如何做好辦公室信息工作

　　有效的辦公室信息工作可推動其他部門的工作進(jìn)程，也有利于上級領(lǐng)導(dǎo)在有效信息中做出正確的抉擇，從而把握住大的發(fā)展方向，推動整個公司快速發(fā)展。能夠充分認(rèn)識辦公室信息工作的重要性是做好辦公室信息和其他各項(xiàng)工作的保證，對于確保各級領(lǐng)導(dǎo)正確決策，提高辦事效率，推動企業(yè)的發(fā)展具有十分重要的意義。

　　辦公室信息工作第一是發(fā)揮 “耳目”作用，“耳”是指能聽見群眾、下屬、社會層面等各個領(lǐng)域的聲音，“目”是指能看到在社會各個領(lǐng)域中發(fā)生的事情，耳目作用就是要掌握并反饋社會的總動態(tài)，通報(bào)情況，相互交流，做到下情上傳，上情下達(dá)。

　　一定要保持信息的及時性和有效性，收集所有相關(guān)的信息并對此加以篩檢，為上級領(lǐng)導(dǎo)提供做科學(xué)決策的依據(jù)和服務(wù)。

　　第二，做好辦公室信息工作可以起到較好的向?qū)ё饔�，通過信息可以反映出各個時期公司的政策方針，主推的策略，鼓勵什么或者禁止什么，以及上級領(lǐng)導(dǎo)布置的任務(wù)和要求等等。與此同時，做好宣傳本單位的優(yōu)勢和成果工作，有利于提高知名度。

　　第三，辦公室信息工作是通過各種信息渠道，來疏通不同的工作部門及工作人員，把各級的工作狀況、意見、建議及工作中所遇到的問題都?xì)w集到一起，統(tǒng)一解決重要和典型問題；同時也將上級領(lǐng)導(dǎo)對工作的要求及工作整體的規(guī)劃傳達(dá)下去，使公司上下級信息是相通的，更有利于公司員工齊心協(xié)力去工作，快速推動各項(xiàng)工作指標(biāo)的完成。

　　第四，較為重要的作用當(dāng)屬參謀作用，辦公室處理后的有效信息會輔助上級領(lǐng)導(dǎo)工作，避免在某些問題上鉆牛角尖，信息工作是為了更好地規(guī)避事物的局限性，使領(lǐng)導(dǎo)能夠看得更清更透。在領(lǐng)導(dǎo)做大決策的時候，一定要做好信息調(diào)查研究工作，以免在前期就犯策略上的錯誤，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)和依據(jù)。

　　既然明確了信息工作的重要性，那么我們來從實(shí)際工作中總結(jié)一下如何才能做好辦公室信息工作，有以下幾點(diǎn)：

　　一、加大調(diào)研力度，提高信息質(zhì)量

　　要加大調(diào)研力度，確保辦公室信息的質(zhì)量。需要在收集的信息庫中按原則保留最準(zhǔn)確的部分，嚴(yán)格遵守實(shí)事求是的原則，以保證所反映的信息是真實(shí)情況，不掩飾工作中的任何問題，也不夸大工作中的成果。要以客觀的眼光看待和處理信息，只有具有真實(shí)性才能保證信息的質(zhì)量，這也是做好信息工作的首要前提，只有在正確的基礎(chǔ)上才能有正確的決策。如果不能保證信息的準(zhǔn)確性和有效性，就可能導(dǎo)致上級領(lǐng)導(dǎo)決策上的失誤或作出錯誤的工作規(guī)劃。所以信息的真實(shí)性極為重要，向上級領(lǐng)導(dǎo)提供的信息必須是經(jīng)過核實(shí)的準(zhǔn)確數(shù)據(jù)或事實(shí)，不可人為地粉飾和修改，或?yàn)檫_(dá)到個人目的而篡改事實(shí)，也不可斷章取義、道聽途說，更不可報(bào)喜不報(bào)憂。做好信息工作最必要的要求是將現(xiàn)實(shí)工作中的成績、經(jīng)驗(yàn)、問題都如實(shí)地向領(lǐng)導(dǎo)反映，正視工作中的困難，采取積極正確的態(tài)度去解決問題，而不是掩蓋問題，反之，會對公司造成更壞的影響。反映出工作中的問題是促進(jìn)工作的便捷之路，它會像響起的警鐘，提醒上級領(lǐng)導(dǎo)注意某些方面的問題，也提醒領(lǐng)導(dǎo)要更全面地看問題，把握住整體的態(tài)勢，與此同時，做好信息工作還表現(xiàn)在對于信息的處理上要更加地仔細(xì)，要深入研究信息，并分析工作問題產(chǎn)生的原因，以此幫助領(lǐng)導(dǎo)找出解決問題的措施和途徑，供領(lǐng)導(dǎo)參考。

