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職場人的必學(xué)課讀書筆記
文/侯亦萱
作為職場人,也許你會面對大大小小的提案。
你有超強的分析問題的能力,實力完全沒有問題。為了能夠讓同事、領(lǐng)導(dǎo)、客戶滿意這份提案,你花費大量時間跑市場做調(diào)查,收集數(shù)據(jù)分析數(shù)據(jù)然后做成幾十頁的PPT,希望自己用實打?qū)嵉臄?shù)據(jù)能夠征服在座的各位,然后得到滿意的答復(fù):“做的不錯,這份提案通過了!
但事實往往相反,老板和同事根本不理解你在講什么,最后只能失望的搖搖頭:“很抱歉,我們沒辦法采納這份提案!
而同樣的問題,別的同事做的提案那么精簡,卻博得了領(lǐng)導(dǎo)的賞識。到底是什么原因呢?
《極簡思考》這本書作者邁克.費廖洛,書名又為來自世界頂尖咨詢公司的高效工作法,告訴我們失敗的原因不在分析問題的能力,而在于你解決問題的能力。
極簡思考
這本書教給我們一種解決問題的方法:結(jié)構(gòu)化思維過程。通常我們都是從數(shù)據(jù)得出結(jié)論,而“結(jié)構(gòu)化思維過程”告訴我們以論點為核心來構(gòu)建整體方案,通過不斷地重復(fù)與迭代,表述簡練直達,能迅速抓住重點和特有的故事思維,這種方法能讓我們的提案通過率大大提高。
《極簡思考》的作者邁克.費廖洛的高效工作的方法被許多世界知名公司推崇,他是著名的演說家和培訓(xùn)師。
邁克.費廖洛畢業(yè)于美國西點軍校并以優(yōu)異的成績獲得優(yōu)秀畢業(yè)生,他的著作著作還包括《一頁紙工作法》和《盒子里的領(lǐng)導(dǎo)力》,這些書融匯了他曾經(jīng)就職的世界頂級咨詢公司麥肯錫的工作經(jīng)驗,教授讀者真金白銀的實戰(zhàn)經(jīng)驗。
《極簡思考》這本書從定義問題、提出核心建議、選擇結(jié)構(gòu)、創(chuàng)建故事、討論/打磨故事、選擇重要事件、證明或推翻假設(shè)、整合信息和分享想法九個步驟闡述“結(jié)構(gòu)化思維過程”,
每個部分環(huán)環(huán)相扣,步步緊逼,最終來證明或推翻提出的觀點,以使得提案通過。
第一部分:定義問題和提出核心建議
1、如何定義問題
找個草稿紙或者白板,把問題寫在上面,與問題的發(fā)起人和團隊人員一起討論,最后確定真正的問題是什么,找到事情的根源才能朝著正確的方向去解決問題,做到對癥下藥。如果做些沒用的努力只會浪費大家的時間和心血,人力物力都會受到損失,這樣就不但沒有解決問題還會引出別的問題;鹕蠞灿鸵欢ㄒ坏,因此首先要確定問題所在。
2、提出核心建議
核心建議=假設(shè)(一個容易理解的假設(shè))+觸動點(對利益相關(guān)人有價值的觸動點)
《極簡思考》這本書告訴我們要遵循“先假設(shè),后觸動點”的順序來提出核心建議,例如“我們應(yīng)該通過改變供應(yīng)商,集體采購辦公用品,因為這樣我們每年可以節(jié)省200萬元!
