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管理中如何改進(jìn)溝通
溝通廣泛存在于組織的管理活動(dòng)中，溝通的對(duì)象無(wú)處不在，有效溝通是管理的重要內(nèi)容。那么，管理中改進(jìn)溝通的方法有哪些？
改進(jìn)溝通的方法
�。ㄒ唬└倪M(jìn)溝通技能。
在很大程度上就是要處理好管理溝通中五個(gè)方面的問(wèn)題：克服認(rèn)知差異、抑制情緒化反應(yīng)、保持積極傾聽(tīng)和建設(shè)性反饋、獲取溝通對(duì)象的信任、避免溝通中言語(yǔ)和非言語(yǔ)的矛盾。
克服認(rèn)知差異。管理溝通中的障礙往往會(huì)以認(rèn)知差異的形式表現(xiàn)出來(lái)。為了克服認(rèn)知和語(yǔ)言上的差異就應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：第一，發(fā)送者應(yīng)該使信息清晰明了，盡可能使具有不同觀點(diǎn)和經(jīng)驗(yàn)的接受者都能理解。第二，只要有可能，就應(yīng)該盡力了解溝通對(duì)象的背景，盡可能設(shè)身處地地從別人的角度看待問(wèn)題，這有助于降低管理溝通中的模棱兩可。第三，當(dāng)傳遞的主題不清楚時(shí)，適當(dāng)提問(wèn)是至關(guān)重要的。第四，為了克服語(yǔ)言上的差異，要求接受者確認(rèn)或重述信息的要點(diǎn)是很有益處的。要鼓勵(lì)接受者提出疑問(wèn)，對(duì)不清楚的要點(diǎn)加以澄清。第五，對(duì)信息的表達(dá)方式保持敏感也是十分有益的。有時(shí)，即使是一個(gè)微不足道的重新表述也會(huì)帶來(lái)意想不到的有益效果。
抑制情緒化的反應(yīng)。比如憤怒、愛(ài)、戒備、憎恨、嫉妒、恐懼、窘迫等，會(huì)使信息傳遞嚴(yán)重受阻或失真。處理情緒因素的最簡(jiǎn)單方式就是暫停進(jìn)一步的`溝通，直到對(duì)方恢復(fù)平靜。管理者應(yīng)該盡力預(yù)期員工的情緒化反應(yīng)，并做好準(zhǔn)備加以處理。當(dāng)然，管理者也需要關(guān)注自己的情緒變化，以及這種變化如何影響他人。
保持積極傾聽(tīng)和建設(shè)性反饋。事實(shí)上，“聽(tīng)”并不是件容易的事情。積極傾聽(tīng)不是被動(dòng)地聽(tīng)，而是集中精力對(duì)信息進(jìn)行主動(dòng)的搜尋。在積極傾聽(tīng)中，有十個(gè)關(guān)鍵必需掌握：1，需找興趣點(diǎn)。要多想想發(fā)言者說(shuō)的什么對(duì)我有用。2，評(píng)判內(nèi)容而不是傳遞。不必太關(guān)注發(fā)言者的性格、特殊習(xí)慣、聲音或服裝等，要把注意力放在發(fā)言者說(shuō)的是什么上。3，沉著。在完全理解發(fā)言者說(shuō)的是什么以后再作評(píng)價(jià)，不要被他表面上的言語(yǔ)打動(dòng)。4，注意領(lǐng)會(huì)要點(diǎn)。不要太拘泥于事實(shí)和細(xì)節(jié)，把注意力放在中心思想上。5，靈活應(yīng)變。準(zhǔn)備多種記錄方法并選擇適合發(fā)言者風(fēng)格的方法。6，集中注意力。排除外界干擾，要離談話者更近一點(diǎn)，不要看其他材料。7，訓(xùn)練自己的大膽。要培養(yǎng)用于挑戰(zhàn)困難的信心。8，保持頭腦開(kāi)放。在敏感的問(wèn)題上不要過(guò)于感情用事，不要讓情緒影響到對(duì)問(wèn)題的理解。9，充分利用思維速度的優(yōu)勢(shì)。實(shí)踐證明，人們思維的速度是講話速度的4倍，把省下來(lái)的時(shí)間用來(lái)思考講話者說(shuō)了什么。10，努力去聽(tīng)。投入一定的精力。傾聽(tīng)雖然是一項(xiàng)艱苦的工作，但你得到的會(huì)超過(guò)你付出的。
