檔案時，應持有單位正式介紹信，經(jīng)會計主管人員和公司領導批準后，方可辦理借閱手續(xù);由檔案部門建立健全會計檔案查閱、復制、登記制度;
3)、借閱手續(xù)：借閱人應認真填寫檔案借閱登記簿，將借閱人姓名、日期、數(shù)量、內(nèi)容、歸期等情況登記清楚;
4)、借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記、拆散原卷冊，也不得涂改抽
換、攜帶外出或復制原件(如有特殊情況，須經(jīng)領導批準后方能攜帶外出或復制原件)。 7、會計檔案的銷毀
保管期滿的會計檔案，可以按照以下程序進行銷毀：
1)、會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀意見，會同財務部門共同鑒定，編制會計檔案銷毀清冊(注明名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容)，經(jīng)公司總經(jīng)理審批簽署意見，報請上級主管單位批準后方可予以銷毀;
2)、銷毀會計檔案時，由檔案部門和財務部共同派員監(jiān)銷。在銷毀前清點所要銷毀的會計檔案;銷毀后，經(jīng)辦人應在會計檔案銷毀清冊上簽名蓋章;注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負責，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報公司領導，一份歸入檔案備查;
3)、會計檔案保管期滿，但未結(jié)清的債權債務原始憑證和涉及其他未了事項的原始憑證，不得銷毀，應當單獨抽出另行立卷，由檔案部門保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨抽出立卷的會計檔案，應當在會計檔案銷毀清單和會計檔案保管清冊中列明;
4)、在建設期間的會計檔案，不得銷毀。六、本制度解釋權歸本公司財務部。
附表一:會計檔案保管期限表
編制/日期：審核/日期：批準/日期：
會計檔案的管理制度12
第一章總則
為了加強會計檔案管理,保證會計檔案的安全、完整、及時,根據(jù)《中華人民共和國會計法》和《中華人民共和國檔案法》及財政部《會計檔案管理辦法》的規(guī)定,結(jié)合本公司實際情況，制定本辦法。
第二章會計檔案管理部門
1.公司檔案主管部門和財務部門共同負責會計檔案工作的指導、監(jiān)督和檢查。會計檔案的具體管理工作由財務部門負責，由財務部門指定專人負責在專門地點保管。保管地點應具備完善的防潮、防霉、防蛀、防火、防盜等條件。
2.財務部門及公司內(nèi)部有關的分公司、子公司，必須建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱、嚴防毀損、散失和泄密。
第三章會計檔案歸檔的范圍
1.會計憑證。包括外來的和自制的各種原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表，涉及對外對私改造資料，銀行存款(借款)對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。
2.會計賬簿。包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。
3.財務報告。包括《會計制度》規(guī)定和主管部門臨時通知編報的主要財務指標快報，月、季、年度會計報表，報表附注及財務情況說明書。上級主管部門對報告的批復及社會審計的審計報告。
4.其它會計核算資料。凡與會計核算緊密相關的，由會計部門負責辦理的有參考價值的數(shù)據(jù)資料。
5.增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票。
第四章會計檔案的整理
會計年度終了后，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。
1.會計憑證。
(1)按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。
(2)分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。
(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
2.會計賬簿。
各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。
(1)會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其它內(nèi)容。
(2)會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。
(3)活頁賬簿去空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。
(4)會計賬簿的裝訂順序：
會計賬簿裝訂封面→賬簿啟用表→賬戶目錄→按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁→會計賬簿裝訂封底。
(5)裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。
(6)賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人印章。
(7)裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
(8)會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。
3.會計報表。
會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。
第五章 會計檔案的歸檔保管
1 財務檔案包括：原始憑證、記賬憑證、手工賬薄、財務報表、納稅申報表及稅務相關資料、各種票據(jù)領購使用登記薄、財務人員移交清單及交接登記薄、財務軟件計算機拷貝磁盤或光盤、各種經(jīng)濟合同、項目成本資料、資產(chǎn)評估報告、借款合同及抵...
