淺論檔案管理與知識管理的關(guān)系

　　摘要：我國經(jīng)濟(jì)社會的快速發(fā)展給知識和科技帶來了更高的要求，知識經(jīng)濟(jì)已經(jīng)成為了社會的重要特征和時代語境的重要內(nèi)涵，因此在社會管理的各項事務(wù)中加強(qiáng)知識管理顯得尤為重要。就檔案管理工作而言，知識管理能夠為檔案管理提供創(chuàng)新發(fā)展的思路和動力，而檔案管理的不斷創(chuàng)新發(fā)展成果反過來又能夠進(jìn)一步推動知識管理的深入發(fā)展。因此，本文就檔案管理與知識管理的互動發(fā)展關(guān)系進(jìn)行探討，以期為檔案管理與知識管理的和諧發(fā)展提供一定理論借鑒。

　　關(guān)鍵詞：檔案管理；知識管理；關(guān)系；探究

　　檔案管理是一個部門或一個單位管理工作的重要組成部分，其主體是對部門或單位的一切人事檔案、制度檔案、活動檔案等檔案材料進(jìn)行管理，而就其外延來說又可以分為廣義和狹義兩種區(qū)別。廣義的檔案管理就是對檔案材料的日常養(yǎng)護(hù)、保管、利用和輸出等，狹義的檔案管理則主要指對檔案材料的保管。從現(xiàn)實來看，檔案管理與知識管理的概念一舊一新，但都是當(dāng)前社會管理工作中的重要環(huán)節(jié)與思路，在知識經(jīng)濟(jì)時代背景下二者能夠而且應(yīng)該產(chǎn)生互動交流的火花，促進(jìn)知識管理與檔案管理的和諧互動發(fā)展。從知識管理的發(fā)展歷程可以看出，自１９８６年世界勞工大會正式提出這一概念后，世界范圍內(nèi)發(fā)達(dá)國家對于知識管理的研究就始終處于快速發(fā)展階段，而不同知識背景下的學(xué)者對于知識管理的定義也不盡相同。綜合來看，筆者認(rèn)為，知識管理就是要對知識資源進(jìn)行有組織、有系統(tǒng)地管理和利用，從而推動知識的作用發(fā)揮。

　　一、管理學(xué)視域中檔案管理與知識管理的異同

　　（一）檔案管理與知識管理的差異性

　　檔案管理以保存、管理、查閱、調(diào)動等為主要工作環(huán)節(jié)，其工作重心是利用管理規(guī)范和技術(shù)手段確保檔案的真實性。因此在檔案管理工作中，規(guī)范化、制度化和程序化是關(guān)鍵特征，而在當(dāng)前社會發(fā)展進(jìn)程中推動檔案管理的現(xiàn)代化還要不斷提升檔案管理信息化程度。對于知識管理來說，除了檔案管理的題中之義外，還需要對檔案信息的隱形管理，相比于強(qiáng)調(diào)規(guī)范化和制度化的檔案管理工作來說，知識管理需要更強(qiáng)的創(chuàng)新性和實用性，更加重視發(fā)揮知識的社會價值和應(yīng)用價值，通過知識管理來創(chuàng)造更多的社會生產(chǎn)力。