如果你先提出利益觸動點,就會失去對話的控制權(quán)。
人們的思維大多是“原因-影響”的因果順序來思考問題,核心建議中的“假設(shè)”就是“原因”,“觸動點”就是“影響”的順序更容易讓別人認同,因此你的建議也會更容易站住腳。
如果我們先提出利益觸動點,例如“我們每年可以節(jié)省200萬元,通過——”,空白部分就是別人可填入的假設(shè)方法,這些假設(shè)方法會有很多種,可能決策人本來的出發(fā)點跟我們就不一樣,他會認為通過別的方法更容易實現(xiàn)這個目標。
所以這種先提出假設(shè),然后是利益觸動點的方法更容易讓溝通者接受,更加自然的順序。
確定利益觸動點要注意兩點
1.溝通對象優(yōu)先
邁克.費廖洛告訴我們?nèi)藗兇蠖鄷r候是根據(jù)自己的想法提出建議,這些建議可能只是打動了自己,卻和溝通對象沒有利益關(guān)系,也根本沒有打動溝通對象,因此方案的通過率更會大大減少。
2.給利益觸動點設(shè)定優(yōu)先級
也許你會遇到這樣的情況,你需要同時跟很多利益相關(guān)人匯報情況,而他們的需求又都不同,那么你怎么才能讓自己的建議通過呢?
首先你要事先調(diào)查好誰是決策者,誰是參與者,誰是陪坐的人。你需要做到把核心建議指向決策者,不需要迎合陪坐的人,并掌握對話的主動權(quán)。
找準決策者,你就要據(jù)此選擇觸動點,給觸動點設(shè)定優(yōu)先級,也就是排序。
舉個例子,“我們應(yīng)該進入英國和法國市場,因為由此可以給我們帶來X千萬元的利潤,同時增加Y%的系統(tǒng)適用性”,這就表明了我們的決策人員更關(guān)注利益方面的問題其次是系統(tǒng)適用性。
如果我們的決策人員是首席運營官,而其次重要的是財務(wù)人員,那么我們的核心建議應(yīng)該是“我們應(yīng)該進入英國和法國市場,因為由此可以增加Y%的系統(tǒng)適用性,并且會帶來X千萬元的利潤”。把最重要的觸動點放到最前面,剩下的依次排序。
當你的核心建議寫好之后,你應(yīng)該檢查是否符合以下幾個問題:
1.我的建議是否清晰明了,并且具有可執(zhí)行性?
2. 如果其中有對這個想法不熟悉的人,他們是否清楚我在建議他么做什么?
3.我的核心建議中是否設(shè)置了能夠讓利益相關(guān)人產(chǎn)生共鳴的利益觸動點?
4.我是否有按照這樣的順序“先假設(shè),后利益觸動點”來寫下我的建議?
5.我的利益觸動點能否用具體的數(shù)字來替代?
6.我的觸動點是否在3個以內(nèi)?
7.我是否按照利益相關(guān)人員的順序給利益觸動點排序了呢?
如果你正確回答了這些問題,并且也得到了周圍同事的認可,那就恭喜你,你的核心建議還是不錯的。
第二部分:選擇結(jié)構(gòu)/搭建框架
接下來就是搭建框架,目的就是為了引導(dǎo)你的溝通對象得出你的結(jié)論也就是核心建議。
《極簡思考》這本書介紹的框架有兩種,層形結(jié)構(gòu)和列形結(jié)構(gòu)。
搭建框架時時刻要謹記把自己的核心建議放在最頂端,下面部分都是為了來一步一步導(dǎo)出你的核心建議。
什么是層形結(jié)構(gòu)?
層形結(jié)構(gòu)如下圖:
層形結(jié)構(gòu)框架
列形結(jié)構(gòu)如下圖所示:
列形結(jié)構(gòu)框架
層形結(jié)構(gòu)適用于哪些情況?
1、如果你的溝通對象缺乏背景知識,并且對形勢變化也不是很了解,用層形結(jié)構(gòu)能夠幫助溝通對象理解你做出這個核心建議的初衷,就會和你站在相同的立場來考慮你提出的建議的合理性。
2、一開始你的溝通對象會抵觸你的建議,可能他們對你的建議有了解但是不太喜歡,沒有很打動他們,這個時候?qū)有谓Y(jié)構(gòu)能一點點將你的溝通對象帶進你的思考當中,這就促成了你的建議的認同感。
列形結(jié)構(gòu)適用于什么情況?