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會計檔案的管理制度13
1、公司的會計檔案是指會計憑證、會計帳簿(含備查帳簿)、財務報表、財務計劃 、財務分析等會計核算專業(yè)的文字、圖表和電腦軟盤資料 。它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要資料和證據(jù)，必須切實加強對會計檔案的管理。
2、會計檔案由公司財務部負責管理，由主辦會計組織有關人員，嚴格按照《會計人員工作規(guī)則》要求，對會計檔案進行定期收集，審查核對，分類裝訂成冊或整理成卷、編制目錄及序號進行登記，嚴防毀損、散失和泄密。年度的會計資料歸檔時間為次年的2月底以前。
3、會計檔案由主辦會計負責保管，做到不丟失、不缺損、不爛、不被蟲蛀等，財務部定期不定期檢查會計檔案保管情況，及時處理檔案保管中存在的問題。
4、會計檔案管理人員應將歸檔的會計資料，按年、季、月順序立卷登記存放。
5、財務人員因工作需要查閱檔案時必須向檔案管理人員打招呼，閱后近規(guī)定順序及時歸還原處。
6、公司各部門因公需要查閱會計檔案時，必須經(jīng)財務部負責人同意，由檔案管理人員接待查閱。
7、外單位人員因公需要查閱會計檔案時，應持有單位介紹信及工作證，經(jīng)公司領導批準，財務部負責人指定由檔案管理人員接待查閱，并要詳細登記查閱會計檔案人的工作單位，查閱日期，會計檔案名稱及查閱事由。
8、會計檔案，原則上不對外借，如有特殊情況需要，須經(jīng)公司領導或財務部負責人批準后方能外借或復印，并辦理有關手續(xù)，外借期間不得轉(zhuǎn)借他人，不得拆散原卷冊，要限期歸還。
9、會計檔案的保管期限，根據(jù)其特點和使用價值，分為永久、定期二類，定期保管期分為三年、五年、十五年、二十五年。具體保管期限詳見附表。
10、會計檔案保管期滿需要銷毀時，由會計檔案管理人員提出銷毀意見，由公司領導、財務部負責人及有關人員共同簽定，嚴格審查，編制會計檔案銷毀清冊，報上級方管部門批準后執(zhí)行銷毀。銷毀時應派人監(jiān)毀，并在銷毀清單上簽名或蓋章。應保存的資料，按上級有關規(guī)定執(zhí)行。
11、由于單位人員的變動，會計檔案需要移交時，由移交人辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
12、撤銷、合并單位和建設單位完工后，會計檔案應隨同單位的全部檔案一并移交指定單位，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。
表、記賬憑證、記賬憑證匯總表，涉及對外對私改造資料，銀行存款(借款)對賬單及余額調(diào)節(jié)表等。年度終了都必須按照規(guī)定歸檔。
2、會計賬簿：包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。
3、財務報告：包括《會計制度》規(guī)定和主管部門臨時通知編報的主要財務指標快報，月、季、年度會計報表，報表附注及財務情況說明書。上級主管部門對報告的批復及社會審計的審計報告。
4、其他會計核算資料：凡與會計核算緊密相關的，由會計部門負責辦理的有參考價值的數(shù)據(jù)資料。
5、增值稅專用發(fā)票和普通發(fā)票。
第四章 會計檔案的整理
會計年終了后，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理立卷。各種會計檔案應按會計檔案材料的關聯(lián)性，分門別類地組成幾個類型的案卷，將各卷按順序編號。
1、會計憑證。
(1)按月立卷：每月末將裝訂成冊的憑證，統(tǒng)一登記案卷目錄，每月立卷一份。
(2)分散裝訂：根據(jù)憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀。
(3)裝訂封面的所有內(nèi)容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、號碼、裝訂人簽章等。
2、會計賬簿
各種會計賬簿辦理完年度結(jié)賬后，除跨年使用的賬簿外，其他均需整理妥善保管。
