文秘如何做好辦公室工作

　　導(dǎo)語(yǔ)：辦公室作為單位的綜合辦事機(jī)構(gòu)，處于承上啟下、溝通內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的重要位置，除履行“輔助政務(wù)，處理事務(wù)，搞好服務(wù)”的職能外，還肩負(fù)著“內(nèi)求團(tuán)結(jié)，外塑形象”的公關(guān)重任。下面是辦公室文員的主要工作內(nèi)容，歡迎參考！

　　辦公室是領(lǐng)導(dǎo)決策的參謀助手，是連接領(lǐng)導(dǎo)和基層部門(mén)的中樞，是密切干群關(guān)系的橋梁，是協(xié)調(diào)各科室工作的紐帶，是單位對(duì)外宣傳的窗口，也是培養(yǎng)鍛煉自身能力的一個(gè)重要部門(mén)。因此，如何圍繞中心，做好服務(wù)工作，就成為辦公室工作人員應(yīng)該經(jīng)常思考，必須明晰的問(wèn)題，它關(guān)乎辦公室工作質(zhì)量能否提高，工作效能能否充分發(fā)揮。編輯整理總結(jié)了如下幾點(diǎn)。

　　一、認(rèn)識(shí)一個(gè)規(guī)律，也就是辦公室工作的規(guī)律。

　　辦公室對(duì)上是辦事員，對(duì)下是聯(lián)絡(luò)員。他的職責(zé)要求必須是緊跟領(lǐng)導(dǎo)的工作思路，從屬于領(lǐng)導(dǎo)，服務(wù)于工作。在一定程度上說(shuō)，被動(dòng)性、服務(wù)性是它的本質(zhì)。業(yè)務(wù)纏身，忙忙碌碌，是它的特點(diǎn)。沒(méi)有規(guī)律，就是它的規(guī)律。要做到有序性和隨意性，主動(dòng)性與被動(dòng)性有機(jī)統(tǒng)一。事事從大處著眼，從小事著手，在隨意中把握有序，在被動(dòng)中把握主動(dòng)，在普遍中開(kāi)創(chuàng)新局面，做到不以事小而不為，不以事大而亂為，不以事亂而盲為，不以事難而怕為。

　　二、保持兩種狀態(tài)。

　　一種是保持清醒的狀態(tài)。辦公室工作總做是千頭萬(wàn)緒，紛紜復(fù)雜，兩眼一睜忙到熄燈。不付出超量的勞動(dòng)，肯定是做不好工作的。但是僅靠勤勤懇懇，任勞任怨也是不夠的。必須忙里偷閑，跳出事務(wù)性的圈子，靜下心來(lái)，站在全局的高度，站在領(lǐng)導(dǎo)的角度，想領(lǐng)導(dǎo)之所想，想領(lǐng)導(dǎo)之應(yīng)想，想領(lǐng)導(dǎo)之未想。要每臨大事有靜氣，時(shí)刻保持清醒頭腦。比如說(shuō)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的決策落實(shí)時(shí)，就要條理清晰的抓好“三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)”：一要抓牢“著力點(diǎn)”，就是抓住工作的重點(diǎn)，分清工作的主次和輕重緩急。二要抓準(zhǔn)“梗阻點(diǎn)”，就是抓落實(shí)際工作過(guò)程中難以落實(shí)的環(huán)節(jié)和問(wèn)題。要有捅“馬蜂窩”的精神，“敢”字當(dāng)頭，敢查、敢辦。敢于抓住不落實(shí)的事，追究不落實(shí)的人，一抓到底，務(wù)求落實(shí)。三要抓實(shí)“空白點(diǎn)”，就是抓領(lǐng)導(dǎo)未強(qiáng)調(diào)、未要求而又必不可少、不可忽視的工作點(diǎn)，推動(dòng)各項(xiàng)工作圓滿、順利、全面地落實(shí)。

　　第二種是保持恐懼的狀態(tài)。如履薄冰，如臨深淵，時(shí)時(shí)刻刻謹(jǐn)慎恐懼的工作。辦公室工作無(wú)小事，每一件工作都容不得半點(diǎn)虛假，旦出現(xiàn)疏漏，都可能捅婁子、誤大事，從而給整個(gè)單位的各項(xiàng)工作帶來(lái)不利影響。因此，辦公室人員要切實(shí)樹(shù)立“責(zé)任重于泰山”的意識(shí)，做到工作認(rèn)真、態(tài)度端正、處事果斷，在任何人面前、在處理任何事上，都要從嚴(yán)要求、從優(yōu)服務(wù)，高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量，確保萬(wàn)無(wú)一失。

