職場禮儀中的信函禮儀

　　職場禮儀，是指人們在職業(yè)場所中應(yīng)當(dāng)遵循的一系列禮儀規(guī)范。學(xué)會這些禮儀規(guī)范，將使一個人的職業(yè)形象大為提高。職業(yè)形象包括內(nèi)在的和外在的兩種主要因素，而每一個職場人都需要樹立塑造并維護(hù)自我職業(yè)形象的意識。以下是小編精心為大家整理的職場禮儀中關(guān)于信函禮儀的相關(guān)內(nèi)容，希望對大家有所幫助！

　　信函，又稱書信，它是人類最古老又最常用的一種溝通手段。時至今日，在公務(wù)交往中，信函依舊是職員所常用的有效而又實用的交流方式之一。

　　在一般情況下，單位及其職員在正式的公務(wù)交往中所使用的信函亦稱公務(wù)信函。相對于普通書信，由于公務(wù)信函使用于正式場合，在禮儀方面通常有著更為標(biāo)準(zhǔn)而規(guī)范的要求。

　　總體而言，公司職員在使用公務(wù)信函時，應(yīng)注意言辭禮貌、表達(dá)清晰、內(nèi)容完整、格式正確、行文簡潔等五大要點。因為在英文里，禮貌(Courteous)、清晰(Clear)、完整(Complete)、正確(Correct)、簡潔(Concise)等五個單詞皆以字母 C 打頭，故此這五大要點亦稱做公務(wù)信函寫作的 五C法則。

　　具體來講，使用公務(wù)信函時，主要應(yīng)當(dāng)在寫作信函、應(yīng)用信函等方面全面地運用禮儀規(guī)范，此外，寫作電子信函也要注意遵守其禮儀規(guī)范。

　　一、寫作信函

　　寫作公務(wù)信函時，一定要對信函的內(nèi)容與格式斟酌再三。以下五個具體問題，尤須認(rèn)真對待。

　　1.抬頭

　　一般的公務(wù)信函均由抬頭、正文、結(jié)尾三部分構(gòu)成。作為一封公務(wù)信函的開端，抬頭決非可有可無，而是應(yīng)當(dāng)認(rèn)真推敲。

　　抬頭的基本內(nèi)容包括稱謂語與提稱語，二者均應(yīng)根據(jù)具體對象具體對待，力求恰如其分。

　　一是稱謂語準(zhǔn)確。在寫作信函抬頭時，應(yīng)以稱謂語稱呼收信之人。在稱呼收信者時，下列四點必須注意：

　　其一，姓名與頭銜必須正確無誤。在任何公務(wù)信函中，寫錯收信者的姓名與頭銜都是絕不允許的。稱呼收信者，有時可以只稱其姓，略去其名，但不宜直呼其名或者無姓無名。

　　其二，允許以直接致信的有關(guān)單位或部門作為抬頭中的稱謂語。在許多時候，以有關(guān)單位或部門直接作為收信者在禮儀上是許可的。

　　其三，可以使用中性 名詞稱呼收信者。當(dāng)不清楚收信者的性別時，以 董事長 、 經(jīng)理 、 主任 、 首席代表 等毋須辨別性別的中性稱呼去稱呼對方是比較穩(wěn)妥的。

　　其四，切忌濫用稱呼。初次致信他人時，千萬不要濫用稱呼。諸如 先生 、 小姐 一類的稱呼，在不清楚收信者性別時就不宜采用。不能圖省事，以 先生/小姐 去稱呼收信者。不要亂用 閣下 、 老板 、 有關(guān)人士 這一類專用性稱呼。

　　二是提稱語到位。在稱謂語之前，有時需要使用提稱語。所謂提稱語，意即提高稱謂語的詞語。在公務(wù)信函里使用提稱語，關(guān)鍵是要到位。在一般情況下，公務(wù)信函里最標(biāo)準(zhǔn)的提稱語是 尊敬的 。平常的公務(wù)信函，不使用提稱語亦可。在社交場合所使用的 尊鑒 、 臺鑒 、 鈞鑒 等古典式提稱語以及在涉外場合所使用的 親愛的 、 我的 等西洋式提稱語，在普通的公務(wù)信函中一般均不宜使用。