(1)會計賬簿在辦理完年度結(jié)賬后，只在下一行的摘要欄填寫“結(jié)轉(zhuǎn)下年”字樣，不填其他內(nèi)容。
(2)會計賬簿在裝訂前，應按賬簿啟用表的使用頁數(shù)，核對各個賬戶賬面是否齊全，是否按順序排列。
(3)活頁賬簿支空白頁后，將本賬面數(shù)項填寫齊全，撤去賬尺，用堅固耐磨的紙張做封面、封底，裝訂成冊。不同規(guī)格的活頁賬不得裝訂在一起。
(4)會計賬簿的裝訂順序：會計賬簿裝訂封面—賬簿啟用表—賬戶目錄—按本賬簿頁數(shù)順序裝訂賬頁—會計賬簿裝訂封底。
(5)裝訂后的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現(xiàn)象。
(6)賬簿裝訂的封口處，應加蓋裝訂人的`印章。
(7)裝訂后，會計賬簿的脊背應平整，并注明所屬年度及賬簿名稱和編號。
(8)會計賬簿的編號為一年一編，編號順序為總賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存(借)款日記賬、分戶明細賬、輔助賬。
3、會計報表
會計報表編制完成并按時報送后，留存報表均應按月裝訂成冊，年度終了統(tǒng)一歸檔保管。
第五章 會計檔案的歸檔保管
1、當年的會計檔案在會計年度終了后，可暫由財務部門保管一年，期滿后存入檔案并由專人保管。
2、會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、立卷、保管、調(diào)閱、銷毀等一系列工作。
3、機構(gòu)變動或檔案管理人員調(diào)動時，應辦理交接手續(xù)，由原管理人員編制會計檔案移交清冊，將全部案卷逐一點交，按管人員逐一接收。
第六章 會計檔案的借閱使用
1、財務部建立會計檔案清冊和借閱登記清冊。
2、凡需借會計檔案人員，須經(jīng)財務負責人或單位領導批準后，方可辦理調(diào)閱手續(xù)。
3、借閱會計檔案人員，不得在案卷中標畫，不得拆散原卷冊，更不得抽換。
4、借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，特殊情況，須經(jīng)單位領導批準需要復制會計檔案的，須經(jīng)財務負責人或單位領導批準后方可復制。
第七章 各種會計檔案保管期限
1、會計憑證保管15年。
2、會計賬簿保存15年，其中現(xiàn)金和銀行存款日記賬保25年。
3、會計報表保存10年，其中年度決算表永久保存。
4、發(fā)貨票保管5年。
第八章 會計檔案的銷毀
1、會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀清單，匯同財務部門共同鑒定后，編制會計檔案銷毀清冊，報經(jīng)主管經(jīng)理和上級主管部門批準后，方可銷毀。對其中未了結(jié)的債權、債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權、債務時為止。
2、按規(guī)定銷毀會計檔案時，應由檔案部門和財會部門、審計部門共同派人監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案以前要認真清點、核對，銷毀后，在銷毀清冊上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況以書面形式報告有關領導。
第九章 附則
本制度自頒布之日起實施，未涉及情況按國家有關規(guī)定處理。
會計檔案的管理制度14
第一條會計檔案管理根據(jù)國家檔案管理的有關規(guī)定，結(jié)合具體實際，建立會計檔案管理制度。
第二條財務管理部負責會計檔案的整理、組卷、歸檔工作。平時逐月做好記帳憑證、報表的裝訂工作并加蓋有關人員的印章。按照檔案標準要求，年度終了后，在次年三月以前做好報表、帳簿的立卷、裝訂工作，按報表、帳簿、憑證順序排列，編好案卷號，抄寫案卷目錄一式三份，一份會計部門保存，一份存入檔案箱，一份隨同檔案移交檔案室保管。
第三條會計檔案由財務管理部保存一年后，移交檔案室保管，移交時，雙方在移交清單上簽字，明確責任。
第四條會計人員和檔案管理人員調(diào)動工作，必須辦好移接交手續(xù)后才能離職。
