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物理檔案目錄資料
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檔案目錄
dang'an mulu
檔案目錄
archival catalogue
檔案館(室)編制的，由眾多著錄條目組成并按一定次序編排的，揭示、報(bào)道與查找檔案的工具。是檔案檢索系統(tǒng)的重要組成部分。
檔案目錄按其加工文獻(xiàn)和處理信息的手段可分為手檢目錄和機(jī)檢目錄兩大類。手檢目錄是由人工制作，可直接查找檔案的檢索工具，常見的有卡片式和書本式兩種形式。卡片式目錄是把文件或案卷的內(nèi)容和形式特征記錄在卡片上，按一定規(guī)則組合排列而成，是一種離散式目錄載體;書本式目錄是將文件或案卷的內(nèi)容和形式特征著錄成條目，按一定規(guī)則組合排列并書寫或復(fù)印在空白書頁上，裝訂成冊(cè)，是一種聚合式目錄載體。機(jī)檢目錄是借助于電子計(jì)算機(jī)等機(jī)械設(shè)備存儲(chǔ)目錄信息和查找檔案的檢索工具，一般有機(jī)讀和縮微兩種形式。機(jī)讀目錄是把記錄文件或案卷特征的文字、圖形、數(shù)字和符號(hào)轉(zhuǎn)換成機(jī)器可以識(shí)別的代碼輸入計(jì)算機(jī)，以特定的格式存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)磁帶、磁鼓或磁盤上，檢索時(shí)經(jīng)過特定的程序轉(zhuǎn)換成文字并編制成各種目錄,顯示在屏幕上,或直接打印成各種目錄;縮微目錄是將手檢目錄拍攝在縮微膠片上，檢索時(shí)借助閱讀器將其放大，顯示在屏幕上。
在中國的檔案館(室)中,目前仍以手檢目錄為主,其中常用的有案卷目錄、分類目錄、專題目錄、主題目錄、全宗文件目錄、人名目錄等。
案卷目錄 即著錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序編排的一覽表，也稱案卷名冊(cè)。其主要作用：①固定全宗內(nèi)檔案分類體系和案卷排列順序;②登記和統(tǒng)計(jì)檔案的基本形式;③查找檔案最基本的檢索工具，并為編制其他檢索工具提供數(shù)據(jù)單元。
案卷目錄必須按全宗編制，一個(gè)全宗編一本或幾本。其類型基本有兩種：一種是以全宗為單位編制的綜合目錄，另一種是以全宗內(nèi)各種門類的檔案編分冊(cè)目錄。分冊(cè)目錄一般以全宗內(nèi)的類別為單位，或按保管期限、年度、階段、機(jī)密程度為單位分別編制。目錄類型的選擇和設(shè)置的數(shù)量，應(yīng)考慮便于檔案的檢索和管理。
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