如何做好員工檔案管理

　　身為企業(yè)的人事管理人員，應(yīng)該要做好員工的檔案管理。下面就隨小編一起去閱讀如何做好員工檔案管理，相信能帶給大家?guī)椭��?/p>

　　如何做好員工檔案管理

　　1、要遵循檔案管理一般規(guī)律。

　　員工的檔案雖然具有特殊性，但它也是檔案的一種，所以應(yīng)遵循檔案管理的一般規(guī)律。比如說，員工檔案應(yīng)有紙質(zhì)檔與電子檔兩種，存放應(yīng)有專門的檔案保管場所與設(shè)備，如鐵門、鐵窗、鐵鎖及防火、防潮、防盜、防鼠蟲等等基本設(shè)施，設(shè)置空調(diào)、去濕、滅火等設(shè)備。

　　檔案應(yīng)包括個人基本情況、個人簡歷、各類學(xué)歷、資格證書、獎勵證書，工作和學(xué)歷證明、婚育證明、人事任免、調(diào)崗、調(diào)級通知單、員工績效考核表、崗們績效指標(biāo)承諾書、獎懲結(jié)果、黨團(tuán)員證復(fù)印件、合同協(xié)議，身份證、工資卡、社�？�，員工入職登記表，員工關(guān)鍵事件登記表等內(nèi)容。

　　以及員工檔案如何查閱，應(yīng)保留多久，員工離職后又如何轉(zhuǎn)移，或者說保留多久后即可銷毀，等等。

　　2、要落實責(zé)任制。

　　員工檔案是員工在企業(yè)工作和生活歷程的真實記錄，是企業(yè)歷史的一部分，單位領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對檔案管理工作的檢查、指導(dǎo)、督促，及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。要結(jié)合實際不斷完善各項檔案管理制度，狠抓落實。要加強(qiáng)員工檔案管理人員隊伍建設(shè)，選擇為人忠厚老實、工作扎扎實實、作風(fēng)嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、認(rèn)真堅持原則的人員擔(dān)任；要定期組織培訓(xùn)業(yè)務(wù)知識，幫助檔案管理人員掌握新的知識和先進(jìn)的管理技術(shù)，提高檔案管理的技術(shù)水平。

　　要制定相對完善的員工檔案管理制度，對目的、意義、職責(zé)、定義、管理流程、審核權(quán)限、情況處置、獎懲標(biāo)準(zhǔn)等進(jìn)行較為具體而詳細(xì)的規(guī)定；要落實檢查制度，督促各項制度落到實處。

　　3、要發(fā)揮好信息技術(shù)優(yōu)勢。

　　現(xiàn)代條件下，信息化技術(shù)高度發(fā)達(dá)，員工檔案管理要切實運(yùn)用好信息技術(shù)優(yōu)勢，一方面，對員工檔案實施計算機(jī)輔助管理，利用計算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計算機(jī)，通過相應(yīng)的技術(shù)處理，把文字、圖片、聲像資料等轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實現(xiàn)員工檔案的紙質(zhì)與電子數(shù)據(jù)并存。

　　另一方面，要在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不斷完善的前提下，通過數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)梳理、提煉各類數(shù)據(jù)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)依據(jù)。

　　4、要跳出檔案看檔案。

　　員工檔案管理工作，不能僅僅停留在檔案管理員的層次上來看問題，要站在企業(yè)發(fā)展的層面來看待，比如說，企業(yè)要申報高新技術(shù)企業(yè)，對擁有高學(xué)歷的人員比例是有要求的，那么當(dāng)公司領(lǐng)導(dǎo)需要這方面的數(shù)據(jù)時，檔案室應(yīng)能夠迅速提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)；比如說企業(yè)準(zhǔn)備提拔一批優(yōu)秀的復(fù)合型人才，那么檔案室應(yīng)能夠迅速提供曾經(jīng)在不少于3個專業(yè)崗位上任職人員的有關(guān)情況，以及他們在不同崗位上受到的獎懲情況。同時，檔案管理者應(yīng)定期提供企業(yè)內(nèi)符合退休條件的人員數(shù)量，預(yù)估退休高峰期、人員招聘高峰期等等，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策提供更多、更好、更有效的數(shù)據(jù)支持。

　　總之，做好員工檔案管理工作，雖然比較枯燥、無聊，但只有真正干一行、愛一行、鉆一行，你總會發(fā)現(xiàn)工作的樂趣，找到為企業(yè)創(chuàng)造價值的機(jī)會，同時，企業(yè)也會給予你更多的成長機(jī)會與發(fā)展平臺。