第五條會計檔案應做到科學管理，即：存放有序、查找方便、防蛀、防鼠、防霉，防火，確保檔案資料的完整、安全。
第六條非財務人員查閱檔案，須經(jīng)財務部及檔案管理人員同意；財務部人員查閱，須經(jīng)檔案管理人員同意；外單位查閱應憑該單位介紹信，經(jīng)檔案主管部門領導批準方可查閱。查閱檔案應辦理必要的登記手續(xù)。會計檔案不得外借，特殊情況須經(jīng)總經(jīng)理批準可提供復印件。
第七條會計檔案保管到期，由檔案室提出銷毀意見，會同會計部門審查鑒定，編制會計檔案銷毀清冊，由公司總經(jīng)理簽署意見。同時將需永久保存的有關憑證抽出組成永久案卷保管。
第八條銷毀檔案時應由會計機構(gòu)、檔案機構(gòu)共同派員監(jiān)銷參加，參加人員應對批準銷毀的會計檔案進行清點、核對，并在銷毀清冊上簽字，并將監(jiān)銷情況報告總經(jīng)理。銷毀清冊列入會計檔案作永久保存。
財務會計檔案管理制度3
一、酒店財務會計檔案包括會計憑證、會計帳簿、會計報表、會計文件和其他有保存價值的資料；
二、會計經(jīng)理每年對酒店財務會計檔案按種類、分年度裝訂成冊，并在封面上記載檔案內(nèi)容、時間、頁數(shù)、編號予以歸檔；
三、財務會計檔案須按國家《會計檔案管理制度》的規(guī)定時間進行保管。
四、財務會計檔案未經(jīng)總經(jīng)辦批準不得外借，內(nèi)部借閱須經(jīng)財務總監(jiān)批準并辦理相關借閱登記手續(xù)。
五、財務部的管理人員因工作變動，需辦理檔案移交手續(xù)，監(jiān)交人、移交人和接收人須在移交清單（冊）上簽認。
六、財務會計檔案保管期滿需銷毀時，會計經(jīng)理須提交書面銷毀意見及需銷毀的會計檔案清冊，經(jīng)財務總監(jiān)審核，呈報總經(jīng)辦批準后執(zhí)行。銷毀時，由會計經(jīng)理與總經(jīng)辦指定人員共同銷毀，并在銷毀清冊上簽名及加蓋公章。
財務會計檔案管理制度4
第1條會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告等會計核算專業(yè)資料,它是記錄和反映各單位經(jīng)濟業(yè)務的重要史料和證據(jù),具體包括:
1、會計憑證類:原始憑證、記賬憑證、匯總憑證和其他會計憑證。
2、會計賬簿類:總賬、日記賬、明細表、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿和其他會計賬簿。
3、財務報告類:月度、季度、年度財務報告,包括會計報表、附表附注、財務分析及統(tǒng)計報表和其他財務報告。
4、其他類:銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、往來對賬確認表、驗收回單、銷售合同、采購合同、外來文件、外發(fā)文件、內(nèi)部文件、會計檔案保管清單、會計檔案移交清單、會計檔案銷毀清單。
第2條會計檔案保管期限分為永久、定期二種,定期保管期限分為3年、5年、15年、25年,共5類。各類檔案的對應保管期限閱附件。
會計檔案的保管期限,從會計年度終了后的第一天算起。
會計檔案保管期限必須按照國家的規(guī)定執(zhí)行,凡與國家的'規(guī)定有沖突的,視同自動作廢。
第3條采用電子計算機進行核算的單位,應當按照相關規(guī)定和要求打印憑證、賬簿,并按本制度進行管理。
第4條各辦事處因撤銷、解散或其他原因而終止的,在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案,應當上交財務部。
第5條會計檔案應按以下內(nèi)容進行歸類和編號:
1、憑證:大類編號為a。
憑證設置要結(jié)合企業(yè)實際,可按崗位對應設置,可分為:現(xiàn)金憑證,編號1001-1***;銀行憑證,編號20xx-2***;銷售憑證,編號3001-3***;采購憑證,編號4001-4***;轉(zhuǎn)賬憑證,編號5001-5***�？梢缹嶋H情況分得更細。
2、賬簿:大類編號為b。
賬簿編號應當按照科目的次序進行連續(xù)編號:總賬賬簿編號為01;現(xiàn)金賬簿為02;銀行賬簿編號為03;以此類推。
