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淺談計算機替代手工記帳中存在的問題
我國的會計電算化工作，經(jīng)過10多年的發(fā)展，已經(jīng)取得了很好的成績。許多單位在具備條件后，逐步甩掉了手工帳，實現(xiàn)了計算機替代手工記帳的飛躍。但在實際工作中目前還存在一些問題，試探討如下：
一、“甩帳”的管理問題
計算機替代手工記帳，通常稱為“甩帳”。目前，甩帳的審查和審批分為兩大塊，除國家中央業(yè)務(wù)主管部門外，均按屬地原則由財政部門管理（軍隊等特殊部門除外）。國務(wù)院行業(yè)主管部門在北京，而下屬單位在全國各地，要審查一家單位的“甩帳”工作，需要興師動眾，費用高昂，而且時間往往延長，加重了基層單位會計電算化雙軌制帶來的負(fù)擔(dān)，有的單位雙軌并行了1年以上還未能得到審查，有的甚至因為不堪重負(fù)而重新恢復(fù)為手工。因此，建議按照屬地原則，劃歸地方財政部門管理，實現(xiàn)及時審查、規(guī)范管理，及時替代手工記帳。
目前“甩帳”的收費也是五花八門，多有幾千、幾萬，少有幾百，各地收費較為混亂。建議由我國的相關(guān)行業(yè)協(xié)會或主管部門制定指導(dǎo)價，防止過多的人為因素，逐步使收費趨于合理化。
二、計算機替代手工的條件
在財政部“會計電算化工作規(guī)范”中，對計算機替代手工記帳作了明確規(guī)定，即“1、配備了適用的會計軟件和相應(yīng)的計算機硬件設(shè)備；2、配備了相應(yīng)的會計電算化工作人員；3、建立了嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度”，在實際替代手工記帳的審查中，對“配備了適用的會計軟件”具體處理是：通過省級以上財政部門評審的軟件，在軟件一項就認(rèn)可了。如果是自己開發(fā)、聯(lián)合開發(fā)的會計軟件，則需要進行專門的測試，并收取較高的測試費用。這里存在一個問題，那就是通過評審的會計軟件的版本實際上與正在使用的版本是很難一致的。事實上，會計軟件年年都在更新版本，甚至1年更新幾次，程序在大量修改，原來評審的版本與更新的版本已是相去甚遠。有的甚至將有嚴(yán)重質(zhì)量問題的軟件為了商業(yè)目的而提前發(fā)版。所以，軟件是否真的符合要求，尚未可知。
因此，建議之一：將財務(wù)軟件評審改為常規(guī)性軟件測試。國家財政部可委托中間測試機構(gòu)，凡軟件公司開發(fā)的新版，均應(yīng)通過確認(rèn)測試才能推向市場。這樣作有幾個優(yōu)點：一是由中間測試單位測試，避免了財政部門因為工作緊張的原因而拖延測試時間，畢竟軟件公司是靠市場來支撐的。二是有專門的測試人員和測試專家，專門研究和進行測試，能夠更充分地保證軟件的質(zhì)量，保證符合相應(yīng)的財務(wù)制度。三是財政部主要制定有關(guān)的管理制度，而測試的具體方法、指標(biāo)等由測試單位完成，這樣既可以保持制度的長期性，又能適應(yīng)新技術(shù)、新方法的發(fā)展。四是可取消各地的評審，這樣可以避免各地評審的不一致性，同時減少了各地的行政干預(yù)，防止形成地方保護，讓具備競爭能力的軟件進入市場，推動會計軟件的進步，促進會計電算化的發(fā)展。
建議之二：完全取消評審。由于軟件的更新和發(fā)展很快，隨著情況的改變，評審在某種程度上失去了意義。所以可以取消評審。財政部門可以通過管理兩頭來規(guī)范會計電算化工作。一是抓會計電算化的培訓(xùn)，普及會計電算化的初級培訓(xùn)，強化會計電算化的中級培訓(xùn)，提高會計人員的素質(zhì)。二是抓會計電算化后的替代手工記帳工作，以促進會計電算化上水平。三是抓軟件公司的服務(wù)。現(xiàn)在，很多用戶在使用軟件過程中，遇到了一些問題，由于用戶本身的知識所限或者是軟件本身的問題，使用戶無法解決，所以服務(wù)就顯得十分重要。財政部門應(yīng)該制定或委托相關(guān)行業(yè)協(xié)會制定基本的規(guī)范，指導(dǎo)和促進會計電算化工作，推動會計電算化工作的發(fā)展。
三、加強計算機替代手工記帳的審查管理
各地在計算機替代手工記帳的審查上，有的是由財政部門親自出馬，有的是委托第三方單位進行。實際上，單位使用的財務(wù)軟件在升級，業(yè)務(wù)情況在變化，與此相關(guān)的硬件等均在變化。無可否認(rèn)，“甩帳”具有一定的促進作用，但后續(xù)的管理是否如此進行，實際上沒有保證。實際在通過甩帳審查后，往往又放松了管理，在“甩帳”時制定的制度，往往也就成了一紙空文。如一些單位未按要求按時備份數(shù)據(jù)，致使計算機出現(xiàn)故障時無法進行及時的恢復(fù)。
實際上，會計電算化只是手段的變革，對于會計信息質(zhì)量的把關(guān)單位，會計師事務(wù)所具有合規(guī)性審查權(quán)利，也就是要對所使用的系統(tǒng)進行評估。因此，建議替代手工的后續(xù)審查主要由會計師事務(wù)所進行。就像原來審查手工帳一樣，實現(xiàn)會計電算化后，也就理所當(dāng)然的要對會計電算化的有關(guān)方面進行審查，以確保輸出的會計數(shù)據(jù)是正確的，以保證會計信息的質(zhì)量。這樣就避免了一次審查，年年受用帶來的問題，實現(xiàn)了長期的審查監(jiān)督。
對于計算機與手工記帳的并行時間，財政部規(guī)定“計算機與手工并行3個月以上（一般不超過6個月），且計算機與手工核算的數(shù)據(jù)相一致，并應(yīng)接受有關(guān)部門的監(jiān)督”，這實際上對于新單位來說，應(yīng)該容許人員素質(zhì)符合要求、具備相應(yīng)的軟硬件條件的單位直接開展會計電算化工作，至少容許只作手工的總帳、現(xiàn)金帳、銀行帳。其二，關(guān)于對“計算機與手工核算數(shù)據(jù)相一致”的理解，在一些替代手工記帳審查中，把這段規(guī)定理解為要與手工完全一致，如原來科目只有兩級，則會計電算化后也只能兩級。實際上，會計電算化后，科目的體系一般都需要按管理的要求加以改進，一般是為了提供更為詳細的信息，需要更加細化。所以，在審查時不能要求絕對一致，應(yīng)該是數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性是一致的。要不然，完全模仿手工，又怎能體現(xiàn)實施會計電算化的優(yōu)勢呢？
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