　　2.正文

　　在公務(wù)信函里，正文是核心內(nèi)容。寫作正文時，一定要注意主題明確，合乎邏輯，層次清晰，語句通暢，文字正確，言簡意賅。以下幾處要點，在寫作公務(wù)信函的正文時尤須注意。

　　一是注意人稱使用。在公務(wù)信函里，寫作者所使用的人稱頗為講究。若為了表示親切、自然，宜采用第一人稱。若意在表示公事公辦、嚴(yán)肅正規(guī)，則可以采用第三人稱。

　　二是主要內(nèi)容前置。一封標(biāo)準(zhǔn)公務(wù)信函的內(nèi)容，應(yīng)當(dāng)像一座倒置的金字塔，越是重要的內(nèi)容越應(yīng)當(dāng)置于前面。因此，在正文的開端，即應(yīng)直言自己認(rèn)為最應(yīng)當(dāng)告訴收信者的信息以及收信者最希望了解的信息。

　　三是篇幅刪繁就簡。在任何情況下，一封拖沓冗長的公務(wù)信函都會使人感到無比乏味，所以在寫作公務(wù)信函時，一定要注意控制其篇幅，力求簡明扼要。一般而言，篇幅短、段落短、句子短、詞匯短等 四短 ，是寫作公務(wù)信函時所必須恪守的鐵律。

　　四是一信只議一事。為了確保公務(wù)信函發(fā)揮功效，并且盡量縮短其篇幅，最好一信只議一事。這樣一來，不但可以突出主題，而且可以限制其篇幅。

　　五是語言平易近人。盡管公務(wù)信函使用的是書面語言，寫作者亦應(yīng)即盡量使之生動、活潑、親切、自然，既不應(yīng)令其過于粗俗，也不應(yīng)使之曲高和寡。

　　六是信息正確無誤。公務(wù)信函所傳遞的信息，應(yīng)確保正確無誤。為此應(yīng)做到：避免寫錯字、用錯標(biāo)點符號;防止濫用成語、典故、外語;過于生僻的詞語或易于產(chǎn)生歧義的舉例，也不宜采用。

　　七是書面干凈整潔。一般來說，正式的公務(wù)信函最好打印，而不是手寫，這樣可確保其書面的干凈整潔。即使需要手寫時，亦應(yīng)避免隨意涂抹、填補(bǔ)。另外，不要在行、格之外寫字，不要掉字，不要以漢語拼音代替生字。

　　八是防止泄露機(jī)密。普通的公務(wù)信函，不應(yīng)在其字里行間直接或間接地涉及商業(yè)秘密。若打算將其郵寄或快遞時，尤須注意此點。

　　3.結(jié)尾

　　在公務(wù)信函里，作為最后一部分的結(jié)尾，寫作上的基本要求是全面而具體。大體上說，公務(wù)信函的結(jié)尾又由下述六個具體部分所構(gòu)成：

　　一是祝頌語。它是寫信者對收信者所進(jìn)行的例行祝福，其內(nèi)容大都約定俗成，可酌情使用，但不宜空缺。

　　二是附問語。它是指寫信者附帶問候收信者周圍人士，或代替自己周圍人士問候收信者。附問語可用可不用。

　　三是補(bǔ)述語。它是正文寫完后，尚需補(bǔ)充的內(nèi)容，故又稱附言。一般的公務(wù)信函，最好不用補(bǔ)述語。如需使用補(bǔ)述語時應(yīng)注意三點：單字不成行;單行不成頁;字?jǐn)?shù)不宜多。

