高校會(huì)計(jì)檔案監(jiān)管路徑試議

　　一、高校會(huì)計(jì)檔案管理存在問(wèn)題的成因分析

　　（一）認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠高校分管財(cái)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)和會(huì)計(jì)檔案管理人員對(duì)《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律法規(guī)的學(xué)習(xí)理解不夠，對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料的重要性和會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足。站在決策、監(jiān)督的角度重會(huì)計(jì)資料的形成過(guò)程，忽視預(yù)測(cè)、事后檢查對(duì)完整會(huì)計(jì)資料的依賴(lài)作用。特別是忘記了決策失誤或監(jiān)督管理不嚴(yán)出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)問(wèn)題時(shí)，會(huì)計(jì)檔案資料對(duì)解決問(wèn)題提供的法律證據(jù)的重要性。

　�。ǘ�）內(nèi)部管理制度不健全或執(zhí)行不嚴(yán)格一是沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，僅從減少會(huì)計(jì)人員數(shù)量或工作量、隨時(shí)查閱的角度看，確定會(huì)計(jì)檔案歸不歸檔或歸檔地點(diǎn)，必然導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案歸檔資料不完整，歸檔時(shí)間不及時(shí)，存放管理不統(tǒng)一。二是查閱和借出管理制度不健全，沒(méi)有考慮會(huì)計(jì)檔案的保密性和完整性，審批權(quán)限不集中，查閱、借出、復(fù)印等沒(méi)有制度上明確區(qū)分，涂抹、損壞、替換、丟失等沒(méi)有嚴(yán)格的責(zé)任追究制度。

　　（三）財(cái)務(wù)部門(mén)與檔案管理部門(mén)職責(zé)不清會(huì)計(jì)檔案什么時(shí)間移交、移交的范圍、移交的手續(xù)辦理、什么時(shí)間鑒定與銷(xiāo)毀等等，在這些工作中財(cái)務(wù)部門(mén)與檔案管理部門(mén)沒(méi)有明確的職責(zé)分工，各自從減輕自己工作強(qiáng)度出發(fā)，都在被動(dòng)的工作。同時(shí)會(huì)計(jì)檔案的建立和日常管理尚未納入財(cái)務(wù)部門(mén)和檔案管理部門(mén)的年度工作績(jī)效考核，自然兩個(gè)部門(mén)也就不太在意劃分各自的職責(zé)范圍了，由此帶來(lái)會(huì)計(jì)檔案管理的不規(guī)范。

　�。ㄋ模�專(zhuān)業(yè)人員缺乏，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高會(huì)計(jì)檔案是一種專(zhuān)業(yè)檔案,檔案管理人員需要掌握會(huì)計(jì)和檔案管理兩個(gè)方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。會(huì)計(jì)檔案由于管理環(huán)節(jié)的分散造成檔案管理工作非常不規(guī)范。相當(dāng)一部分高校由綜合檔案室非會(huì)計(jì)人員兼管，沒(méi)有經(jīng)過(guò)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)知識(shí)的專(zhuān)門(mén)培訓(xùn)，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔范圍和管理標(biāo)準(zhǔn)不清楚，使得整理出來(lái)的會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量不高，難以保證會(huì)計(jì)檔案的完整性和安全性，檔案利用效率也較低。另外，財(cái)務(wù)主管受業(yè)務(wù)水平制約，對(duì)鑒定保存到期的會(huì)計(jì)檔案是否還存在繼續(xù)保存的價(jià)值，不敢輕易下結(jié)論，寧可無(wú)限期保存，也不肯按時(shí)鑒定與銷(xiāo)毀。

　�。ㄎ澹�會(huì)計(jì)檔案信息化管理推進(jìn)力度不夠會(huì)計(jì)檔案信息化管理程度不高的主要原因有以下三個(gè)方面：一是有些高校檔案信息化管理所需要的硬件設(shè)施和軟件配備的不足或不達(dá)標(biāo)，無(wú)法實(shí)現(xiàn)或完全實(shí)現(xiàn)信息化管理。二是檔案管理人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平和檔案信息化管理技術(shù)不足，即使有足夠的硬件和軟件條件，也不能實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化。三是許多高校尚未制定檔案管理信息化的標(biāo)準(zhǔn)與要求，檔案管理人員習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案管理手段，不管效率如何，沒(méi)人考核，大家都習(xí)以為常。

　　二、提高高校會(huì)計(jì)檔案管理水平的措施和辦法

　�。ㄒ唬┘哟笮麄髁Χ�，從思想上提高重視程度提高會(huì)計(jì)檔案管理水平，首先要通過(guò)學(xué)校的相關(guān)宣傳媒體加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)范性、政策性、重要性的宣傳，把會(huì)計(jì)檔案管理法律法規(guī)作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教職工普法教育的重要學(xué)習(xí)內(nèi)容。同時(shí)要編輯和整理重視和不重視會(huì)計(jì)檔案管理所產(chǎn)生的正反兩方面相應(yīng)的案例加以宣傳，特別是對(duì)本校在不重視會(huì)計(jì)檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題及其后果更應(yīng)該加以總結(jié)和宣傳，提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員的認(rèn)識(shí)水平和重視程度。