　　二、準(zhǔn)確把握上級領(lǐng)導(dǎo)的導(dǎo)向

　　辦公室信息工作主要是服務(wù)于上級領(lǐng)導(dǎo)的，只有準(zhǔn)確把握上級領(lǐng)導(dǎo)的導(dǎo)向，才能不偏離主題信息航道。所以信息的主要方向要明確，我們需要換位思考問題，以上級領(lǐng)導(dǎo)為思考主體。這就要求我們不斷增強(qiáng)主動服務(wù)和超前服務(wù)的意識，緊貼領(lǐng)導(dǎo)思路，緊跟領(lǐng)導(dǎo)思維，及時把握領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)注點(diǎn)和興奮點(diǎn)，在辦公室信息工作中努力按領(lǐng)導(dǎo)要求和工作需要去處理信息，力爭掌握上級領(lǐng)導(dǎo)所關(guān)心的問題，努力上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)所需的信息。

　　三、突出“重點(diǎn)”信息

　　不同時期的信息工作有不同的側(cè)重方面，要抓住信息工作中的重點(diǎn)情況和問題進(jìn)行反饋，抓住各個時期、各個階段、各項(xiàng)工作的側(cè)重方面，以便領(lǐng)導(dǎo)得到重要信息，有利于作出科學(xué)決策。抓住問題的關(guān)鍵，反映群眾的呼聲和要求，讓領(lǐng)導(dǎo)注意到工作中的重點(diǎn)所在，收集并反映這些有效信息是有助于解決這些重要問題有效途徑，以利于領(lǐng)導(dǎo)借鑒局部經(jīng)驗(yàn)，從宏觀上指導(dǎo)和推動整體工作。與此同時，還要緊扣在工作中遇到的各種矛盾和問題，不僅要善于發(fā)現(xiàn)和反映問題，而且要深入分析原因，尤其是對政策、決策貫徹落實(shí)中遇到的問題，要針對性地提出建議，這樣才算是真正做好了辦公室信息工作的一部分。

　　四、保證信息的時效性

　　時效性對于信息來說是至關(guān)重要的，信息除真實(shí)性以外，時效性也很重要。信息要及時地傳達(dá)到上級領(lǐng)導(dǎo)手上才能保持它的效用。同理，一個過時的信息是毫無價值的，一定要保證每一條有效的信息在一定時間內(nèi)被傳達(dá)到。信息作為決策的基礎(chǔ)，一定要走在決策的前面，要與時俱進(jìn)，以“新鮮”為佳，信息的快速傳達(dá)也表示出信息工作的完成，但都是以信息真實(shí)性為基礎(chǔ)。保證信息的有效性還表現(xiàn)在對于緊急信息的處理上，若是發(fā)生重大事故或緊急事件等重大信息，一定要保證第一時間掌握有效信息，匯報(bào)給上級領(lǐng)導(dǎo)，以便領(lǐng)導(dǎo)有更多的時間作出工作的部署。在傳達(dá)信息的方式上也要跟上現(xiàn)代化信息傳遞的腳步，以便更快地傳達(dá)出去，決不能因個人原因阻礙信息的傳遞。

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