　　四是署名。在公務(wù)信函里，署名宜為寫信者全名。必要時，亦可同時署上其行政職務(wù)與職稱、學(xué)銜。若為打印信函，最好由署名者本人在信上親筆簽名。

　　五是日期。在署名之后，應(yīng)注明寫信的具體日期。為鄭重其事，所署日期越具體越好。至少要寫明 某年某月某日 ，必要時還應(yīng)注明 某年某月某日某時 。

　　六是附件。在一些公務(wù)信函的結(jié)尾，往往附有其他有關(guān)文件。附件通常應(yīng)置于公務(wù)信函之后，但其具體件數(shù)、頁數(shù)、名稱均應(yīng)在信中一一注明，以便收信者核對查閱。

　　4.封文

　　交封郵寄、快遞的公務(wù)信函均應(yīng)書寫封文。在寫作封文時，不僅應(yīng)當(dāng)認(rèn)真，而且必須遵守其基本規(guī)范。對以下五點尤應(yīng)重視。

　　一是地址詳盡。寫作封文時，為了保證收信者及時收到信函，或者信函退回時不致丟失，一定要將收信者與寄信者雙方的具體地址仔細(xì)寫明。不僅要寫上省、市、區(qū)、街道、門牌號碼，而且還應(yīng)寫上單位、部門。

　　二是姓名正確。在封文上，收信者與寄信者的姓名均應(yīng)書寫正確。以單位、部門作為收寄者時，亦應(yīng)注明其正確的全稱。

　　三是慎用雅語。正式信函的封文上，往往要使用一些雅語。它們皆有一定之規(guī)，不可濫用。它具體包括：其一，郵遞員對收信者的稱呼。它們寫在收信者姓名之后，如 小姐 、 先生 、 老師 等。它并非寫信者對收信者的稱呼，故此不宜使用 大人 、 賢侄 之類。其二，啟封詞。它是敬請收信者拆啟信封的禮貌語，如 啟 、 鈞啟 、 收啟 等，通常寫在收信者姓名與郵遞員對其稱呼之后。其三，緘封詞。它表示寄信者封閉信函時的恭敬之意，如 緘 、 謹(jǐn)緘 等等，緘封詞均應(yīng)寫在寄信者姓名之后。凡不封口的信函，沒有必要多此一舉。

　　四是郵編勿缺。正式交付郵寄的公務(wù)信函，一定要正確注明收信地址與寄信地址的郵政編碼。缺少郵編或郵編不正確的公務(wù)信函，有可能晚到甚至丟失。

　　五是格式標(biāo)準(zhǔn)。封文寫作，通常都有一定的格式可依。橫式信封有橫式信封的寫法，豎式信封有豎式信封的寫法;國內(nèi)信函有國內(nèi)信函的封文格式，國際信函有國際信函的封文格式。寫作公務(wù)信函的封文時，必須認(rèn)真地照此辦理。

　　5.工具

　　寫作公務(wù)信函，尤其是手寫信函時，必須借助于一些必要的工具。使用這些工具時，應(yīng)符合基本的禮儀規(guī)范。下面，著重介紹一些手寫信函對其所用工具的基本要求。

　　一是信箋。信箋又叫信紙。公務(wù)信函所使用的信箋，應(yīng)當(dāng)規(guī)格統(tǒng)一，紙質(zhì)上乘，美觀大方，統(tǒng)一印制。通常不宜使用外單位信箋寫作公務(wù)信函，也不要使用本單位信箋寫作私信。

　　二是信封。公務(wù)信函所使用的信封，可以是市場上出售的標(biāo)準(zhǔn)信封，也可以是本單位統(tǒng)一印制的專用信封。不宜自制信封寄發(fā)公務(wù)信函，或是利用其他單位用過的信封寄發(fā)本單位的公務(wù)信函。公務(wù)信函信封的大小，宜與其容量相稱。它的紙質(zhì)、色彩，最好與信箋相匹配。