3、財務報告:大類編號為c。
財務報告分為會計報表、財務分析和成本報表。1月會計報表編號為101。2月會計報表編號為102,以此類推;1月財務分析編號為201,2月財務分析編號為202,以此類推;1月成本報表編號為301,2月成本報表編號為302,以此類推。
4、應收賬款往來確認:大類編號為d。
應收賬款往來確認編號按照月份進行連續(xù)編號:1月有一本編號為101;2月沒有對賬確認,沒有編號;3月有兩本編號為302-303;四月有三本編號為404-406;以此類推。
5、應付賬款往來確認:大類編號為e。
應付賬款往來確認編號按照月份進行連續(xù)編號:1月有一本編號為101;2月沒有對賬確認,沒有編號;3月有三本編號為302-304;四月有兩本編號為405-406;以此類推。
6、驗收回單:大類編號為f。
驗收回單編號按照月份進行連續(xù)編號:1月有五本編號為1001-1005;2月有10本編號為20xx-20xx;3月有八本編號為3016-3023;以此類推。
7、銷售合同:大類編號為g。
銷售合同編號按照簽訂時間順序進行連續(xù)編號:20xx年1月3日簽訂第一份合同,編號為-01;20xx年2月5日簽訂第二份合同,編號為-02;以此類推。
8、采購合同:大類編號為h。
采購合同編號按照簽訂時間順序進行連續(xù)編號:20xx年1月6日簽訂第一份合同,編號為-01;20xx年2月1日簽訂第二份合同,編號為-02;以此類推。
9、其他合同:大類編號為i。
其他合同編號按照簽訂時間順序進行連續(xù)編號:20xx年1月6日簽訂第一份合同,編號為-01;20xx年2月1日簽訂第二份合同,編號為-02;以此類推。其他合同主要包括基建合同、租賃合同等。
10、銀行對賬單:大類編號為j。
銀行對賬單編號按照月份進行連續(xù)編號:1月有三張編號為1001-1003;2月有八張編號為20xx-20xx;3月有六張編號為3012-3017;以此類推。
每月銀行對賬單上必須有一張銀行余額調(diào)節(jié)表。
11、外來文件:大類編號為k。
外來文件編號可按時間順序并結(jié)合分類進行連續(xù)編號,如-1(分類)-01。非重要的外來文件可以不存檔。
12、外發(fā)文件:大類編號為l。
外發(fā)文件編號可按發(fā)生時間順序進行連續(xù)編號,如-01。
13、財務制度:大類編號為m。
財務制度編號可按發(fā)生時間順序進行連續(xù)編號,如-01。
14、財務通知:大類編號為n。
財務通知編號可按發(fā)生時間順序進行連續(xù)編號,如-01。
15、審批文件:大類編號為
審批文件編號可按發(fā)生時間順序進行連續(xù)編號,如-01。主要包括經(jīng)營活動審批文件。一般來講,涉及與會計賬務處理有關的審批文件都要將原件放入憑證里,再復印一份存檔,以便于查閱和再復印之用。
16、工作報告:大類編號為p。
工作報告編號按照發(fā)生時間順序分兩種進行獨立編號:一種是向上級匯報的報告,編號為-1(向上級匯報)-01;另一種是下級或同級送財務部的報告,編號為-2(向財務部匯報)-01。
17、內(nèi)部文件:大類編號為q。
內(nèi)部文件編號可按時間順序進行編號,如-01。主要包括內(nèi)部部門之間的通知、知會書等與會計賬務處理無關的重要性文件。
18、管理清單:大類編號為r。
管理清單編號按照時間順序進行編號,如-01。主要包括檔案管理目錄匯總清單、檔案移交清單、檔案銷毀清單、檔案借出登記清單、崗位檔案責任管理清單等。
會計檔案的管理制度15
一、目的：
為了加強公司財務檔案的科學管理，建立、健全會計檔案的管理制度，完善財務檔案管理工作，使其規(guī)范化、系統(tǒng)化，特制定本制度。
二、適用范圍
本制度用于財務部檔案的管理。
三、檔案管理職責
財務部負責檔案的整理、編號、調(diào)閱、借閱等，對財務會計檔案的安全、完整、保密負責，對于應當入庫保管的資料應及時入庫納入管理。
四、財務檔案定義
會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和會計報表以及其他會計核算的資料，它是記錄和反映經(jīng)濟業(yè)務的重要歷史資料和證據(jù)。