　　檔案管理工作的作用：

　　檔案管理就其基本性質(zhì)和主要作用來說，是一項管理性的工作，服務(wù)性的工作，政治性的工作。檔案管理工作不生產(chǎn)物質(zhì)財富，檔案主要也不由檔案管理機(jī)構(gòu)和檔案工作人員產(chǎn)生和利用，它是專門負(fù)責(zé)管理各部門形成的歷史文件的一種專業(yè)，所以是管理性的工作。但是檔案管理系統(tǒng)不是孤立的，而是各項社會管理系統(tǒng)中不可缺少的組成部分。通過提供檔案信息為社會實踐服務(wù)，是檔案管理工作區(qū)別于其他工作的特點(diǎn)之一。檔案部門雖然也研究檔案、進(jìn)行編著等活動，但其目的還是為了更好地適應(yīng)社會的利用需要，仍具有服務(wù)性。在社會歷史的各個階段，檔案管理工作都必然為一定的經(jīng)濟(jì)、政治、文化服務(wù)，否則就不會存在，也難以發(fā)展。在階級社會中，檔案管理工作體現(xiàn)一定的階級關(guān)系和階級利益，為一定的統(tǒng)治階級所掌握，為一定階級的經(jīng)濟(jì)、政治和文化服務(wù)，這個服務(wù)方向是檔案管理工作政治性的集中表現(xiàn)。由于檔案的內(nèi)容關(guān)系到國家的政治利益和經(jīng)濟(jì)利益，所以中外任何國家對檔案管理都有一定的保密要求，一部分檔案不對外開放，而多數(shù)檔案則要在規(guī)定期滿后才開放。這種機(jī)要性也是檔案管理工作的一種性質(zhì)。

　　進(jìn)行檔案管理工作，要遵循集中統(tǒng)一管理國家檔案，維護(hù)檔案的完整與安全，便于利用的原則。集中統(tǒng)一指國家全部檔案要由國家設(shè)立的各級各類檔案保管機(jī)構(gòu)分別集中保存,并制定統(tǒng)一的法規(guī)進(jìn)行管理。維護(hù)完整有兩方面的含義：一是從數(shù)量上要保證檔案齊全，不致殘缺短少；一是從質(zhì)量上要保持檔案的有機(jī)聯(lián)系，不能人為割裂分散或零亂堆砌。維護(hù)安全也有兩方面的含義：一是力求檔案本身不受損壞，盡量延長檔案的壽命；一是保護(hù)檔案免遭有意破壞，檔案機(jī)密不被盜竊。便于利用是全部檔案管理活動的最終目的，也是檢驗檔案管理工作的一個標(biāo)準(zhǔn)。檔案是歷史的見證，都反映一定的歷史事實，不允許任意篡改或修正，所以維護(hù)檔案的真實性，保持檔案的原貌，也是檔案管理工作必須遵循的原則之一。

　　檔案管理系統(tǒng)是整個國家文獻(xiàn)信息系統(tǒng)的組成部分之一，在構(gòu)成整個社會的科學(xué)能力中占有重要地位，成為社會信息系統(tǒng)的基石。檔案管理不僅對局部單位的工作和生產(chǎn)有意義，對整個社會也有意義，不僅具有當(dāng)前的、現(xiàn)實的意義，也具有長遠(yuǎn)的、歷史的意義。

　　檔案管理工作的現(xiàn)狀：

　　1、社會的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性。

　　檔案部門使用的計算機(jī)型號不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

　　2、檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化仍需改進(jìn)。

　　檔案信息管理電于化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，館藏檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差。案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個館或某個專業(yè)系統(tǒng)，無法全面實施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案信息工作電子化。

　　3、檔案管理的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

　　4、檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。

　　實現(xiàn)檔案信息電子化。首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作。從目前看，許多檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。甚至有現(xiàn)代文盲現(xiàn)象。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用，就談不上檔案信息電子化了。

【如何做好員工檔案管理】相關(guān)文章：

如何做好員工異動管理07-11

如何有效做好員工壓力管理07-03

如何做好員工的入職培訓(xùn)07-11

如何做好員工入職培訓(xùn)07-11

企業(yè)如何做好員工的績效管理07-03

如何做好試用期員工工作07-13

新員工入職如何做好培訓(xùn)07-11

新員工入職培訓(xùn)如何做好07-11

如何做好新員工入職培訓(xùn)07-02

如何做好新員工入職培訓(xùn)？07-02