　　三是筆具。手寫公務(wù)信函時，通常應(yīng)使用鋼筆或毛筆。如果以鉛筆、圓珠筆來寫，往往會令人感覺不夠正式。

　　四是墨水。用毛筆寫信，宜用黑色墨汁;用鋼筆寫信，則宜用黑色或藍(lán)黑色墨水。純藍(lán)色的墨水因其字跡難以持久保存，故不應(yīng)使用。使用其他彩色墨水，則有嘩眾取寵之嫌，亦不可取。

　　二、應(yīng)用信函

　　在公務(wù)交往中，信函應(yīng)根據(jù)實際需要和具體情況來使用。因其具體用途不同，職員所常用的聯(lián)絡(luò)函、通知函、確認(rèn)函、感謝函、推薦函、拒絕函等等，在寫作上往往又有一些各自不同的要求。具體應(yīng)用不同類型的公務(wù)信函時，既要遵守其共同要求，又要兼顧其各自獨具的特征。

　　1.聯(lián)絡(luò)函

　　聯(lián)絡(luò)函，又稱保持接觸函，它是平時用以培養(yǎng)客戶關(guān)系、與客戶保持聯(lián)絡(luò)的一種專用信函。使用聯(lián)絡(luò)函的目的，不僅意在證明自己的存在，而且也是為了與客戶保持接觸，并借此培養(yǎng)對方對自己的好感，加深對方對自己的印象。一般而言，應(yīng)當(dāng)定期向客戶寄發(fā)聯(lián)絡(luò)函。寫作聯(lián)絡(luò)函，通常有以下五個要點應(yīng)當(dāng)注意：

　　一是尋找適當(dāng)?shù)娜バ沤杩�。這樣一來，就不會讓對方覺得不可思議。祝賀節(jié)日、生日，寄送簡報，都是不錯的借口。

　　二是扼要介紹自己的狀況。向?qū)Ψ酵▓笞约杭八�在單位的發(fā)展變化，可以使對方對自己及所在單位加深了解。

　　三是要表達(dá)對對方的關(guān)注。在介紹自己的狀況之前，可以先向?qū)Ψ奖磉_(dá)自己誠摯的關(guān)心。例如，可告知自己對對方成就的了解，或為此祝賀對方等等。

　　四是相機(jī)表示合作的意圖。在聯(lián)絡(luò)函中，不妨大致上介紹一下自己欲與對方進(jìn)行進(jìn)一步交往、合作的意圖。

　　五是靈活掌握友善的分寸。聯(lián)絡(luò)函并非直奔主題的業(yè)務(wù)函，因此其篇幅宜短，語氣宜友善，主題宜放在聯(lián)絡(luò)之上。

　　2.通知函

　　通知函，又稱告知函。它主要用以向外界通報某項事務(wù)處理的具體情況，或是某項業(yè)務(wù)的具體進(jìn)展。從某種意義上講，通知函往往可以在一定程度上發(fā)揮聯(lián)絡(luò)函的作用。寫作通知函時，應(yīng)注意下列五個要點：

　　一是重在介紹客觀情況。通知函的主要作用，是向有關(guān)方面通報事態(tài)的發(fā)展、變化，而并非就此展開討論或進(jìn)行爭論。

　　二是注意介紹的連續(xù)性。在介紹當(dāng)前狀況時，通知函要注意與此前函件的呼應(yīng)，以便使自己的情況介紹有頭有尾，連貫一致。

　　三是通報己方今后計劃。在介紹客觀事態(tài)的同時，亦應(yīng)告知收信者己方的對策以及已經(jīng)采取的行動。

　　四是促進(jìn)彼此合作。通知函的目的之一，就是要推動收信方與寄信方的合作。

　　五是表達(dá)含蓄委婉。不論是介紹己方舉措，還是敦促對方參與，在表達(dá)上都要委婉含蓄。要力戒語氣生硬，強(qiáng)人所難，或者嘮嘮叨叨。

　　3.確認(rèn)函

　　確認(rèn)函，在此是指專為確認(rèn)某事而向交往對象所寄送的信函。在公務(wù)交往中，確認(rèn)函是最為常用的信函之一。因為確認(rèn)函意在對某種事實、某種意向進(jìn)行確定，所以它在寫作上具有更高的規(guī)范性要求。寫作確認(rèn)函，應(yīng)對下列五點多加注意：