獲取溝通對(duì)象的信任。一個(gè)人的可信度是其謙遜、公正和善意逐漸為人所承認(rèn)的長(zhǎng)期過(guò)程的結(jié)果。世上沒(méi)有創(chuàng)造充滿信任氣氛的捷徑。與溝通對(duì)象之間的和諧關(guān)系只有經(jīng)過(guò)前后一貫的行為才能逐步形成。發(fā)送者的可信度受其發(fā)送信息時(shí)所處環(huán)境的影響。這里的環(huán)境是指進(jìn)行溝通的工作關(guān)系的歷史。如果員工曾多次遭到管理者的輕視或管理者不履行其諾言，管理者與這些員工的溝通效果就會(huì)大打折扣。
避免言語(yǔ)溝通與非言語(yǔ)溝通的矛盾。因?yàn)檠哉Z(yǔ)溝通與非言語(yǔ)溝通的矛盾往往會(huì)造成人們對(duì)信息理解的困難。降低溝通中的不一致的關(guān)鍵是對(duì)其保持警覺(jué)，防止發(fā)送錯(cuò)誤的信息。諸如手勢(shì)、姿勢(shì)、面部表情及其他重要的非言語(yǔ)媒介都應(yīng)與言語(yǔ)信息“一致”。同樣道理，分析別人的非言語(yǔ)溝通方式，并將所掌握的方法應(yīng)用于自己同別人交往的過(guò)程，對(duì)改進(jìn)自己的溝通會(huì)有所幫助。
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1.管理縱向溝通。公開(kāi)式管理被認(rèn)為是管理縱向溝通，避免管理溝通中的障礙的有效方法。公開(kāi)式管理是指與組織內(nèi)所有員工共享重要的信息并共同發(fā)掘它在管理上的意義的管理實(shí)踐。需要共享的信息包括財(cái)務(wù)目標(biāo)、收入表、預(yù)算、銷(xiāo)售額和銷(xiāo)售預(yù)測(cè)以及其他有關(guān)公司的績(jī)效和前景的數(shù)據(jù)。
2.進(jìn)行團(tuán)隊(duì)對(duì)話。這被認(rèn)為是現(xiàn)代組織內(nèi)橫向溝通的主要形式。由兩個(gè)或兩個(gè)以上相互作用和協(xié)作以便完成組織預(yù)定目標(biāo)的單位，謂之團(tuán)隊(duì)。團(tuán)隊(duì)成員共享信息，在各個(gè)方向上自由溝通，成員之間保持密切聯(lián)系、相互協(xié)作一致，努力去達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。
3.創(chuàng)造競(jìng)爭(zhēng)中的合作。即建立競(jìng)爭(zhēng)者之間的戰(zhàn)略聯(lián)盟。兩個(gè)或兩個(gè)以上有共同戰(zhàn)略利益和對(duì)等經(jīng)濟(jì)實(shí)力的企業(yè)，為達(dá)到擁有市場(chǎng)、共同使用資源等戰(zhàn)略目標(biāo)，通過(guò)各種協(xié)議、契約而結(jié)成的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、風(fēng)險(xiǎn)共擔(dān)、生產(chǎn)要素水平雙向或多向流動(dòng)的一種松散的合作模式。其實(shí)質(zhì)是以對(duì)話代替對(duì)抗，以合作代替競(jìng)爭(zhēng)，以實(shí)現(xiàn)“雙贏”。競(jìng)爭(zhēng)中合作，合作中競(jìng)爭(zhēng)，已經(jīng)成為世界經(jīng)濟(jì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是克服管理溝通障礙的更高境界。
管理溝通中的障礙
在管理過(guò)程中，因?yàn)楦鞣N因素的影響而常常失去效率。這些因素主要根源于人際因素、文化因素、心理因素和組織結(jié)構(gòu)因素等方面。
�。ㄒ唬┤穗H因素。
管理溝通中的人際因素是指?jìng)�(gè)體認(rèn)知差異和人際關(guān)系。
每個(gè)人的特性是不一樣的。從對(duì)社會(huì)、組織的適應(yīng)能力上將，低適應(yīng)者的表現(xiàn)為緊張、自我懷疑、喜怒無(wú)常；從社交能力上講，低社交者的表現(xiàn)為羞怯、不自信、退縮等；從團(tuán)隊(duì)合作上講，低合作性的人表現(xiàn)為獨(dú)立、冷漠、粗魯?shù)�，從心智上講，表現(xiàn)為遲鈍、平淡、沒(méi)有想象力等。
