辦公室日常接待禮儀

辦公室日常接待禮儀1

　　著裝儀容規(guī)范

　　不要忽視辦公室著裝。如果你看上去干凈利落、衣著整潔，自己也會感覺良好、自信十足。注意，在穿著上不要百無禁忌，過于招搖。新進(jìn)單位的人要根據(jù)自己工作性質(zhì)、職位選擇適宜的服裝。不要穿過于追逐時(shí)尚；過于休閑的服裝，相對保守正規(guī)一些的服裝會給人留下好感。此外，要是你整天“標(biāo)新立異”，想辦法從外觀上引起上司或者同事們的“視線”的話，上司或者同事們反而會認(rèn)為你不把心思放在工作上，工作肯定不會太認(rèn)真。

　　來訪者接待

　　前臺在崗位上一般是坐著的。但遇到有訪客來時(shí)，應(yīng)立即起身，面朝向來訪者點(diǎn)頭、微笑致意：“您好，請問您找一位？”、“有預(yù)約嗎”。知道找誰，并確認(rèn)是預(yù)約之后，請來訪者稍等，立即幫其聯(lián)系。如果要找的人正在忙，可以請其稍等，用規(guī)范的儀態(tài)引領(lǐng)來訪者入座倒水。如果等了很長時(shí)間，訪客要找的人還在忙，要關(guān)照一下來訪者并說向其說明，不要扔在那里不管。

　　如果來訪者要找的沒有出來接，讓其自己過去，前臺接待應(yīng)該用規(guī)范的手勢指引如何去，或者帶來訪者去。如果來訪者要找的人的辦公室門即使是開著的，也要先敲門，獲得許可后再請來訪者進(jìn)入，為來訪者倒好茶后，前臺就要返回崗位。當(dāng)然，如果前臺只有一位的話，直接指引來訪者就行了。

　　如果來訪者知道找誰，但沒有預(yù)約，辦公室前臺要打電話問問，告訴相關(guān)同事或領(lǐng)導(dǎo)助理/秘書，×單位的來訪，不知道是不是方便接待。出于對來訪者的禮貌和方便拒絕時(shí)的得體處理，即使是要找的同事或者領(lǐng)導(dǎo)親自接，都可以當(dāng)作是其他人接的電話，再詢問。這樣在來訪者聽來，即使電話那頭沒有答應(yīng)接待，也不是他要找的人直接拒絕的，為一下步的處理留下了余地。

　　接電話禮儀

　　辦公室前臺接起電話的聲音要不急不慢，并終保持輕松、愉悅的聲調(diào)，不得在電話中和來電者耍脾氣、使性子甚至說粗口。接電話中，要勤說“請問”、“對不起”、“請稍等”之類的謙詞。

　　在電話鈴響的第二、第三聲的時(shí)候接起電話。接起電話首先要說“您好，（辦公室名稱，如果辦公室名稱較長，應(yīng)用簡稱）”，忌以“喂”開頭。如果因故遲接，要向來電者說“對不起，讓您久等了”。對知道分機(jī)號碼或者轉(zhuǎn)向具體人姓名的電話，可以禮貌地說“請稍等”，并馬上轉(zhuǎn)接過去。

　　如果要求轉(zhuǎn)接領(lǐng)導(dǎo)電話、對方又知道領(lǐng)導(dǎo)姓名，不知道分機(jī)號的話，就要禮貌地詢問，對方是誰、哪個(gè)單位的。如果是如廣告、變相廣告之類的電話，應(yīng)該用禮貌的借口擋駕，或者轉(zhuǎn)到相關(guān)部門處理。

　　鑒于前臺每天要接很多電話，為防止嗓子出現(xiàn)意外，要隨時(shí)準(zhǔn)備水，以滋潤嗓子，隨時(shí)保持良好的聲音效果。

　　辦公室接待迎送的'禮儀

　　俗話說：“出迎三步，身送七步�！边@是迎送客人的最基本禮節(jié)。送別客人時(shí)，秘書應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，將客人送至辦公室（或接待室）門口，或送至電梯口，或送至單位的大門口等，與客人握手道別，必要時(shí)還要為客人打開車門。送別時(shí)一定要注意的是，不管送到哪里，都要面帶微笑，揮手目送客人遠(yuǎn)去。握手道別時(shí)，主人一般不宜先伸手，以免給人造成“逐客”的誤會。

　　重要的訪問應(yīng)當(dāng)舉行一定的歡送儀式，歡送儀式可在交通場所或特定的地方舉行。必要時(shí)，要安排送賓線，即在送賓時(shí)，為了表示隆重，同時(shí)也便于主客雙方相互話別，主方人員列隊(duì)送別來賓。送賓線的人數(shù)及安排與迎賓類似。同時(shí)，有時(shí)還可安排送花。送別時(shí)，可用芍藥花、胭脂花等，也可加楊柳、杉枝表示祝福和惜別，同迎接時(shí)送花一樣，也要注意有關(guān)的禁忌。

