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職場中如何溝通的總結(jié)
不要說“但是”，而要說“而且”
試想你很贊成一位同事的想法，你可能會說：“這個(gè)想法很好，但是你必須……”本來說話字字千金 伶牙俐齒的你，這樣子一說，這種認(rèn)可就大打折扣了。你完全可以說出一個(gè)比較具體的希望來表達(dá)你的贊賞和建議，比如說：“我覺得這個(gè)建議很好，而且，如果在這里再稍微改動一下的話，也許會更好……”
不要再說“老實(shí)說”
公司開會的時(shí)候會對各種建議進(jìn)行討論。于是你對一名同事說：“老實(shí)說，我覺得……”在別人看來，你好像在特別強(qiáng)調(diào)你的誠意。你當(dāng)然是非常有誠意的，可是干嗎還要特別強(qiáng)調(diào)一下呢?所以你最好說：“我覺得，我們應(yīng)該……”
不要說“首先”，而要說“已經(jīng)”
你要向老板匯報(bào)一項(xiàng)工程的進(jìn)展情況。你跟老板講道：“我必須得首先熟悉一下這項(xiàng)工作�！毕胂肟窗�，這樣的話可能會使老板(包括你自己)覺得，你還有很多事需要做，卻絕不會覺得你已經(jīng)做完了一些事情。這樣的講話態(tài)度會給人一種很悲觀的感覺，而絕不是樂觀。所以建議你最好是這樣說：“是的，我已經(jīng)相當(dāng)熟悉這項(xiàng)工作了�！�
不要說“僅僅”
在一次通力攻關(guān)會上你提出了一條建議，你是這樣說的：“這僅僅是我的一個(gè)建議�！闭堊⒁�，這樣說是絕對不可以的!因?yàn)檫@樣一來，你的想法、功勞包括你自己的價(jià)值都會大大貶值。本來是很利于合作和團(tuán)體意識的一個(gè)主意，反而讓同事們只感覺到你的自信心不夠。最好這樣說：“這就是我的建議。”
不要說“錯(cuò)”，而要說“不對”
一位同事不小心把一項(xiàng)工作計(jì)劃浸上了水，正在向客戶道歉。你當(dāng)然知道，他犯了錯(cuò)誤，惹惱了客戶，于是你對他說：“這件事情是你的錯(cuò)，你必須承擔(dān)責(zé)任�！边@樣一來，只會引起對方的厭煩心理。你的目的是調(diào)和雙方的矛盾，避免發(fā)生爭端。所以，把你的否定態(tài)度表達(dá)得委婉一些，實(shí)事求是地說明你的理由。比如說：“你這樣做的確是有不對的地方，你最好能夠?yàn)榇顺袚?dān)責(zé)任�！�
不要說“本來……”
你和你的談話對象對某件事情各自持不同看法。你輕描淡寫地說道：“我本來是持不同看法的。”一個(gè)看似不起眼的小詞，卻不但沒有突出你的立場，反而讓你沒有了立場。類似的表達(dá)方式如“的確”和“嚴(yán)格來講”等等，干脆直截了當(dāng)?shù)卣f：“對此我有不同看法�！�
不要說“幾點(diǎn)左右”，而要說“幾點(diǎn)整”
在和一個(gè)重要的生意上的伙伴通電話時(shí)，你對他說：“我在這周末左右再給您打一次電話�！� 這就給人一種印象，覺得你并不想立刻拍板，甚至是更糟糕的印象別人會覺得你的工作態(tài)度并不可靠。最好是說：“明天11點(diǎn)整我再打電話給您。”
不要說“務(wù)必……”，而要說“請您……”
你不久就要把自己所負(fù)責(zé)的一份企劃交上去。大家壓力已經(jīng)很大了，而你又對大家說：“你們務(wù)必再考慮一下……”這樣的口氣恐怕很難帶來高效率，反而會給別人壓力，使他們產(chǎn)生逆反心理。但如果反過來呢，誰會去拒絕一個(gè)友好而禮貌的請求呢?所以最好這樣說：“請您考慮一下……”
很多人講到溝通，直覺想到的可能是要很會侃侃而談、把一群人逗得哈哈大笑，或最起碼說話要像主播一樣聲音清楚、抑揚(yáng)頓挫等。 但我們發(fā)現(xiàn)一個(gè)對很多人而言可能是好消息的觀點(diǎn)：專案上的溝通，甚至整個(gè)職場上的溝通，其實(shí)不需要你外向、能不斷說話、能有一籮筐笑話、能跟所有人瞬間打成一片。 你也不需要像電視主持人一樣語調(diào)清澈、聲音甜美、滔滔不絕。 相反的，就算你是內(nèi)向沉默的人，把握住幾個(gè)重點(diǎn)，你一樣能在職場上溝通無礙，并促成與他人的合作。
這些重點(diǎn)是什么呢?
