會議流程

★準備工作

1接到會議(會展)意向后，合理報價立即回復(fù)，并提出我方的合理化建議。

2可為客戶進行會議(會展)的設(shè)計與策劃服務(wù)。

3根據(jù)要求預(yù)定酒店，會議(會展)場地、車輛等。

4準備會務(wù)用品：代表證、會徽、紀念品。

5提供公關(guān)禮儀、文秘、翻譯服務(wù)，代租會務(wù)所需設(shè)備。

★會議接待

1會議(會展)場所的布置：歡迎牌、橫幅、指示牌、會議資料、紙、筆、飲料、設(shè)備測試等。

2按客戶需要安排接送與會賓客，協(xié)助會務(wù)組辦理賓客簽到等工作。

3會議用餐及宴會安排。

4會后旅游、娛樂考察等活動。

5提供返程飛機票、火車票。

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一般而言，作為專業(yè)的會展公司承接/代理各類會議及展覽，大多經(jīng)過以下幾個環(huán)節(jié)：

1、策劃作為專業(yè)的會展代理公司，我們提供會展企劃代理，告訴我們你的想法或者點子，我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨浮⒄姓蛊髣�、會議回執(zhí)等等。

2、咨詢在此階段，我們將與委托方進行初步溝通，并就委托方的一些關(guān)心點提出自己的預(yù)案供選擇譬如在預(yù)算范圍內(nèi)最適宜的會議場所、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場所及與預(yù)算相適應(yīng)的菜譜、會展交通流程、接待流程等。

3、考察如果您認為溝通后可以相信我們，那么我們可以進入這個階段我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們?yōu)槟�提供的酒店、會議場地、環(huán)境、交通車輛及會展設(shè)備細節(jié)等等，并在此階段就服務(wù)項目、服務(wù)流程、推進計劃、服務(wù)價格等內(nèi)容進行深入探討，大致明確雙方的責(zé)任與義務(wù)。

4、確定這個時間需要的是耐心與細致我們得一一推敲設(shè)想得流程及預(yù)案，盡可能把方案細化，然后以書面的形式確認雙方的權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任，并簽署相關(guān)服務(wù)協(xié)議。

5、執(zhí)行嚴格而又人性化地執(zhí)行協(xié)議，將是雙方合作精神的高度升華。不管設(shè)想如何完美，任何計劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時的不合，以會展的圓滿結(jié)局為一致奮斗目標。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協(xié)議以外的服務(wù)視為協(xié)議的延伸，并臨時決定雙方簽字負責(zé)人，所有臨時往來允許采取事前商議、事后結(jié)算的方式執(zhí)行。

6、結(jié)算雙方財務(wù)人員認真核對各類單據(jù)，嚴格按照協(xié)議執(zhí)行核算。

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