辦公室日常接待禮儀2

　　打招呼

　　當(dāng)客人來到時(shí)，應(yīng)馬上放下手中的工作，并起立向來客問候致意，做自我介紹。

　　如果是約好的客人，可以這樣說：“早晨好，您是王總吧？我是李總的秘書張洋，李總正在等您�！�

　　如果是沒有約定的客人或第一次來訪的客人，可以這樣說：“您好！這里是總經(jīng)理辦公室，我是經(jīng)理秘書張洋，對不起，請問您貴姓？是哪個(gè)公司的？有什么事情嗎？”。明確對方身份、來訪目的后，應(yīng)立即通報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。

　　如果客人需要等候一段時(shí)間，秘書應(yīng)簡要說明原因，如：“對不起，李總經(jīng)理正在處理一件緊急事情，請您稍等一會兒�！比缓蟀才藕们‘�(dāng)?shù)淖�位請客人坐下，并為其提供飲水以及一些書�?bào)雜志等，以免冷落客人。

　　招待—座次

　　秘書引導(dǎo)或陪同客人去面見領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，到達(dá)接待室后應(yīng)將客人引至上座的位置上。引導(dǎo)就座時(shí)，長沙發(fā)優(yōu)于單人沙發(fā)，沙發(fā)椅優(yōu)于普通椅子，較高的座椅優(yōu)于較低的座椅，距離門遠(yuǎn)的為最佳的座位。

　　招待—奉茶

　　待客時(shí)，應(yīng)該為客人準(zhǔn)備如茶水、咖啡或飲料等。通常以茶待客的方式較多。因此，應(yīng)掌握必要的敬茶禮儀。

　�。�1）奉茶的方法。上茶應(yīng)在主客未正式交談前。正確的步驟是：雙手端茶從客人的左后側(cè)奉上。要將茶盤放在臨近客人的茶幾上，然后右手拿著茶杯的中部，左手托著杯底，杯耳應(yīng)朝向客人，雙手將茶遞給客人同時(shí)要說“您請用茶”

　�。�2）奉茶的順序。上茶應(yīng)講究先后順序，一般應(yīng)為：先客后主；先女后男；先長后幼。

　�。�3）奉茶的禁忌。盡量不要用一只手上茶，尤其不能用左手。切勿讓手指碰到杯口。為客人倒的第一杯茶，通常不宜斟得過滿，以杯深的2/3處為宜。繼而把握好續(xù)水的時(shí)機(jī)，以不妨礙賓客交談為佳，不能等到茶葉見底后再續(xù)水。

　　辦公室接待禮儀

　　一、儀容儀表

　　1、服裝：服裝穿著要與之協(xié)調(diào)，以體現(xiàn)權(quán)威、聲望和精明強(qiáng)干為宜，男士最適宜黑、灰、藍(lán)三色的西服套裝、領(lǐng)帶；女士則最好穿西服套裙、連衣裙或長裙；男士不要穿印花或大方格襯衫；女士則不宜穿露、透、短的衣服；辦公室不允許穿奇裝異服和不雅的服飾，不要穿破、爛、臟服裝，特別要注意領(lǐng)口、袖口衛(wèi)生。鞋子應(yīng)保持清潔，不穿帶釘子的鞋。

　　2、頭發(fā)：頭發(fā)要經(jīng)常清洗，保持清潔，做到無異味，無頭皮屑，男士的頭發(fā)不宜過長，前不過眉，兩邊不過耳，后不過肩，不剃光頭；女士盡量不留披肩發(fā)，劉海不過眉毛。

　　3、面部：女士員工要淡妝上崗，不允許濃妝艷摸；男士不能留長胡須，胡須要經(jīng)常修剪。

　　4、指甲：指甲要經(jīng)常修剪，不宜過長；女士員工涂指甲油盡量用淡色。

　　5、口腔：要經(jīng)常保持清潔，上班前盡量不要喝酒或吃有異味食品。

　　二、行為舉止禮儀

　　員工在辦公室應(yīng)保持優(yōu)雅的姿勢和動作，要求做到：

　　1、站姿：兩腳站直，腰背挺直，胸膛自然，頸脖伸直，不聳肩，會客及出席儀式或在領(lǐng)導(dǎo)、長輩面前不得把手叉抱在胸前。

　　2、坐姿：要坐端正，雙腿平行放好，不得傲慢地把腿伸前或伸后，要移動椅子時(shí)，動作要輕，放好在座。

　　3、出入辦公室：進(jìn)入時(shí)，要先輕輕敲門，聽到應(yīng)答后再進(jìn)，進(jìn)入后應(yīng)回手關(guān)門，動作要輕，不能粗暴；進(jìn)入后，不要隨意打斷對方講話或隨口插話，如有急事時(shí)，先說聲“對不起，打斷你們談話了”，再說自己的事情。

　　4、遇見領(lǐng)導(dǎo)、同事時(shí)，應(yīng)點(diǎn)頭行禮，表示問候、致意。

　　5、辦公室不要大聲喧嘩，不說閑話、是非話。

　　三、接訪、接待禮儀

　　1、接訪禮儀：

　　來人時(shí)，要按照一起身、二詢問、三讓座、四倒水、五解答或辦理、六送客六個(gè)環(huán)節(jié)來操作，態(tài)度熱情，語氣平和。

　　需引薦領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，經(jīng)報(bào)告允許后予以引薦。

　　領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)，應(yīng)根據(jù)事情的輕重緩急電話報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。未能和領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系上的，當(dāng)日內(nèi)要報(bào)告領(lǐng)導(dǎo)。