人際關(guān)系即指雙方的信任關(guān)系方面和它們關(guān)系網(wǎng)絡(luò)的特性。管理者與被管理者雙方的信任關(guān)系直接構(gòu)成了管理溝通是否有效。當(dāng)然，雙方的相似程度也與信息的可靠性與準(zhǔn)確性有直接關(guān)系。
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文化是人類(lèi)特有的適應(yīng)環(huán)境的能力，是人類(lèi)各種行為背后的驅(qū)動(dòng)力。當(dāng)溝通信息從一種文化模式傳遞到另一種文化模式時(shí)，文化的差異就會(huì)造成管理溝通的障礙。因?yàn)殡p方?jīng)]有“共同的經(jīng)驗(yàn)區(qū)”。不同文化的差異通過(guò)自我意識(shí)與空間、交流與語(yǔ)言、衣著與打扮、食品與飲食習(xí)慣、時(shí)間與時(shí)間意識(shí)、各種不同的季節(jié)觀念、人們的各種關(guān)系、價(jià)值觀與規(guī)范、信仰與態(tài)度、思維過(guò)程與學(xué)習(xí)、工作習(xí)慣與實(shí)踐等十幾個(gè)方面表現(xiàn)出來(lái)。在管理溝通中，文化情境常常成為管理溝通的重要障礙。
（三）心理因素。
在管理中的溝通，有很多障礙是由心理因素引起的。一個(gè)人的興趣、態(tài)度、情緒、思想、性格、價(jià)值觀的差異等等，在一定條件下都可能引起管理中的溝通障礙。例如，在領(lǐng)導(dǎo)布置工作、傳達(dá)任務(wù)、下達(dá)指示時(shí)，符合自己需要的，與自己切身利益關(guān)系密切的，就很容易“聽(tīng)進(jìn)去”；而對(duì)自己不利或損害自己利益的，就不容易“聽(tīng)得進(jìn)去”。下級(jí)對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)有好感，這位上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示、要求，就容易被下屬接受和執(zhí)行；反之，如果下級(jí)對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)有反感，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的指示、要求、建議等等，往往就會(huì)打折扣。此外，情緒鎮(zhèn)定自若的人對(duì)信息的理解比較準(zhǔn)確，情緒急躁的人對(duì)信息的.理解容易片面，有時(shí)甚至未等對(duì)方將要傳遞的信息傳遞完，就已經(jīng)按捺不住，早已先在心里給它下了結(jié)論。凡此種種，都說(shuō)明了由于人們的觀點(diǎn)不同，或其他心理因素不同，在信息溝通過(guò)程中，很容易帶上主觀的成分，因而也有意無(wú)意地歪曲了所要傳遞的信息。
（四）組織結(jié)構(gòu)因素。
組織結(jié)構(gòu)因素包括結(jié)構(gòu)龐大、層次過(guò)多、地位差別等方面。信息從高層向下傳遞到最低層，或從最低層向上傳遞到最高層，中間需要經(jīng)過(guò)很多層次，每經(jīng)過(guò)一個(gè)層次，都會(huì)有過(guò)濾和失真，積累起來(lái)，便會(huì)對(duì)溝通的效果帶來(lái)極為不利的影響。一般來(lái)說(shuō)，信息經(jīng)過(guò)的層級(jí)越多，過(guò)濾現(xiàn)象就會(huì)月嚴(yán)重，信息失真就會(huì)越大。這種信息連續(xù)地從一個(gè)等級(jí)到另一個(gè)等級(jí)時(shí)所發(fā)生的變化，稱(chēng)為信息鏈傳遞現(xiàn)象。當(dāng)組織規(guī)模較大時(shí)，人與人之間的溝通也相應(yīng)變得較為困難，其中部分的原因是由于溝通渠道的增長(zhǎng)大大超過(guò)人數(shù)的增長(zhǎng)。研究表明，地位也是溝通中的一個(gè)重要障礙。地位的高低對(duì)溝通的方向和頻率有很大的影響。一般來(lái)說(shuō)，兩人之間的距離越近，他們溝通交往的頻率也越高。
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