　　一是明確應(yīng)予確認(rèn)的有關(guān)事項。此項內(nèi)容是確認(rèn)函關(guān)鍵內(nèi)容所在，故應(yīng)反復(fù)核對，確保不發(fā)生任何差錯。

　　二是逐一列出相應(yīng)的附加條件。凡對所確認(rèn)的事項附加各項具體條件的，在確認(rèn)函里應(yīng)向收信者予以明確。

　　三是陳述己方對此的基本立場。在確認(rèn)函之中，確認(rèn)方應(yīng)再次承諾自己遵守約定，絕不隨意對此反復(fù)，或是臨場變卦。

　　四是要求收信方對此予以確認(rèn)。在一般情況下，確認(rèn)方均會在確認(rèn)函中要求對方對此進(jìn)行確認(rèn)。具體的方式，可以是另行致函，也可以是在此信上簽署意見。

　　五是在信函末尾正式署名。正規(guī)的確認(rèn)函，均需有關(guān)人員或相關(guān)單位的負(fù)責(zé)人在其末尾親筆簽署自己的姓名。有時，往往需要聯(lián)合署名，或由單位法人代表親自署名。必要時，還須加蓋本單位公章。

　　4.感謝函

　　在公務(wù)交往中，感謝函是指專為感謝某人或某單位而寫作的信函。一般而言，收到禮品、出席宴會、得到關(guān)照之后，均應(yīng)寄出專門的感謝函。一封恰如其分的感謝函，往往可以顯示寫作者的教養(yǎng)。寫作感謝函，通常應(yīng)注意以下四點：

　　一是內(nèi)容簡練。一封感謝函，往往不必長篇宏論，喋喋不休。只要在信中將自己的感謝之意表達(dá)清楚了，即使只寫三五句話亦可。

　　二是面面俱到。很多時候，在感謝函中應(yīng)當(dāng)致謝的對象不止一人，那么一定要向所有應(yīng)予感謝者一一致謝，千萬不要有所遺漏。

　　三是盡量手寫。為了表示自己的真心實意，感謝函要盡量親自動筆撰寫，而不要打印。在任何時候，一封當(dāng)事人的親筆信，都會使人產(chǎn)生親切感。

　　四是盡早寄達(dá)。在一般情況下，感謝函實效性很強(qiáng)。它最好是在有關(guān)事件發(fā)生后24小時之內(nèi)寄出，并應(yīng)盡量使之早日寄達(dá)。

　　5.推薦函

　　推薦函，在此是指專為向其他單位推薦某位人士而使用的信函。在求職應(yīng)聘時，一封有力度的推薦函，往往有助于被推薦者脫穎而出。寫作推薦函，主要需要兼顧下述四個方面：

　　一是介紹自身情況。在推薦函的開始部分，寫作者應(yīng)簡述一下自己的情況，并對自己與被推薦者之間的關(guān)系略加說明。

　　二是評價被推薦者。這部分是推薦信的主要內(nèi)容，在此，應(yīng)當(dāng)全面而客觀地介紹被推薦者的基本情況，尤其是其能力、閱歷、特長與業(yè)績。與此同時，還應(yīng)對被推薦者做出自己的評價。

　　三是感謝收信之人。在推薦函中，不應(yīng)忽略對收信者的問候與感謝。這一部分，絕對不可缺少。

　　四是附有背景材料。為了便于用人單位及其負(fù)責(zé)人對被推薦者有進(jìn)一步的深入了解，在推薦函之后一般還應(yīng)附有被推薦者的簡歷、證書等個人背景材料。