　　2、接電禮儀：

　�。�1）來電時(shí)，應(yīng)在響應(yīng)5聲內(nèi)接起。

　　（2）辦公室及值班人員要堅(jiān)守崗位，確保辦公室電話暢通。接打電話時(shí)，要注意使用文明用語，談話事項(xiàng)及時(shí)登記并通知有關(guān)領(lǐng)

　　導(dǎo)及個(gè)人。

　　3、打電話禮儀：

　　選擇適當(dāng)?shù)臅r(shí)間機(jī)會。不適合打電話的幾種情況：剛上班的半個(gè)小時(shí)之內(nèi)，快下班的半個(gè)小時(shí)之內(nèi)，早、中、晚吃飯及午休時(shí)間，休閑度假時(shí)間不打公事電話。最好的.時(shí)間為上午9點(diǎn)，下午3點(diǎn)半。公事最好掌握3分鐘原則，長話短說，廢話少說

　　4、泡茶禮儀：

　　裝茶時(shí)，用茶匙向空杯內(nèi)裝入茶葉，切忌用手抓茶葉，以免手氣或雜味混淆茶葉的品質(zhì)。請客人喝茶時(shí)，要將茶杯放在托盤上端出，并用雙手端出。茶杯放在客人的右手上方。

　　四、辦公室同事相處禮儀

　　1、真誠合作

　　同事之間屬于互幫互助的關(guān)系，只有真誠合作才能共同進(jìn)步。

　　2、同甘共苦

　　同事的困難，應(yīng)主動問詢，在力所能及事應(yīng)盡量幫忙，這樣會增進(jìn)雙方的感情，使關(guān)系更加融洽。

　　3、公平競爭

　　同事之間競爭是正常的，有助于同事成長，但記住是公平競爭，不要在背后做損人不利己的事。

　　4、寬以待人

　　同事之間相處，一時(shí)的失誤是不可避免的，如出現(xiàn)失誤，首先向?qū)Ψ街虑�，征得對方的諒解；對雙方的誤解要盡快主動向?qū)Ψ浇忉屨f明，不可小肚雞腸，耿耿于懷。

　　5、公司內(nèi)與人相遇應(yīng)相互問候或點(diǎn)頭致意，與公司領(lǐng)導(dǎo)相遇應(yīng)停止行進(jìn)行問候或行點(diǎn)頭禮。

辦公室日常接待禮儀3

　　一、辦公室的日常接待禮儀

　　迎賓禮儀是辦公室日常接待的重要工作。正確的迎賓工作，除了熱情和真誠，禮儀常識必不可少。迎來送往，是日常接待工作的主要方面。

　　1、辦公室日常迎賓

　　秘書在辦公室接待來訪的客人，既有預(yù)先約定的，也有臨時(shí)無約的“不速之客”。不管是有約的還是無約的，秘書都應(yīng)熱情地以禮相待。

　　當(dāng)來賓若是熟悉且依約前來的，秘書可親切地與其握手并禮貌地將其引到事先安排好的會談地點(diǎn)。對首次到訪的來賓，不管有約無約，秘書都應(yīng)誠懇地進(jìn)行自我介紹，然后或確認(rèn)或恭敬而禮貌地詢問來賓身份，并與其握手致意，必要時(shí)可與來賓禮貌地交換名片。

　　對有約的、重要的，或是遠(yuǎn)道而來的來賓，為了表示鄭重、尊敬和熱情、友好，主人（多數(shù)是秘書）應(yīng)提前到達(dá)預(yù)先約定的地點(diǎn)或本單位的大門口、辦公樓下恭候來賓。當(dāng)來賓乘坐的車輛駛近時(shí)，應(yīng)面帶微笑，揮手招呼致意，以示“我們在此已經(jīng)恭候多時(shí)了，歡迎您的光臨”之意。

　　2、辦公室之在外迎賓

　　有時(shí)，秘書必須陪同或代表領(lǐng)導(dǎo)到機(jī)場、碼頭、車站等交通場所迎接來賓，或在接待活動地迎接來賓，這相對于辦公室日常迎接來說，程序更為復(fù)雜些，禮儀禮節(jié)要求也更為講究。

　　迎賓時(shí)，主人應(yīng)提前到達(dá)迎接地點(diǎn)。來賓到達(dá)后，主人應(yīng)上前熱情地招呼、問候，然后或自我介紹，或互相介紹，或交換名片。如果與來賓是初次見面，秘書可事先準(zhǔn)備好寫有如“歡迎__公司__先生一行”之類醒目文字的接站牌。

　　對重要的來賓，可在交通場所或特定的地方舉行一定的歡迎儀式。必要時(shí)，要安排迎賓線，即在迎賓時(shí)，為了表示隆重，同時(shí)也便于主客雙方相互致意，主方人員列隊(duì)迎接來賓。迎賓線可安排在門內(nèi)，也可安排在門外，但一定要面向來賓方向。迎賓線的迎接人員要按職務(wù)的高低排列，排列方式可是“一字式”或“雁字式”。

　　歡迎重要來賓時(shí)，有時(shí)還要安排送花。送花時(shí)，一般宜選擇代表“友誼、喜悅、歡迎”花語的花卉，如玫瑰、蘭花、紫羅蘭等。如果是接待外賓，送花時(shí)，一定要尊重來賓所在國對花的禁忌風(fēng)俗。

