銷售跟單員的工作內(nèi)容

銷售跟單員的工作內(nèi)容

1.主要負(fù)責(zé)跟進(jìn)國(guó)內(nèi)所有訂單的跟進(jìn),從訂單的制作,客戶打版到大貨生產(chǎn)安排和發(fā)貨安排

2.及時(shí)反映生產(chǎn)和貨期問(wèn)題,做好上傳下達(dá).維護(hù)供貨穩(wěn)定

3.對(duì)日常工作要有較好的規(guī)劃,并能適時(shí)提供較好的解決方案

4.需要國(guó)內(nèi)貿(mào)易通用規(guī)則有一定的了解,才可以對(duì)跟單工作進(jìn)行有條不紊地安排

5.你需要對(duì)印刷和工業(yè)品制作有一定的了解和常識(shí),在這方面有一定的工作經(jīng)驗(yàn)

6、訂單接收登記(訂單編號(hào)、客戶名稱、車間接到訂單日期、要求交貨日期、車間計(jì)劃生產(chǎn)開(kāi)始日期及計(jì)劃完成日期)

并收集與訂單相關(guān)的單據(jù)資料：如規(guī)格單、圖紙等

7、訂單生產(chǎn)所需材料的跟催與反映 跟催：向打單員跟催調(diào)撥單是否及時(shí)開(kāi)出，向倉(cāng)管跟催材料是否及時(shí)調(diào)撥，向采購(gòu)跟催需采購(gòu)的材料及時(shí)采購(gòu)

反映：及時(shí)向車間、銷售部門、上級(jí)主管反映材料籌備情況

8、訂單生產(chǎn)進(jìn)度的跟催與反映 跟催：跟催車間根據(jù)訂單編排出生產(chǎn)計(jì)劃，督促車間按計(jì)劃生產(chǎn) 反映：及時(shí)向上級(jí)主管、銷售部門反映生產(chǎn)計(jì)劃及生產(chǎn)進(jìn)度

銷售跟單工作職責(zé)

一、 跟單員基本工作及要求

(1) 銷售訂單處理 

客戶到廠下單有：電傳下單、郵寄下單、電話口頭下單等，每張訂單的下法不同，跟單員都應(yīng)將它們轉(zhuǎn)成書面訂單并錄入訂單跟蹤表，以便進(jìn)行跟蹤。 并在確認(rèn)交期后回復(fù)訂單，訂單處理與回復(fù)不得超過(guò)24小時(shí)。

 下單時(shí)，我們要注意在各方面存在的問(wèn)題。舉例如：顏色、數(shù)量、交期的溝通等。 

客戶的訂單原件按照訂單完成狀態(tài)分類整理成：待處理訂單、已完成訂單以便分類檢索。 

書面或口頭回復(fù)每張訂單并記錄，跟蹤每張單訂單的生產(chǎn)并將貨品順利的交給客戶，收回應(yīng)收回的款項(xiàng)。

(2) 銷售送貨安排 

根據(jù)客戶訂單要求交貨時(shí)間、訂單的緊急程度以及客戶的信譽(yù)度結(jié)合庫(kù)存情況及在途物

料等情況安排銷售發(fā)貨。 

為提高發(fā)貨效率，銷售跟單員務(wù)必在當(dāng)天上午下班前做好下午的發(fā)貨訂單并打印出來(lái)，當(dāng)天下午下班前與倉(cāng)庫(kù)及生產(chǎn)和外協(xié)跟單溝通安排好次日的發(fā)貨計(jì)劃并做好初步的發(fā)貨單以及至少一張可以確定的發(fā)貨單(即確保次日一上班就可以裝車的發(fā)貨單)。如因銷售發(fā)貨安排有誤，造成發(fā)貨推遲或延誤的，跟單人員承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。 

涉及回款或其它不確定事項(xiàng)的，必要時(shí)跟單員安排發(fā)貨需要與銷售主管和財(cái)務(wù)做相應(yīng)的溝通。產(chǎn)品短缺時(shí)先分配給主要客戶。

(3) 生產(chǎn)庫(kù)存跟蹤 

將客戶訂單結(jié)合庫(kù)存情況轉(zhuǎn)化成定額發(fā)料單交付生產(chǎn)或外協(xié)：

一定要把客戶要求在生產(chǎn)單上寫清楚。交生產(chǎn)部門生產(chǎn)之前，應(yīng)向倉(cāng)庫(kù)了解生產(chǎn)原材料是否足夠本單的生產(chǎn)。并且，不同客戶下達(dá)的相同的產(chǎn)品訂單在前部生產(chǎn)訂單未完成時(shí)要盡快合并生產(chǎn)，以便提高生產(chǎn)效率。