　　6.拒絕函

　　拒絕函，在此是指為拒絕外人或外單位的某項請求而使用的信函。在所有的公務(wù)信函里，拒絕函大概算是最難寫作的一種。它的難以把握之處在于，既要正式拒絕對方，又要保證不會因此而損害雙方關(guān)系，寫作拒絕函，大致上有下列四點注意事項：

　　一是當(dāng)機(jī)立斷。使用拒絕函，一般非常講究實效。若無特殊原因，應(yīng)當(dāng)當(dāng)機(jī)立斷，盡早拒絕對方。一拖再拖，往往會令對方產(chǎn)生其他想法。

　　二是具體說明。在拒絕函里，應(yīng)當(dāng)對拒絕的具體事項予以明確。不要一概而論、含糊不清、模棱兩可，那樣搞不好就會耽誤事情。

　　三是闡明原因。對于拒絕對方的具體原因，最好要在拒絕函里認(rèn)真地進(jìn)行說明，以便使對方心服口服，不會為此而影響雙方的關(guān)系。

　　四是表達(dá)歉意。必要的話，在拒絕函里應(yīng)向被拒絕者表達(dá)己方的歉意。此外，還應(yīng)懇請對方今后繼續(xù)與自己保持聯(lián)絡(luò)。

　　三、電子信函

　　隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，公務(wù)信函中逐漸出現(xiàn)了一系列利用電子媒介的新的形式，例如，電報、電傳、傳真、電子郵件等等，它們均可稱為電子信函。除了遵守一般信函的禮儀規(guī)范之外，電子信函還有自己的一些獨特要求。下面，主要對當(dāng)今在公務(wù)交往中普遍應(yīng)用的傳真與電子郵件的相關(guān)禮儀略加介紹：

　　1.傳真

　　傳真通常是指利用光電效應(yīng)，通過專用的裝置將信函、文件、圖片等的真跡傳遞給遠(yuǎn)方聯(lián)絡(luò)對象的一種通訊方式。用以傳真的專用裝置，一般叫做傳真機(jī)。傳真的優(yōu)點，主要是操作簡便，傳送迅速，可以直接輸送真跡，因此頗受人們的青睞。在公務(wù)交往中使用傳真時，下列幾個方面的禮儀規(guī)范務(wù)必遵守：

　　一是內(nèi)容簡單明了。與普通信函相比，傳真所需費用較高，因此在撰寫傳真稿時，既要使之全面、具體，言之有物，又要使其簡明扼要。正式發(fā)送傳真之前，應(yīng)將可有可無的詞句統(tǒng)統(tǒng)刪去。

　　二是字跡清晰易辨。出于技術(shù)上的原因，傳真在傳送過程中容易變得模糊不清，所以在準(zhǔn)備傳真稿時，一定要盡量使稿件的字體、行距、圖表等清晰易辨，避免因人為原因而導(dǎo)致其 失真 。

　　三是形式規(guī)范得體。發(fā)送傳真前，務(wù)必使之形式規(guī)范得體。未經(jīng)允許，不要發(fā)送過長或保密的傳真。若是正式傳真，應(yīng)首先標(biāo)有名稱，并在上面寫明接收人所在單位、部門的名稱，接受人姓名、職務(wù)、電話號碼等等。發(fā)送傳真所用的紙張，應(yīng)為帶有本單位名稱的正式公文紙。在傳真時，一般均應(yīng)附有一頁封面，并注明頁碼。若傳送急件，應(yīng)于封面之上注明。在傳真最后，應(yīng)注上發(fā)送的具體日期與時間。此外，還可以附有備注，例如， 切盼3月1日17時之前答復(fù)。

　　四是附有聯(lián)絡(luò)方式。為便于交往雙方及時進(jìn)行聯(lián)絡(luò)，在發(fā)送傳真時，應(yīng)在上面注有發(fā)送者的有效聯(lián)絡(luò)方式，例如，發(fā)送者單位、部門的名稱，發(fā)送者的姓名與職務(wù)，發(fā)送者的傳真與電話號碼，傳送傳真過程之中一旦出現(xiàn)問題時可以使用的聯(lián)系電話的號碼等等。

