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淺談運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理財(cái)務(wù)檔案的重要性
一、緒論
傳統(tǒng)意義上的財(cái)務(wù)檔案管理是指各個(gè)單位的財(cái)會部門或者會計(jì)人員在經(jīng)濟(jì)活動中直接形成、按照統(tǒng)一模式保存起來以備查的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿與會計(jì)報(bào)表等核算材料。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理財(cái)務(wù)檔案，就是指以磁性介質(zhì)形勢儲存的會計(jì)核算的專業(yè)材料，是記載和體現(xiàn)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史材料和證據(jù)，它容納電子憑證、電子賬簿、電子報(bào)表、其他電子會計(jì)核算材料等。
二、計(jì)算機(jī)條件下財(cái)務(wù)檔案管理的特點(diǎn)
隨著會計(jì)電算化的發(fā)展，大多數(shù)企業(yè)的財(cái)務(wù)人員采用無紙化辦公模式，全部的日常工作都是在計(jì)算機(jī)上完成的，信息化的會計(jì)活動要求通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行財(cái)務(wù)檔案的管理。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，呈現(xiàn)出了一些新的特點(diǎn)：
1.載體多元化
會計(jì)電算化實(shí)施后，財(cái)務(wù)檔案不僅保留了傳統(tǒng)的紙介質(zhì)檔案，還包括了計(jì)算機(jī)硬盤中的會計(jì)數(shù)據(jù)和以磁性介質(zhì)、光盤存儲的會計(jì)數(shù)據(jù)等形式的財(cái)務(wù)檔案，這就使財(cái)務(wù)檔案的存儲范圍得到擴(kuò)大。
2.需特定調(diào)用環(huán)境
電子財(cái)務(wù)檔案與紙質(zhì)檔案不同，它是需要在一定計(jì)算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)環(huán)境當(dāng)中才能夠使用，這對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性較強(qiáng)。
3.會計(jì)檔案的利用效率提高
電子財(cái)務(wù)檔案由于其財(cái)務(wù)信息數(shù)字化， 便于查詢、制作數(shù)據(jù)報(bào)表等，提高了財(cái)務(wù)檔案的利用效率。
然而，通過計(jì)算機(jī)管理財(cái)務(wù)檔案也有一些負(fù)面的影響。比如：第一，很容易被篡改。傳統(tǒng)紙質(zhì)財(cái)務(wù)檔案因?yàn)槠洳馁|(zhì)特性決定了被篡改就會留下痕跡，所以留存的財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)不容易被篡改。而電子檔案的特性則使其可以被修改而不留下痕跡。第二，易遭電腦病毒的侵害。計(jì)算機(jī)病毒日益拓展，財(cái)務(wù)信息化檔案是以文件形式存儲在計(jì)算機(jī)上的，當(dāng)前的計(jì)算機(jī)病毒不僅可以破壞數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)通信功能，而且可以從被感染的計(jì)算機(jī)中獲取系統(tǒng)控制權(quán)，直接將檔案文件通過網(wǎng)絡(luò)發(fā)送給病毒的支配者或監(jiān)控計(jì)算機(jī)的硬件設(shè)備，對會計(jì)信息化檔案的安全造成極大的威脅。
三、運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理財(cái)務(wù)檔案的重要性
1.實(shí)現(xiàn)自動整理編目和自動檢索
運(yùn)用計(jì)算機(jī)對財(cái)務(wù)檔案管理進(jìn)行管理，避免了傳統(tǒng)檔案管理的繁雜，計(jì)算機(jī)以其功能強(qiáng)大的軟件，整理相關(guān)的財(cái)務(wù)檔案信息，并在這個(gè)基礎(chǔ)上適應(yīng)檔案使用與管理的具體要求編制出目錄，進(jìn)行自動統(tǒng)計(jì)。另外，也可以實(shí)現(xiàn)自動檢索，而計(jì)算機(jī)的自動檢索質(zhì)量更高、速度更快、途徑更多，檢索目標(biāo)也能具體到某個(gè)文件，還能根據(jù)不同的檢索途徑進(jìn)行隨意組合，準(zhǔn)確檢索出用戶需要的文件。
