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公司合同歸檔辦法介紹
一、公司合同按內(nèi)容共分為三類(lèi)
1、工程合同，合同編號(hào)：南鋒房(工)合200X-XXX號(hào)
包括：規(guī)劃、設(shè)計(jì)、勘察、監(jiān)理、造價(jià)咨詢(xún)、建筑、安裝、裝飾、市政、材料采購(gòu)、甲方付款乙 方收貨的三方合同、設(shè)備購(gòu)買(mǎi)及安裝、室外環(huán)境的設(shè)計(jì)、施工合同
2、宣傳合同，合同編號(hào)：南鋒房(宣)合200X-XXX號(hào)
包括：戶(hù)外廣告牌制安、媒介廣告設(shè)計(jì)、制作、宣傳品設(shè)計(jì)、印刷合同
3、行政合同，合同編號(hào)：南鋒房(行)合200X-XXX號(hào)
包括：土地合同、辦公用房租憑合同、員工勞動(dòng)合同、借款協(xié)議等
二、合同接收程序
合同經(jīng)辦人將完整的合同（包括合同會(huì)簽審批單及合同）存檔時(shí)，應(yīng)在檔案接收登記本上登記并 簽字，注明：合同名稱(chēng)、存檔日期、數(shù)量。一般情況下，存檔合同應(yīng)為正副本各一份。
三、合同存檔程序
合同交接后，首先對(duì)合同進(jìn)行分類(lèi)、蓋上合同編號(hào)章及正、副本章。然后將正本合同掃描做成PDF電子文件存儲(chǔ)在相應(yīng)的檔案室電腦的“合同”文件夾內(nèi)，同時(shí)將合同信息登記在“合同”文件夾內(nèi)對(duì)應(yīng)的excel格式的“合同目錄”上，并將合同編號(hào)與PDF格式的文件進(jìn)行超級(jí)鏈接。第三，將正本合同存放在獨(dú)立的牛皮紙檔案盒內(nèi)，按編號(hào)先后順序收存于檔案室鐵皮柜里。
四、合同補(bǔ)充協(xié)議接收、存檔程序
由于合同變更而產(chǎn)生補(bǔ)充協(xié)議時(shí)，接收程序同上。存檔時(shí)，要將合同補(bǔ)充協(xié)議編號(hào)為：南鋒房(X)合200X-XXX號(hào)—補(bǔ)充協(xié)議1（當(dāng)合同多次變更時(shí)，補(bǔ)充協(xié)議的編號(hào)順應(yīng)為南鋒房(X)合200X-XXX號(hào)—補(bǔ)充協(xié)議2，……）。補(bǔ)充協(xié)議要與原合同一起保存在同一個(gè)檔案盒內(nèi)。PDF格式的補(bǔ)充協(xié)議要與原合同的PDF文件進(jìn)行合并，同時(shí)更新Exce格式的“合同目錄”中“合同總額”等相關(guān)信息，并在備注欄說(shuō)明：有補(bǔ)充協(xié)議，日期：XX年X月X日。
五、《付款審批表》和《入庫(kù)單》存檔程序
合同的《付款付款審批表》第一聯(lián)（白色）和《入庫(kù)單》（白色）應(yīng)存在檔案室，接收程序同上，并保存在該份合同的檔案盒內(nèi)。PDF格式文件要與原合同PDF格式文件進(jìn)行合并。同時(shí)更新Excel格式的“合同目錄”中“已付款”等相關(guān)信息。
六、副本合同向財(cái)務(wù)部移交程序
副本合同在檔案室蓋章編號(hào)后，應(yīng)由檔案室交財(cái)務(wù)部保管，雙方交接合同時(shí)要在《檔案移交登記 本》上簽字確認(rèn)，包括：合同名稱(chēng)、移交時(shí)間、移交數(shù)量、移交人和接收人簽字�！稒n案移交登記 本》保存在檔案室鐵皮柜內(nèi)。同樣，財(cái)務(wù)部也應(yīng)要求副本合同移交人在財(cái)務(wù)部的《檔案接收登記 本》上簽字確認(rèn)。
七、為確保電子版的合同安全，每月5日、25日要將檔案室的電子版合同文件夾備份到移動(dòng)硬盤(pán)上，移動(dòng)硬盤(pán)保存在檔案室鐵皮柜內(nèi)。移動(dòng)硬盤(pán)不能外借。
八、本管理辦法由行政部負(fù)責(zé)解釋。
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