如果你的溝通對象非常熟悉這個方案的主題,或者根本不需要你列出所有信息,你可以選擇列形結(jié)構(gòu)框架。
還有一些情況下,你可能需要復(fù)合結(jié)構(gòu),也就是層形結(jié)構(gòu)和列形結(jié)構(gòu)都會出現(xiàn)的結(jié)構(gòu)框架。
最重要的一點是要決策人明白你的建議的合理性,如果你的決策人需要的是層形結(jié)構(gòu),而其他人是列形結(jié)構(gòu),毫無疑問你應(yīng)該選擇層形結(jié)構(gòu)框架,因為你的決策人直接決定了你的方案是否能夠通過。
搭建好框架你需要從兩個方面來評估你的框架,區(qū)別化和完整度,也就是里面包含的內(nèi)容既沒有信息缺失也沒有重疊,并且保證每個內(nèi)容都是獨立完整的。
第三部分:創(chuàng)建故事、討論/打磨故事、選擇重要事件和證明或推翻假設(shè)
1、創(chuàng)建故事、討論/打磨故事、選擇重要事件要注意什么?
故事思維,讓溝通對象零誤讀
當你在敘述自己的故事時,要使用完整的句子,可以減少話語中的不確定性。比如“充分利用”等詞就是一個不確定的詞語,不同的人就會有不同的解讀。
例如,從層形結(jié)構(gòu)到故事:
“背景介紹”是第一部分,其次是“形勢變化”,最后導(dǎo)出你的核心建議。
例如:“很久以前、、、、、、、”(背景介紹)
“然后過了一段時間,發(fā)生了一些事情、、、、、、、”(形勢變化)
“最后,救世英雄拯救了我們,他通過做了、、、、、、、、”(背景介紹)
這是非常符合人類思維的一個故事思維,因此也會促進溝通人對核心建議的理解。
故事思維可以讓內(nèi)容像故事一樣既有邏輯性又有節(jié)奏感,更容易引導(dǎo)溝通人的思維和你的思維一致,可以讓溝通人更容易理解。
2、討論/打磨故事和選擇重要事件,就是和公司相關(guān)部門不停地溝通,收集更多的觀點和數(shù)據(jù),提取案例進行打磨,反復(fù)迭代,用各部門的反饋來優(yōu)化方案,選擇最具代表性的事件來證明或者推翻你的假設(shè)。
第四部分:整合信息和分享想法
1、整合信息首先要選擇溝通方式,將信息嵌入合適的傳播載體。
溝通方式可以是語音,電子郵件,備忘錄或者報告的形式,溝通方式應(yīng)該按照溝通對象的喜好來決定。
作者邁克.費廖洛告訴我們在溝通中要銘記的原則:不管是什么樣的載體,內(nèi)容多并不意味著好。
整合信息應(yīng)該包括一個好的標題、內(nèi)容提要、報告主體、風(fēng)險和機遇、計劃和附錄,附錄是你的備用資料,它存儲的內(nèi)容是你在報告時的細節(jié)問題。
2、分享想法最重要的是讀懂溝通對象,其次是提前分享信息。你越能讀懂溝通對象越能進行有效的溝通并且影響對方。
提前分享信息是讓你的溝通對象提前預(yù)知你的方案建議,給大家緩沖的時間,你的方案也能被大家更好的接受。
《極簡思考》這本書作者邁克.費廖洛,告訴我們要改變固有的思維,培養(yǎng)自己“結(jié)構(gòu)化思維過程”的能力,是方案清晰、簡潔和有說服力的關(guān)鍵所在。你需要鍛煉自己洞察問題本質(zhì)的能力和思考溝通對象的目標的能力,才能讓你的核心建議被大家所接受。將結(jié)構(gòu)化思維過程融入到工作和生活當中,你會節(jié)省很多的時間和精力,用“結(jié)構(gòu)化思維過程”這種高效工作法去傳遞我們的想法,堅信自己能夠創(chuàng)造出巨大的價值。
。ㄔ瓌(chuàng)不易,轉(zhuǎn)載需聯(lián)系本人)
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