公務(wù)員禮儀修養(yǎng)之辦公禮儀
公務(wù)員禮儀修養(yǎng)之辦公禮儀1
�。ㄈ⿻�(huì)議之后
會(huì)議結(jié)束，應(yīng)做好必要的后續(xù)性工作，以便使之有始有終。后續(xù)性工作大致包括三項(xiàng)：
1.形成文件。這些文件包括會(huì)議決議、會(huì)議紀(jì)要等。一般要求盡快形成，會(huì)議一結(jié)束就要下發(fā)或公布。
2.處理材料。根據(jù)工作需要與有關(guān)保密制度的規(guī)定，在會(huì)議結(jié)束后應(yīng)對(duì)與其有關(guān)的一切圖文、聲像材料進(jìn)行細(xì)致的收集、整理工作。收集、整理會(huì)議的材料時(shí)，應(yīng)遵守規(guī)定與慣例，應(yīng)該匯總的材料，一定要認(rèn)真匯總；應(yīng)該存檔的材料，要一律歸檔；應(yīng)該回收的材料，一定要如數(shù)收回；應(yīng)該銷毀的材料，則一定要仔細(xì)銷毀。
3.協(xié)助返程。大型會(huì)議結(jié)束后，其主辦單位一般應(yīng)為外來的與會(huì)者提供一切返程的便利。若有必要，應(yīng)主動(dòng)為對(duì)方聯(lián)絡(luò)、提供交通工具，或是替對(duì)方訂購、確認(rèn)返程的機(jī)票、船票、車票。當(dāng)團(tuán)隊(duì)與會(huì)者或與會(huì)的特殊人士離開本地時(shí)，還可安排專人為其送行，并幫助其托運(yùn)行李。
二、會(huì)場(chǎng)的排座
舉行正式會(huì)議時(shí)，通常應(yīng)事先排定與會(huì)者，尤其是其中重要身份者的具體座次。越是重要的會(huì)議，它的座次排定往往就越受到社會(huì)各界的關(guān)注。對(duì)有關(guān)會(huì)場(chǎng)排座的禮儀規(guī)范，基層公務(wù)員不但需要有所了解，而且必須認(rèn)真遵守。在實(shí)際操辦會(huì)議時(shí)，由于會(huì)議的具體規(guī)模多有不同，因此其具體的座次排定便存在一定的差異。
�。ㄒ唬┬⌒蜁�(huì)議
小型會(huì)議，一般指參加者較少、規(guī)模不大的會(huì)議。它的主要特征，是全體與會(huì)者均應(yīng)排座，不設(shè)立專用的主席臺(tái)。小型會(huì)議的排座，目前主要有以下三種具體形式。
1.自由擇座。它的基本做法，是不排定固定的具體座次，而由全體與會(huì)者完全自由地選擇座位就座。
2.面門設(shè)座。它一般以面對(duì)會(huì)議室正門之位為會(huì)議主席之座。其他的'與會(huì)者可在其兩側(cè)自左而右地依次就座
3.依景設(shè)座。所謂依景設(shè)座，是指會(huì)議主席的具體位置，不必面對(duì)會(huì)議室正門，而是應(yīng)當(dāng)背依會(huì)議室之內(nèi)的主要景致之所在，如字畫、講臺(tái)等。其他與會(huì)者的排座，則略同于前者。
（二）大型會(huì)議
大型會(huì)議，一般是指與會(huì)者眾多、規(guī)模較大的會(huì)議。它的最大特點(diǎn)，是會(huì)場(chǎng)上應(yīng)分設(shè)主席臺(tái)與群眾席。前者必須認(rèn)真排座，后者的座次則可排可不排。
1.主席臺(tái)排座。大型會(huì)場(chǎng)的主席臺(tái)，一般應(yīng)面對(duì)會(huì)場(chǎng)主入口。在主席臺(tái)上的就座之人，通常應(yīng)當(dāng)與在群眾席上的就座之人呈面對(duì)面之勢(shì)。在其每一名成員面前的桌上，均應(yīng)放置雙向的桌簽。
主席臺(tái)排座，具體又可分作主席團(tuán)排座、主持人座席、發(fā)言者席位等三個(gè)不同方面的問題。
其一，主席團(tuán)排座。主席團(tuán)，在此是指在主席臺(tái)上正式就座的全體人員。國內(nèi)目前排定主席團(tuán)位次的基本規(guī)則有三：一是前排高于后排，二是中央高于兩側(cè)，三是左側(cè)高于右側(cè)。具體來講，主席團(tuán)的排座又有單
