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時(shí)間管理的循環(huán)系統(tǒng)
別信賴你的大腦
一般而言，系統(tǒng)管理員都很聰明你聰明，我聰明，我們都聰明我們靠腦力達(dá)成我們的?度境界，而不是靠發(fā)達(dá)的肌肉當(dāng)然，好的外表有幫助，但是深入我們的心的是“大腦”的工作平均而言，人在短期內(nèi)有能力記住7樣事情，加減2項(xiàng)（7±2）那么本書讀者的平均值呢？我相信你的接近8或9，或者，天啊！你還能邊看漫畫書，大概有10吧（加3項(xiàng)）
翻開我的工作表，我看大約有20項(xiàng)，哇！這比10項(xiàng)還多很多
我的大腦無論如何也記不住20項(xiàng)，我需要一點(diǎn)外在的存儲(chǔ)器，你也是
我希望，當(dāng)我說“別信賴你的大腦”時(shí)，你不要覺得受羞辱
我是不相信自己的，所以每次都寫下每個(gè)請(qǐng)求無論使用PDA還是PAA，當(dāng)有人要我做某件事時(shí)，我都寫下來這變成一則箴言：
每次寫下每個(gè)請(qǐng)求
我的大腦覺得不被信賴而有點(diǎn)受辱當(dāng)有人要我做事時(shí)，大腦開始叫：“我記得住的！放下PDA，Tom！相信我一次！”但是，所有能讓我重新想起客戶的請(qǐng)求的靈感，是當(dāng)我面對(duì)客戶氣急敗壞跑來對(duì)我抱怨說我沒有完成他的請(qǐng)求時(shí)，而我只能以蹩腳的理由說：“我忘了”
第二章討論過委派、記錄和執(zhí)行當(dāng)我們委派一個(gè)工作時(shí)，我們不需要記錄它，雖然有時(shí)聰明地記錄它后，可以追蹤受委派的人是否完成請(qǐng)求（我們稱它為兄弟的守護(hù)者）
另外，如果我們要立刻執(zhí)行請(qǐng)求，就不用寫下來如果有人要求你：“請(qǐng)把鹽遞給我”我不必把“遞鹽”寫到工作表，然后再劃掉它，這樣很荒謬但是，如果有人要我做某事而我回答：“沒問題，等我把這件事做完，就來做你的”我就會(huì)記下來別把“當(dāng)我做完這件事”和“馬上就做”搞混事實(shí)上，對(duì)我而言，不寫下來最大的誘因是我認(rèn)為我記得住下一個(gè)要做的事情
我們可憐的大腦它們被我說不能記住每件事而受屈辱但是請(qǐng)記住，大腦也是保持我們自尊的地方有時(shí)候，自尊會(huì)跨越它的邊界，并且過度推銷它的好朋友??大腦當(dāng)你聽到自己想說：“我不想寫下它”或者“這次我要來個(gè)例外，我怎么可能忘記這個(gè)請(qǐng)求？”時(shí)，記住這是你的大腦自大到像蒙大拿??過度承諾,就好像微軟的銷售人員試圖達(dá)到他們的月度業(yè)績(jī)配額一樣
如果要讓大腦覺得受較少的羞辱，記住，別把事情填入無趣的工作表，我們把這件事保留給精力旺盛的工作在第1章，我提及有關(guān)愛因斯坦的故事，他試圖消除其他腦力工作，像是如何決定每天穿的衣服，然后保留更多的腦力給物理學(xué)傳說也曾提到，愛因斯坦從來不記地址或電話號(hào)碼，甚至包括他自己的比較重要的幾個(gè)號(hào)碼他寫在紙條上塞在他的皮夾里，因此不會(huì)用盡珍貴的腦容量當(dāng)有人問起他的電話號(hào)碼時(shí)，他回答說電話號(hào)碼在電話簿并禮貌地請(qǐng)人們自己找要像愛因斯坦一樣，保留腦力給系統(tǒng)管理
如果有人提出請(qǐng)求而我沒帶著筆記（這種事通常發(fā)生在我上洗手間時(shí)），我會(huì)直接把責(zé)任留給請(qǐng)求者以確認(rèn)他的請(qǐng)求被記錄例如，我會(huì)說：“哎呀，我趕著去開會(huì)，但又不想忘記你的請(qǐng)求請(qǐng)你答應(yīng)我寄?求助（這會(huì)在請(qǐng)求追蹤系統(tǒng)創(chuàng)建一個(gè)請(qǐng)求票）E-mail，上面寫?Glenn，我需要x-y-z，詳情問Tom“我知道，我把記住請(qǐng)求這件事的責(zé)任放在筆記上或加在請(qǐng)求者身上，就是別放在大腦內(nèi)
我不信賴大腦能記住東西，相對(duì)地，我信賴紙張一旦寫下后，它就在那里如果有10項(xiàng)工作記在紙上，我不用擔(dān)心它會(huì)消失類似“會(huì)消失的墨水”這種東西只存在于卡通里，而狗也不會(huì)吃掉我的作業(yè)
我也信賴PDA雖然我怕PDA壞掉或不知怎么的失去數(shù)據(jù)，這就是為何我使用PDA的同時(shí)備份數(shù)據(jù)到文件服務(wù)器相對(duì)于一定程度的我的大腦忘記事情時(shí)，PDA就和紙張一樣值得信賴
完美的PDA環(huán)境
當(dāng)PDA剛問世且沒有多少品種時(shí)，我對(duì)特定的品種設(shè)了一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化的環(huán)境系統(tǒng)管理團(tuán)隊(duì)在文件服務(wù)器上設(shè)定PDA同步到用戶主目錄因此，用戶數(shù)據(jù)可以有規(guī)律地備份
當(dāng)PDA壞掉時(shí)，我們有備用品，將它放入個(gè)人的同步底座，那些數(shù)據(jù)馬上就會(huì)回來由于大家都有同樣的PDA，當(dāng)我們?cè)谔幚韷牡舻腜DA時(shí)，人們很快就擁有備用品
這么做對(duì)于使用PDA的團(tuán)隊(duì)來說非常方便舒適今天有更多種PDA硬件，使得這種服務(wù)較難以提供，但是仍然可以做近似的較小協(xié)調(diào)
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