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檔案管理基本要求

時(shí)間：2022-07-02 22:32:02 圖書情報(bào)與檔案管理我要投稿

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檔案管理基本要求

檔案管理的基本日常管理

一、檔案資料的整理、分類、編號、保管、利用;

一) 、整理檔案的整理，檔案整理工作，簡單的說就是對零散的或者是需要整理的檔案進(jìn) 行分類，排列編目，使之系統(tǒng)化，為了管理需要和日后查找方便，逐步條理化，這就是檔案的整理工作。檔案整理工作的步驟：

(1)、區(qū)分全宗對我們來說就是區(qū)分是哪個(gè)公司或者是哪個(gè)部門所歸檔來的文件等

(2)、全宗內(nèi)檔案的分類把全部的檔案，按照來源、時(shí)間、內(nèi)容等方面的聯(lián)系，進(jìn)行分類、排列。

(3)初步立卷立卷就是組卷的意思

(4)卷內(nèi)文件的整理編目把卷內(nèi)文件排列順序確定下來

(5)類內(nèi)案卷初步排列同一類的案卷的排列。

(6)案卷的加工整理主要做備考表、填寫案卷封面等其他項(xiàng)目

(7)案卷調(diào)整與編號確定每一盒檔案排列順序后，逐卷編上案卷號。

(8)編寫案卷目錄將每一個(gè)案卷的標(biāo)題、保管期限、卷內(nèi)文件起止時(shí)間和頁數(shù)等逐項(xiàng)登記，形成為一冊。以后，編寫頁號，填寫卷內(nèi)目錄。

二) 、檔案的分類與編號

1、檔案的分原則;是要以重慶 XX 公司實(shí)業(yè)(集團(tuán))有限公司的全部檔案為以象，結(jié)合檔案內(nèi)容及其形成特征，保持檔的有機(jī)聯(lián)系，便于科學(xué)管理與開發(fā)利用。簡單地說檔案的分類就是把全部的檔案，按照來源、時(shí)間、內(nèi)容等方面的聯(lián)系，進(jìn)行分類排列。

2、檔案的分類與設(shè)置

2.1 檔案有一級分類與二級分類，這里主要講一下一級分類檔案的一級分類主要分為：黨群工作類、行政工作類、經(jīng)營管一類、生產(chǎn)技術(shù)管理類、產(chǎn)品類、科學(xué)技術(shù)研究類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會計(jì)檔案類、干部職工類等 10 個(gè)大類。 XX 公司集團(tuán)檔案分類表序號分類名稱 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 黨群工作類行政工作類經(jīng)營管理類生產(chǎn)技術(shù)管理類產(chǎn)品類科學(xué)技術(shù)研究類基本建設(shè)類設(shè)備儀器類會計(jì)檔案類干部職工檔案類代號 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 我們公司的檔案基本就上面 10 種分類，其實(shí)每種分類詳細(xì)包括那些檔案資料就根據(jù) 各部門所有全部檔案資料進(jìn)行區(qū)分。

2.2 分類過程中要按全宗內(nèi)檔案的實(shí)際狀況和方便管理的現(xiàn)實(shí)需要出發(fā)

2.3 分類方法及其分類結(jié)果應(yīng)反應(yīng)全部檔案的客觀現(xiàn)狀，維護(hù)檔案的歷史本來面貌

2.4 分類方法及其分類結(jié)果應(yīng)具有邏輯性，以便于管理和實(shí)際操作。

3、檔案的編號 3.1、公司檔案分類編號主要采用純編號劃分，即檔案分類類目代號全部采用阿拉伯?dāng)?shù)字，一、二、三級類目采用“十進(jìn)位制”編號號，即各大類代號分別為 0、1、2、 3、4、5、6、7、8、9 四級類目采用自然順充號。也就是說檔案案卷內(nèi)的編號全部使用簡單明了的阿拉伯?dāng)?shù)字流水號編制，

三) 、檔案的保管與利用檔案的保管工作

1、檔案保管的基本物質(zhì)條件檔案庫房的選址或存放檔案地點(diǎn)

2、檔案包裝材料---卷皮

3、檔案的安全檢查包括對庫藏檔案的檢查和對借閱后歸還的檢查。

檔案的利用工作

1、利用工作的意義

(1)檔案利用工作體現(xiàn)檔案工作的根本目的

(2)檔案利用工作是衡量檔案部門成績大小的主要標(biāo)志

(3)檔案利用工作是對檔案與檔案工作最有效的宣傳。

2、如何才能做好利用工作

(1)明確服務(wù)方向，堅(jiān)定服務(wù)思想

(2)要熟悉自己的檔案資料，了解客觀需要，