其二，主持人座席。會(huì)議主持人，又稱大會(huì)主席。其具體位置之所在有三種方式可供選擇：一是居于前排正中央；二是居于前排的兩側(cè)；三是按其具體身份排座，但不宜令其就座于后排。
其三，發(fā)言者席位。發(fā)言者席位，又叫做發(fā)言席。在正式會(huì)議上，發(fā)言者發(fā)言時(shí)不宜就座于原處發(fā)言。發(fā)言席的常規(guī)位置有二：一是主席團(tuán)的正前方（見圖十九），二是主席臺(tái)的右前方（見圖二十）。
2.群眾席排座。在大型會(huì)議上，主席臺(tái)之下的一切座席均稱為群眾席。群眾席的具體排座方式有二。
其一，自由式擇座。即不進(jìn)行統(tǒng)一安排，而由大家各自擇位而坐。
其二，按單位就座。它指的是與會(huì)者在群眾席上按單位、部門或者地位、行業(yè)就座。它的具體依據(jù)，既可以是與會(huì)單位、部門的漢字筆劃的多少、漢語拼音字母的前后，也可以是其平時(shí)約定俗成序列。按單位就座時(shí)，若分為前排后排，一般以前排為高，以后排為低；若分為不同樓層，則樓層越高，排序便越低。
在同一樓層排座時(shí)，又有兩種普遍通行的方式：一是以面對(duì)主席臺(tái)為基準(zhǔn)，自前往后進(jìn)行橫排，二是以面對(duì)主席臺(tái)為基準(zhǔn)，自左而右進(jìn)行豎排。
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會(huì)面，通常是指在較為正式的場(chǎng)合與別人相見。在日常工作中，基層公務(wù)員往往需要會(huì)見各式各樣的客人。在會(huì)見他人時(shí)，尤其是當(dāng)基層公務(wù)員以主人的身份在工作崗位上會(huì)見正式來訪的客人時(shí)，既要對(duì)對(duì)方熱情、友好，又要講究基本的會(huì)面禮節(jié)。從某種意義上來說，假如不講究基本的會(huì)面禮節(jié)，那么基層公務(wù)員對(duì)會(huì)見對(duì)象的熱情友好往往便難以得到體現(xiàn)。在工作崗位上，會(huì)見客人的禮節(jié)甚多。對(duì)一般的基層公務(wù)員而言，稱呼、問候、介紹、握手、座次、合影等，當(dāng)屬人人皆須掌握的最基本的會(huì)面禮節(jié)。
一、稱呼的習(xí)慣
稱呼，一般是指人們?cè)诮煌鶓?yīng)酬中彼此之間所采用的稱謂語。選擇正確的、適當(dāng)?shù)姆Q呼，既反映著自身的教養(yǎng)，又體現(xiàn)著對(duì)他人的重視程度，有時(shí)甚至還體現(xiàn)著雙方關(guān)系所發(fā)展到的具體程度。
基層公務(wù)員在正式場(chǎng)合所使用的稱呼，主要應(yīng)注意如下兩點(diǎn)。
�。ㄒ唬┓Q呼正規(guī)
在工作崗位上，人們所使用的稱呼自有其特殊性。下述正規(guī)的五種稱呼方式，是可以廣泛采用的。
1、稱呼行政職務(wù)。在人際交往中，尤其是在對(duì)外界的交往中，此類稱呼最為常用。意在表示交往雙方身份有別。
2、稱呼技術(shù)職稱。對(duì)于具有技術(shù)職稱者，特別是具有高、中級(jí)技術(shù)職稱者，在工作中可直稱其技術(shù)職稱，以示對(duì)其敬意有加。
3、稱呼職業(yè)名稱。一般來說，直接稱呼被稱呼者的職業(yè)名稱，往往都是可行的。
4、稱呼通行尊稱。通行尊稱，也稱為泛尊稱，它通常適用于各類被稱呼者。諸如“同志”、“先生”等，都屬于通行尊稱。不過，其具體適用對(duì)象也存在差別。
5、稱呼對(duì)方姓名。稱呼同事、熟人，可以直接稱呼其姓名，以示關(guān)系親近。但對(duì)尊長(zhǎng)、外人，顯然不可如此。
�。ǘ┓Q呼之忌
以下四種錯(cuò)誤稱呼，都是基層公務(wù)員平日不宜采用的。
1、庸俗的稱呼。基層公務(wù)員在正式場(chǎng)合假如采用低級(jí)庸俗的稱呼，是既失禮，又失自己身份的。
2、他人的綽號(hào)。在任何情況下，當(dāng)面以綽號(hào)稱呼他人，都是不尊重對(duì)方的表現(xiàn)。
