通知范文的編寫技巧

　　發(fā)通知、公告，是人事行政部在日常工作中常做的事。但通知要怎么編寫?以下是小編收集的通知范文的編寫技巧，希望大家認真閱讀!

　　一、什么情況下需要撰寫預通知

　　在日常工作中，很多活動、會議不必發(fā)出預通知，只需要一次性發(fā)出正式通知即可。制發(fā)預通知，多是因為一些具體原因造成的。認真考察這些原因，主要有以下幾種：

　　一是一些重要的大型會議、活動在正式舉行前，需要做大量的準備工作，并且這些準備工作任務量大，需較長時間才能完成。為了充分準備、認真籌劃、精心組織，提前發(fā)出預通知，使相關單位和人員對照要求，可以妥善安排和部署，提前推進工作，能夠確保會議、活動圓滿舉行。比如，為了做好2015 年全國職業(yè)院校信息化教學大賽相關工作，教育部職業(yè)教育與成人教育司2015 年4 月15 日下發(fā)了《關于舉辦2015 年全國職業(yè)院校信息化教學大賽的預通知》，明確了比賽大體時間、比賽項目、賽項要求、比賽內容、比賽方式、參賽要求等，有關單位和院校收到預通知后，便可以著手準備參賽事宜，以便取得好的賽績。

　　二是未知的不確定因素多，一些重要事項無法確定。比如，具體的會議、活動日期、活動方式、會議議程等需要進一步商定，但為了不影響工作的整體推進，提前發(fā)出預通知對有關事項作出安排，穩(wěn)步推進籌備工作。當這些不確定因素確定以后，再發(fā)出正式通知。比如，某單位發(fā)出的《關于召開2015 年度工作會議的預通知》，由于主要負責人的日程安排無法確定，因此會議時間只能寫成“2015 年2 月”，并且注明了“具體會議時間另行通知”。有時，一些面向社會公眾的會議、活動，由于擔心參加人員數(shù)量不足、高級別專家和相關領導無法到場、場地不宜聯(lián)系等因素，也會發(fā)出預通知，這些環(huán)節(jié)一一落實后，才發(fā)出正式通知。

　　三是為了避免時間、地點等沖突，提前發(fā)出預通知，以便有關單位和人員可以妥善安排日程和行程，能夠按時參加會議、活動。比如，一些面向社會的開放性會議在旅游旺季舉行時，為了規(guī)避旅游高峰，會提前告知一個大致的時間范圍和會議地點，讓與會人員提前自行調整時間安排，如果沒有沖突，在敲定具體的時間和地點后，發(fā)出正式通知，予以確定。

　　四是根據(jù)工作常規(guī)和工作經驗需要在未來的某個時間段開展某項工作，但上級有關精神和要求還沒有下達，為了提前著手準備，未雨綢繆，而發(fā)出預通知要求相關單位做好準備工作，以免上級新要求下達時措手不及，或時間緊張、倉促應對。比如，上海理工大學2015 年4 月20 日發(fā)出的《關于開展我校2015 年大學生志愿服務西部計劃志愿者招募工作的預通知》，就是“由于團中央關于《2015年大學生志愿服務西部計劃實施方案》的通知尚未下發(fā)”而發(fā)出的，并注明了“正式文件下發(fā)后將再次發(fā)布”。華南農業(yè)大學2013 年3 月份發(fā)出的一份《關于做好2013 年度省科技獎申報工作的預通知》開篇即指出，“根據(jù)以往工作經驗，2013 年度廣東省科學技術獎將于4 月份開始組織申報。為了做好我校省科技獎的組織申報工作，按照‘組織’‘培育’和‘規(guī)劃’申報的工作原則”，將有關事項進行預通知。

