檔案歸檔培訓(xùn)課件

　　作為一名辛苦耕耘的教育工作者，就不得不需要準(zhǔn)備好課件，無論哪種類型的課件，都是教學(xué)內(nèi)容與教學(xué)處理策略兩大類信息的有機(jī)結(jié)合。那么優(yōu)秀的課件是什么樣的呢？以下是小編收集整理的檔案歸檔培訓(xùn)課件，僅供參考，希望能夠幫助到大家。

　　保險業(yè)務(wù)檔案歸檔要求

　　1、流程說明。

　　2、實(shí)物保管與影像的基本要求。

　　3、紙質(zhì)資料填寫要求。

　　在指定位置用鋼筆或簽字筆等按規(guī)定填寫相應(yīng)內(nèi)容，不得使用彩筆或圓珠筆標(biāo)注，要求頁面書寫工整、清晰，便于檔案的保管、檢索、統(tǒng)計和利用。

　　4、影像拍掃要求。

　　投保材料的影像非常重要，核保、生效、出單等都依賴與此，影像掃描要求清晰、無垃圾。

　　5、紙質(zhì)資料歸檔要求。

　　首先應(yīng)去除鐵質(zhì)訂書釘及其他金屬物;大于A4紙張的紙質(zhì)檔案應(yīng)按照A4紙張大小將其折疊成形，便于檔案的保存和翻閱。

　　資料歸檔質(zhì)量要求

　　1、歸檔的工程文件應(yīng)當(dāng)為原件。

　　2、工程文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)工程勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理、測繪等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。

　　3、工程文件應(yīng)采用耐久性強(qiáng)的、不得使用易褪色的材料。

　　4、工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4幅面(297×210mm)，圖紙宜采用國家標(biāo)準(zhǔn)圖幅。

　　5、工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌力大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖或計算機(jī)直接出圖，不應(yīng)使用圖紙的復(fù)印件出圖。

　　6、所有竣工圖(含深化設(shè)計的竣工圖)均應(yīng)加蓋竣工圖章、設(shè)計出圖專用章和“施工文件審查章”。

　　a)竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括：“竣工圖”字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理和總監(jiān)�？⒐�圖章應(yīng)使用不易褪色的紅印泥，并蓋在圖標(biāo)欄上方空白處;

　　b)竣工圖章尺寸宜為80mm×50mm。

　　7、利用施工圖改繪竣工圖，必須以變更圖章標(biāo)明變更修改依據(jù)，變更圖章尺寸宜為：40mm×15mm。

　　a、凡施工圖結(jié)構(gòu)、工藝、平面布置圖等有重大改變，或變更部分超過圖面b，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖。并在圖標(biāo)上方或旁邊以文字注明變更修改依據(jù)。

　　c、對發(fā)生設(shè)計變更的工程項目，要求編制設(shè)計變更匯總表，并加蓋施工單位和監(jiān)理單位公章。該匯總表組卷時應(yīng)放在所有設(shè)計變更通知單之前。

　　d、不同幅面的工程圖紙應(yīng)統(tǒng)一折疊成A4幅面(297mm×210mm)，橫向按手風(fēng)琴式折疊，豎向按順時針方向向內(nèi)折，圖標(biāo)欄露在外面，具體要求按GB/T10609.3進(jìn)行。

　　e、管線工程竣工測量圖的測繪應(yīng)符合專業(yè)技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)。

　　一、什么是文件材料的歸檔整理

　　是指立檔單位在其職能活動中形成并辦理完畢，應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料，以件為單位，進(jìn)行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒，使之有序化的過程。

　　二、歸檔文件整理原則

　　遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。

　　三、文件材料歸檔整理的具體操作方法

　�。ㄒ唬┦占�

　　收集工作即是將本單位在其職能活動中形成的、辦理完畢的、具有保存價值的各種文字材料收集集中起來的工作過程。

　　要求：材料齊全完整、內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確

　�。ǘ�）確定“件”

　　歸檔文件整理方法是以“件”為單位，進(jìn)行文件級整理。確定“件”是歸檔文件整理工作的關(guān)鍵之一�！凹�”的確定一定要把握尺度，不可過嚴(yán)也不可太松。一般以每份文件為一件。

　　具體情況作如下規(guī)定：

　　1、文件正本與定稿為一件；

　　2、計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無定稿的，或打印出的定稿上無重要修改手跡、領(lǐng)導(dǎo)批示，定稿不歸檔，但發(fā)文稿紙必須歸檔，且與正文合為一件；

　　3、正文與附件為一件。附件一般是指正文后注明的附件，它是正文內(nèi)容的一部份。

　　4、原件與復(fù)制件為一件；

　　5、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；

　　6、會議記錄一本為一件；如黨委會議記錄、行政會議記錄等；

　　7、成套的會議材料分別為件；

　　8、重要文件的正文與歷次修改稿可各為一件；

　　9、正文與文件處理單（辦文單）為一件；

　　10、來文與復(fù)文（指請示與批復(fù)、報告與批示、函與復(fù)函）為一件；

　　11、報表、名冊、圖冊、成冊的編研材料、刊物等按其原來的裝訂方式，一冊（本）為一件；

　　12、未裝訂的式樣同一的表格，以一定的單位（如部門或時間等）組合，可裝訂在一起作為一件。如先進(jìn)審批表、工資審批表、統(tǒng)計年報等；

　　13、介紹信一般一份為一件，若單位一年形成的介紹信數(shù)量較多時，也可結(jié)合其它特征劃分成若干件；

　�。ㄈ�）件的裝訂

　　件的裝訂主要是為了固定“件”，使其便于保管和利用。

　　在裝訂前，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制或進(jìn)行字跡加固處理。文件的修整、復(fù)制要在保持原貌的前提下進(jìn)行。