　　五是提前進(jìn)行通報。發(fā)送傳真前，應(yīng)先向接收者進(jìn)行通報，并征得對方的同意。如果對方有規(guī)定的開啟傳真機(jī)的時間，一般應(yīng)予遵守。如果對方正在等候其他重要傳真，或者對方傳真與電話使用同一線路且正在忙碌，盡量不要給對方忙中添亂。如果對方傳真機(jī)無人值守，不預(yù)先通報而傳送過去的傳真就有可能不會被接收者及時收到。

　　六是謹(jǐn)防騷擾他人。發(fā)送傳真，大都屬于需要急辦之事。若非緊急的文件、信函，最好不要使用傳真。個人私事，亦不宜使用單位傳真機(jī)對外傳送。利用傳真開展宣傳、促銷活動時，一定要把握好量與度。假使接收者對此不感任何興趣，則有關(guān)的傳真大可少發(fā)或不發(fā)。不要忘記，泛濫的 垃圾傳真 是不受歡迎的。

　　七是及時進(jìn)行處理。接收到外來的傳真之后，應(yīng)對其進(jìn)行及時處理。首先，應(yīng)告知發(fā)送者;傳真業(yè)已收到。其次，應(yīng)對傳真所涉事項進(jìn)行辦理，或交由有關(guān)部門、有關(guān)人員辦理。最后，鑒于傳真件不宜久存，應(yīng)對其重要的內(nèi)容進(jìn)行復(fù)制。

　　2.電子郵件

　　電子郵件又叫電子函件，它是指利用互聯(lián)網(wǎng)所傳遞的郵件。隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，電子郵件正在迅速普及，并且在公務(wù)交往中得到了越來越廣泛的運用。使用電子郵件時，下列三個方面的禮儀規(guī)范應(yīng)當(dāng)認(rèn)真加以遵守：

　　一是認(rèn)真準(zhǔn)備。

　　使用電子郵件，必須認(rèn)真做好各項必要的準(zhǔn)備：

　　其一，主題明確。與重要的普通信函一樣，電子信函亦應(yīng)每一封只有一個主題，并且最后標(biāo)有令人一目了然的名稱。

　　其二，篇幅短小。由于電子郵件需要利用互聯(lián)網(wǎng)傳送和接收，為防止收發(fā)出現(xiàn)問題，電子郵件的內(nèi)容應(yīng)短小精悍。

　　其三，語言直白。商用的電子郵件并非網(wǎng)友們的網(wǎng)上聊天，因此其所用語言應(yīng)通俗易懂。要少用生詞、怪字或自造的網(wǎng)絡(luò)用語。凡引用的數(shù)據(jù)、資料，應(yīng)注明出處。

　　二是切勿濫用。

　　互聯(lián)網(wǎng)是一個虛擬世界。在網(wǎng)上發(fā)送電子郵件時，職員應(yīng)保持清醒的頭腦。要注意以下兩個問題：

　　其一，電子郵件并非萬能。必須意識到，在絕大多數(shù)情況下，使用電子郵件進(jìn)行溝通，并不一定比直接會面或使用電話進(jìn)行溝通的效果更好。

　　其二，不宜濫發(fā) 電子垃圾 。使用電子郵件時，職員必須注意，不宜利用工作之便，利用單位的網(wǎng)絡(luò)向外界濫發(fā)電子郵件。泛濫的電子郵件俗稱 電子垃圾 ，十分令人反感。

　　三是注意安全。

　　在公務(wù)交往中使用電子郵件時，既要確保信息傳送渠道暢通無阻，又要自覺維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全。以下五點，職員需要謹(jǐn)記：