3、地域性稱呼。有些稱呼，諸如，“師傅”、“小鬼”等，具有地域性特征不宜不分對(duì)象地濫用。
4、簡(jiǎn)化性稱呼。在正式場(chǎng)合，有不少稱呼不宜隨意簡(jiǎn)化。例如，把“張局長(zhǎng)”、“王處長(zhǎng)”稱為“張局”、“王處”，就顯得不倫不類，又不禮貌。
二、問候的做法
問候，亦稱問好、打招呼。一般而言，它是人們與他人相見時(shí)以語言向?qū)Ψ竭M(jìn)行致意的一種方式。通常認(rèn)為，一個(gè)人在接觸他人時(shí)，假定不主動(dòng)問候?qū)Ψ�，或者�?duì)對(duì)方的問候不予以回應(yīng)，便是十分失禮的。 在有必要問候他人時(shí)，基層公務(wù)員主要需要在問候的次序、問候的態(tài)度、問候的內(nèi)容等三個(gè)方面加以注意。
�。ㄒ唬﹩柡虼涡�
在正式會(huì)面時(shí)，賓主之間的問候，在具體的次序上有一定的講究。
1、一個(gè)人問候另一個(gè)人。一個(gè)人與另外一個(gè)人之間的問候，通常應(yīng)為“位低者先行”。即雙方之間身份較低者首先問候身份較高者，才是適當(dāng)?shù)?。
2、一個(gè)人問候多人。一個(gè)人有必要問候多個(gè)人時(shí)，既可以籠統(tǒng)地加以問候，也可以逐個(gè)加以問候。當(dāng)一個(gè)人逐一問候許多人時(shí)，既可以由“尊”而“卑”、由長(zhǎng)而幼地依次而行，也可以由近而遠(yuǎn)地依次而行。
�。ǘ﹩柡驊B(tài)度
問候是敬意的一種表現(xiàn)。當(dāng)問候他人時(shí)，在具體態(tài)度上需要注意四點(diǎn)：
1、主動(dòng)。問候他人，應(yīng)該積極、主動(dòng)。當(dāng)他人首先問候自己之后，應(yīng)立即予以回應(yīng)。
2、熱情。在問候他人時(shí)，通常應(yīng)表現(xiàn)得熱情而友好。毫無表情，或者表情冷漠，都是應(yīng)當(dāng)避免的。
3、自然。問候他人時(shí)的主動(dòng)、熱情的態(tài)度，必須表現(xiàn)得自然而大方。矯揉造作、神態(tài)夸張，或者扭扭捏擔(dān)，都不會(huì)給他人以好的印象。
4、專注�；鶎庸珓�(wù)員在對(duì)其交往對(duì)象進(jìn)行問候時(shí)，應(yīng)當(dāng)面含笑意，以雙目注視對(duì)方的兩眼，以示口到、眼到、意到，專心致志。
�。ㄈ﹩柡騼�(nèi)容
問候他人，在具體內(nèi)容上大致有兩種形式，它們各有自己適用的不同范圍。
1、直接式。所謂直接式問候，就是直截了當(dāng)?shù)匾詥柡米鳛閱柡虻闹饕獌?nèi)容。它適用于正式的人際交往，尤其是賓主雙方初次相見。
2、間接式。所謂間接式問候，就是以某些約定俗語成的問候語，或者在當(dāng)時(shí)條件下可以引起的話題，諸如，“忙什么呢”、“您去哪里”，來替代直接式問好。它主要適用于非正式交往，尤其是經(jīng)常見面的熟人之間。
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基層公務(wù)員在具體操作簽字儀式時(shí)，可以依據(jù)下述基本程序進(jìn)行運(yùn)作。
1.宣布開始。此時(shí)，有關(guān)各方人員應(yīng)先后步入簽字廳，在各自既定的位置上正式就位。
2.簽署文件。通常的做法，是首先簽署應(yīng)由己方所保存的文本，然后再簽署應(yīng)由他方所保存的文本。
依照禮儀規(guī)范，每一位簽字人在己方所保留的文本上簽字時(shí)，應(yīng)當(dāng)名列首位。因此，每一位簽字人均須首先簽署將由己方所保存的.文本，然后再交由他方簽字人簽署。此種做法，通常稱為“輪換制”。它的含義是：在文本簽名的具體排列順序上，應(yīng)輪流使有關(guān)各方均有機(jī)會(huì)居于首位一次，以示各方完全平等。
3.交換文本。各方簽字人此時(shí)應(yīng)熱烈握手，互致祝賀，并互換方才用過的簽字筆，以志紀(jì)念。全場(chǎng)人員應(yīng)熱烈鼓掌，以表示祝賀之意。