　　一般來說，以紅色花系或紫色花系為佳，忌用黃色花卉和菊花、杜鵑花、石竹花。來賓所在國的國花一般都會受歡迎。在數(shù)目上，西方人送花一般是單數(shù)，但不能送13朵。

　　3、送賓禮節(jié)

　　俗話說：“出迎三步，身送七步�！边@是迎送客人的最基本禮節(jié)。送別客人時(shí)，秘書應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況，將客人送至辦公室（或接待室）門口，或送至電梯口，或送至單位的大門口等，與客人握手道別，必要時(shí)還要為客人打開車門。送別時(shí)一定要注意的是，不管送到哪里，都要面帶微笑，揮手目送客人遠(yuǎn)去。握手道別時(shí)，主人一般不宜先伸手，以免給人造成“逐客”的誤會。

　　重要的訪問應(yīng)當(dāng)舉行一定的歡送儀式，歡送儀式可在交通場所或特定的地方舉行。必要時(shí)，要安排送賓線，即在送賓時(shí)，為了表示隆重，同時(shí)也便于主客雙方相互話別，主方人員列隊(duì)送別來賓。送賓線的人數(shù)及安排與迎賓類似。同時(shí)，有時(shí)還可安排送花。

　　送別時(shí)，可用芍藥花、胭脂花等，也可加楊柳、杉枝表示祝福和惜別，同迎接時(shí)送花一樣，也要注意有關(guān)的禁忌。

　　二、辦公室的日常接待儀表要求

　　頭發(fā)：辦公室人員的夠發(fā)要經(jīng)常清洗保持清潔，做到無異味，五頭皮屑；男士的頭發(fā)前邊不能過眉毛，兩邊不能過鬢角；女士在辦公室盡量不要留披肩發(fā)，前邊劉海不能過眉毛。

　　指甲：指甲不能太長，應(yīng)經(jīng)常注意修剪，女性職員涂指甲油要盡量用淡色。

　　面部：女士職員要化淡妝上崗，男士不能留胡須，胡須要經(jīng)常修剪。

　　口腔：保持清潔，上班前不能喝酒或吃有異味食品。

　　服裝：工作場所的服裝應(yīng)清潔、方便，不追求修飾。具體要求是：

　　1、襯衫：無論是什么顏色，襯衫的領(lǐng)子與袖口不得污穢。

　　2、領(lǐng)帶：外出前或要在眾人面前出現(xiàn)時(shí)，應(yīng)配戴領(lǐng)帶，并注意與西裝、襯衫顏色相配。領(lǐng)帶不得骯臟、破損或歪斜松馳。

　　3、鞋子應(yīng)保持清潔，如有破損應(yīng)及時(shí)修補(bǔ)，不得穿帶釘子的鞋。

　　4、女性職員要保持服裝淡雅得體，不得過分華麗。

　　5、職員工作時(shí)不宜穿大衣或過分雍腫的服裝。

　　三、辦公室的日常接待要點(diǎn)

　　1、立刻招待來訪的客人

　　大部分來訪的客人對單位來說都很重要，要表示友好熱情和愿意提供服務(wù)的態(tài)度。如果你正在打字應(yīng)立即停止，即使是在打電話也要對來客點(diǎn)頭示意，但不需要馬上起來迎接，也不必與來客握手。

　　2、熱情主動問候客人

　　打招呼時(shí)，應(yīng)輕輕地點(diǎn)頭并面帶笑容。如果是老客戶，稱呼要顯得比較親切。

　　3、陌生的客人光臨時(shí)

　　務(wù)必問清其姓名及公司或單位名稱。通�？蓡枺赫垎栙F姓？請問您是哪家單位？

　　4、有客人未預(yù)約來訪時(shí)

　　不要直接回答領(lǐng)導(dǎo)在或不在，而要告訴對方：“我去看看他是否在�！蓖瑫r(shí)婉轉(zhuǎn)地詢問對方來意：“請問您找他有什么事？”如果對方?jīng)]有通報(bào)姓名則必須問明，盡量從客人的'回答中，充分判斷能否讓他與領(lǐng)導(dǎo)見面。

　　5、判斷來客的身份

　　要事先了解領(lǐng)導(dǎo)是愿意隨時(shí)接待任何來客，還是喜歡視情況而定，一般可以將來客分為幾個(gè)種類：

　�。�1）客戶；

　�。�2）工作上的伙伴，搭檔；

　�。�3）家屬，親戚；

　�。�4）私人朋友；

　�。�5）其他。

　　在沒有預(yù)約的情況下，通常可按照以上順序來決定何者為先。如果來客非常重要，就不要私自擋駕。

　　6、謝絕會晤說明理由，并表示歉意

　　不要在沒取得領(lǐng)導(dǎo)的同意以前就確認(rèn)你另定的約見時(shí)間，告訴來客：“我能否給您回電話再確認(rèn)時(shí)間？”

　　7、未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意，不輕易引見

　　即使是事先有預(yù)約的來客光臨，也要先通報(bào)領(lǐng)導(dǎo)（用電話聯(lián)系或親自前去報(bào)告），等候指示。倘若沒有預(yù)約，即使是你認(rèn)為領(lǐng)導(dǎo)肯定會接見的客人，也不可擅自引見。