五、會計檔案范圍
包含會計憑證、會計賬簿、會計報表以及其他會計核算資料等四個部分。
（一）會計憑證
會計憑證是記錄經(jīng)濟業(yè)務，明確經(jīng)濟責任的書面證明。它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證匯總表、記賬憑證、記賬憑證匯總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。
�。ǘ⿻嬞~簿、
會計賬簿是一定格式、相互聯(lián)結(jié)的賬頁組成，以會計憑證為依據(jù)，全面、連續(xù)、系統(tǒng)地記錄各項經(jīng)濟業(yè)務的簿籍。它包括按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類賬、現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬以及輔助記備查簿等。
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會計報表是反映企業(yè)財務狀況和經(jīng)營成果的總結(jié)性書面文件，有主要財務反映指標快報，月、季度會計報表、中期會計報表、年度會計報表。包括資產(chǎn)負債表、損益表、現(xiàn)金流量表、會計報表附表、附注、財務情況說明書等。
（四）其他會計核算資料
其他會計核算資料屬于經(jīng)濟業(yè)務范疇，與會計核算、會計監(jiān)督緊密相關的，由財務部門負責辦理的有關數(shù)據(jù)資料。如：經(jīng)濟合同、財務數(shù)據(jù)統(tǒng)計資料、財務清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊等。會計電算化存貯在磁盤上的會計數(shù)據(jù)、程序文件及其他會計資料均應視同會計檔案管理。
六、會計檔案的裝訂和保管
會計檔案的裝訂：會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。會計憑證的裝訂，一般每月裝訂一次。裝訂好的憑證按年分月妥善保管。
�。ㄒ唬⿻嫅{證裝訂前的準備工作：
（1）分類整理，按順序排列，檢查日數(shù)、編號是否齊全；
（2）摘除憑證內(nèi)的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針），對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數(shù)字完整；
�。�3）整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發(fā)現(xiàn)缺號要查明原因。再檢查附件有否漏缺，領料單、入庫單、工資、獎金發(fā)放單是否隨附齊全；
（二）會計憑證裝訂時的要求：
�。�1）裝訂盡可能縮小所占部位，使記賬憑證及其附件保持盡可能大的顯露面，以便于事后查閱。
�。�2）憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印制，封面規(guī)格略大于所附記賬憑證；
�。�3）裝訂憑證厚度一般為3厘米，裝訂牢固，美觀大方。
（三）會計憑證裝訂后的注意事項：
�。�1）每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)。
（2）在封面上編好卷號，會計憑證裝訂成冊后，裝入會計憑證檔案盒以便妥善保護。按編號順序入柜，并要在顯露處標明憑證種類編號，以便于調(diào)閱。
（四）會計檔案的保管要求。
（1）會計檔案室應選擇在干燥防水的地方，并遠離易燃品堆放地，周圍應備有防火器材。
�。�2）會計檔案應放在專用的.鐵皮檔案柜里，按順序碼放整齊，以便查找。
�。�3）會計檔案室內(nèi)應經(jīng)常保持清潔衛(wèi)生，以防蟲蛀、防鼠咬。
�。�4）會計檔案室保持通風透光，并有適當?shù)目臻g、通道和查閱的地方，以利查閱，并防止潮濕；