　　三、擺正三個(gè)關(guān)系。

　　辦公室的性質(zhì)決定了，我們必須在主與次，進(jìn)與退，前與后之間把握好分寸。這不僅是職責(zé)的要求，也是反映我們辦公室人員素質(zhì)和能力的重要參數(shù)。

　　首先要擺正工作性質(zhì)的輔助性與工作要求的主動(dòng)性之間的關(guān)系。要參與不干預(yù)，到位不越位，尊重不盲從。不當(dāng)吹鼓手、馬屁精。要能干事而不誤事，要能成事而不添亂。

　　其次要擺正領(lǐng)導(dǎo)工作目標(biāo)的統(tǒng)一性和職權(quán)任務(wù)的差異性的關(guān)系。要明白辦公室是單位的綜合部門(mén)，但不是權(quán)力部門(mén)。辦公室人員盡管經(jīng)常與領(lǐng)導(dǎo)在一起研究問(wèn)題，盡管經(jīng)常傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的指示，但是并不意味著可以發(fā)號(hào)施令，以領(lǐng)導(dǎo)自居。

　　再次是要擺正辦公室人員同領(lǐng)導(dǎo)在政治地位上的平等性與分工的不同之處的關(guān)系。因此要認(rèn)識(shí)到，接受領(lǐng)導(dǎo)、服從領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)不僅是辦公室人員的職責(zé)所在，更是組織內(nèi)部的運(yùn)行的基本要求。

　　四、要接受四種考驗(yàn)。

　　一是受得了委屈。二是耐得住寂寞。三是經(jīng)得起誘惑。四是守得住秘密。

　　受得了委屈是指辦公室人員性質(zhì)和任務(wù)決定著你站在風(fēng)口浪尖上，置身于矛盾的焦點(diǎn)之中，在某些時(shí)候不被理解或受到一些埋怨是正常的。所以辦公室人員必須有良好的的心理素質(zhì)和心理承受能力，受得起各種委屈。

　　耐得住寂寞。辦公室工作人員要保持一種平靜的心態(tài)、平衡的心態(tài)、平淡的心態(tài)，勤勤懇懇，任勞任怨，謀事而不謀利，奉獻(xiàn)而不索取，耐得住生活清苦，耐得住工作艱苦，甘當(dāng)“不為名利的小草、樂(lè)于奉獻(xiàn)的蜜蜂、恪盡職守的螺絲釘”。

　　經(jīng)得起誘惑。辦公室人員往往因?yàn)樽鳛轭I(lǐng)導(dǎo)決策的提前得知者而要面對(duì)種種誘惑，這時(shí)候就是對(duì)道德的考驗(yàn)，對(duì)信念的考驗(yàn)，對(duì)人品的考驗(yàn)。守口如瓶，知而不能說(shuō)。是一名辦公室工作人員必備的素質(zhì)。

　　守得住秘密。辦公室有許多機(jī)要、文件，必須有保密紀(jì)律。俗話說(shuō):“無(wú)知者膽大，膽大者妄為，妄為者肇事”。要保障秘密信息安全，辦公室人員必須具備清醒的保密意識(shí)，掌握涉密管理知識(shí)。只有具備較強(qiáng)的保密意識(shí)，才有規(guī)范的保密行為，才有較好的保密效果。如果喪失保密意識(shí)，就會(huì)放棄警惕，疏于管理，違規(guī)操作，就容易產(chǎn)生泄密隱患，最終釀成不可收拾的后果。

　　五、具備五種素養(yǎng)。

　　一是上得了廳堂。辦公室人員要有文化，有修養(yǎng)，有理想，有抱負(fù)，有能力。在工作上能夠成為領(lǐng)導(dǎo)的智囊，左膀右臂。言談舉止上表現(xiàn)得穩(wěn)重大方;為人處事上機(jī)智，謹(jǐn)慎，寬容。學(xué)問(wèn)是基礎(chǔ)，修養(yǎng)是關(guān)鍵。有德有才是精品，有德無(wú)才是次品，有才無(wú)德是危險(xiǎn)品。辦公室是窗口，人員的一舉一動(dòng)都在別人的關(guān)注之中。人員可以是別人學(xué)習(xí)的楷模。又容易成為別人議論的焦點(diǎn)，所以在言談舉止上要把握好分寸，把握好尺度。