　　8、如果領(lǐng)導(dǎo)不在或一時(shí)聯(lián)絡(luò)不上

　　應(yīng)該向重要來客說明原因，表示將主動聯(lián)絡(luò)或協(xié)助安排另一約見時(shí)間。如果對方表示同意，應(yīng)向?qū)Ψ教皆兤渫ㄓ嵉刂芬约奥?lián)絡(luò)時(shí)間。

　　9、讓來客等候時(shí)要注意

　　熱情招呼客人，以免使其感覺受到冷落。如果客人要提前來訪，請其等候?yàn)楹锨楹侠�。請對方在適當(dāng)?shù)奈恢米�下，接待室平常要�?zhǔn)備些報(bào)刊雜志，備有介紹本單位的的宣傳品，供來訪客人閱讀�？腿司妥�的位置應(yīng)與你的座位保持一段距離，這樣，在你離座時(shí)，對方不會看到你辦公桌上的文件。

　　10、帶路時(shí)走在客人前方

　　帶路時(shí)要邊留意客人的步伐，走在客人前方2—3步遠(yuǎn)的位置，邊引導(dǎo)，可說：“請往這邊走�！弊叩焦諒澨帟r(shí)要暫停，以手指示方向，并向客人說：“請這邊走�！�

　　在乘坐電梯時(shí)要讓客人先上先下。按下電鈕后示意客人先進(jìn)先出：“請上電梯。”“請下電梯。”開門關(guān)門時(shí)留意手不要交叉或背著手開門。手把在右側(cè)的門用左手開，在左側(cè)的用右手開，這樣姿勢會更優(yōu)美。

　　若是向內(nèi)開的門，則應(yīng)你先進(jìn)，并用手按住門說：“請進(jìn)”，等客人進(jìn)來后再松開門。

辦公室日常接待禮儀4

　　茶具要清潔

　　客人進(jìn)屋后，先讓座，后備茶。沖茶之前，一定要把茶具洗干凈，尤其是久置未用的茶具，難免沾上灰塵、污垢，更要細(xì)心地用清水洗刷一遍。在沖茶、倒茶之前最好用開水燙一下茶壺、茶杯。這樣，既講究衛(wèi)生，又顯得彬彬有禮。如果不管茶具干凈不干凈，胡亂給客人倒茶，這是不禮貌的表現(xiàn)。人家一看到茶壺、茶杯上的斑斑污跡就反胃，怎么還愿意喝你的茶呢？現(xiàn)在一般的公司都是一次性杯子，在倒茶前要注意給一次性杯子套上杯托，以免水熱燙手，讓客人一時(shí)無法端杯喝茶。

　　茶水要適量

　　放置的茶葉不宜過多，也不宜太少。茶葉過多，茶味過濃；茶葉太少，沖出的茶沒啥味道。假如客人主動介紹自己喜歡喝濃茶或淡茶的習(xí)慣，那就按照客人的口味把茶沖好。倒茶時(shí)，無論是大杯小杯，都不宜倒得太滿，太滿了容易溢出，把桌子、凳子、地板弄濕。不小心，還會燙傷自己或客人的手腳，使賓主都很難為情。當(dāng)然，也不宜倒得太少。倘若茶水只遮過杯底就端給客人，會使人覺得是在裝模作樣，不是誠心實(shí)意。

　　端茶要得法

　　按照我國人民的傳統(tǒng)習(xí)慣，只要兩手不殘廢，都是用雙手給客人端茶的。但是，現(xiàn)在有的年輕人不懂得這個(gè)規(guī)矩，用一只手把茶遞給客人了事。雙手端茶也要很注意，對有杯耳的茶杯，通常是用一只手抓住杯耳，另一只手托住杯底，把茶端給客人。沒有杯耳的'茶杯倒?jié)M茶之后周身滾燙，雙手不好接近。有的同志不管三七二十一，用五指捏住杯口邊緣就往客人面前送。這種端茶方法雖然可以防止?fàn)C傷事故發(fā)生，但很不雅觀，也不夠衛(wèi)生。請?jiān)囅�，讓客人的嘴舔主人的手指痕，好受嗎�?/p>

　　添茶要及時(shí)

　　如果上司和客戶的杯子里需要添茶了，你要義不容辭地去給他們添茶。你可以示意服務(wù)生來添茶。讓服務(wù)生把茶壺留在餐桌上，由你自己親自來添則更好——這是不知道該說什么好的時(shí)候最好的掩飾辦法。當(dāng)然，添茶的時(shí)候要先給上司和客戶添茶，最后再給自己添，這樣也體現(xiàn)出自己對上司和客戶的尊重。