�。�5）設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿，嚴防毀壞損失、散失和泄密；
�。�6）會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。
�。ㄎ澹n案保管期限
（1）原始憑證、記賬憑證、匯總憑證15年。
�。�2）銀行存款余額調(diào)節(jié)表和銀行對賬單5年。
（3）日記賬15年。其中：現(xiàn)金和銀行存款日記賬25年。
�。�4）明細賬、總賬、輔助賬15年。
�。�5）固定資產(chǎn)報廢清理后固定資產(chǎn)卡片及清單保管5年。
（6）主要財務指標報表（包括文字分析）3年。
�。�7）月、季度會計報表（包括文字分析）5年。
（8）年度會計報表（包括文字分析）永久。
（9）會計檔案保管清冊及銷毀清冊永久。
（10）主要財務會計文件、合同、協(xié)議永久。
七、財務信息化檔案
（1）財務信息化會計檔案的涵義：財務信息化檔案指存儲在計算機、磁盤、光盤、打印出來的書面等形式的會計數(shù)據(jù)；會計數(shù)據(jù)是指科目體系、各類編碼、各種應用方案、記帳憑證、會計帳簿、會計報表（包括報表格式和計算公式）等數(shù)據(jù)；
�。�2）財務信息化會計檔案的查閱、外借和拷貝必須經(jīng)本單位財務負責人的批準，重要數(shù)據(jù)必須經(jīng)總經(jīng)理批準。重要數(shù)據(jù)是指對公司具有重大影響的數(shù)據(jù)。
�。�3）對財務信息化會計檔案管理要做好防磁、防火、防潮和防塵工作，重要會計檔案應準備雙份，存放在兩個不同的地點。
�。�4）采用磁性介質(zhì)保存會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質(zhì)損壞，而使會計檔案丟失。
八、會計檔案的借閱
（一）財務人員因工作需要查閱財務檔案，須按規(guī)定順序及時歸還原處，若要查閱入庫檔案，必須辦理有關借用手續(xù)。
�。ǘ┕舅鶎偌瘓F及下屬各單位若因公需要查閱財務檔案，須經(jīng)本單位領導批準，經(jīng)計劃財務部負責人同意，方能由檔案管理人員接待查閱。
（三）外單位人員因公需要查閱財務檔案時，應持有單位介紹信，經(jīng)計劃財務部負責人同意后，方能由檔案管理人員接待查閱，并由檔案管理人員詳細登記查閱財務檔案人的工作單位、查閱日期、財務檔案名稱及查閱理由。
�。ㄋ模┙栝啎嫏n案人員不得在案卷中亂畫、標記、拆散原卷冊，也不得涂改抽換、攜帶外出或復制原件（如有特殊情況，須經(jīng)領導批準后方能攜帶外出或復制原件），并限期歸還。
�。ㄎ澹┯捎跁嬋藛T的變動或會計機構(gòu)的改變等原因，財務檔案需要轉(zhuǎn)交時，須辦理交接手續(xù)，并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。
九、會計檔案的銷毀
�。�1）會計檔案保管期滿，需要銷毀時由檔案部門提出銷毀意見，會同財務部門共同鑒定、編造會計檔案銷毀清冊，經(jīng)公司領導審查，報請上級主管單位批準后方可予以銷毀。
�。�2）會計檔案保管期滿，但其中未了結(jié)的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由檔案部門保管到結(jié)清債權債務時為止；建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷毀。
�。�3）銷毀檔案前，應按會計檔案銷毀清冊所列的項目逐一清查核對；由財務部和行政部共同派員監(jiān)銷，會計檔案銷毀后經(jīng)辦人在“銷毀清冊”上簽章，注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，以示負責，同時將監(jiān)銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報本單位領導，一份歸入檔案備查。
十、附則
（1）本制度有財務部負責制定，解釋和修訂；
�。�2）本制度自頒布之日起執(zhí)行。
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