交付生產(chǎn)之后務(wù)必跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度，并得到生產(chǎn)明確的排場(chǎng)回復(fù)，據(jù)此回復(fù)客戶的交貨期，原則上交貨期誤差控制在1-2天。

 生產(chǎn)過(guò)程中，如有意外情況不能滿足客戶的要求時(shí)，一定要及時(shí)將情況反映到公司最高層，最終找到解決的辦法。

 小樣：打小樣的目地是看本公司的做貨能否達(dá)到和滿足客戶的要求，同樣也是大貨和產(chǎn)的依據(jù)。一般情況是按正常的手續(xù)，小樣全部是由客戶自己批板后再下單做貨的。

 修改定單 一般情況是要求跟客戶重新下單，跟單員重新開(kāi)單交生產(chǎn)部生產(chǎn)或者取消生產(chǎn)訂單。

(4) 銷售回款跟蹤

 填寫銷售對(duì)賬單并與財(cái)務(wù)對(duì)賬確認(rèn)后匯總，給銷售人員提供準(zhǔn)確及時(shí)的收款信息�？蛻粑醇皶r(shí)回款的要向銷售主管提醒并報(bào)知財(cái)務(wù)注意。 

到期應(yīng)收款的，提前一天與財(cái)務(wù)核對(duì)好并整理好收款單據(jù)交付業(yè)務(wù)員去收款。



每月度結(jié)束后，銷售跟單必須與3天內(nèi)將銷售匯總表做好并提交財(cái)務(wù)審核歸檔。

(5) 客戶檔案的管理

 新客戶及時(shí)登記客戶登記表：務(wù)必將客戶的準(zhǔn)確的名稱，地址、聯(lián)系人、電話、傳真、結(jié)算方式等數(shù)據(jù)完整無(wú)誤輸入登記表，以便銷售開(kāi)單時(shí)自動(dòng)查詢相關(guān)數(shù)據(jù);

 客戶產(chǎn)品價(jià)格信息及時(shí)填寫或者更新進(jìn)客戶登記表，以便保持?jǐn)?shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，減少對(duì)賬送貨工作的復(fù)雜性。

 客戶資料有變更的必須及時(shí)變更。

(6) 計(jì)算報(bào)價(jià)單 

客戶產(chǎn)品有變動(dòng)或特殊要求而致使價(jià)格有變動(dòng)或者是新客戶，需要填寫報(bào)價(jià)單報(bào)財(cái)務(wù)和總 經(jīng)理審核之后給客戶確認(rèn)，并按雙方確認(rèn)報(bào)價(jià)執(zhí)行。 

客戶產(chǎn)品是使用新材料的，接到客戶訂單時(shí)必須請(qǐng)示總經(jīng)理客戶報(bào)價(jià)是否需要做變更，如 需變更則填寫報(bào)價(jià)單獲批，否則按原報(bào)價(jià)執(zhí)行。

(7) 客戶服務(wù)

 客戶來(lái)訪接待：客戶來(lái)訪應(yīng)該做到熱情周到，如果因故不能接待的，務(wù)必請(qǐng)其它員工代為 接待，并跟蹤記錄客戶來(lái)訪情況。  樣品的寄送與登記：客戶需要樣品時(shí)與客戶溝通清楚后送樣給客戶，并跟蹤回訪樣品情況。 

客戶投訴或是退貨時(shí)：對(duì)客戶的投訴，我們要了解問(wèn)題出現(xiàn)的原因，并要采取措施，找到 對(duì)策，避免下次出現(xiàn)。

 客戶要求退貨，首先是盡量的使客戶接受我們所出現(xiàn)的問(wèn)題。若能返修，則再對(duì)成品進(jìn)行 返修好后再出貨。 很嚴(yán)重的就重新生產(chǎn)，補(bǔ)單生產(chǎn)再送貨。還有采用相互讓步的折扣法。 有時(shí)只能按客戶的要求來(lái)處理。最重要的是如何想法讓公司同客戶達(dá)到雙贏。

(8) 與各部門的溝通及完成主管交辦事項(xiàng)的處理 跟單最重要的個(gè)人素質(zhì)是什么?溝通!!跟單的本質(zhì)是就是一個(gè)內(nèi)外溝通的過(guò)程! 