4.飲酒慶賀。有關(guān)各方人員一般應(yīng)在交換文本后當(dāng)場(chǎng)飲上一杯香檳酒，并與其他方面的人士一一干杯。這是國際上所通行的增加簽字儀式喜慶色彩的一種常規(guī)性做法。
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1.排列職務(wù)。在正式場(chǎng)合接待多方來賓時(shí)，往往會(huì)依據(jù)其具體的行政職務(wù)的高低進(jìn)行排列。
對(duì)于擔(dān)任同一行政職務(wù)者，可按其資歷即任職的早晚排列。對(duì)于已不再擔(dān)任行政職務(wù)者，則可參照其原職進(jìn)行排列；但講究將其排在擔(dān)任現(xiàn)職者之后。
若是接待團(tuán)體來賓，其團(tuán)長(zhǎng)或領(lǐng)隊(duì)的職務(wù)的高低，則是為其進(jìn)行排列的基本依據(jù)。 2.排列字母。
舉行涉外性質(zhì)的大型國際會(huì)議或國際體育比賽時(shí)，按國際慣例，可依據(jù)其參加者所屬國家或地區(qū)名稱的首位拉丁字母的先后順序進(jìn)行排列。若其名稱的首位字母相同，則可依據(jù)其第二位字母的先后順序進(jìn)行排列。
以下各位字母相同，亦可據(jù)此類推。 3.抵達(dá)早晚。
對(duì)于駐外機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人或是各類非正式活動(dòng)的參加者，可依據(jù)其正式抵達(dá)現(xiàn)場(chǎng)的時(shí)間的早晚進(jìn)行排列。此種方式，平常亦稱作“先來后到”。
4.報(bào)名先后。舉辦大型招商會(huì)、展示會(huì)、博覽會(huì)等商貿(mào)類活動(dòng)，或上述幾種方式難以采用時(shí)，可依據(jù)來賓正式報(bào)名參加活動(dòng)的遲早進(jìn)行排列。
5.不做排列。此種方式又稱“不排名”。
實(shí)際上，它是在難以用其他方式進(jìn)行排列時(shí)的一種特殊變通方式的排列。 為避免接待對(duì)象產(chǎn)生疑問或不滿，接待方不管具體采用哪一種禮賓排列方式，均須以適當(dāng)?shù)男问教崆跋蚪哟龑?duì)象進(jìn)行必要的通報(bào)。
�。ㄈ┯团阃� 具體從事來賓接待時(shí)，迎送與陪同工作都是接待方必須高度重視，悉心以對(duì)的`。 1.來賓的迎送。
接待正式來訪的重要客人，有時(shí)可酌情為其安排迎送、送別活動(dòng)，以示對(duì)對(duì)方的重視與禮遇。基層公務(wù)員負(fù)責(zé)迎送活動(dòng)時(shí)，主要需要注意兩大問題。
其一，限制迎送的規(guī)模。目前，根據(jù)接待禮儀簡(jiǎn)化的要求，有必要對(duì)迎送規(guī)模加以限制。
在接待內(nèi)賓時(shí)，通常不應(yīng)安排專門的迎送儀式。即便有必要組織一般性迎送時(shí)，亦應(yīng)務(wù)實(shí)從簡(jiǎn)，在參加人數(shù)、主人身份、車輛檔次與數(shù)量上嚴(yán)格限制。
其二，明確時(shí)間與地點(diǎn)，對(duì)于遠(yuǎn)道而來的客人，東道主一方安排專人為其館來送往，往往在所難免。負(fù)責(zé)迎送來賓者所須重視的，是一定要提前與對(duì)方商定雙方會(huì)合的時(shí)間與地點(diǎn)。
對(duì)于迎送來賓的具體時(shí)間與地點(diǎn)，雙方不僅要先期確定，而且通常還應(yīng)講究主隨客便。必要時(shí)，在來賓正式動(dòng)身前，接待人員還須再次與對(duì)方進(jìn)行確認(rèn)。
2.客人的陪同。在來賓來訪期間，東道主一方在必要時(shí)往往會(huì)指定專人負(fù)責(zé)陪同對(duì)方。
一般來講，陪同客人時(shí)注意事項(xiàng)主要有三： 其一，照顧客人。在客人停留于東道主一方的整個(gè)期間，其陪同人員都要從始至終地對(duì)客人加以關(guān)注。