2.提供歷史信息的比較
通過計(jì)算機(jī)來整理財(cái)務(wù)檔案，利用往年的數(shù)據(jù)對本單位或本部門進(jìn)行歷史會計(jì)數(shù)據(jù)的比較與分析，更便捷地為部門決策提供可靠的依據(jù)。
3.加強(qiáng)了財(cái)政部門與檔案行政管理部門的溝通
計(jì)算機(jī)的發(fā)展，各個(gè)部門之間可以形成龐大的信息資源共享平臺，財(cái)務(wù)檔案管理中的要求和規(guī)定可以更加方便地被檔案部門主動指導(dǎo)與監(jiān)督，明確財(cái)務(wù)檔案的規(guī)范性問題，避免了傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案管理的“失控”狀態(tài)。
4.數(shù)據(jù)存儲的領(lǐng)域進(jìn)一步拓展
傳統(tǒng)的會計(jì)檔案具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時(shí)序性和嚴(yán)肅性，實(shí)行會計(jì)電算化后形成的會計(jì)檔案，保留了傳統(tǒng)意義上具有嚴(yán)格規(guī)范性、史料性和整體性的會計(jì)檔案，存儲的范圍和領(lǐng)域明顯擴(kuò)大。
四、通過計(jì)算機(jī)管理財(cái)務(wù)檔案的未來發(fā)展趨勢
通過計(jì)算機(jī)管理財(cái)務(wù)檔案，在我國有一個(gè)很好的開始，然而，由于最初準(zhǔn)備缺乏充分的考慮，計(jì)算機(jī)在財(cái)務(wù)檔案管理的編目和自動檢索等多個(gè)環(huán)節(jié)未能順利進(jìn)行，為了這些問題的解決，未來計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案的管理中會出現(xiàn)一些新的趨勢和改進(jìn)。
第一，更加重視計(jì)算機(jī)財(cái)務(wù)檔案管理軟件的開發(fā)，以使財(cái)務(wù)檔案自動化管理系統(tǒng)更為協(xié)調(diào)，更為完善。
第二，計(jì)算機(jī)的儲存容量將進(jìn)一步加大，機(jī)讀財(cái)務(wù)檔案的管理與開發(fā)力度將進(jìn)一步加大，使計(jì)算機(jī)充分發(fā)揮其貯存與統(tǒng)計(jì)財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)的功能。
第三，提高財(cái)務(wù)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度。財(cái)務(wù)檔案工作現(xiàn)代化的基礎(chǔ)是標(biāo)準(zhǔn)化，計(jì)算機(jī)在財(cái)務(wù)檔案管理的應(yīng)用當(dāng)中涉及的每一個(gè)問題，比如數(shù)據(jù)著錄、設(shè)備兼容、應(yīng)用軟件推廣、信息聯(lián)網(wǎng)等都需要一系列的標(biāo)準(zhǔn)才能解決。
第四，檔案館管理人員的整體素質(zhì)不斷提高�，F(xiàn)代科技的發(fā)展日新月異，財(cái)務(wù)檔案自動化管理工作必將跟隨著科技發(fā)展的腳步進(jìn)一步發(fā)展。應(yīng)明確財(cái)務(wù)檔案管理的主體，理順財(cái)務(wù)檔案的管理體制，對于納入到會計(jì)核算中心進(jìn)行集中核算的單位，應(yīng)根據(jù)財(cái)務(wù)管理自主權(quán)不變、資產(chǎn)所有權(quán)不變、資金使用權(quán)不變、債權(quán)債務(wù)不變、會計(jì)核算主體不變的五項(xiàng)原則，明確財(cái)務(wù)檔案管理主體。
第五，推進(jìn)年應(yīng)用服務(wù)。在標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上大力推進(jìn)計(jì)算機(jī)應(yīng)用的社會服務(wù)，這是財(cái)務(wù)檔案部門獲得高質(zhì)量技術(shù)支持和減少人力、物力投入的最有效的途徑。
五、結(jié)束語
通過計(jì)算機(jī)管理財(cái)務(wù)檔案作為企業(yè)經(jīng)營管理的一個(gè)部分，它與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理是密切聯(lián)系的，代表未來會計(jì)規(guī)范化與現(xiàn)代化的發(fā)展方向，因此，要做好財(cái)務(wù)檔案信息化管理，充分發(fā)揮新型財(cái)務(wù)的功能，然而，在通過計(jì)算機(jī)管理財(cái)務(wù)檔案的同時(shí)，還要對檔案管理的安全性和穩(wěn)定性做出努力，做好計(jì)算機(jī)病毒的防范工作。
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