　�。ǘ�）建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行高校會(huì)計(jì)檔案內(nèi)部管理制度制度建設(shè)是做好各項(xiàng)工作的前提和基礎(chǔ)，也是提高工作質(zhì)量的保證。一是要建立嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家會(huì)計(jì)檔案管理辦法的考核制度，把考核結(jié)果同相關(guān)部門(mén)與人員的工作業(yè)績(jī)和績(jī)效分配結(jié)合起來(lái)，從制度上約束和激勵(lì)他們執(zhí)行國(guó)家會(huì)計(jì)檔案管理辦法的積極性和主動(dòng)性。二是要建立財(cái)務(wù)部門(mén)和檔案管理部門(mén)職責(zé)分工制度。財(cái)務(wù)部門(mén)既是會(huì)計(jì)檔案形成部門(mén)，也是會(huì)計(jì)檔案經(jīng)常使用部門(mén)。通過(guò)制度確保責(zé)任明確，有利于確定會(huì)計(jì)檔案管理中存在問(wèn)題的責(zé)任承擔(dān)部門(mén)和人員，確保會(huì)計(jì)檔案的完整性、移交的及時(shí)性、保管的集中性。三是要建立會(huì)計(jì)檔案查閱、借出、復(fù)印的集中審批制度，明確不同情況的審批權(quán)限，無(wú)論是校內(nèi)還是校外查閱或借出會(huì)計(jì)檔案，都必須嚴(yán)格遵循保密和安全原則。四是建立健全會(huì)計(jì)檔案缺失、涂抹、損壞、丟失等責(zé)任追究制度，無(wú)論是在會(huì)計(jì)檔案形成、歸檔、保管、查閱、借出、復(fù)印等過(guò)程中，都要對(duì)造成會(huì)計(jì)檔案不完整的責(zé)任部門(mén)和責(zé)任人進(jìn)行處罰，確保會(huì)計(jì)檔案的完好無(wú)損。

　�。ㄈ�）配備會(huì)計(jì)檔案管理專(zhuān)職和專(zhuān)業(yè)人員，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)配備既董會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)掌握會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)專(zhuān)職、專(zhuān)業(yè)人員，是提高會(huì)計(jì)檔案管理水平的關(guān)鍵。會(huì)計(jì)人員擔(dān)任專(zhuān)職的會(huì)計(jì)檔案管理人員，應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理知識(shí)的培訓(xùn)；檔案管理人員擔(dān)任專(zhuān)職的會(huì)計(jì)檔案管理人員，應(yīng)加強(qiáng)會(huì)計(jì)知識(shí)的培訓(xùn)。同時(shí)會(huì)計(jì)檔案管理人員也要不斷提高自己的業(yè)務(wù)自學(xué)能力。只有建立了復(fù)合型的會(huì)計(jì)檔案管理人員隊(duì)伍，才能真正發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、提出解決問(wèn)題的辦法和建議，也才能從技術(shù)上和業(yè)務(wù)上解決問(wèn)題。

　�。ㄋ模└母飼�(huì)計(jì)檔案鑒定與銷(xiāo)毀審批辦法延遲進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案鑒定與銷(xiāo)毀工作是一種普遍的現(xiàn)象，形成問(wèn)題的原因也是共同的，僅從高校自身解決這個(gè)問(wèn)題是難以實(shí)現(xiàn)的，為此，應(yīng)該重新審視《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》有關(guān)會(huì)計(jì)檔案鑒定與銷(xiāo)毀的規(guī)定，改革現(xiàn)在的審批辦法。建議實(shí)行第三方審核、鑒定、提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)的辦法，如由財(cái)政檢查機(jī)關(guān)、或會(huì)計(jì)事務(wù)所、或?qū)徲?jì)事務(wù)所、或有公證作用的其他專(zhuān)業(yè)部門(mén)辦理鑒定與銷(xiāo)毀工作，由高校支付相應(yīng)的費(fèi)用，這樣做既可以發(fā)揮第三方的專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)，也可以發(fā)揮他們對(duì)高校會(huì)計(jì)事項(xiàng)的歷史審計(jì)，高校領(lǐng)導(dǎo)銷(xiāo)毀過(guò)期檔案的后顧之憂問(wèn)題得到有效解決。

　　（五）全力推進(jìn)會(huì)計(jì)檔案管理信息化隨著社會(huì)各個(gè)方面信息化速度的加快，檔案管理信息化是歷史的必然趨勢(shì)。高校應(yīng)盡快按標(biāo)準(zhǔn)配備相應(yīng)的檔案信息化管理所需要的硬件和軟件，加快會(huì)計(jì)檔案管理人員計(jì)算機(jī)和專(zhuān)用軟件使用的培訓(xùn)，有條件的高校要帶頭開(kāi)發(fā)適合自己信息化管理的操作軟件，加快實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的速度，提高會(huì)計(jì)檔案信息化管理水平，最終提高檔案管理的工作質(zhì)量和工作效率。同時(shí)也可以解決會(huì)計(jì)電算化業(yè)務(wù)的電子檔案，因會(huì)計(jì)檔案人員計(jì)算機(jī)技術(shù)和會(huì)計(jì)電算化技術(shù)的缺乏，而不能與紙質(zhì)檔案同時(shí)移交、集中管理的問(wèn)題。

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