- 相關(guān)推薦
淺析醫(yī)院檔案利用情況初步
【關(guān)鍵詞】 醫(yī)院檔案
1 研究目的和意義
檔案是濃縮的、凝固的歷史，有道是：千秋功績，檔案為憑，黃金有價，檔案無價。檔案是原始的歷史記錄。管理檔案的目的就是為當(dāng)代及后人提供利用。通過對我院檔案利用情況的研究，以促進醫(yī)院發(fā)展建設(shè)，提高檔案利用效率，努力為醫(yī)院管理和各科（處）室的工作提供信息支持。
2 院檔案室的現(xiàn)狀
我院的檔案是醫(yī)院各項工作的真實和客觀的記錄，是醫(yī)療工作中不可缺少的信息資源。為了提高檔案的開發(fā)利用，更好地為醫(yī)院的建設(shè)服務(wù)，我院檔案室打破被動的、守攤型的局面，加大了宣傳力度，強化了服務(wù)意識，健全和完善了《檔案借閱制度》、《重要文件目錄》、《專題目錄》、《案卷目錄》、《卷內(nèi)目錄》、《檔案利用登記》等，通過借、閱、復(fù)印、網(wǎng)上瀏覽、電話咨詢等多種形式，為使用者提供便利優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，從而使我院檔案開發(fā)利用效果有了顯著的提高。
3 研究對象、方法及結(jié)果
我們對醫(yī)院1998～2004年7年當(dāng)中的各類檔案從利用人次和利用卷（件）的數(shù)量上進行了統(tǒng)計學(xué)處理，研究表明室藏檔案利用率在逐年大幅度的上升。見表1，圖1。 通過表1和圖1發(fā)現(xiàn)，2004年比1998年檔案利用人次增長了24.6倍，2004年比1998年利用檔案卷（件）增長了40.1倍。表1 河北省人民醫(yī)院檔案室7年來檔案利用情況比較圖1 河北省人民醫(yī)院檔案利用情況比較
4 檔案開發(fā)利用分析
4.1 利用文書檔案進行醫(yī)院的科學(xué)管理和開展編史修志工作。為醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)研究衛(wèi)生工作歷史、科學(xué)決策、制訂規(guī)劃、總結(jié)經(jīng)驗、落實政策、解決歷史遺留問題、職稱評定、案件調(diào)查、處理醫(yī)療糾紛等提供大量的原始依據(jù)。為編撰《河北衛(wèi)生年鑒》、《河北省醫(yī)院院志》、《河北省醫(yī)院制度管理手冊》以及制定我院《ISO90001醫(yī)院國際管理標(biāo)準(zhǔn)》等工作提供了大量詳實有價值的檔案資料，使得這些工作得以順利進行。
4.2 利用檔案為各種創(chuàng)建活動和迎接上級檢查工作提供保障。如為創(chuàng)建國家“百佳醫(yī)院”、全國百姓放心示范醫(yī)院、省級“三甲醫(yī)院”、愛嬰醫(yī)院等各種活動以及院務(wù)公開、監(jiān)督、計劃生育等各項檢查工作中，提供了大量的原始資料，保證各科處室順利地完成各項檢查工作。
4.3 利用基建檔案進行醫(yī)院的各項改造工程。為我院的干部病房樓、門診樓、CT中心、腫瘤病房、手術(shù)室、心臟診療中心、婦產(chǎn)科門診、產(chǎn)房等改造裝修、消防設(shè)施的安裝等工程，提供了大量的基建圖紙，方便了各項改造工程，使其能夠順利的進行施工。
4.4 利用會計檔案出具準(zhǔn)確的憑證。為我院的審計、銀行信貸、核實賬目等工作，提供了大量的原始憑證，減少和避免了我院的各項損失。
4.5 利用醫(yī)療設(shè)備檔案確保醫(yī)療設(shè)備的正常使用。在我院的醫(yī)療設(shè)備付款、維修、糾紛等方面，提供大量的廠家情況以及查考資料，使醫(yī)療設(shè)備的交易和維修得以順利進行，減少了不必要的糾紛。