辦公室日常接待禮儀5

　　辦公室訪客接待禮儀

　　1、行政文員負(fù)責(zé)回答訪客的詢問，了解來訪目的，協(xié)助作好訪客登記，通知相關(guān)部門人員接待。

　　2、部門會議及訪客接待由部門相關(guān)人員跟進(jìn)。

　　3、訪客接待基本技能：既要機(jī)敏，又要有禮貌。要殷勤懇切，只要訪客一走進(jìn)辦公室或辦公桌前，就該面帶笑容地打招呼。要替事先不曾約定的訪客著想，仔細(xì)傾聽這種沒預(yù)約的訪客解釋他的'來意與理由。如果不能安排當(dāng)時(shí)會見，就表示遺撼，并為他安排以后會見。按順序請?jiān)L客進(jìn)去，可按事先安排次序或以到達(dá)先后為次序。要做好訪客登記，記上時(shí)間、名字、職務(wù)、來訪目的和業(yè)務(wù)關(guān)系，以及通訊地址等。

　　4、訪客接待基本禮儀：

　　4.1客人來訪時(shí)，應(yīng)立刻從椅子上站起來，并禮貌性招呼一聲“您好”，當(dāng)對方遞過名片來時(shí)，應(yīng)用雙手接過來，并念出對方的姓名和公司名稱。

　　4.2引導(dǎo)訪客到上司辦公室或會客室時(shí)，在離位前應(yīng)先把桌上的文件資料合起并放好，避免讓人看到或遺失。

　　4.3在走廊、樓梯陪同訪客行走時(shí)，要配合訪客步調(diào)，在訪客右側(cè)前一公尺處引導(dǎo)。在轉(zhuǎn)彎或上樓梯前應(yīng)先有所指示動作，讓訪客明白所往去處。

　　4.4在到達(dá)目的地前，要指明“就在這里”，在打開門之前要先敲門。如果門向外開，應(yīng)用手按住門，讓訪客先行進(jìn)入并指引落座；如果門向內(nèi)開，應(yīng)先進(jìn)入，按住門后再請?jiān)L客入內(nèi)。

　　4.5進(jìn)入室內(nèi)后，應(yīng)請客人坐上位（離入口較遠(yuǎn)處），并說“請坐，稍候”。退出會客室時(shí)，應(yīng)以正面倒走方式退出，并關(guān)上門，掛上“訪客中”字樣的牌。

　　4.6面談時(shí)，應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候端飲料（茶、咖啡、奶茶），飲料應(yīng)放在盤中端出并放在訪客正面的桌面上，并做出請用的手式。面談時(shí)間過長，應(yīng)當(dāng)在適當(dāng)時(shí)間入內(nèi)添加茶水；面談結(jié)束后，應(yīng)將訪客的物品交給對方，若發(fā)現(xiàn)訪客離開后有遺忘之物，應(yīng)馬上上報(bào)處理。

　　4.7部門接待人員在訪客走后，要對會客室進(jìn)行整理，處理善后事務(wù)。為了避免新訪客到來久等，整理工作要利落、敏捷。如距下一位訪客來臨有一段時(shí)間，應(yīng)先開窗通風(fēng)。煙缸里如有前一位訪客的煙蒂，應(yīng)馬上清除�？傊�，無論在何時(shí)，或處于何種狀態(tài)，部門接待人員都應(yīng)以最快捷的速度迎接訪客。

　　接待預(yù)約訪客

　　看到客戶后，微笑著打招呼。如坐著，則應(yīng)立即起身。

　　握手和交換名片。

　　將客戶引到會議室。奉茶或咖啡。

　　會談。會談結(jié)束。送客。

　　接待臨時(shí)訪客

　　確認(rèn)訪客所在單位、姓名、拜訪對象、拜訪事宜和目的。

　　如本人無時(shí)間接待，盡量安排他人接待，不要讓訪客空手而歸。如果暫時(shí)脫不開身，則請?jiān)L客在指定地點(diǎn)等候，并按約定時(shí)間會見訪客。