　　二是要下得了廚房。就是要不怕臟、不怕累、不怕繁，為領(lǐng)導(dǎo)做好服務(wù)，為機(jī)關(guān)做好服務(wù)，為基層做好服務(wù)，為群眾做好服務(wù)，就是要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)。

　　三是要有不卑不亢的品德。不卑就是對(duì)上要不卑躬屈膝，不溜須拍馬，唯唯諾諾，要敢于對(duì)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言，提出自己的看法與主張。不亢就是不能居才自傲，狂妄自大。對(duì)來(lái)辦事的群眾不盛氣凌人，不可一世。要耐心做好工作，樹(shù)立起人民公仆的形象。

　　四是要有雷厲風(fēng)行的作風(fēng)。辦公室工作人員必須要有很強(qiáng)的時(shí)間觀念，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的指示命令必須立即傳達(dá)，對(duì)下級(jí)的請(qǐng)示報(bào)告要盡快呈請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)交辦的事情說(shuō)辦就辦，不等不靠，今天的事情必須今天完。不能拖拉誤事。

　　五是注重禮儀。禮儀包括接人待物的合理方法和做事的程序禮節(jié)與禮貌。在禮儀實(shí)踐中表現(xiàn)的好與壞，是一個(gè)人品行和素質(zhì)的寫(xiě)照。而在辦公室工作，則代表著整個(gè)單位集體的素質(zhì)。很多人對(duì)一個(gè)部門(mén)的認(rèn)識(shí)往往就是通過(guò)辦公室工作人員的言談舉止而定性的。另外，辦公室人員要與許多層面的人進(jìn)行接觸與溝通，禮節(jié)和禮貌會(huì)越好，和人們相處的會(huì)更融洽和諧，個(gè)人形象也會(huì)更好，做事的成功率會(huì)大大堅(jiān)強(qiáng)，甚至是事半功倍。反之，禮節(jié)和禮貌表現(xiàn)得不好，就很難和人和諧相處，做事的成功率會(huì)很低，對(duì)工作的順利開(kāi)展也會(huì)造成巨大的影響。

　　六、練好六種功夫。也就是六種基本工作技能。

　　一是會(huì)出好點(diǎn)子。能出點(diǎn)子，會(huì)出點(diǎn)子，出好點(diǎn)子。一名優(yōu)秀的辦公室人員要想領(lǐng)導(dǎo)之所想，急領(lǐng)導(dǎo)之所急。要當(dāng)高參，不當(dāng)亂參。這就要求，在平時(shí)就要勤學(xué)善思，注重研究焦點(diǎn)問(wèn)題，解決工作中的難點(diǎn)問(wèn)題，這樣在需要的時(shí)刻才能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)多出點(diǎn)子，出好點(diǎn)子;多獻(xiàn)計(jì)策，獻(xiàn)好計(jì)策。

　　二是會(huì)玩筆桿子。有較強(qiáng)的文字能力。辦公室的文字綜合水平是全部門(mén)思想水平、理論水平、政策水平和工作水平的綜合體現(xiàn)，對(duì)于整個(gè)部門(mén)執(zhí)行政策、制定決策、落實(shí)工作具有舉足輕重的作用。相應(yīng)地，這對(duì)辦公室人員的文字綜合能力，提出了非常高的要求。最基本的要求是要做到能預(yù)見(jiàn)、善歸納;能分析、善綜合;能比較、善鑒別;能抽象、善概括，因此，必須在提高文字綜合能力上下大功夫，下狠功夫。