　　二、如何撰寫預通知

　　預通知的撰寫和正式通知一樣，其結構都由首部、主體和尾部三部分構成，不同之處主要體現(xiàn)為細節(jié)表述上的差異。

　　1.首部。首部包括標題和主送機關。通知的標題由發(fā)文機關+ 事由+ 文種組成。相應地，預通知的標題也由這三要素組成。但預通知的標題要注明“預通知”或“預備通知”，以示與其他類型通知的區(qū)別。比如，《×××關于開展2014 年黨建年終考核工作的預通知》《黑龍江省水利廳關于召開全省水利工作會議的預通知》《共青團湖南省委組織部關于開展2015年“湖湘青年英才”支持計劃工作的預備通知》等。本著改進文風的原則，盡量不要使用類似《全國第××屆××學術年會暨中國××聯(lián)盟專家委員會工作會議征文通知(預通知)》這樣繁復的標題。預通知的主送機關和正式通知一樣，只需要準確、規(guī)范即可。

　　2.主體部分。預通知的主體部分和正式通知的主體部分一樣，包括通知事由、通知事項、有關要求等內容。所不同的是，對于一些尚未確定的事項，一定要注明。比如，注明“會議其他有關事項以正式通知為準”“具體時間、地點另行通知”“正式會議通知擬于10 月中旬發(fā)出”等，避免引起誤解。有時，在措辭用語，也需仔細推敲。比如，教育部職業(yè)教育與成人教育司2015 年4 月1 日下發(fā)的《關于做好首屆全國職業(yè)教育活動周組織工作的預通知》，為了突出預通知的特別屬性，在通知事項中特別選用了“擬定的時間和主題”“擬定的主要內容”等說法，用“擬定”來表明不確定性。

　　多數(shù)預通知為了暢通聯(lián)絡渠道，確保溝通方便，需要在正文后面注明負責相關工作的聯(lián)系人姓名及聯(lián)系電話、電子郵箱、詳細地址等。

　　3.結尾。預通知的結尾和正式通知的結尾一樣，需要注明發(fā)文機關和日期，但要注意格式規(guī)范�！饵h政機關公文格式》(GB/T9704-2012) 中關于落款位置要求和成文日期中的數(shù)字要求，需要特別注意，日常工作中非常容易出錯。

　　有時，根據(jù)需要，預通知也可以有《回執(zhí)單》《登記表》《報名表》《申報表》《名額分配表》之類的附件材料，但應在正文中有所交代，并對應地附在預通知的后面。

　　三、撰寫預通知的注意事項

　　通知作為常用的一種應用文體，在寫作時，一要層次清楚，邏輯嚴密。通知的內容大多是交辦或告知事項，撰寫時應從多方面、多角度提出要求或給予說明，同時，要按照事項的輕重主次一事一條逐層展開，形成環(huán)環(huán)相扣、邏輯嚴密的結構布局。二要內容明確，要求具體。通知所涉及的原則措施、步驟辦法等要清楚明確，符合實際情況，具有較強的可操作性，以便于貫徹執(zhí)行。

　　預通知的撰寫除了要遵守這些基本要求之外，還要特別注意以下幾點：

　　一是盡量不要頻繁使用預通知。頻繁使用預通知會削弱會議、活動的影響力、吸引力，使原本打算參與的人員對會議、活動的舉行信心不足，甚至退出。另外，還要避免發(fā)出第一輪預通知、第二輪預通知等類似的多次預通知，這會使主辦方組織能力、協(xié)調能力受到懷疑，也會使其公信力、形象、信譽受損。

　　二是語言要簡明扼要，必要的事項要交代清楚。對一些無法確定的事項，在預通知中可以用模糊性詞語表述。比如時間，可以用“近期”“5 月上旬”“6 月份”“7—8 月”“6 月15 日前”等籠統(tǒng)說法，同時還要注明“具體……另行通知”。

　　預通知作為一種特殊的通知類型，其撰寫有其自身的特別要求，在起草前要認真預想可能會遇到的各種問題，充分考慮各種制約因素;起草時要仔細斟酌，語言表述準確到位，避免歧義;發(fā)出后還要認真解答有關單位和人員的疑問，按照預通知的要求做好工作部署和準備，扎實推進，為會議、活動的順利舉行奠定良好的基礎。

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