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電子技術在檔案管理工作中的作用論文
電子技術近年來在檔案管理工作中的應用水平在社會的發(fā)展推動下有了很大的提升，并且在電子技術相關研究人員的不斷努力下，電子技術在檔案管理中應用的水平逐漸趨于成熟，并且在檔案管理工作中發(fā)揮著重要的作用。主要以電子信息技術在檔案管理中的作用為研究重點，提出了筆者自身的幾點建議，希望可以有利于提高電子技術的進一步應用。
1電子技術在檔案管理領域應用的必然性
檔案工作要適應信息時代的要求，必須有一支政治素質(zhì)好、專業(yè)水平高、工作能力強的檔案管理隊伍才能適應經(jīng)濟社會發(fā)展的需要，提高檔案人員的信息技術應用能力勢在必行，它是提高檔案管理工作的前提。先進的科技手段打破了傳統(tǒng)的檔案管理的物理時空的限制，使人們對資源的查找有了快捷、便利和及時的方式，現(xiàn)代化的信息庫，也可以加強檔案管理系統(tǒng)之間的聯(lián)系和交流，為不同的用戶需求提供了多樣化的選擇空間，檔案工作要適應這些新的東西，要求我們檔案工作者，在整個檔案的信息管理工作方面，引進、消化、適應信息技術的成果，使檔案人員擁有廣博的知識，以適應信息技術發(fā)展的需要，檔案管理也只有滲透新理念、運用新技術、才能開創(chuàng)檔案管理工作的新局面。
2電子技術在檔案管理中的作用
通過上述研究可知，電子技術在檔案管理中的應用是社會發(fā)展的必然，所以，要檔案管理方面的相關人員要加強對電子技術的重視和學習。并且在研究其應用作用的基礎上促進電子技術的進一步發(fā)展。筆者在此對電子技術在檔案管理中的作用進行了一定的探索，希望可以提高檔案管理工作的水平而做出一些貢獻。
2.1促進計算機網(wǎng)絡將館藏數(shù)字化
所謂“將館藏數(shù)字化”是指將傳統(tǒng)的以紙張、錄音帶、錄像帶為存貯介質(zhì)的各種原始檔案資料，通過掃描、壓縮、轉(zhuǎn)化等手段轉(zhuǎn)換成圖片文件、聲音文件和錄像文件，對圖片文件可以通過文字識別等技術達到相配于每張圖片的科學手段，再運用存儲管理技術將圖片和索引字段存貯于光盤庫、磁帶庫等各種大容量的存貯介質(zhì)上，并可通過各種方便的查詢手段迅速地檢索出所需要的檔案資料，可以發(fā)布到局域網(wǎng)、廣域網(wǎng)、企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)、國際互聯(lián)網(wǎng)，最終實現(xiàn)“數(shù)字化檔案”管理網(wǎng)絡的新興的檔案管理技術。
2.2利用網(wǎng)絡進行檔案著錄、標引等工作
技術的進步使得檔案著錄可以通過檔案管理軟件而在計算機上進行操作，著錄的內(nèi)容包括檔案的題名、責任者、文本、密級、保管期限、時間、載體形態(tài)、檔號、分類號、主題詞以及內(nèi)容摘要等方面。檔案標引是依據(jù)檔案分類法和主題法將檔案主題概念轉(zhuǎn)換為檔案標識的過程，這兩項內(nèi)容為快速查找檔案提供了很好的途徑。傳統(tǒng)的著錄是在卡片上進行的，而在計算機上進行著錄和標引，使得查找檔案十分便捷。
2.3加強對電子文件進行管理
計算機網(wǎng)絡給傳統(tǒng)的檔案工作帶來的最大改革應該是電子文件的產(chǎn)生。電子文件是計算機技術運用的產(chǎn)物，從形式上看，它是數(shù)字化的，但由于它是通過代碼形式記錄于載體，它的內(nèi)容只能通過設備來利用，人們在檢索和閱讀電子文件時要借助特定的硬件設備、操作系統(tǒng)和應用軟件進行解碼，才能夠獲得完整、可靠和準確的文件信息。所以它對傳統(tǒng)的檔案管理理論及管理模式等方面造成了極大的沖擊。因此，檔案部門應針對單位移交產(chǎn)生的電子文件開展研究，盡快建立健全電子文件歸檔、電子檔案管理的方法體系。
2.4利用網(wǎng)絡進行檔案信息網(wǎng)絡開發(fā)利用
網(wǎng)絡最根本的價值就在于其本身就能提供越來越完善的信息服務。網(wǎng)絡信息資源存在著數(shù)量大、類型多、范圍廠、無序化等特點，一般利用者很難準確地找到所需信息，更不用說深層次開發(fā)與利用。因此檔案部門應做好兩方面的工作：一是對相關信息進行有效組織，使之有序化、鏈接化，以便引導讀者快速查找到所需信息；二是根據(jù)需求，直接通過網(wǎng)絡采集數(shù)字信息，然后按照不同專題進行分類、整合，形成可以提供利用的二次數(shù)字信息資源。無論是電子文件歸檔，還是完成紙質(zhì)文件的立卷工作，都需要一個好的文、檔一體化管理系統(tǒng)。一方面，電子案卷的建立是人工不可能實現(xiàn)的；另一方面，要利用計算機替代手工操作，提高立卷工作的質(zhì)量和效率。例如，利用文書登記的目錄組卷并進行電子文件的自動歸檔，提供可選擇的全宗名稱、年度、機構、職能和保管期限表等著錄項數(shù)據(jù)，復制生成可修改的案卷題名，進行案卷和卷內(nèi)文件以及特殊載體檔案的排序并生成檔號，進行各種立卷統(tǒng)計，打印各種目錄、封皮、統(tǒng)計表和交接文據(jù)等。電子信息技術在檔案管理中作用的研究涉及的方面有很多，所以，對于其作用的研究就可以從多個角度進行考慮。而以上僅僅只是筆者對于電子技術作用的幾個主要方面的研究，并且由于筆者對于電子信息及檔案管理方面的研究能力有限，所以上述研究也比較淺顯，僅僅憑借這些研究來提高檔案管理工作中電子技術應用的水平是遠遠不夠的。因此，對于電子信息技術在檔案管理中的作用的研究還有待進一步加強。綜上所述，對于電子信息技術在檔案管理中作用的研究無論是從理論研究方面，還是從實踐研究方面都取得了很大的成績，并且為檔案管理領域的發(fā)展做出了突出的貢獻。然而，我們在看到其成績與發(fā)展的同時，也應該意識到電子技術的不斷發(fā)展以及社會對檔案管理領域需求的逐步提高使得對于電子信息技術在檔案管理中作用的研究也必須要不斷的向前發(fā)展。因此，我國檔案管理領域的相關人士應該加強對電子技術的重視和研究，從而大幅度的提高我國檔案管理工作質(zhì)量以及效率的提高。
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