在不妨礙客人個(gè)人自由的前提下，對(duì)對(duì)方的照顧要主動(dòng)、周到。 其二，方便客人。
對(duì)于客人停留期間所提出的一切合理而正常的要求，陪同人員均應(yīng)想方設(shè)法盡力加以滿足，并主動(dòng)為其工作、生活提供一切方便。 其
三、堅(jiān)守崗位。在任何情況下，陪同人員均須堅(jiān)守崗位，不得以任何借口脫崗。
平時(shí)，陪同人員不僅要做到隨叫隨到，還應(yīng)自覺做到在規(guī)定時(shí)間之前到崗。陪同人員等待客人是正常的，而讓客人等待陪同人員則是不應(yīng)當(dāng)?shù)摹?/p>
二、信訪的接待 信訪，是對(duì)人民群眾來信來訪的簡(jiǎn)稱。具體來講，它指的是人民群眾通過來信、來訪或者打電話的方式，直接向國家行政機(jī)關(guān)反映其個(gè)人或集體意愿的一種方式。
由此可見，接待人民群眾的來信來訪，既是基層公務(wù)員的職責(zé)之一，又是其聯(lián)系群眾，與對(duì)方進(jìn)行溝通、對(duì)話的一種方式。 我國政府對(duì)待信訪工作的基本原則，是要以事實(shí)為依據(jù)，以法律為準(zhǔn)繩，了解民意，體察民情，下情上達(dá)，上情下知，充分發(fā)揚(yáng)社會(huì)主義民主。
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一次較為正式的會(huì)面，賓主雙方往往需要合影留念。在涉外交往之中，對(duì)此尤其比較講究。處理合影的問題，通常要求關(guān)注下述兩個(gè)重點(diǎn)問題：
(一)合影準(zhǔn)備
凡預(yù)備正式進(jìn)行的合影，具體負(fù)責(zé)操辦此事的基層公務(wù)員應(yīng)認(rèn)真地有所準(zhǔn)備。進(jìn)行準(zhǔn)備工作時(shí)，須特別關(guān)注以下細(xì)節(jié)：
1.主隨客便。在合影前，主方宜征求來賓意見，切勿勉強(qiáng)從事。有些外國人士出于宗教方面或其他方面的原因，往往忌諱拍照，因而他們對(duì)合影多有抵觸情緒。
2.提供照片。合影之后，主方宜向參與合影的各方人士主動(dòng)提供照片，并保證人手一張。
3.布置場(chǎng)所。正式的合影，均應(yīng)先期選擇好場(chǎng)地，并進(jìn)行認(rèn)真的布置。臨時(shí)湊合，往往欠妥。
4.備好器材。拍照時(shí)需用的一切器材，均應(yīng)提前備好、備足，以防在合影時(shí)發(fā)現(xiàn)短缺，令人措手不及。
5.確定時(shí)間。正規(guī)的合影，在必要時(shí)要向所有參加者通報(bào)具體的'時(shí)間，使對(duì)方有所準(zhǔn)備。
6.忌諱他用。公務(wù)合影的照片，只宜作為資料或紀(jì)念。一般不宜用于商務(wù)活動(dòng)，也不得隨便發(fā)表。
(二)合影排位
正式的合影，既可以排列位次，也可以不排列位次。需要排列具體位次時(shí)，應(yīng)首先考慮到方便拍攝與否。與此同時(shí)，還應(yīng)兼顧場(chǎng)地的大小、人數(shù)的多少、身材的高矮、內(nèi)賓或外賓等等。
正式合影的人數(shù)，一般宜少不宜多。在合影時(shí)，賓主一般均應(yīng)站立。必要時(shí)，可安排前排人員就座，后排人員則可梯級(jí)站立。但是，通常不宜要求合影的參加者蹲著參加拍照。
合影時(shí)，若安排其參加者就座，應(yīng)先期在座位上貼上便于辨認(rèn)的名簽。
具體涉及合影的排位問題，關(guān)鍵是要知道內(nèi)外有別。
1.國內(nèi)合影的排位。國內(nèi)合影時(shí)的排位，一般講究居前為上、居中為上和居左為上。具體來看，又有單數(shù)與雙數(shù)之別。通常，合影時(shí)主方人員居右，客方人員居左。
2.涉外合影的排位。在涉外場(chǎng)合合影時(shí)，應(yīng)遵守國際慣例，宜令主人居中，主賓居右，令雙方人員分主左賓右依次排開。簡(jiǎn)言之，就是講究以右為上
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