同本廠內(nèi)的各部門溝通：

面對(duì)生產(chǎn)部門我們就是客戶，所做的一切在對(duì)老板負(fù)責(zé)的同時(shí)也要對(duì)客戶負(fù)責(zé)。多同各生產(chǎn)部門溝通協(xié)調(diào)，讓他們能更明確的了解到在生產(chǎn)各單時(shí)，客戶的意圖，使生產(chǎn)更順利，能更好的滿足客戶的要求。

 同客戶的溝通： 先要了解客戶的心態(tài)，他們是希望你在最快的時(shí)間里，給他最好的貨，價(jià)錢也希望是最低的。如果你能體會(huì)到這點(diǎn)的話，同客戶的溝通也就不難了。同時(shí)，我們?nèi)裟軐⑹稚系拿繌垎巫赢?dāng)作是自己的事至始至終的做好，客戶那當(dāng)然也就不難交差的。其實(shí)，只要我們能對(duì)客戶真誠(chéng)的付出，他們也會(huì)在有些問(wèn)題上會(huì)理解你的，不會(huì)令你難做。

 配合銷售主管并完成其交付的其它工作。

二、銷售跟單的特點(diǎn)

1. 責(zé)任大 跟單員的工作是建立在訂單與客戶上的，因?yàn)橛唵问瞧髽I(yè)的生命，客戶是企業(yè)的上

帝，失去訂單與客戶將危及到企業(yè)的生存。做好訂單與客戶的工作責(zé)任重大。

2. 溝通，協(xié)調(diào)： 跟單員工作涉及各部門。跟單員與客戶，與計(jì)劃部門，生產(chǎn)部門等許多部門的工作是一種溝通與協(xié)調(diào)。都是在完成訂單的前提下而進(jìn)行的與人溝通的工作。溝通，協(xié)調(diào)能力特別重要。

3. 做好客戶的參謀： 跟單員掌握著大量的客戶資料，對(duì)他們的需求比較熟悉。同時(shí)也了解工廠的生產(chǎn)情況，因此對(duì)客戶的訂單可以提出意見(jiàn)，以利于客戶的訂貨。

4. 工作節(jié)奏多變，快速： 面對(duì)的客戶來(lái)自五湖四海，他們的工作方式，作息時(shí)間，工作節(jié)奏各不相同，因此，跟單員的工作節(jié)奏應(yīng)是多變的。另外，客戶的需求是多樣的。有時(shí)客戶的訂單是小批量的，但卻要及時(shí)出貨。這就要求外面跟單員的工作效率是快速的。

5. 工作是綜合性的： 跟單員工作涉及企業(yè)所有部門，由此決定了其工作的綜合性。對(duì)外執(zhí)行的是銷售人員的職責(zé)。對(duì)內(nèi)執(zhí)行的是生產(chǎn)管理協(xié)調(diào)。所以跟單員必須熟悉生產(chǎn)運(yùn)作流程。

三、跟單員的素質(zhì)要求：

跟單員的工作性質(zhì)與特點(diǎn)決定了其從業(yè)的素質(zhì)要求：

1. 分析能力。分析出客戶的特點(diǎn)及產(chǎn)品的價(jià)格構(gòu)成，以利于報(bào)價(jià)。

2. 預(yù)測(cè)能力。能預(yù)測(cè)出客戶的需求，企業(yè)的生產(chǎn)能力及物料的供應(yīng)情況，便于接單，生 產(chǎn)及交貨的安排。

3. 表達(dá)能力。善于用文字和語(yǔ)言與客戶溝通。

4. 專業(yè)知識(shí)。對(duì)所跟單的產(chǎn)品要熟悉。了解產(chǎn)品的原材料特點(diǎn)，來(lái)源及成分。知道產(chǎn)品 的特點(diǎn)，款式，質(zhì)量。便于和客戶及生產(chǎn)人員的溝通。

5. 與人共事的能力。與各部門的人員打成一片，使其自覺(jué)完成客戶訂單。

6. 人際關(guān)系處理的能力。處理好與客戶，與上級(jí)，與同事，與外單位人員的關(guān)系。通過(guò) 他們來(lái)完成自己想要做的事。

7. 法律知識(shí)。了解合同法，票據(jù)法，經(jīng)濟(jì)法等與跟單工作有關(guān)的法律知識(shí)。做到知法， 守法，懂法，用法。 8. 談判能力。有口才，有技巧。 9. 物流知識(shí)。了解運(yùn)輸，裝卸搬運(yùn)，保管，配送，報(bào)關(guān)等知識(shí)。

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