　　三是會(huì)用嘴皮子。反映問(wèn)題傳達(dá)指示不走樣，組織溝通順暢，坐著能寫(xiě)，站著能說(shuō)，下去能唱。有人說(shuō):“講話能達(dá)意而具有美感，這就成了藝術(shù)”。對(duì)于一些事情的處理，語(yǔ)言表達(dá)講究不講究技巧,效果是大不相同的。為領(lǐng)導(dǎo)不惹麻煩，讓同志聽(tīng)進(jìn)意見(jiàn)，使群眾了解政策，都需要準(zhǔn)確而恰當(dāng)?shù)恼Z(yǔ)言表達(dá)。同樣這也是創(chuàng)建和諧機(jī)關(guān)的必備因素。

　　四是會(huì)轉(zhuǎn)腦瓜子。作為辦公室的一員，一定要機(jī)靈。要時(shí)刻關(guān)注周?chē)�的情況。要見(jiàn)微知著，能管中窺豹。并且具備當(dāng)上級(jí)要求與自身實(shí)際不一致的時(shí)候，能找到結(jié)合點(diǎn);領(lǐng)導(dǎo)之間意見(jiàn)不一致的時(shí)候能找到相同點(diǎn);部門(mén)之間不一致時(shí)能找到溝通點(diǎn)的能力。

　　五是會(huì)補(bǔ)塌臺(tái)子。會(huì)補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)做不好的事、補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)做不了的事、補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)不宜做的事、補(bǔ)領(lǐng)導(dǎo)不愿做的事，用創(chuàng)造性的工作把自己融于領(lǐng)導(dǎo)意志和整個(gè)事業(yè)之中。

　　六是會(huì)闖新路子。要吃透過(guò)去時(shí)、把握現(xiàn)在時(shí)、著眼將來(lái)時(shí)，用發(fā)展的眼光要求自己，用創(chuàng)新的思路激勵(lì)自己，與時(shí)俱進(jìn)，開(kāi)拓創(chuàng)新。針對(duì)工作中的一些新問(wèn)題、新情況，能夠想出新的思路。

　　七、要有七種意識(shí)。

　　一是要有辦公室里無(wú)小事意識(shí)。

　　二是要有絕對(duì)服從的工作態(tài)度。

　　三是要有愛(ài)崗為家的敬業(yè)精神。

　　四是要有雷厲風(fēng)行的辦事作風(fēng)。

　　五是要有眼觀六路，耳聽(tīng)八方的能力。

　　六是要有爭(zhēng)創(chuàng)一流的工作目標(biāo)。

　　七是要有樹(shù)立領(lǐng)導(dǎo)形象的思想境界。

　　八、克服八種不足。

　　一是克服與其他科室配合少的不足。

　　二是克服意見(jiàn)多，方法少，措施少的不足。

　　三是克服計(jì)較多，寬容少不足。

　　四是克服是索取多，奉獻(xiàn)少的不足。

　　五是克服浮躁多，實(shí)干少的不足。

　　六克服是請(qǐng)示多，意見(jiàn)少的不足。

　　七是克服說(shuō)得多，做得少的不足。

　　八是克服忙于事務(wù)多，學(xué)習(xí)少的不足。

　　所以要成為一名優(yōu)秀的辦公室干部，必須是一個(gè)負(fù)責(zé)內(nèi)務(wù)的管理員，是一個(gè)上情下達(dá)、下情上報(bào)的信息員，是一個(gè)面對(duì)群眾上訪、部門(mén)來(lái)訪、領(lǐng)導(dǎo)下訪的接待員，是一個(gè)會(huì)出主意、出好主意的參謀員;是一個(gè)報(bào)道單位和隊(duì)伍形象的通訊員。要做好會(huì)撰文、會(huì)批文的文書(shū)角色;要做好聯(lián)系內(nèi)外，溝通上下，協(xié)調(diào)左右的中介角色;要做好領(lǐng)導(dǎo)、群眾，單位的代言角色;要做好好對(duì)外聯(lián)絡(luò)的外交角色。

　　要使辦公室工作做得扎扎實(shí)實(shí)富有成效，還必須在工作中加強(qiáng)學(xué)習(xí)、不斷開(kāi)拓創(chuàng)新、總結(jié)和提高。春風(fēng)大雅能容物，秋水文章不染塵。既然從事于這份工作，并且熱愛(ài)這份工作，就一定要保持一種寧?kù)o淡泊的心境，勇敢面對(duì)繁雜工作的挑戰(zhàn)，快樂(lè)的生活，愉悅的工作，努力開(kāi)創(chuàng)辦公室工作的新局面。

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