1. 任何工作，先想利害關(guān)系人是誰，找出他們的關(guān)切議題，并主動出擊。
專案管理很重視管理「利害關(guān)系人」，也就是會因此專案執(zhí)行后得益或遭于麻煩的那群人。 所以專案經(jīng)理通常得在專案開始前推敲他們要什么，以此來爭取他們的支持。
職場跟專案是完全一樣的概念。 我們的工作其實(shí)都會影響很多人。 只是大部分人往往只重視老板或是客戶的需求。 但實(shí)際上，我們周圍有同事、上面有主管以及主管的主管、對外有客戶、對下有部屬。 這些人在工作上面就算跟我沒有直接的往來，也可能有間接上的影響。
舉例來說，小李想在內(nèi)部推展一個(gè)他覺得不錯(cuò)的電腦系統(tǒng)。 他若只思考老板希望要什么或這系統(tǒng)能對公司有什么好處，然后以此去說服別的部門一起參與，很可能會發(fā)現(xiàn)自己溝通了半天別人卻要不是沒興趣、不然就是配合得很消極。
但他若愿意從「其他同事」的角度思考一下，就會發(fā)現(xiàn)這一切其實(shí)很容易理解。 其他同事雖然可能同意這電腦系統(tǒng)很好，可是自己得多花時(shí)間輸入一些資料，必然也會因?yàn)楣ぷ髁慷ε隆?最終當(dāng)然大家就不會多興奮的配合這件事。
若小李能一開始就理解這心情，思考這系統(tǒng)對當(dāng)事人本身能帶來什么好處，并以此來做為溝通主干。 大家理解這件事情對自身的價(jià)值，自然就會有興趣想嘗試看看了。
所以溝通協(xié)調(diào)的第一步并不在話語上，而在于情勢的分析。 搞清楚周圍每個(gè)人對自己工作影響力的大小，以及他們要什么、關(guān)注什么資訊，后續(xù)才能發(fā)展出對的溝通策略來。
2. 規(guī)劃與準(zhǔn)備讓你的論點(diǎn)有所依據(jù)
專案管理訓(xùn)練讓我學(xué)到的另一個(gè)重點(diǎn)，在于老板交代工作后，先不要急著展開，而應(yīng)該花些時(shí)間作思索一下整個(gè)情勢，并做出一個(gè)方便日后溝通用的規(guī)劃。 尤其在一些可能有爭議、誤解、或是需要協(xié)商之處，我們該盡量讓規(guī)劃詳盡必須把心里想的事情，盡量視覺化的讓別人能輕易解讀。
這在各類工作上其實(shí)都很重要。 因?yàn)榇蟛糠稚婕岸嗳说墓ぷ髌鋵?shí)沒有絕對的單一答案。 我們的作法與看法，必然會有些人無法理解。 他們可能是沒想得周全、可能是有所誤解、可能把狀況想的簡單，所以若我們只是口頭的去跟別人協(xié)調(diào)，希望別人照著自己的方案走，那可能兩邊毫無交集。 但若我們能提供一些書面的東西，并把工作規(guī)劃背后的原因交代清楚，大家就比較能聚焦，討論的進(jìn)展也會加速的多。
舉例而言，小陳的某個(gè)工作一定得要隔壁部門派人支援。 小陳絕對不該空著手去找隔壁部門的主管來討論。 因?yàn)閷Ψ胶芸赡懿徽J(rèn)為這工作有這么復(fù)雜，或是不覺得這工作有這么急迫。 但若小陳做了一些完整的分析，清楚解釋為何這工作非他們支援不可、也說明若無法獲得他們的支援狀況可能會變成如何、幾個(gè)對方可能會建議的其他選項(xiàng)又為何不可行。 準(zhǔn)備各類的說明情境，并盡量圖表化、文字化、或視覺化，就能讓別人更容易理解他的論點(diǎn)。
別忘了，職場大部分人都很忙，唯有我們先讓別人知道自己有清楚想過這問題，并把各種狀況都事先分析過，別人才會認(rèn)真以對。 而準(zhǔn)備充分，并讓論述有所本，是溝通成敗的另一個(gè)起點(diǎn)。
3. 交換與平衡的能力
專案管理教大家另一個(gè)重點(diǎn)就是面對各類變化時(shí)，我們要從「專案金三角」上思考如何交換與平衡。 一般的工作也是一樣。 當(dāng)碰到問題需要去與他人溝通協(xié)調(diào)時(shí)，我們也該優(yōu)先想想有什么交換與平衡的方法。
這意思是，解決問題總是要付出代價(jià)。 你能付出什么代價(jià)? 你又打算付出什么代價(jià)? 我們永遠(yuǎn)不該期待別人「純粹的好心」。 溝通與協(xié)商順利的關(guān)鍵，在于我們有能力給予別人一些價(jià)值。 這有時(shí)候是當(dāng)下的交換，也可能是從長期累積的人際撲滿中取得。
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