　　其一，不要充當(dāng)駭客。利用單位網(wǎng)絡(luò)充當(dāng)駭客，往往不僅不會受人欽佩，反而會影響單位的業(yè)務(wù)及形象。

　　其二，不要濫交網(wǎng)友�；ヂ�(lián)網(wǎng)上魚龍混雜，濫發(fā)電子郵件、濫交網(wǎng)友，往往于己不利。

　　其三，不要弄虛作假。使用電子郵件，一定要講究社會公德。切勿借此傳播虛假信息，或是散布流言蜚語。

　　其四，不要胡亂刪除。對自己信箱之內(nèi)的電子郵件應(yīng)及時進(jìn)行處理。該回復(fù)的回復(fù)，該刪除的刪除，但對重要單位或個人的電子郵箱地址一定要妥善保存。

　　其五，不要涉及機(jī)密。利用電子郵件傳遞秘密資訊，其安全性往往難以保證。

　　拓展：信函商務(wù)禮儀

　　一、完整

　　在寫信時，為了避免傳輸錯誤信息，務(wù)必使書信的基本內(nèi)容“按部就班”、完整無缺。

　　例如，在信文中提到收到對方來信，或是在末尾落款時，不可一筆帶過，而應(yīng)準(zhǔn)確到具體日期。一般要求寫明何月何日，必要時還須寫明何年何月何日何時。

　　在書寫信封時，雙方的郵編不可缺少。另外，在書寫收信人及發(fā)信人地址時，要力求其完整，而不宜采用簡稱。惟有如此，方能確保書信被及時送達(dá)，或是因故被退還時不至于丟失。

　　二、清楚

　　書寫信函時，必須使之清晰可辨。要做到這一點，須注意以下四個方面：

　�。�1）字跡要清楚，切勿潦草、亂涂亂改。

　�。�2）要選擇耐折、耐磨、吸墨、不洇、不殘、不破的信紙、信封，切勿不加選擇，隨意亂用。

　�。�3）要選用字跡清楚的筆具與墨水。在任何時候，都不要用鉛筆、圓珠筆、水彩筆寫信，紅色、紫色、綠色、純藍(lán)等色彩的墨水也最好別用。

　�。�4）在書信里敘事表意時，要層次明、條理清，有頭有尾，切忌天馬行空、云山霧罩，令人疑惑叢生，不知所云。這是寫商務(wù)信函要特別注意的一點。

　　三、簡潔

　　寫信如同作文一樣，同樣講究言簡意賅、適可而止。在一般情況下，寫信應(yīng)當(dāng)“有事言事，言罷即止”，切勿洋洋灑灑、無休無止。

　　當(dāng)然應(yīng)當(dāng)避免為使書信簡潔而矯枉過正，走向另一個極端，過分地惜墨如金，而使書信通篇冰冷乏味。

　　四、正確

　　在寫信時，不論是稱呼、敘事，還是遣詞造句，都必須做到正確無誤。

　　在信中，杜絕出現(xiàn)錯字、別字、漏字、代用字或自造字，也不要為了省事，而用漢語拼音或外文替代不會寫的字。

　　在書寫收信人姓名、地址、職務(wù)及尊稱時，不允許出現(xiàn)任何差錯。

　　書寫信封時，在收信人姓名之后書寫的稱呼如“同志”、“先生”、“小姐”等等，是專供郵遞員或帶信人使用的，而并非是發(fā)信人對收信人所用的稱呼，因此像“大人”、“愛妻”、“小弟”之類的私人稱呼，是不宜出現(xiàn)的。

　　五、禮貌

　　寫信人在寫信時，要像真正面對收信人一樣，以必要的禮貌，去向?qū)Ψ奖磉_(dá)自己的恭敬之意。其中的一個重要做法，就是要盡量多地使用謙詞與敬語。

　　例如，在信文前段稱呼收信人時，可使用諸如“尊敬的”、“敬愛的”一類提稱詞。對對方的問候必不可少，對對方親友亦應(yīng)依禮致意。在信文后段，還應(yīng)使用規(guī)范的祝福語，等等。