　　1、件的修整：

　　（1）對破損文件進(jìn)行修裱；

　�。�2）對字跡模糊或易褪變的文件進(jìn)行復(fù)制；

　�。�3）去除文件上易腐蝕的金屬物；對于裝訂成冊不便拆封的書籍、刊物等，金屬物已嚴(yán)密封裝在其中，且拆釘會損壞原貌，不須拆釘重裝。

　�。�4）對于過大的文件進(jìn)行折疊時應(yīng)注意盡量減少折疊次數(shù)。

　　（5）小于16開的紙張應(yīng)用A4紙貼襯。

　　2、裝訂：

　　我區(qū)一般采用不銹鋼釘在文件的左側(cè)裝訂。較厚的仍用三孔一線進(jìn)行裝訂。文件整理時必須左側(cè)和下邊齊；不銹鋼釘不宜釘?shù)眠^多，一般為上下兩個。（不銹鋼釘應(yīng)采用檔案行政管理部門監(jiān)制的。）

　　3、件內(nèi)的排序：

　　（1）正本在前，定稿在后；

　　（2）正文在前，附件在后；

　　（3）原件在前，復(fù)制件在后；

　�。�4）轉(zhuǎn)發(fā)文前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；

　�。�5）計算機(jī)及其網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中形成的文件，無定稿的，正文在前，發(fā)文稿紙在后；

　　（6）文件處理單（辦文單）歸檔的應(yīng)放在最前面。

　�。ㄋ模┘�的分類

　　分類是歸檔文件整理工作的基本步驟。是將歸檔文件按來源、時間、內(nèi)容等方面的異同，分成若干層次和類別，構(gòu)成有機(jī)體系的過程。

　　1、按年度分類：

　　（1）一般文件歸入文件簽發(fā)年度。如計劃、總結(jié)和獎懲材料等內(nèi)容涉及不同年度的文件均歸入文件的簽發(fā)年度。

　�。�2）跨年度辦結(jié)的文件歸入辦結(jié)年度。如處理案件、同一問題的來文和復(fù)文等；

　�。�3）跨年度的會議或活動材料統(tǒng)一放在閉幕年度歸檔

　�。�4）幾份文件作為一件時，歸入排在最前面文件的簽發(fā)年度。

　　2、按保管期限分類：

　　文書檔案分為永久和定期兩種保管期限，定期又分為30年和10年。

　�。ㄎ澹�“件”的排列

　　排列是將每份歸檔文件先后排列有序化的過程。即在同一保期限內(nèi)按事由結(jié)合時間對歸檔文件進(jìn)行排列。

　　事由是指一件具體的事，或一個具體的問題，或一段較為緊密的工作過程。一般一份文件就是一個事由。

　　“年度—保管期限”分類方法對歸檔文件進(jìn)行排列就是在同一保管期限內(nèi)一般按具體事由結(jié)合文件形成的時間順序進(jìn)行排列。

　　（六）編制歸檔號

　　歸檔號是將歸檔文件排列順序加以固定的一組標(biāo)識符號。在每份歸檔文件上的體現(xiàn)就是加蓋歸檔章。

　　全宗號

　　年度

　　室編件號

　　機(jī)構(gòu)或問題

　　保管期限

　　館編件號

　　1、蓋章要求：

　　（1）歸檔章一般采用紅色印泥，蓋在歸檔文件首頁上端的空白處。一個單位歸檔章加蓋的位置應(yīng)統(tǒng)一；

　　（2）歸檔章不要遮蓋領(lǐng)導(dǎo)批示、收文章或文件內(nèi)容；

　�。�3）若歸檔文件前有文件處理單（辦文單），歸檔章可加蓋在文件處理單（辦文單）上。

　　2、歸檔章具體欄目的填寫：

　�。�1）全宗號：是檔案館給各個進(jìn)館單位編制的代號。

　�。�2）年度：填寫文件歸檔年度，以4位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年，如“2008”，不必加“年”。

　�。�3）保管期限：填寫歸檔文件保管期限的簡稱，即：永久、30年、10年，不可用“1、2、3”等代碼表示。

　�。�4）件號：填寫歸檔文件的排列順序號。包括室編件號和館編件號。在檔案室只要求大家編制室編件號，館編件號暫空不填。同一年度同一機(jī)構(gòu)（問題）同一保管期限從“1”開始編。實(shí)行文檔一體化管理模式時，件號系統(tǒng)會自動給定。

　�。�5）機(jī)構(gòu)或問題欄：采用年度－保管期限分類的單位此欄不必填寫。采用年度－機(jī)構(gòu)（問題）－保管期限分類的單位此欄必須填寫，只能寫中文，不能寫代號。

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