　　（二）檔案管理與知識管理的相似性

　　從管理對象、流程、目的、技術(shù)等四個方面來看，檔案管理與知識管理具備很大程度上的相似性，這種相似性是確保二者能夠產(chǎn)生互動關(guān)系的基礎(chǔ)。首先，檔案管理與知識管理在管理對象方面存在相似性，二者均需處理由文字、圖像等構(gòu)成的信息文件，這就從根本上決定了探究二者關(guān)系的可操作性。其次，二者有著較為一致的管理目標(biāo)。從檔案管理和知識管理的流程來看，二者都需要經(jīng)歷產(chǎn)生－整理－存儲－利用等四個主要階段，檔案管理就是要把檔案文件由具體檔案產(chǎn)生部門接收到檔案管理部門，按照檔案管理體例進(jìn)行分類整理，同時對于不同價值和不同管理年限的檔案分門別類進(jìn)行鑒定而后存儲，在此基礎(chǔ)上根據(jù)相關(guān)單位和個人的需要依照一定程度對檔案進(jìn)行提取利用。知識管理的過程也是大同小異，一般來說也是從知識的產(chǎn)生階段開始，對于不同的知識類型進(jìn)行分類管理，依據(jù)相關(guān)需要進(jìn)行知識利用與評價。最后，二者的管理技術(shù)也存在著相似之處，信息化時代給檔案管理和知識管理工作都帶來了技術(shù)上的大規(guī)模革新，信息化時代要求檔案管理和信息管理都要朝著信息化、電子化的方向發(fā)展，利用電子信息技術(shù)對檔案信息和知識信息進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，建立數(shù)據(jù)庫，從而減少管理過程中的資源浪費(fèi)，提高管理效率。

　　二、檔案管理與知識管理的互動關(guān)系

　　根據(jù)檔案管理和知識管理之間存在的異同，能夠在信息化背景下調(diào)動二者的互動發(fā)展，從而促進(jìn)檔案管理和信息管理的共同進(jìn)步。

　　（一）知識管理擴(kuò)大檔案管理的范疇

　　對于檔案管理來說，傳統(tǒng)的管理方法和管理模式在信息化背景下出現(xiàn)了一定的局限性，通過信息管理的介入能夠有效擴(kuò)大檔案管理的范疇，提升檔案管理的效率。檔案管理局限于檔案、文件和情報之間的差別，由于不同檔案之間的權(quán)限差別，在現(xiàn)實利用方面存在一定困難。知識管理能夠?qū)�包括檔案、文件在內(nèi)的檔案管理內(nèi)容納入到管理范疇中，通過對管理內(nèi)容的有效處理構(gòu)建一個更為完備的檔案管理知識體系，這種擴(kuò)大了的知識體系能夠為檔案管理提供一個不斷被開拓的管理空間。同時，知識管理能夠有效推動檔案管理的現(xiàn)實利用，提升檔案管理的實用性價值。以企業(yè)檔案為例，在傳統(tǒng)的檔案管理范疇中，企業(yè)檔案管理服務(wù)基本維持在檔案的保管和調(diào)動等最為表層的方面，實現(xiàn)檔案管理與知識管理的結(jié)合，能夠促進(jìn)檔案管理的更好利用，更為有效地發(fā)揮檔案管理在企業(yè)人事管理中的作用。

　　（二）檔案管理為知識管理提供制度規(guī)范

　　相比于已經(jīng)開展相對成熟，體系相對完備的檔案管理工作而言，知識管理仍然停留在較為表面和較為基礎(chǔ)的層面上，尚未形成行之有效的管理制度和管理規(guī)范，而檔案管理恰恰能夠為這一工作提供有效幫助。首先，檔案管理工作能夠有效促進(jìn)知識管理的沉淀與積累，在企業(yè)知識管理過程中，對于隱藏性的價值較高的知識往往都存在于企業(yè)員工的個人大腦中，利用檔案管理能夠?qū)�員工大腦中的知識信息通過文字形式落實下來，形成較為容易管理的知識檔案，這樣既能夠促進(jìn)知識的積累與沉淀，又能夠解決檔案管理深度不足的問題。另一方面，檔案管理能夠為知識管理工作提供交流和傳播的平臺，在知識傳播過程中，語言和文字是最為關(guān)鍵的兩種形式，檔案管理能夠?qū)⒄Z言交流的口語化變得更為簡潔、高效，使得語言交流超越時間和空間的限制，在檔案管理過程中提供知識的交流途徑，為知識傳播提供一個更為持久、可靠的平臺。綜上所述，重視檔案管理與知識管理之間的互動關(guān)系及同異之處，并且充分發(fā)揮二者的和諧互動屬性能夠有效推動二者的共同發(fā)展進(jìn)步。

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