4.6 利用檔案為處理各種糾紛提供法律依據(jù)。在我院的經(jīng)濟糾紛、土地糾紛、醫(yī)療糾紛等官司中，出示了大量的原始證據(jù)和材料，使解決糾紛找到了可靠有利的法律、法規(guī)依據(jù)，減少了不必要的損失。
5 進一步開發(fā)利用檔案的具體措施
5.1 宣傳檔案的使用價值，提高人們對檔案重要性的認(rèn)識，增加檔案的利用率。
隨著社會的發(fā)展，檔案使用要進一步開放，同時要加強檔案的社會宣傳工作，為了提高醫(yī)院檔案的開發(fā)利用率，更好地為醫(yī)院建設(shè)服務(wù)，必須打破以往檔案的神秘性，樹立開放服務(wù)的形象，使越來越多的人開始認(rèn)識到檔案在各項工作中的重要性，使他們自覺走進檔案室。
5.2 樹立服務(wù)大局的指導(dǎo)思想，為使用者提供優(yōu)質(zhì)便利服務(wù)，提高檔案的利用率。
檔案管理人員要創(chuàng)造性學(xué)習(xí)和工作，提高創(chuàng)新能力，與時俱進。要緊緊圍繞醫(yī)院的中心工作，樹立“以人為本”的思想，強化服務(wù)意識。我們采取接待查檔、函電代辦查檔、查檔咨詢、檔案復(fù)制、出具檔案證明等等方式提供利用服務(wù)。我們從封閉、為少數(shù)人服務(wù)的保守、傳統(tǒng)的守攤型舊理念中走出來，為實現(xiàn)政務(wù)公開透明，檔案高效利用做貢獻。真正做到“館為民所開，檔為民所用”。
5.3 充分利用現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)和工具，開發(fā)多種渠道，提供檔案利用服務(wù)。
要根據(jù)醫(yī)院的工作實際和發(fā)展要求，除利用多種檢索工具，如案卷目錄、全引目錄、專題目錄、專題索引、文號目錄，供利用者自行檢索外，還利用微機檔案管理系統(tǒng)檢索便捷的優(yōu)點，為查詢者提供快速查詢服務(wù)，又通過醫(yī)院內(nèi)部信息網(wǎng)開辟了檔案一隅，為尋求查證建立了一個規(guī)范、高效、開放的檔案信息利用平臺，提供檔案信息和檔案常用內(nèi)容，既可以為檔案工作做了宣傳，又可以為各科處室及時了解、掌握、咨詢、利用檔案提供了便利，使他們足不出戶就可以快捷方便的查找檔案資料。
6 總結(jié)
只要人類還在這個星球上繁衍生息，檔案學(xué)作為一個專門的社會學(xué)科就會永遠(yuǎn)存在，檔案工作為人類社會分工的一部分，也會永遠(yuǎn)存在。因此，作為一名檔案工作者我感到自豪，同時，我也意識到使命的神圣，做好檔案工作，可以說是功在當(dāng)代，利在千秋。我們現(xiàn)在收集、整理的檔案，幾十年、幾百年后也同樣是珍貴的歷史資料，可供后人借鑒。因此，隨著社會的發(fā)展，隨著醫(yī)院各級領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工對檔案的重要性以及檔案資料的利用價值認(rèn)識的逐步提高，人們將學(xué)會查閱檔案信息和利用回溯性信息［1，2］，可以預(yù)測，對檔案利用的需求會不斷增加，檔案的利用者會越來越多，檔案的利用量也會越來越大，這種趨勢將會全面和持續(xù)的發(fā)展下去。
【參考文獻】
1 宗文萍.構(gòu)建我國檔案科技創(chuàng)新體系.中國檔案，2004，7：9-11.
2 鄭金月.浙江檔案館利用工作新趨勢.中國檔案，2005，1：53-54.