　　看到訪客后，微笑著問候，并握手和交換名片。

　　如果訪客找的是本人，則直接帶訪客到會議室會談。

　　如果訪客找的是其他人，則迅速聯(lián)系受訪對象，告之訪客的所在單位、姓名和來意。

　　依受訪者的指示行事：

　　1、帶到會客室。奉茶或咖啡。告之受訪對象何時(shí)到。

　　2、將訪客帶到辦公室，將其引導(dǎo)給受訪對象后告退。

　　3、告訴訪客，受訪者不在或沒空接待，請?jiān)L客留下名片和資料，代為轉(zhuǎn)交。約定其他時(shí)間來訪。表示歉意。禮貌送客。

　　奉茶或咖啡

　　準(zhǔn)備好杯子、杯墊、托盤、奶精、糖、抹布等器具。各項(xiàng)器具要潔凈、完好無缺。

　　不管份數(shù)多少，一律使用托盤端送。右手拿抹布，以便茶水或咖啡灑在桌面上時(shí)，可以立即擦拭。

　　先將托盤放在桌面上，再端送給客人。若會客室關(guān)著門，應(yīng)先敲門再進(jìn)入。進(jìn)入時(shí)面帶微笑，點(diǎn)頭示意。

　　奉茶或咖啡的順序：客人優(yōu)先；職位高者在先。

　　留意奉茶或咖啡的動作：雙手捧杯，視狀況從客人的正面或斜后方奉上。奶精和糖放在大家方便取用處。

　　雙手拿起托盤，后退一步，鞠躬或致意說一句“打擾了”，然后退出，把門關(guān)上。

辦公室日常接待禮儀6

　　文秘辦公室接待的禮儀常識

　�。�1）接待來訪禮儀

　　人們經(jīng)常會出于各中原因來辦公室找秘書，所以秘書人員要掌握接待來訪者的禮儀，這不但涉及到組織形象問題，對秘書工作能否順利開展也有很大關(guān)系。

　　如果因工作繁忙暫時(shí)無法接待來訪者，應(yīng)首先致歉然后詢問來訪者是稍作等待還是另約時(shí)間，切不可讓他人無故等太久。當(dāng)來訪者是上級或長者時(shí)，秘書要站起來握手以示歡迎。來訪者是為了說明某些問題，一定要有耐心聽完別人的話，而且要用你的表情和行為表明你是在認(rèn)真的傾聽。在交談過程中，不要隨意承諾；當(dāng)出現(xiàn)矛盾和意見分歧時(shí)，要克制自己的情緒，以平和的態(tài)度處理。

　　在交談處理事務(wù)過程中，能立刻解決或答復(fù)的問題要及時(shí)處理，不能擺架子或故意拖延時(shí)間；對于不能馬上解決的問題，要向來訪者說明理由，另約時(shí)間予以解決或商討。如果來訪者來訪時(shí)間過長而你又有其他事情要做，可以委婉地提醒或以看手表、起身等行為身體語言告訴對方結(jié)束談話。切忌不可以敷衍、不耐煩的生硬態(tài)度草草結(jié)束談話，給對方留下不良印象，從而影響組織和單位形象。

　�。�2）拜訪禮儀

　　對外聯(lián)系是秘書工作的重要內(nèi)容之一，出于各種原因，秘書人員經(jīng)常要拜訪他人。了解和掌握拜訪禮儀，可以幫書秘書人員圓滿順利地完成工作任務(wù)。

　　拜訪時(shí)首要的禮儀是準(zhǔn)時(shí)赴約，一般情況下要提前3—5分鐘到達(dá)。萬一出現(xiàn)意外的緊急情況要遲到時(shí)，一定要打電話向?qū)Ψ秸f明理由，表示歉意。為了表示尊重，拜訪一般提前3—5天預(yù)約，赴約前一天再次確認(rèn)一下時(shí)間和地點(diǎn)。沒有特別的情況，一般不要突然拜訪，以免打亂對方的工作安排。與求見人見面后，如果是初次見面要主動自我介紹，如果是熟人，也要先問候并握手致意。談話時(shí)應(yīng)開門見山，不要海闊天空，浪費(fèi)時(shí)間。說話時(shí)要注意對方的反應(yīng)，要給對方講話、答復(fù)的時(shí)間，不要一個(gè)人滔滔不絕。對對方的舉動要十分敏感，當(dāng)對方有結(jié)束談話的意思時(shí)要及時(shí)起身告辭，切忌死賴不走，不知趣。

　�。�3）匯報(bào)工作時(shí)的禮儀

　　向上級匯報(bào)工作是秘書的重要工作內(nèi)容之一。秘書人員掌握正確的匯報(bào)工作的禮儀，一方面可以給上級留下良好的印象，同時(shí)也可以暢通無阻地和領(lǐng)導(dǎo)交流，提高辦事效率。

　　由于領(lǐng)導(dǎo)工作繁忙，秘書人員和領(lǐng)導(dǎo)約好的談話時(shí)間一定要嚴(yán)格遵守，不可失約。恪守時(shí)間是秘書人員的基本素質(zhì)要求之一。赴約時(shí)不要過早抵達(dá)以免領(lǐng)導(dǎo)還沒做好準(zhǔn)備而出現(xiàn)難堪的局面；也不要遲到，讓領(lǐng)導(dǎo)等候。進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)辦公室前，要輕輕敲門，經(jīng)允許后方可入內(nèi)。如果領(lǐng)導(dǎo)辦公室的門是開著的，也要敲門以提醒領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)調(diào)整好自己的狀態(tài)。

　　匯報(bào)時(shí)，要以注意舉止文雅大方，談吐得體。語速語調(diào)適中，吐字清晰。語言簡練，條理清楚。匯報(bào)過程中，領(lǐng)導(dǎo)有任何的意見和建議要及時(shí)紀(jì)錄下來以便談話結(jié)束后整理補(bǔ)充原有的材料。匯報(bào)結(jié)束后，如果領(lǐng)導(dǎo)談興猶濃，不可有不耐煩的表現(xiàn)，要等領(lǐng)導(dǎo)表示結(jié)束后方可告辭。告辭時(shí)要整理好自己的衣著、座椅等，當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)送別時(shí)要主動說“謝謝”、“請留步”等以示禮貌

　�。�4）辦公室儀容禮儀

　　在辦公室里，秘書人員要樹立整潔、端莊的個(gè)人形象。如果單位有統(tǒng)一的服裝，無論男女都應(yīng)盡量穿著工作服。如果沒有，在辦公室里要盡量選擇較保守的服裝。男士以西裝為主，女士以職業(yè)裝為主。女士的著裝要端莊大方，不要過于暴露或前衛(wèi)�；瘖y要以淡妝為主。男士夏天切忌在辦公室穿拖鞋、短褲和背心等衣服。休閑裝、運(yùn)動裝等也不適于辦公室的工作環(huán)境。

　　文秘接待客人的注意事項(xiàng)

