如何輕松搞定電子郵件

如何輕松搞定電子郵件

說起浪費時間的工作，電子郵件處理就屬于這樣一個巨大的黑洞。當(dāng)然，我在這里指的并不是垃圾電子郵件(它帶來的問題已經(jīng)非常嚴(yán)重)，而是人們用于取悅同事、員工以及客戶的常規(guī)電子郵件。

按照一份內(nèi)部研究給出的結(jié)果，“通常情況下，員工僅在不能夠給自身業(yè)務(wù)帶來實際價值的內(nèi)部電子郵件處理上面所花費的時間，平均每星期就達(dá)到了全部工作日的40%�！睋Q句話說，如果這個數(shù)字是真實的話。這就意味著，僅在處理電子郵件方面，每個星期人們都會浪費掉至少兩天的時間。 　　當(dāng)然，大家現(xiàn)在再也不用擔(dān)心了。接下來，本文就會提供五種操作簡單并且毫無副作用的實用方法來達(dá)到對電子郵件處理工作進(jìn)行有效控制的目標(biāo)……這樣，大家就可以將節(jié)省下來的時間投入在其它方面實實在在的工作上了。 　　1、對現(xiàn)有電子郵件應(yīng)用程序的既定設(shè)置進(jìn)行調(diào)整。

現(xiàn)在，我們就從最基礎(chǔ)的部分開始做起。由于每一種電子郵件客戶端中都內(nèi)建了不少實用功能，因而使用者如果可以對各種設(shè)置項目進(jìn)行適當(dāng)調(diào)整的話，就能夠讓日常處理工作變得輕松很多。

舉例來說，對于接收到的電子郵件，微軟Outlook就能夠應(yīng)用“事前設(shè)置好的規(guī)則”;這其中就包括了，將它們分發(fā)到不同的文件夾，以便日后查看，根據(jù)發(fā)件人確定郵件應(yīng)該獲得的優(yōu)先級別，或者直接刪除掉。盡管用來設(shè)定規(guī)則的使用界面并不那么正規(guī)，但還是屬于非常值得大家去努力掌握的技能。

同樣，谷歌Gmail 信箱也可以依據(jù)使用者的日常習(xí)慣來對電子郵件進(jìn)行相應(yīng)處理。實際上，即便是蘋果iPhone智能手機(jī)里功能相對非常簡陋的內(nèi)置郵件客戶端也提供了最基本的垃圾郵件過濾選項。這就意味著，只要使用者愿意在事前稍微花費幾分鐘來進(jìn)行專門設(shè)置，就能夠節(jié)省下大量時間來。

2、對發(fā)件人的具體情況進(jìn)行更深入了解。

接下來，我們需要做的工作可能就有些復(fù)雜了。如果能夠做到知曉發(fā)件人到底是誰的話，人們對于會引起關(guān)注的電子郵件的處理工作就可以變得更為容易了。在這里，一種方法就是對電子郵件進(jìn)行重點標(biāo)注，并在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行搜索，但存在的問題就是操作起來非常麻煩。

當(dāng)然，如果能夠做到利用應(yīng)用程序來對接收到所有電子郵件的發(fā)件人進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)搜索的話，效果可能就會好很多。實際上，這種應(yīng)用也有很多種，具體需要哪種需要取決于大家當(dāng)前使用的具體電子郵件客戶端。

舉例來說，谷歌Gmail 郵箱就可以采用Rapportive之類的應(yīng)用，而微軟Outlook電子郵件客戶端則能夠選擇鄰客音專用版之類的工具。關(guān)鍵提示：由于微軟Outlook的基本設(shè)置里面并沒有包含所有必須部分，因而大家在使用的時間一定要確認(rèn)選擇了自定義設(shè)置。

3、利用智能手機(jī)來作為過濾器。

對于絕大多數(shù)用戶來說，由于已經(jīng)將智能手機(jī)與電子郵件帳戶關(guān)聯(lián)起來，從而就導(dǎo)致接受到的所有電子郵件都會被查看(或者想到)兩次。實際上，這種做法幾乎肯定就屬于非常浪費時間的情況。

因此，更明智的做法就應(yīng)該是采用AwayFind之類的應(yīng)用程序來進(jìn)行專門處理。它可以對收到的電子郵件進(jìn)行過濾，并在遇到屬于重要人士發(fā)出的情況時利用文字信息進(jìn)行專門提醒。

4、確保聯(lián)絡(luò)人列表可以及時自動更新。

此外，在電子郵件處理工作中，另一項可以節(jié)約時間的實用措施就是對重要電子郵件中包含的客戶聯(lián)系信息進(jìn)行“匯總”。畢竟，人們只要花費兩三分鐘的時間就可以將信息剪切并粘貼到聯(lián)系人管理器，這屬于一件非常簡單的事情。

老實說，我真的不知道人們到底為什么會如此煩于處理這種相當(dāng)無聊的文書工作。畢竟，根據(jù)使用客戶端的不同，現(xiàn)在就有不少應(yīng)用工具可以為數(shù)據(jù)處理提供幫助。

我記得自己就看到過很多這樣的客戶信息管理系統(tǒng)，最近一位同事就向我推薦了WriteThatName，它可以支持谷歌Gmail 信箱、谷歌企業(yè)應(yīng)用套件GoogleApps、微軟Outlook電子郵件客戶端、以及蓮花Lotus Notes。

5、將郵箱管理工作外包出去。

最后，我還將提供一條能夠確保電子郵件井井有條的最佳方案，這就是讓其它人代為進(jìn)行管理。據(jù)我所知，有家小公司的首席執(zhí)行官就選擇讓自己的夫人來處理收到的所有信息，從而讓自己可以專注于應(yīng)對客戶以及供應(yīng)商的問題。

此外，還有一種解決方案就是利用Sanebox之類的綜合性工具來對電子郵件進(jìn)行全面管理。它可以在目前使用的電子郵件系統(tǒng)之上在添加幾個智能層來進(jìn)行控制。

當(dāng)然，無論大家利用什么方法，決定花費半天的時間來進(jìn)行專門設(shè)置讓電子郵件處理工作耗費的時間得以減少。這里的目標(biāo)都應(yīng)該是減少花費在電子郵件處理工作之上的時間，而不是反而導(dǎo)致增加了自定義操作占用的時間。