　　1、無論接待什么樣的'客人，都需做到公平和禮貌，應(yīng)按先來后到的原則接待每一個(gè)客人。

　　2、無論接待什么樣的客人，都要和顏悅色、千萬不能皺眉頭。

　　3、接待客人時(shí)態(tài)度要鄭重，但說話要留有余地。

　　4、對于有預(yù)約的客人要迅速轉(zhuǎn)達(dá)他的要求，不讓客人等候。

　　5、為避免出錯，對于客人說的一些重要事項(xiàng)要確認(rèn)一遍。

　　6、盡快記住客人的相貌和姓名，了解他們與本公司的關(guān)系。

　　7、要請客人填寫接待登記簿。

　　8、上司沒確認(rèn)要見的客人，就不要讓他進(jìn)去。

　　9、在不了解對方身份時(shí)，若對方問到上司在不在甚至上司的整個(gè)工作日程安排，則不要直接回答在不在，而應(yīng)盡可能地從對方那里了解一些有用信息。

　　10、陌生客人來訪時(shí)，一定要注意聽清有關(guān)他的姓名、所在公司等基本情況的介紹；根據(jù)情況的不同，對來客的意圖和目的要打聽清楚，但在打聽時(shí)不失禮儀。

辦公室日常接待禮儀7

　　打招呼

　　當(dāng)客人來到時(shí)，應(yīng)馬上放下手中的工作，并起立向來客問候致意，做自我介紹。

　　如果是約好的客人，可以這樣說：“早晨好，您是王總吧?我是李總的秘書張洋，李總正在等您�！�

　　如果是沒有約定的客人或第一次來訪的客人，可以這樣說：“您好!這里是總經(jīng)理辦公室，我是經(jīng)理秘書張洋，對不起，請問您貴姓?是哪個(gè)公司的?有什么事情嗎?”。明確對方身份、來訪目的后，應(yīng)立即通報(bào)領(lǐng)導(dǎo)。

　　如果客人需要等候一段時(shí)間，秘書應(yīng)簡要說明原因，如：“對不起，李總經(jīng)理正在處理一件緊急事情，請您稍等一會兒。”然后安排好恰當(dāng)?shù)淖�位請客人坐下，并為其提供飲水以及一些書�?bào)雜志等，以免冷落客人。

　　招待--座次

　　秘書引導(dǎo)或陪同客人去面見領(lǐng)導(dǎo)時(shí)，到達(dá)接待室后應(yīng)將客人引至上座的位置上。引導(dǎo)就座時(shí)，長沙發(fā)優(yōu)于單人沙發(fā)，沙發(fā)椅優(yōu)于普通椅子，較高的座椅優(yōu)于較低的座椅，距離門遠(yuǎn)的為最佳的座位。

　　招待--奉茶

　　待客時(shí)，應(yīng)該為客人準(zhǔn)備如茶水、咖啡或飲料等。通常以茶待客的方式較多。因此，應(yīng)掌握必要的敬茶禮儀。

　　(1) 奉茶的方法。上茶應(yīng)在主客未正式交談前。正確的步驟是：雙手端茶從客人的左后側(cè)奉上。要將茶盤放在臨近客人的茶幾上，然后右手拿著茶杯的中部，左手托著杯底，杯耳應(yīng)朝向客人，雙手將茶遞給客人同時(shí)要說“您請用茶”

　　(2) 奉茶的順序。上茶應(yīng)講究先后順序，一般應(yīng)為：先客后主;先女后男;先長后幼。

　　(3) 奉茶的禁忌。盡量不要用一只手上茶，尤其不能用左手。切勿讓手指碰到杯口。為客人倒的第一杯茶，通常不宜斟得過滿，以杯深的2/3處為宜。繼而把握好續(xù)水的時(shí)機(jī)，以不妨礙賓客交談為佳，不能等到茶葉見底后再續(xù)水。

　　辦公室接待客人的禮儀常識

　　客人來訪，一般是會早打招呼、早有約定的。得知客人來訪消息后，應(yīng)告知有關(guān)部門早做準(zhǔn)備把辦公室收拾得干凈利落。窗戶要明亮，桌椅要整潔，東西要整齊有序，空氣要清新。在儀態(tài)上，應(yīng)該做到服裝得體，化妝適度，端莊大方等。如果來客較多，或客人規(guī)格較高，來訪的目的又比較嚴(yán)肅，也可以在專門的會議室(會客室)接待。會議室(會客室)也應(yīng)早做準(zhǔn)備，以迎客人

　　接待人員在與客人的'交談中，要時(shí)刻關(guān)注客人的反應(yīng)，盡可能的掌握客人的需求與想法，再結(jié)合客戶實(shí)際情況確定符合規(guī)格的能夠被客人接受的送別規(guī)格，不能簡單的按照接待前期準(zhǔn)備工作中預(yù)定的迎送計(jì)劃行事。

　　同時(shí)，接待人員在和客人交談的時(shí)候，如果客人的胳膊肘抬起來或是雙手支在椅子扶手上，是一種要結(jié)束交談的身體語言。如果客人有這種體姿出現(xiàn)，就要詢問客人是不是還有其他安排。多學(xué)習(xí)一些職場禮儀規(guī)范，能夠幫助你在職場上 贏在舉手投足間 。

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